Les associations sont-elles concernées par la facture électronique ?

Rappel des objectifs de la réforme sur la facturation électronique :

• Moderniser la gestion administrative ;

• Faciliter les déclarations de TVA des associations et entreprises grâce au préremplissage automatique ;

• Diminuer les coûts de traitement des factures et accélérer les encaissements ;

• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA ;

• Avoir une vision en temps réel de l’activité économique des entreprises et associations.

Facture électronique : de quoi parle-t-on pour les associations ?

La facture électronique, aussi appelée e-invoicing ou e-facture, est un document numérique comportant des données structurées. Bien plus complets qu'un simple PDF, les formats imposés par la réforme ont une valeur juridique. De même, les modes de transmission évolueront et se feront uniquement via des plateformes agréées (PA, anciennement PDP) par l'administration fiscale.

🔎 Tout comme les entreprises, les associations assujetties à la TVA seront aussi concernées par la réforme.

Qu’est-ce qu’une facture électronique au sens de l’administration fiscale ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un des formats structurés normés imposés par la réforme :

• Factur-X

• UBL

• CII

Vous êtes une association ? Le format hybride Factur-X mêle PDF et données structurées. Il est adapté pour les associations.

Contrairement aux factures telles qu'on les connaît aujourd'hui (PDF ou scan de facture papier transmis par mail ou par logiciels de facturation interposés, la facture électronique permet de garantir l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des données durant toute la durée légale de stockage.

Facture PDF, dématérialisation : quelles différences pour une association ?

Si votre association est concernée par la facture électronique, l'envoi d'une facture PDF par mail ne sera plus autorisé. En effet, la dématérialisation simple d'une facture (numérisée et stockée sans format structuré) ne respecte pas la réglementation à venir.

Cette obligation entraînera un changement nécessaire de vos outils de facturation, ainsi que de vos procédures internes.

Bon à savoir :

Pour les associations concernées par la RFE, l'utilisation d’un tableur pour générer des numéros de facture et la création de facture PDF ne seront plus autorisées.

Quelles opérations associatives sont concernése par la réforme de la facture électronique ?

Comme pour les entreprises assujetties à la TVA, les associations concernées par la facturation électronique auront pour obligation d’émettre, transmettre et réceptionner des factures aux formats réglementaires pour les opérations suivantes : 

• opérations nationales avec des entreprises assujetties à la TVA ;

• facturation aux administrations via Chorus Pro ;

• facturation entre associations incluses ;

• e-reporting (transmission à l'administration fiscale des données de facturation) pour les opérations avec des particuliers ou hors champ de facturation obligatoire.

Avant l’entrée en vigueur de la réforme, il vous faudra cartographier l’ensemble de vos opérations afin de savoir lesquelles sont concernées par l’e-invoicing et l’e-reporting.

Les associations sont-elles concernées par la réforme facturation électronique ?

Certaines associations sont concernées par la réforme de la facturation électronique. Pour faire simple, la RFE concerne toutes les entités assujetties à la TVA, quelle que soit leur forme juridique.

Il existe trois types d’associations en France : 

• à but non lucratif et non assujetties à la TVA ;

• à but non lucratif avec activités lucratives accessoires et non assujetties à la TVA ;

• à but non lucratif et assujetties à la TVA ou à but lucratif et assujetties à la TVA.

Notre conseil

Que vous soyez ou non concerné par la facturation électronique, il est conseillé de choisir une plateforme

Associations soumises à la TVA

Si votre association est soumise à la TVA, pas de doute, elle est concernée par l’obligation de e-facturation : émission, réception, transmission et e-reporting, au même titre qu’une entreprise assujettie.

Comment savoir si mon association est assujettie à la TVA ?

L’assujettissement à la TVA dépend du montant de ses recettes. Au-dessus du seuil annuel (revu chaque année), l’association est assujettie. Pour 2025, il est fixé à 80 011 euros.

Le cas des associations non assujetties à la TVA

Les associations non assujetties à la TVA ne sont pas concernées par la RFE. Il en va de même pour les associations à but non lucratif réalisant des activités accessoires lucratives. Si le montant annuel de leurs recettes est inférieur au seuil fixé (80 011 euros en 2025), elles ne sont pas concernées par la réforme : pas d’e-invoicing ni d’e-reporting.

Une association non assujettie qui organise plus de 6 manifestations par an et qui fait des ventes à ces occasions (buvette, petite restauration), est concernée par la facture électronique, et ce, quel que soit le montant de ses recettes annuelles.

Calendrier et obligations légales des associations en matière de e-facturation

Les associations concernées par la facture électronique suivent le même calendrier que les entreprises.

