Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique désigne l'émission, la transmission et la réception de factures dans un format entièrement numérique et structuré. Contrairement à un simple PDF envoyé par e-mail, une véritable facture électronique contient des données lisibles automatiquement par les logiciels comptables et les plateformes agréées.
Dans le cadre de la réforme française, les factures électroniques devront transiter par une Plateforme Agréée dont le rôle consiste notamment à transmettre certaines données à l'administration fiscale.
La réforme concerne principalement les échanges entre entreprises assujetties à la TVA en France. On parle alors de e-invoicing. Certaines opérations réalisées avec des particuliers ou des entreprises étrangères relèvent quant à elles du e-reporting.
Pour les restaurants, cela implique de nouvelles obligations concernant les factures émises à destination des clients professionnels, mais aussi une adaptation des outils de caisse et de gestion.
Pour mieux comprendre le fonctionnement général de la réforme, vous pouvez consulter notre guide dédié à la réforme de la facturation électronique.
À partir de quand devient-elle obligatoire ?
La réforme de la facturation électronique sera déployée progressivement en France :
À compter du 1er septembre 2026 , toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI devront également émettre leurs factures électroniques à cette date.
Les PME, TPE et micro-entreprises disposent d'un délai supplémentaire pour l'émission des factures électroniques : à partir du 1er septembre 2027.
Pour le secteur de la restauration, cela signifie aussi que le e-reporting (transmission de certaines données de vente à l'administration fiscale) s'appliquera progressivement selon ce même calendrier.
Concrètement, un restaurant indépendant devra donc :
pouvoir recevoir des factures électroniques dès septembre 2026 ;
être capable d'émettre des factures électroniques B2B dès septembre 2027 ;
transmettre certaines données de vente via le e-reporting dès septembre 2027.
Même si l'obligation d'émission intervient plus tard pour les petites structures, il est fortement conseillé d'anticiper la transition. Les restaurateurs devront notamment vérifier la compatibilité de leur caisse et choisir une plateforme adaptée.
Les restaurants sont-ils concernés par la facturation électronique ?
Oui, les restaurants sont concernés par la réforme, même si une grande partie de leur activité est réalisée avec des particuliers.
La réforme distingue plusieurs situations :
les ventes à des particuliers ;
les ventes à des professionnels ;
les opérations soumises au e-reporting.
Dans la restauration, la majorité des additions concerne des clients particuliers. Ces ventes ne donnent pas lieu à une facture électronique obligatoire au sens strict. En revanche, les données liées à ces transactions devront être transmises à l'administration fiscale via le e-reporting.
Les restaurants sont également régulièrement amenés à facturer des entreprises :
repas d'affaires ;
séminaires ;
prestations traiteur ;
privatisation de salle ;
restauration lors d'événements professionnels.
Dans ces cas-là, la facture électronique B2B devient obligatoire lorsque les conditions prévues par la réforme sont réunies. Les restaurateurs devront donc être capables de gérer simultanément plusieurs formats de justificatifs selon le profil du client et le montant de l'addition.
Qu'est-ce que cela change pour les restaurants ?
La réforme modifie principalement la manière dont les restaurants gèrent leurs justificatifs, leurs factures et la transmission des données fiscales.
Obligation de réception et d'émission de facture électronique
Les restaurants devront d'abord être capables de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs dès le 1er septembre 2026. Cela concerne par exemple :
les achats alimentaires ;
les boissons ;
les équipements ;
les prestations de maintenance ;
les services externes.
Le logiciel comptable ou la plateforme utilisée devra donc pouvoir intégrer automatiquement ces factures.
Les restaurants devront également émettre des factures électroniques pour certaines opérations B2B. Cela implique notamment :
d'identifier correctement les clients professionnels ;
de collecter les informations nécessaires ;
de transmettre les factures via une plateforme agréée.
Les données suivantes devront généralement figurer sur la facture :
numéro SIREN ou SIRET du client ;
adresse de facturation ;
informations liées à la TVA ;
détail des prestations.
Lorsque le repas est payé immédiatement par carte bancaire ou espèces, la facture devra porter la mention « déjà payée ».
E‑reporting
Le e-reporting concerne les opérations qui ne relèvent pas directement du e-invoicing, notamment les ventes réalisées auprès des particuliers. Dans le secteur de la restauration, cela représente une part importante de l'activité quotidienne. Les données de transaction devront être transmises à l'administration fiscale via la plateforme utilisée par l'établissement. L'objectif est de permettre à l'administration de suivre plus efficacement la TVA collectée.
Les restaurateurs devront donc disposer d'une caisse ou d'un logiciel capable de remonter automatiquement certaines informations :
montant des ventes ;
taux de TVA ;
mode de paiement ;
date des opérations.
Cette évolution renforce l'importance des logiciels de caisse conformes et correctement interconnectés.
