Facture électronique obligatoire en 2026 : tout ce qu'il faut savoir

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique, aussi connue sous le nom d’e-invoicing, est une facture émise, transmise, reçue et conservée sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées (donc directement interprétables par une machine). Le format électronique permet de garantir l’authenticité (émetteur identifié), l’intégrité du contenu (non modifiable) et la lisibilité de la facture.

Attention ! Contrairement à ce que l’on peut penser, une facture papier numérisée ou une facture au format PDF ne sont pas des factures électroniques.

La facture électronique doit être présentée sous un format spécifique, conforme aux normes imposées par l’administration fiscale, et comporter un socle minimum de données structurées.

Les 3 formats de facture électronique autorisés

Le gouvernement a retenu différents formats de facture électronique :

• UBL (Universal Business Language): XML standardisé, riche et très utilisé à l’international; compatible avec de nombreuses solutions.

• CII (Cross Industry Invoice – UN/CEFACT): XML très structuré, apprécié des grands comptes et secteurs industriels.

• Factur‑X (hybride PDF+XML): lisible par l’humain, traitable par machine; très pratique pour les utilisateurs.

Quelles sont les obligations liées la facture électronique ?

La réforme de la facturation électronique entraîne trois changements majeurs dans les processus de facturation. Dès son entrée en vigueur, les entreprises concernées seront soumises à trois obligations, sous peine de sanctions.

1. La réception de facture électronique

Dès le 1er janvier 2026, toutes les entreprises immatriculées en France et assujetties à la TVA auront l’obligation de recevoir des factures électroniques. Cela implique le fait d’avoir choisi une plateforme agréée en amont.

La PA sélectionnée pour la réception pourra être la même pour la transmission.

2. L'émission de facture électronique

L’émission devra respecter l’un des 3 formats autorisés (UBL, CII, Factur‑X). L’envoi direct par e‑mail ne sera pas conforme: la facture doit transiter via une PA.

3. L'e-reporting

Le e-reporting, ou déclaration de données, consiste à transmettre à l’administration fiscale les données de transactions et de paiement pour tous les échanges : 

• B2C (avec des particuliers) ;

• internationaux (livraison et acquisition intracommunautaires, exports).

Ces transactions n’étant pas concernées par la facturation électronique, l’e-reporting est un moyen pour le fisc de contrôler et de recouper ces données avec les opérations bancaires entrantes et sortantes des entreprises concernées.

On peut assimiler l’e-reporting à un déclaration de TVA en continu. Mais gardez à l’esprit que l’obligation d’e-reporting ne remplace pas (pour le moment) les déclarations de TVA mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

Bon à savoir :

L’e-reporting fait partie intégrante de la réforme. À ce titre, il suit le même calendrier, que nous vous présentons plus bas.

Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée (PA, ex PDP) ?

Une PA est la plateforme agréée par l’État qui assure l’acheminement, la vérification des données, l’extraction des informations exigées par l’administration et l’interopérabilité entre entreprises dès le 1er septembre 2026. Certaines PA proposent des services complémentaires, comme l’archivage.

À ne pas confondre avec un OD (opérateur de dématérialisation), qui n’est pas, par nature, habilité à transmettre les e‑factures à l’administration, sauf s’il est aussi PA.

Pennylane est une PA immatriculée (sous réserve) et un OD: vous bénéficiez d’un point unique pour créer, transformer, transmettre et archiver vos factures, ainsi que gérer l’e‑reporting.

10 minutes pour comprendre la facture électronique en vidéo

Qui est concerné par la facture électronique ?

La facturation électronique et l’e‑reporting concernent toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, tous statuts juridiques et toutes tailles confondus. Les micro‑entrepreneurs non redevables (franchise en base) sont aussi concernés, car assujettis.

Ne sont donc pas concernés par l’e-invoicing : 

• les opérations exonérées de TVA ;

• les importations et exportations ;

• les associations non assujetties ;

• la facturation aux particuliers ;

• les opérations intra-communautaires.

