Facture électronique obligatoire en 2026 : tout ce qu'il faut savoir

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique, aussi connue sous le nom d’e-invoicing, est une facture émise, transmise, reçue et conservée sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées (donc directement interprétables par une machine). Le format électronique permet de garantir l’authenticité (émetteur identifié), l’intégrité du contenu (non modifiable) et la lisibilité de la facture.

Attention ! Contrairement à ce que l’on peut penser, une facture papier numérisée ou une facture au format PDF ne sont pas des factures électroniques.

La facture électronique doit être présentée sous un format spécifique, conforme aux normes imposées par l’administration fiscale, et comporter un socle minimum de données structurées.

Les 3 formats de facture électronique autorisés

Le gouvernement a retenu différents formats de facture électronique :

• UBL (Universal Business Language): XML standardisé, riche et très utilisé à l’international; compatible avec de nombreuses solutions.

• CII (Cross Industry Invoice – UN/CEFACT): XML très structuré, apprécié des grands comptes et secteurs industriels.

• Factur‑X (hybride PDF+XML): lisible par l’humain, traitable par machine; très pratique pour les utilisateurs.

Quelles sont les obligations liées la facture électronique ?

La réforme de la facturation électronique entraîne trois changements majeurs dans les processus de facturation. Dès son entrée en vigueur, les entreprises concernées seront soumises à trois obligations, sous peine de sanctions.

1. La réception de facture électronique

Dès le 1er janvier 2026, toutes les entreprises immatriculées en France et assujetties à la TVA auront l’obligation de recevoir des factures électroniques. Cela implique le fait d’avoir choisi une plateforme agréée en amont.

La PA sélectionnée pour la réception pourra être la même pour la transmission.

2. L'émission de facture électronique

L’émission devra respecter l’un des 3 formats autorisés (UBL, CII, Factur‑X). L’envoi direct par e‑mail ne sera pas conforme: la facture doit transiter via une PA.

3. L'e-reporting

Le e-reporting, ou déclaration de données, consiste à transmettre à l’administration fiscale les données de transactions et de paiement pour tous les échanges : 

• B2C (avec des particuliers) ;

• internationaux (livraison et acquisition intracommunautaires, exports).

Ces transactions n’étant pas concernées par la facturation électronique, l’e-reporting est un moyen pour le fisc de contrôler et de recouper ces données avec les opérations bancaires entrantes et sortantes des entreprises concernées.

On peut assimiler l’e-reporting à un déclaration de TVA en continu. Mais gardez à l’esprit que l’obligation d’e-reporting ne remplace pas (pour le moment) les déclarations de TVA mensuelles, trimestrielles ou annuelles.

Bon à savoir :

L’e-reporting fait partie intégrante de la réforme. À ce titre, il suit le même calendrier, que nous vous présentons plus bas.

À partir de quand la facture électronique devient-elle obligatoire ?

L’entrée en vigueur de la réforme était initialement prévue pour le 1er juillet 2024. Pour des raisons d’organisation et afin de laisser davantage de temps aux entreprises et à l’administration fiscale de préparer cette transition, le gouvernement a acté le report de la réforme en août 2023. Voici le nouveau calendrier de la réforme de la facture électronique.

Le calendrier et dates clés de la facturation électronique

L’entrée en vigueur de la facture électronique est donc fixée, pour l’heure, au 1er septembre 2026. Attention, plusieurs phases de déploiement sont prévues : 

• Février 2025: mise à disposition de l’Annuaire central (AIFE), référençant assujettis et PA choisies pour la réception.

• 1er semestre 2025: mini‑pilote avec premières PA.

• 2nd semestre 2025: pilote élargi avec entreprises volontaires (PA et entreprises) — Pennylane a été sélectionnée avec la mention « Excellente ».

• 1er septembre 2026:

  • Réception obligatoire via PA pour toutes les entreprises;

  • Émission + e‑reporting obligatoires pour Grandes Entreprises (GE) et ETI.

• 1er septembre 2027: Émission + e‑reporting obligatoires pour les micro‑entreprises, TPE et PME.

Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée (PA, ex PDP) ?

Une PA est la plateforme agréée par l’État qui assure l’acheminement, la vérification des données, l’extraction des informations exigées par l’administration et l’interopérabilité entre entreprises dès le 1er septembre 2026. Certaines PA proposent des services complémentaires, comme l’archivage.

À ne pas confondre avec un OD (opérateur de dématérialisation), qui n’est pas, par nature, habilité à transmettre les e‑factures à l’administration, sauf s’il est aussi PA.

Pennylane est une PA immatriculée (sous réserve) et un OD: vous bénéficiez d’un point unique pour créer, transformer, transmettre et archiver vos factures, ainsi que gérer l’e‑reporting.

10 minutes pour comprendre la facture électronique en vidéo

Qui est concerné par la facture électronique ?

La facturation électronique et l’e‑reporting concernent toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA, tous statuts juridiques et toutes tailles confondus. Les micro‑entrepreneurs non redevables (franchise en base) sont aussi concernés, car assujettis.

Ne sont donc pas concernés par l’e-invoicing : 

• les opérations exonérées de TVA ;

• les importations et exportations ;

• les associations non assujetties ;

• la facturation aux particuliers ;

• les opérations intra-communautaires.

Toutes ces opérations, dispensées de facturation électronique, sont, en revanche, concernées par l’e-reporting.

Bon à savoir :

Les entreprises établies dans les territoires de Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna (et les Terres australes et antarctiques françaises) ne sont pas concernées par la facturation électronique. Toutefois, les assujettis à la TVA établis en France métropolitaine ont l’obligation d’effectuer un e-reporting sur les opérations réalisées avec les communautés d’Outre-Mer (COM).