Comment gérer les additions et factures pour des professionnels ?
Dans un restaurant, il est fréquent qu'un client demande une facture au nom de son entreprise après le repas. Cette situation deviendra particulièrement importante avec la réforme. Le restaurateur devra distinguer plusieurs cas.
Pour une addition inférieure à 150 € HT, un justificatif simplifié peut rester accepté dans certains cas. En revanche, au-delà de ce seuil, une véritable facture électronique B2B devra être émise.
Le restaurant devra alors récupérer certaines informations obligatoires :
nom de l'entreprise ;
numéro SIREN ou SIRET ;
adresse de facturation ;
éventuellement l'adresse de facturation électronique.
La facture devra être transmise via la plateforme agréée utilisée par l'établissement.
Cette évolution suppose d'adapter les habitudes en salle et en caisse. Les équipes devront notamment demander les informations professionnelles suffisamment tôt pour éviter les erreurs de saisie ou les oublis.
Les restaurants qui accueillent régulièrement une clientèle d'affaires ont donc intérêt à mettre en place un processus clair :
collecte des informations ;
génération automatique de la facture ;
envoi via la plateforme ;
archivage numérique.
Notes de restaurant et seuil 150 € HT : que prévoit la tolérance ?
La réglementation prévoit une distinction importante selon le montant de l'addition.
Addition inférieure à 150 € HT
Pour les notes de restaurant inférieures à 150 € HT, un justificatif simplifié reste admis. Cette tolérance concerne les notes utilisées dans le cadre des frais professionnels : un simple ticket de caisse ou une facturette remis au salarié suffit.
Le ticket ou justificatif doit toutefois comporter plusieurs mentions :
date ;
montant TTC ;
taux de TVA ;
identité du restaurant.
Dans ce cas, le restaurateur devra assurer le e-reporting de l'opération.
Cette tolérance permet d'éviter une gestion administrative trop lourde pour les petits repas professionnels du quotidien.
Addition supérieure ou égale à 150 € HT
À partir de 150 € HT, les règles deviennent plus strictes. Une facture électronique B2B devra être émise lorsque le client est une entreprise assujettie à la TVA en France. Le restaurant devra alors récupérer :
le numéro SIREN ;
l'adresse de facturation électronique ;
les informations nécessaires à la transmission électronique.
La facture devra également préciser la mention « déjà payée » si le paiement intervient immédiatement.
Cette distinction est particulièrement importante pour :
les repas d'équipe ;
les événements professionnels ;
les séminaires ;
les prestations traiteur ;
les privatisations.
Comment se préparer à la facture électronique en tant que restaurateur ?
Anticiper la réforme permet d'éviter les blocages opérationnels au moment de l'entrée en vigueur des obligations.
Avoir une caisse NF525 interconnectée avec votre Plateforme Agréée
Dans la restauration, la caisse joue un rôle central. Elle devra pouvoir dialoguer avec la plateforme de dématérialisation choisie par l'établissement.
Important :
La certification NF525 est une obligation légale en vigueur depuis le 1er janvier 2018 (article 88 de la loi de finances 2016), indépendamment de la réforme de la facturation électronique. Tout restaurateur assujetti à la TVA qui encaisse des particuliers y est déjà soumis.
Attention cependant : une caisse certifiée NF525 n'est pas nécessairement compatible e-reporting. Ces deux exigences sont distinctes. Il est indispensable de vérifier auprès de votre fournisseur de caisse si une mise à jour ou un nouveau matériel est nécessaire pour assurer la compatibilité avec le e-reporting.
Le restaurateur doit vérifier plusieurs points :
compatibilité avec le e-reporting ;
capacité à générer des factures électroniques ;
transmission automatique des données ;
gestion des clients professionnels ;
archivage sécurisé.
Une caisse non compatible avec le e-reporting pourrait rapidement devenir un frein opérationnel.
Choisir votre plateforme agréée
Les entreprises devront passer par une Plateforme Agréée (ex-Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pour gérer leurs flux de facturation électronique. Le choix de la plateforme est stratégique pour les restaurants, notamment pour :
simplifier la gestion quotidienne ;
automatiser les transmissions ;
limiter les doubles saisies ;
connecter la caisse et la comptabilité.
Vous pouvez consulter la liste des plateformes agréées afin de comparer les solutions disponibles.
Former les équipes
La réussite de la transition dépend aussi des équipes en salle et en caisse. Les collaborateurs devront apprendre à :
distinguer ticket et facture électronique ;
identifier les clients professionnels ;
collecter les bonnes informations ;
éviter les erreurs de facturation ;
gérer les cas particuliers.
Une mauvaise gestion peut entraîner des erreurs de TVA, des doublons comptables ou des difficultés pour les clients professionnels souhaitant récupérer leurs frais.
Former les équipes en amont permet de fluidifier les opérations et de limiter les tensions au moment du règlement.