Bon à savoir

Si votre association passe des marchés publics (État, collectivités territoriales et/ou locales), elle est déjà soumise à l’obligation de facturation électronique. Aussi, vous utilisez la plateforme publique Chorus Pro.

Le calendrier de déploiement de la facture électronique en France

L’entrée en vigueur de la réforme sur la facturation électronique est prévue en deux phases. Pour les associations, voici ce qui est fixé : 

➡️ 1er septembre 2026 : 

• obligation de réception de factures électroniques pour toutes les associations assujetties à la TVA ;

• obligation d’émission de factures électroniques et/ou d’e-reporting si l’association est assimilée à une grande entreprise (GE) ou une ETI ;

➡️ 1er septembre 2027 : obligation d’émission de factures électroniques et/ou d’e-reporting si l’association est considérée comme une PME ou TPE.

Quelles obligations pour les associations ?

L’obligation de réception, dans un premier temps, puis d’émission et de transmission dans un deuxième temps, nécessite pour les associations de choisir une plateforme agréée. Un peu plus de 100 PA sont immatriculées sous réserve.

Pour les associations concernées par la réforme, plusieurs obligations s’appliquent : 

• Émission de factures électroniques selon le calendrier afférent, sur les opérations réalisées sur le territoire national avec une entreprise assujettie à la TVA ;

• E-reporting (transmission des données de transaction) pour les opérations réalisées avec des non-assujettis ou à l’international ;

• E-reporting (transmission des données de paiement) pour les prestations de service réalisées sur le territoire national, une fois le paiement reçu.

Cas concrets : dans quelles situations une association doit émettre une e-facture ?

Pour vous aider à y voir plus clair sur vos obligations en tant qu’association, voici un tableau récapitulatif des différentes situations possibles : 

Association qui facture des prestations à des entreprises privées

Prenons le cas d’une association assujettie à la TVA qui vend des formations, événements, prestations de conseil à des sociétés.

Une association culturelle vendant des prestations à des comités d’entreprise (spectacles, ateliers, etc.).

Si ses clients sont des entreprises assujetties, les opérations réalisées entreront dans le champ de l'e-invoicing et de l'e-reporting selon le calendrier. Les factures B2B devront passer par une plateforme agréée.

Dans les faits, cette obligation nécessitera :

• la mise à jour du logiciel de facturation (compatibilité avec la PA choisie) ;

• l'adaptation des mentions légales obligatoires sur les factures électroniques ;

• le suivi des statuts de facture.

Association qui vend des services aux collectivités ou à l’État

Toute prestation à une entité publique doit déjà être facturée via Chorus Pro, quel que soit le statut de l'émetteur de la facture.

Prestations d’animation, de médiation sociale, de formation facturées à une mairie, une communauté d'agglomération, un ministère, etc.

Les factures émises à des entités publiques respectent déjà le format électronique et ce, même si l’association n’est pas soumise à l’e-invoicing B2B.

Association qui encaisse principalement des cotisations et des dons

Les cotisations de vos membres, les dons manuels et subventions non fiscalisées n'entrent pas dans le champ de la réforme.

Si vos seules recettes émanent de ces sources, vous n'avez aucune obligation d’e-invoicing ni de e-reporting car ces flux sont exonérés.

Les reçus ou attestations de dons peuvent rester au format papier ou PDF simple.

Facture électronique et gestion comptable de l’association

L'arrivée de la facture électronique ne changera pas les obligations comptables de fond (pièces justificatives, traçabilité), mais simplement le support. Le bénéfice pour les associations est multiple : réduction des erreurs, suivi en temps réel des statuts de factures, vision globale de la trésorerie...

Impact sur la tenue de la comptabilité et le suivi de trésorerie

Dans les faits, la réforme de la facture électronique va permettre aux associations de simplifier la tenue de leur comptabilité. La RFE représente un petit bouleversement organisationnel, mais apportera des bénéfices aux associations : 

• import automatisé des écritures ;

• réduction des erreurs de saisie et des écarts entre factures, relevés bancaires et comptabilité ;

• mise à jour plus rapide des journaux ;

• vision quasi en temps réel de la trésorerie de l’association ;

• suivi des encours (factures à émettre, à encaisser, à payer) directement dans l’outil.

Les associations fonctionnent grâce à l'engagement des bénévoles. La réforme a donc un avantage certain pour eux et en particulier le trésorier : moins de temps passé à ressaisir, plus de temps pour analyser. 

Archivage, traçabilité et contrôle : quels bénéfices pour le trésorier ?

La RFE descend l’obligation d’archiver les factures à 6 ans contre 10 jusqu'à maintenant. En revanche, la durée de stockage de 10 ans au titre du Code de commerce reste conseillée pour garantir la traçabilité des données.