Toutes ces opérations, dispensées de facturation électronique, sont, en revanche, concernées par l’e-reporting.

Bon à savoir :

Les entreprises établies dans les territoires de Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna (et les Terres australes et antarctiques françaises) ne sont pas concernées par la facturation électronique. Toutefois, les assujettis à la TVA établis en France métropolitaine ont l’obligation d’effectuer un e-reporting sur les opérations réalisées avec les communautés d’Outre-Mer (COM).

Retrouvez les informations détaillées dans notre article “Qui est concerné par la facture électronique ?”

À partir de quand la facture électronique devient-elle obligatoire ?

L’entrée en vigueur de la réforme était initialement prévue pour le 1er juillet 2024. Pour des raisons d’organisation et afin de laisser davantage de temps aux entreprises et à l’administration fiscale de préparer cette transition, le gouvernement a acté le report de la réforme en août 2023. Voici le nouveau calendrier de la réforme de la facture électronique.

Le calendrier et dates clés de la facturation électronique

L’entrée en vigueur de la facture électronique est donc fixée, pour l’heure, au 1er septembre 2026. Attention, plusieurs phases de déploiement sont prévues : 

• Février 2025: mise à disposition de l’Annuaire central (AIFE), référençant assujettis et PA choisies pour la réception.

• 1er semestre 2025: mini‑pilote avec premières PA.

• 2nd semestre 2025: pilote élargi avec entreprises volontaires (PA et entreprises) — Pennylane a été sélectionnée avec la mention « Excellente ».

• 1er septembre 2026:

  • Réception obligatoire via PA pour toutes les entreprises;

  • Émission + e‑reporting obligatoires pour Grandes Entreprises (GE) et ETI.

• 1er septembre 2027: Émission + e‑reporting obligatoires pour les micro‑entreprises, TPE et PME.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facture électronique permet le traitement automatique et instantané des données par des systèmes informatiques. Sa mise en place présente d’autres avantages :

• Simplifier les échanges entre l’administration fiscale et les entreprises ;

• Limiter les erreurs ;

• Raccourcir les délais de traitement et donc, de paiement ;

• Alléger la charge administrative des entreprises ;

• Lutter contre la fraude fiscale.

En savoir plus sur les avantages de la facture électronique.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Penchons-nous maintenant sur le fonctionnement de la facture électronique. Quel est le processus d’émission et comment doit-elle être archivée ?

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Fini l’édition manuscrite, Word/Excel, et l’export PDF standard. Pour émettre une facture électronique conforme, deux options:

• conserver vos outils de facturation actuels, à condition de les connecter à une PA compatible;

• facturer directement via la PA de votre choix.

Schéma de transmission d'une facture électronique

source : impot.gouv.fr

Bon à savoir :

vous pouvez générer vos factures aux formats réglementaires (UBL, CII, Factur‑X) via votre outil interne ou un OD (opérateur de dématérialisation), sous réserve de compatibilité avec la PA choisie. Un OD sérieux respecte les standards de sécurité (ex: ISO 27001).

Pennylane est une PA immatriculée (sous réserve) et un OD, certifiée ISO 27001 depuis août 2023.

Mentions obligatoires supplémentaires

Pour être conforme, une facture électronique devra comporter, en plus des mentions obligatoires actuelles, ces nouvelles mentions obligatoires : 

• le numéro d’identification de l'assujetti et du client (SIREN) ;

• l’adresse de livraison des biens si elle est différente de celle du client ; 

• la nature des opérations qui se limite à la livraison de biens, aux prestations de services ou aux deux ; 

• la mention "option pour le paiement de la taxe d’après les débits", lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements.