Retrouvez les informations détaillées dans notre article “Qui est concerné par la facture électronique ?”

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facture électronique permet le traitement automatique et instantané des données par des systèmes informatiques. Sa mise en place présente d’autres avantages :

• Simplifier les échanges entre l’administration fiscale et les entreprises ;

• Limiter les erreurs ;

• Raccourcir les délais de traitement et donc, de paiement ;

• Alléger la charge administrative des entreprises ;

• Lutter contre la fraude fiscale.

En savoir plus sur les avantages de la facture électronique.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Penchons-nous maintenant sur le fonctionnement de la facture électronique. Quel est le processus d’émission et comment doit-elle être archivée ?

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Fini l’édition manuscrite, Word/Excel, et l’export PDF standard. Pour émettre une facture électronique conforme, deux options:

• conserver vos outils de facturation actuels, à condition de les connecter à une PA compatible;

• facturer directement via la PA de votre choix.

Schéma de transmission d'une facture électronique

Bon à savoir :

vous pouvez générer vos factures aux formats réglementaires (UBL, CII, Factur‑X) via votre outil interne ou un OD (opérateur de dématérialisation), sous réserve de compatibilité avec la PA choisie. Un OD sérieux respecte les standards de sécurité (ex: ISO 27001).

Pennylane est une PA immatriculée (sous réserve) et un OD, certifiée ISO 27001 depuis août 2023.

Mentions obligatoires supplémentaires

Pour être conforme, une facture électronique devra comporter, en plus des mentions obligatoires actuelles, ces nouvelles mentions obligatoires : 

• le numéro d’identification de l'assujetti et du client (SIREN) ;

• l’adresse de livraison des biens si elle est différente de celle du client ; 

• la nature des opérations qui se limite à la livraison de biens, aux prestations de services ou aux deux ; 

• la mention "option pour le paiement de la taxe d’après les débits", lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements.

Le cycle de vie d'une facture électronique : de l'émission à l'archivage

Pour faire court, voici le cycle de vie d’une facture électronique :

Émission → transmission via la PA émettrice → réception par la PA destinataire → intégration comptable → archivage

Avec la mise en place de la facturation électronique, c’en sera terminé de la transmission directe par mail entre le prestataire/vendeur et le client. L’envoi sera désormais intermédié par le biais d’une plateforme de dématérialisation, les fameuses plateforme agréée.

Une fois émise, la facture peut être envoyée à son destinataire. Depuis votre espace personnel, vous pouvez suivre en direct le statut de votre facture :

• Facture déposée (par vous sur votre PA)

• Facture émise (par votre PA et à destination de la PA de votre destinataire)

• Facture reçue (par la PA de votre destinataire)

• Facture mise à disposition (du destinataire).

Une fois la facture reçue par la plateforme, son cycle de vie peut suivre deux trajets :

• Facture rejetée (la PA ne transmet alors pas la facture au destinataire) ;

• Facture prise en charge (le destinataire valide manuellement la réception de la facture).

Les différents statuts d'une facture électronique

Comment passer à la facture électronique ?

1. Cartographier vos flux (émission, réception, validation, conservation) et vérifier la compatibilité e‑invoicing.

2. Ajouter dès maintenant les nouvelles mentions et préparer les formats (UBL, CII, Factur‑X).

3. Choisir une PA (vous pouvez en utiliser plusieurs mais la centralisation simplifie la gestion); vérifier l’intégration avec votre SI/ERP/OD.

4. Former les équipes et conduire un pilote avec fournisseurs/clients clés.

5. Informer vos partenaires (guides, newsletters) et coordonner avec votre expert‑comptable.

Le logiciel de facturation électronique Pennylane

Pennylane est une PA immatriculée, sous réserve, mais pas seulement ! Nous sommes le seul outil 4-en-1 du marché (outil de production, outil de gestion/OD, compte pro, et PA). À ce titre, nous proposons une multitude de services adaptés. La fonctionnalité PA de Pennylane est intégrée gratuitement et déjà accessible pour nos clients, même avant l’entrée en vigueur de la réforme.

Quelles sont les sanctions en cas de non‑conformité à la facturation électronique ?

La réforme introduit plusieurs niveaux de sanctions afin d’assurer l’adoption effective du dispositif:

• E‑invoicing: 15 € par facture non émise au format électronique (plafond 15 000 € par an).

• E‑reporting: 250 € par manquement (plafond 15 000 € par an).

Se rattacher à une PA et tester ses flux en amont permet d’éviter les pénalités et les blocages opérationnels.

Quels sont les impacts de la facturation électronique pour les entreprises ?

La réforme va entraîner des changements au sein des entreprises. Bien qu’il s’agisse d’une obligation, la facture électronique apporte aussi son lot d’avantages… et de sanctions en cas de manquement. On vous explique tout ce que ça va changer pour vous.

1. Nouvelles obligations

• S’inscrire auprès d’une PA pour la réception dès 2026;

• Ajouter les nouvelles mentions obligatoires;

• Émettre en UBL, CII ou Factur‑X;

• Interdiction d’envoyer par un autre canal que PA ou Chorus (B2G);

• E‑reporting des données de transactions/paiements pour B2C et international.

2. Les avantages

Voyez le bon côté de la facturation électronique avec Pennylane. La réforme vous permettra de :

• Digitalisation accélérée;

• Gain de temps/fiabilité;

• Meilleur suivi des statuts;

• Collaboration comptable facilitée;

• Réallocation de la valeur entre cabinet et entreprise.