L'archivage à valeur probante permet de garantir l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des factures pendant toute la durée de conservation. Les outils d'archivage apportent une réelle plus-value aux associations, leur permettant l'indexation des documents et la recherche rapide en cas de contrôle.

Moins de papier, moins de risques de perte ou de doublons, pour une meilleure conformité.

Articulation avec l’expert-comptable ou le cabinet d’accompagnement

Avec un seul canal de flux (la PA), votre association simplifie sa gestion mais aussi les échanges avec l’expert-comptable. De quoi faciliter la préparation des bilans annuels en vue de votre assemblée générale.

En optant pour une plateforme compatible avec celle de votre expert-comptable, lui comme le trésorier de votre association gagneront du temps dans la gestion comptable.

Comment préparer son association à la facture électronique ?

Si votre association est concernée par la facturation électronique, il est important d’anticiper pour être prêt lors de l’entrée en vigueur dès septembre 2026. L’ordre des experts-comptables préconise 4 grandes étapes pour une transition sereine : 

1. Comprendre la réforme et ses impacts sur votre association et sa gestion ;

2. Adapter vos process et vos outils (ERP, logiciels comptable et de facturation, etc.) ;

3. Choisir une plateforme agréée et adaptée à vos besoins ;

4. Former les membres de votre bureau aux nouveaux process.

Bon à savoir

Vous pouvez choisir une PA de réception et une PA de transmission.

Pour les associations concernées par la facture électronique : Si vous n’avez pas opté pour une PA au 1er septembre 2026, vous recevrez une mise en demeure de l’administration fiscale vous laissant 3 mois pour faire votre choix, assortie d’une amende de 500 euros. Passé ce délai supplémentaire, une nouvelle amende de 1 000 euros sera émise si vous n’avez toujours pas de PA.

Choisir un outil pour gérer la facture électronique en association

Si votre association est concernée par la facture électronique, ne tardez pas à choisir votre AP et vos outils compatibles le cas échéant.

Critères de choix d’un logiciel de facturation pour une association

Vous pouvez tout à fait conserver votre outil de facturation si celui-ci propose un des formats d’édition de facture conforme à la RFE. Dans ce cas, la PA choisie servira de plateforme de transmission entre votre logiciel et la PA de votre client.

Vous pouvez aussi choisir une plateforme intégrant des outils de gestion comptable et de facturation. Le choix de la PA adaptée à vos besoins, à votre statut et à vos process dépend de plusieurs critères. Il en va de même pour votre logiciel de facturation : 

• Conformité à la facture électronique et connectivité à une plateforme agréée ou à un opérateur de dématérialisation conforme et compatible avec une PA ;

• Gestion des statuts des factures et du suivi des paiements ;

• Ergonomie et simplicité d’utilisation pour des utilisateurs non spécialistes ;

• Possibilités d’intégration avec la comptabilité, la banque et les moyens de paiement pour une gestion centralisée ;

• Coûts : abonnement, accompagnement, archivage, éventuels frais par facture.

Dès le mois de mars-avril 2026, vous pourrez tester la PA choisie. Si vous vous apercevez qu’à l’usage, elle ne vous convient pas, vous avez le droit de changer. Le principe de portabilité s’applique. Ainsi, votre PA devra se charger du transfert de vos données vers la nouvelle PA.

Intérêt d’une plateforme intégrée comptabilité et facturation

• Lorsqu'on est trésorier bénévole, le temps est une donnée importante. Aussi, le choix d'une solution tout-en-un incluant facturation, banque et comptabilité donne une vision globale de la trésorerie en un coup d'œil.

• Avec un outil adapté, les écritures comptables sont en grande partie générées automatiquement depuis les factures. De quoi faire gagner du temps au trésorier et à l’expert-comptable.

• Les tableaux de bord intégrés permettent de suivre les encaissements, les dépenses et les budgets.

• Enfin, l'automatisation des flux et des contrôles intégrés contribue à la réduction des risques d’erreurs.

Comment Pennylane peut accompagner les associations dans leur transition vers la réforme

En tant que plateforme agrée immatriculée sous réserve, Pennylane propose un logiciel de facturation électronique conforme et connecté.

Notre solution all-in-one centralise les outils de facturation, trésorerie, achats et comptabilité dans un même outil. Nous proposons des offres adaptées à différents statuts et entités afin de répondre aux besoins de chacun.

Si votre association est déjà cliente Pennylane, vous bénéficiez de la PA sans surcoût.

Pennylane propose des fonctionnalités ciblées pour les associations, telles que les intégrations bancaires et des moyens de paiement.

Enfin, nous sommes le trait d'union entre cabinets comptables et entreprises/associations. Grâce à une interface 360, nous facilitons la collaboration avec l’expert-comptable de votre association.