Le cycle de vie d'une facture électronique : de l'émission à l'archivage

Pour faire court, voici le cycle de vie d’une facture électronique :

Émission → transmission via la PA émettrice → réception par la PA destinataire → intégration comptable → archivage

Avec la mise en place de la facturation électronique, c’en sera terminé de la transmission directe par mail entre le prestataire/vendeur et le client. L’envoi sera désormais intermédié par le biais d’une plateforme de dématérialisation, les fameuses plateforme agréée.

Une fois émise, la facture peut être envoyée à son destinataire. Depuis votre espace personnel, vous pouvez suivre en direct le statut de votre facture :

• Facture déposée (par vous sur votre PA)

• Facture émise (par votre PA et à destination de la PA de votre destinataire)

• Facture reçue (par la PA de votre destinataire)

• Facture mise à disposition (du destinataire).

Une fois la facture reçue par la plateforme, son cycle de vie peut suivre deux trajets :

• Facture rejetée (la PA ne transmet alors pas la facture au destinataire) ;

• Facture prise en charge (le destinataire valide manuellement la réception de la facture).

Les différents statuts d'une facture électronique

Comment passer à la facture électronique ?

1. Cartographier vos flux (émission, réception, validation, conservation) et vérifier la compatibilité e‑invoicing.

2. Ajouter dès maintenant les nouvelles mentions et préparer les formats (UBL, CII, Factur‑X).

3. Choisir une PA (vous pouvez en utiliser plusieurs mais la centralisation simplifie la gestion); vérifier l’intégration avec votre SI/ERP/OD.

4. Former les équipes et conduire un pilote avec fournisseurs/clients clés.

5. Informer vos partenaires (guides, newsletters) et coordonner avec votre expert‑comptable.

Le logiciel de facturation électronique Pennylane

Pennylane est une PA immatriculée, sous réserve, mais pas seulement ! Nous sommes le seul outil 4-en-1 du marché (outil de production, outil de gestion/OD, compte pro, et PA). À ce titre, nous proposons une multitude de services adaptés. La fonctionnalité PA de Pennylane est intégrée gratuitement et déjà accessible pour nos clients, même avant l’entrée en vigueur de la réforme.

Quelles sont les sanctions en cas de non‑conformité à la facturation électronique ?

La réforme introduit plusieurs niveaux de sanctions afin d’assurer l’adoption effective du dispositif:

• E‑invoicing: 15 € par facture non émise au format électronique (plafond 15 000 € par an).

• E‑reporting: 250 € par manquement (plafond 15 000 € par an).

Se rattacher à une PA et tester ses flux en amont permet d’éviter les pénalités et les blocages opérationnels.

Quels sont les impacts de la facturation électronique pour les entreprises ?

La réforme va entraîner des changements au sein des entreprises. Bien qu’il s’agisse d’une obligation, la facture électronique apporte aussi son lot d’avantages… et de sanctions en cas de manquement. On vous explique tout ce que ça va changer pour vous.

1. Nouvelles obligations

• S’inscrire auprès d’une PA pour la réception dès 2026;

• Ajouter les nouvelles mentions obligatoires;

• Émettre en UBL, CII ou Factur‑X;

• Interdiction d’envoyer par un autre canal que PA ou Chorus (B2G);

• E‑reporting des données de transactions/paiements pour B2C et international.

2. Les avantages

Voyez le bon côté de la facturation électronique avec Pennylane. La réforme vous permettra de :

• Digitalisation accélérée;

• Gain de temps/fiabilité;

• Meilleur suivi des statuts;

• Collaboration comptable facilitée;

• Réallocation de la valeur entre cabinet et entreprise.

Les questions fréquentes sur la facturation électronique

Comprendre la réforme de la facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est un document de facturation au format structuré (Factur‑X, UBL, CII) émis, transmis, reçu et conservé via des flux dématérialisés. Ce format garantit l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des données, permet les contrôles fiscaux et l’automatisation. Un simple PDF envoyé par e‑mail n’est pas une facture électronique conforme. Les échanges passent par une Plateforme Agréée (PA), interopérable avec celles des partenaires.

Que prévoit la réforme de la facturation électronique ?

La réforme généralise l’e‑invoicing pour les échanges B2B domestiques entre assujettis à la TVA en France et impose l’e‑reporting pour les opérations non e‑facturées, à savoir le B2C et l’international. Les objectifs sont de lutter contre la fraude à la TVA, fiabiliser les données, accélérer les paiements et automatiser les processus comptables. Les factures circulent via des Plateformes Agréées interconnectées avec des statuts normalisés.

Qui est concerné et qui ne l’est pas ?

Sont concernées toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris celles en franchise en base, quelle que soit leur taille. Sont hors champ e‑invoicing les opérations exonérées, le B2C, l’import/export et l’intra‑UE, qui relèvent de l’e‑reporting. Les territoires où la TVA n’est pas applicable, comme la Guyane ou Mayotte, ne relèvent pas de l’e‑invoicing.

Les micro‑entrepreneurs sont‑ils concernés par la facture électronique ?

Oui. Les micro‑entrepreneurs sont assujettis à la TVA même s’ils sont en franchise en base. Ils doivent pouvoir recevoir des e‑factures via une PA dès le 1er septembre 2026 et émettre en B2B à partir du 1er septembre 2027. Pour leurs ventes B2C et transactions internationales, l’e‑reporting s’applique selon leur régime de TVA. Anticiper la préparation évite une mise en conformité précipitée.

Quelles transactions sont couvertes par l’e‑invoicing (B2B domestique) ?

Les ventes de biens et prestations de services entre entreprises assujetties en France sont couvertes, y compris les acomptes et certains flux spécifiques comme les ventes aux enchères entre assujettis pour biens d’occasion ou œuvres d’art. Les opérations B2C et internationales n’entrent pas dans l’e‑invoicing et sont reportées via l’e‑reporting.

L’e‑invoicing remplace‑t‑il la déclaration de TVA ?

Non. L’e‑invoicing et l’e‑reporting améliorent la disponibilité et la qualité des données mais ne suppriment pas la déclaration de TVA périodique à ce stade. Les obligations déclaratives restent en vigueur. À terme, une pré‑déclaration plus automatisée est envisageable, mais le cadre actuel maintient les échéances habituelles.

Peut‑on encore envoyer un PDF par e‑mail en B2B domestique ?

Non. En B2B domestique, une facture conforme doit être structurée en Factur‑X, UBL ou CII et transiter via une Plateforme Agréée. Le PDF seul n’est pas accepté. Le format Factur‑X comporte un PDF visuel pour la lecture, mais la conformité repose sur les données XML et l’acheminement via PA.

Quand la facture électronique devient‑elle obligatoire (réception/émission) ?

La réception via PA devient obligatoire pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026. L’émission est obligatoire au 1er septembre 2026 pour les Grandes Entreprises et ETI, et au 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro‑entreprises. Anticiper permet de fiabiliser données, intégrations et conduite du changement.

Quel est le lien entre e‑invoicing et e‑reporting ?

L’e‑invoicing couvre les factures B2B domestiques. L’e‑reporting concerne les opérations non e‑facturées comme le B2C et l’international. Il s’agit de transmettre périodiquement des données agrégées de transactions et/ou de paiements via une PA, avec une fréquence liée au régime de TVA.

Formats, mentions et cycle de vie d'une facture électronique

Quels formats sont acceptés (Factur‑X, UBL, CII) et lequel choisir ?

Les formats acceptés sont Factur‑X, UBL 2.1 et CII. Factur‑X facilite la lisibilité humaine grâce à son PDF, UBL favorise l’interopérabilité européenne, CII est apprécié des environnements EDI/ERP complexes. Le choix dépend de votre SI et de vos partenaires. Une PA peut assurer la conversion pour garantir conformité et routage.

Factur‑X: en quoi consiste le format hybride PDF+XML ?

Factur‑X combine un PDF lisible par l’humain et un fichier XML embarqué avec les données structurées. Il offre une expérience utilisateur familière tout en garantissant l’automatisation et les contrôles fiscaux. C’est un format pragmatique pour la transition, lisible par les équipes et exploitable par les systèmes via la PA.

Quelles sont les mentions obligatoires supplémentaires sur une e‑facture ?

Au‑delà des mentions habituelles, la réforme impose le SIREN du client, l’adresse de livraison si différente, la nature des opérations en biens, services ou les deux, ainsi que la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » le cas échéant. Les PA et logiciels vérifient la complétude pour réduire les rejets.

Quels sont les statuts du cycle de vie (émise, reçue, rejetée, acceptée, payée) ?

Les statuts structurent la traçabilité: émission, réception, rejet avec motif, acceptation et paiement. Certains statuts sont transmis à l’administration. Ils facilitent le suivi, la relance et le rapprochement comptable. La PA synchronise ces statuts avec vos systèmes et l’Annuaire pour assurer un acheminement fiable.

Comment gérer les avoirs et les factures rectificatives ?

Les corrections s’opèrent via avoirs ou factures rectificatives, toujours en format structuré et en référence à la facture initiale. La suppression a posteriori est proscrite. L’envoi passe par la PA, qui applique les mêmes contrôles de format, de données et de routage, ce qui préserve la traçabilité.

Un duplicata de facture électronique est‑il autorisé ? Dans quel formalisme ?

Oui, le duplicata est possible, identifié comme tel et respectant la même chaîne contrôlée avec format structuré et passage via PA. Il ne remplace pas l’original, en est une copie conforme pour les besoins administratifs. La traçabilité, notamment horodatages et identifiants, doit rester intacte.

Puis‑je conserver mon modèle de facture actuel (mise en page, champs) ?

La mise en page reste possible, en particulier avec Factur‑X qui conserve un visuel PDF. Toutefois, le contenu doit inclure toutes les mentions obligatoires et les données structurées. Les éléments purement visuels ne suffisent pas. Votre PA ou outil réalise le mapping vers le format conforme.

Comment éviter les rejets: quelles erreurs entraînent un refus et comment les corriger ?

Les rejets proviennent de champs manquants ou erronés, de références incohérentes ou de TVA incorrecte, et de formats non conformes. Pour les éviter, nettoyez les référentiels clients et TVA, validez les mentions obligatoires, testez avec partenaires clés et exploitez les contrôles de votre PA avant émission.

Plateformes de facturation électronique

Faut‑il obligatoirement utiliser une Plateforme Agréée (PA) ?

Oui. La réception via PA est obligatoire dès le 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises et l’émission devient obligatoire selon la taille en 2026 ou 2027. La PA garantit formats, contrôles, statuts, e‑reporting et interopérabilité. L’envoi direct par e‑mail n’est pas conforme en B2B domestique.

Qu’est‑ce qu’un OD (opérateur de dématérialisation) et en quoi diffère‑t‑il d’une PA ?

Un OD gère la création et la transformation des documents mais n’est pas nécessairement agréé pour l’acheminement réglementaire. La PA, agréée par l’État, assure conformité, routage inter‑PA, remontée des statuts et e‑reporting. Un même acteur peut cumuler les rôles d’OD et de PA.

Que fait le PPF (Portail Public de Facturation) et à quoi sert‑il ?

Le PPF est l’infrastructure publique qui centralise certains flux, gère l’Annuaire et supervise l’écosystème. Ce n’est pas l’unique chemin d’échange, car les PA échangent directement entre elles. Le PPF orchestre et contrôle afin de garantir la cohérence d’ensemble et l’accès aux services publics associés.

Mon client ou mon fournisseur a une autre PA : est‑ce compatible ?

Oui. Les PA sont interopérables et s’appuient sur l’Annuaire SIREN/SIRET pour router les factures au bon destinataire. Chaque entreprise choisit sa PA indépendamment. Les échanges transitent PA vers PA en respectant formats et contrôles, sans imposer la même plateforme aux partenaires.

Peut‑on utiliser plusieurs PA pour l’émission et la réception ?

Oui, il est possible d’utiliser une PA pour la réception et une autre pour l’émission. Centraliser reste toutefois plus simple pour la gouvernance, les intégrations et les contrôles. L’important est d’assurer une configuration cohérente dans l’Annuaire, ainsi qu’un suivi homogène des statuts et de l’archivage.

Qu’est‑ce que l’Annuaire SIREN/SIRET et comment s’y enregistrer ?

L’Annuaire recense les assujettis et leur PA de réception, et sert au routage des e‑factures. L’inscription et la mise à jour s’effectuent via votre PA. Maintenir des informations exactes sur vos établissements et adresses évite les rejets et garantit une livraison fiable des factures.

Comment informer mes fournisseurs et clients de la PA choisie ?

Mettez à jour l’Annuaire via votre PA puis communiquez activement par e‑mail, via vos CGV et vos bons de commande, ou par une page d’aide dédiée. Proposez un guide de bonnes pratiques et un pilote de test avec vos partenaires clés pour stabiliser les échanges avant généralisation.

Puis‑je continuer à utiliser mon logiciel ou mon ERP actuel avec une PA ?

Oui, à condition que votre logiciel soit connecté à une PA et qu’il gère les formats structurés et les statuts. La plupart des éditeurs proposent des connecteurs ou API. Vérifiez le mapping des champs obligatoires, la conversion des formats, la synchronisation des statuts et l’archivage.

PDF, e‑mail, portail client: quels canaux resteront acceptés ou non ?

Le PDF envoyé par e‑mail n’est pas conforme pour le B2B domestique. Les portails clients peuvent subsister pour la relation commerciale, mais la facture légale doit transiter via une PA dans un format structuré. Les échanges B2G restent sur Chorus Pro, les échanges B2B privés passent par les PA.

E‑reporting (périmètre, données, fréquences)

Qu’est‑ce que l’e‑reporting et qui est concerné ?

L’e‑reporting est la transmission périodique, via une PA, des données de transactions et/ou de paiements pour les opérations non couvertes par l’e‑invoicing. Sont concernés les ventes B2C et les transactions internationales, comme les exportations, les livraisons intracommunautaires et les échanges B2B étrangers.

Quelles données transmettre en e‑reporting ?

Les données portent sur les transactions et/ou les paiements, agrégées par jour, par taux de TVA et par type d’opérations. L’objectif est de permettre un contrôle rapproché des recettes et de l’assiette de TVA. La PA structure ces données, s’assure de leur cohérence et transmet dans les délais fixés.

À quelle fréquence transmettre l’e‑reporting selon mon régime de TVA ?

La fréquence dépend du régime de TVA et peut être infra‑mensuelle, mensuelle ou bimestrielle. La PA paramètre le bon rythme, rappelle les échéances et contrôle la qualité des données transmises. Harmoniser encaissements, caisses et comptabilité facilite la préparation des fichiers d’agrégation.

Qui reporte quand un fournisseur est étranger, dans l’UE ou hors UE ?

La responsabilité varie selon l’établissement en France et l’immatriculation TVA. Un vendeur étranger immatriculé en France peut avoir des obligations d’e‑reporting. Sinon, certaines responsabilités peuvent incomber au client français. Votre expert‑comptable et votre PA qualifient le bon schéma selon vos flux.

Comment relier les caisses et mes encaissements à l’e‑reporting ?

Il faut intégrer systèmes de caisse, prestataires de paiement et comptabilité à la PA pour agréger quotidiennement les encaissements par taux de TVA et type d’opérations. Assurez la cohérence entre tickets, Z de caisse, mouvements bancaires et reporting. Des contrôles d’écarts automatisés limitent les corrections.

L’e‑reporting remplace‑t‑il la déclaration de TVA et à quel horizon ?

Non, pas aujourd’hui. L’e‑reporting complète la chaîne de contrôle et prépare un environnement de données fiable. À terme, il pourrait faciliter des pré‑déclarations de TVA plus automatisées. Pour l’instant, vos obligations déclaratives périodiques restent inchangées.

Conformité, sanctions et archivage des factures électronique

Quelles sont les sanctions en cas de non‑respect de la réforme ?

Deux niveaux de sanction s’appliquent. L’e‑invoicing manquant est sanctionné à 15 euros par facture, et l’e‑reporting manquant à 250 euros par manquement, avec plafonds annuels.

Que risque‑t‑on sans PA de réception au 1er septembre 2026 ?

Une amende de 500 euros s’applique à partir du 1er septembre 2026 si aucune PA n’est en place pour la réception. Cette amende passe ensuite à 1 000 euros et devient répétable tous les trois mois tant que la situation n’est pas régularisée. Un suivi renforcé est annoncé pour garantir la fluidité du dispositif.

Comment prouver l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité des factures ?

La chaîne contrôlée via PA assure l’authenticité et l’intégrité grâce aux formats structurés, horodatages, identifiants et statuts. L’archivage probant, les journaux d’événements et les références de commande ou de contrat complètent la traçabilité. Une signature qualifiée peut s’ajouter selon vos exigences internes.

La signature électronique est‑elle obligatoire et quand est‑elle utile ?

Elle n’est pas exigée systématiquement si l’authenticité et l’intégrité sont garanties par la chaîne PA et ses contrôles. Elle reste utile dans des cas particuliers, comme des exigences clients, des achats publics ou des politiques internes, et comme renfort probatoire sur certains flux sensibles ou transfrontières.

Archivage: quelle durée et quelles exigences s’imposent aux e‑factures ?

Les e‑factures doivent être archivées pendant six ans, contre dix ans pour les factures papier, avec garanties d’intégrité, d’authenticité, de lisibilité et de traçabilité. Un coffre d’archivage probant ou une solution d’archivage conforme répond à ces exigences par la journalisation, les empreintes et l’horodatage.

Quelles certifications de sécurité et conformité faut‑il vérifier ?

Il est recommandé de privilégier des acteurs certifiés ISO 27001 pour la sécurité de l’information, disposant de chiffrement des données, contrôles d’accès stricts, audits réguliers et journalisation complète. Il faut vérifier la conformité RGPD, la résilience opérationnelle via PRA et PCA, et les contrôles d’intégrité.

Logiciel de facturation électronique et intégration avec vos autres outils

Puis‑je garder mon ERP ou mon outil de facturation actuel avec une PA ?

Oui, si l’outil se connecte à une PA et gère les formats structurés et les statuts. Les intégrations via API ou connecteurs couvrent le mapping des champs obligatoires, la conversion en Factur‑X, UBL ou CII, l’acheminement, la remontée des statuts et l’archivage. Il faut valider ces points avec l’éditeur et la PA.

J’utilise Excel ou Word: que va‑t‑il se passer et comment migrer ?

Les PDF issus d’Excel ou de Word ne sont pas conformes en B2B domestique. Il faut migrer vers un outil relié à une PA capable de générer les formats structurés. Conserver un visuel est possible via Factur‑X. Il est recommandé de conduire un pilote, de nettoyer les données et de former les équipes pour réussir la transition.

Quelles étapes suivre pour se préparer efficacement à la réforme ?

Les étapes clés incluent le nettoyage des référentiels clients et TVA, le choix et la connexion à une PA, le paramétrage des formats, des statuts, de l’e‑reporting et de l’archivage, la mise en place d’un pilote avec partenaires clés, la formation des équipes et la communication aux parties prenantes.

Comment tester mes flux et mesurer la qualité pendant le déploiement ?

Il est conseillé de mettre en place un pilote sur un échantillon représentatif et de mesurer le taux de délivrabilité, les rejets avec leurs motifs, les délais d’acceptation, les écarts de TVA, la complétude des champs, la couverture des partenaires connectés et la cohérence entre e‑reporting et encaissements.

Comment informer et embarquer efficacement mes partenaires ?

Il faut publier sa PA dans l’Annuaire, envoyer un e‑mail d’annonce avec consignes de format et de références, mettre à jour les CGV et bons de commande, ouvrir une page d’aide, proposer un créneau de tests et une cible de bascule, et communiquer les bénéfices en termes de rapidité, traçabilité et réduction des erreurs.

Cas spécifiques et métiers

B2G : que change la réforme si je facture des entités publiques via Chorus Pro ?

Pour le B2G, Chorus Pro reste le canal de facturation. La réforme d’e‑invoicing via PA concerne le B2B privé domestique. Une même organisation peut donc opérer deux chemins en parallèle, en harmonisant données et statuts pour une comptabilité cohérente et un suivi centralisé.

Commerce de détail et B2C : suis-je concerné par la facture électronique ?

Le commerce de détail doit recevoir les e‑factures fournisseurs via une PA dès 2026. Les ventes B2C ne sont pas e‑facturées, mais les encaissements doivent être e‑reportés, avec agrégations par jour, par taux de TVA et par type d’opérations. L’intégration des caisses et PSP simplifie la préparation des données.

E‑commerce et marketplaces: comment gérer ventes à distance, paiements et e‑reporting ?

Il faut coordonner la facturation avec les flux de paiement, par exemple via PSP ou marketplaces. En B2B domestique, l’e‑invoicing transite via PA. En B2C et à l’international, l’e‑reporting couvre les transactions et les encaissements. Des identifiants fiables et un mapping TVA correct sont essentiels.

BTP et acomptes: comment e‑facturer les acomptes et suivre les statuts ?

Les acomptes sont soumis à l’e‑invoicing. Il convient de référencer devis et bons de commande, d’émettre la facture d’acompte, puis de suivre réception, acceptation et solde. La gestion des pénalités, des mentions TVA et des références doit être soignée pour éviter les rejets et garantir la traçabilité.

Professions libérales : quelles spécificités de mentions, encaissements et e‑reporting ?

Les professions libérales e‑facturent en B2B domestique et e‑reportent en B2C leurs encaissements. Il faut vérifier les mentions spécifiques comme les références d’inscription, veiller aux modes d’encaissement et respecter la fréquence d’e‑reporting liée au régime de TVA. La PA aide à formaliser et automatiser.

International UE et hors UE: faut‑il e‑facturer et quelles obligations en France ?

L’e‑invoicing français ne s’applique pas aux opérations internationales. En revanche, l’e‑reporting en France est requis pour ces flux, avec transmission de transactions et de paiements agrégés. Il faut en parallèle respecter les obligations locales éventuelles d’e‑facturation dans les pays destinataires.

DOM et COM: quels territoires sont concernés ou exclus selon la TVA ?

La Guadeloupe, la Martinique et La Réunion sont concernées comme en métropole. La Guyane, Mayotte et certains COM sont hors champ de l’e‑invoicing car la TVA n’y est pas applicable. Les entreprises métropolitaines doivent toutefois e‑reporter les opérations avec les COM selon les règles en vigueur.

Mon client refuse les e‑factures: que faire et quelles procédures appliquer ?

L’obligation de réception via PA s’impose dès 2026. Il faut rappeler le cadre légal, partager l’entrée Annuaire et proposer un test. En cas de rejet, il est nécessaire de corriger les motifs signalés, comme les champs manquants, les références ou la TVA, puis de réémettre. Il faut conserver les preuves de transmission.