Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF‑Dokument mit eingebettetem XML‑Anhang. In PDF‑Viewern sehen Sie unter „Anlagen“ oder „Anhänge“ eine Datei wie factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Dieser XML‑Anhang bildet die eigentliche E‑Rechnung.

Ist ZUGFeRD Pflicht oder reicht XRechnung?

Für B2B sind sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (und andere EN‑16931‑konforme Formate) zulässig. Für B2G-Rechnungen ist XRechnung – oder ZUGFeRD im Profil „XRECHNUNG“ – als Standard vorgeschrieben.

Was unterscheidet ZUGFeRD 2.x von früheren Versionen?

Ab ZUGFeRD 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL) gilt das Format als gesetzeskonforme E‑Rechnung. ZUGFeRD 1.0 erfüllt diese Anforderungen nicht. ZUGFeRD 2.5 (gültig seit dem 1. Juli 2026) ist die aktuellste Version.

Wie sende ich eine ZUGFeRD-Rechnung an Kunden oder Behörden?

An Kunden: Versenden Sie eine ZUGFeRD-Rechnung per E‑Mail als PDF‑Anhang oder über Peppol als XML. An Behörden: Liefern Sie Ihre Rechnung über das OZG‑RE‑Portal (per Web‑Upload oder E‑Mail über Ihr OZG‑RE‑Konto bzw. automatisiert über Peppol). Die Lieferung der Rechnung sollte im XRechnung‑Format erfolgen, also als reine XML oder als ZUGFeRD‑XML im Profil XRECHNUNG.

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen mit Pennylane empfangen?

Ja. Pennylane erkennt und verarbeitet ZUGFeRD-Dateien automatisch – der strukturierte XML-Datensatz wird direkt ausgelesen, ohne manuelle Dateneingabe.

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ZUGFeRD-Rechnung: Gesetzliche Fristen und korrekte Erstellung

Veröffentlicht am 13. August 2026 • E-Rechnung

ZUGFeRD-Rechnung: Gesetzliche Fristen und korrekte Erstellung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Während ZUGFeRD und XRechnung sich als die beiden wichtigsten EN‑16931‑konformen Formate etabliert haben, gilt ZUGFeRD im B2B-Bereich als neuer Standard. Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen und was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

Laut EN 16931 müssen alle deutschen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können – ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro diese auch versenden, ab 2028 gilt das für alle.
In Deutschland hat sich die Verwendung zweier verschiedener Formate etabliert: ZUGFeRD gilt seit 2025 als neuer Standard für B2B-Rechnungen. Für Rechnungen an Behörden (B2G) ist XRechnung vorgeschrieben.
ZUGFeRD ist ein hybrides Dateiformat: Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem, maschinenlesbarem XML-Datensatz.
Die Erstellung ist mit gängiger Buchhaltungssoftware möglich; ein Validator prüft die Korrektheit vor dem Versand.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung und wie funktioniert sie?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland. Das Format wurde vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt und kombiniert zwei Welten in einer einzigen Datei:

Eine visuell lesbare PDF/A-3-Datei – für den Menschen direkt einsehbar und druckbar
Eine eingebettete XML-Datei nach dem Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) – für die automatische maschinelle Verarbeitung

Diese Kombination macht die ZUGFeRD-Rechnung zu einem echten Hybridformat: Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen, während sein Buchhaltungssystem die strukturierten Daten aus dem XML-Anhang automatisch einliest und verarbeitet – ganz ohne manuelle Dateneingabe. Beide Teile müssen inhaltlich identisch sein. Im Falle einer Abweichung sind die Daten des strukturierten XML-Teils maßgebend.

Das FeRD hat mit ZUGFeRD 2.5 (seit dem 1. Juli 2026 gültig) die aktuellste Version des deutschen Formats veröffentlicht. Sie ist vollständig kompatibel mit EN 16931.

Gesetzeskonform als E‑Rechnung sind alle Versionen ab ZUGFeRD 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL).

Ab 2027 müssen viele Unternehmen erstmals E‑Rechnungen versenden, bevor die Pflicht ab 2028 praktisch alle inländischen B2B‑Unternehmen erreicht. Ob und ab wann Sie von der Regelung betroffen sind und welches Format sich für Ihr Unternehmen am besten eignet, erläutern wir ausführlich in unseren Artikeln zur Wahl zwischen ZUGFeRD vs. XRechnung und zur E‑Rechnungspflicht und ihren Fristen.

Schritt für Schritt: Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Pflichtangaben und Datenstruktur

Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang der Leistung
Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
Liefer‑/Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung/Leistung)

Empfohlen sind außerdem Angaben zum Fälligkeitsdatum bzw. Zahlungsziel sowie zur Bankverbindung (IBAN/BIC).

Software und Tools wählen

Buchhaltungs- und ERP-Software (z. B. Pennylane, DATEV, Lexware, Sage): erstellen ZUGFeRD-Rechnungen direkt beim Rechnungsexport
Spezialisierte Rechnungstools mit ZUGFeRD-Export-Plugin
Open-Source-Bibliotheken für Entwickler: Mustang (Java), zugferd-php

ZUGFeRD erstellen mit Pennylane

Für KMU, die eine vollintegrierte Lösung suchen, geht Pennylane einen Schritt weiter als ein einfaches Export-Tool: Jede B2B-Rechnung, die Sie in Pennylane ausstellen, wird automatisch als ZUGFeRD-Dokument im Profil EN 16931 generiert – ohne zusätzliche Konfiguration.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie alternativ das Format XRechnung wählen, das Pennylane ebenfalls automatisch erstellt und versendet.

Ebenso erkennt und verarbeitet Pennylane eingehende ZUGFeRD-Rechnungen automatisch: Das System liest den eingebetteten XML-Datensatz aus und überträgt die Rechnungsdaten direkt in Ihre Buchhaltung. Die manuelle Dateneingabe entfällt.

So unterstützt Pennylane Sie darüber hinaus bei der Umsetzung der E‑Rechnungspflicht:

Automatische Zahlungserinnerungen: Reduzieren Sie Zahlungsverzug, ohne manuell nachfassen zu müssen.
Echtzeit-Liquiditätsübersicht: Behalten Sie den Überblick, welche Rechnungen bezahlt, offen oder überfällig sind.
Mobile Belegerfassung: Scannen Sie eingehende Belege per Smartphone und ordnen Sie sie sofort korrekt zu.
Integrationen: Verbinden Sie Pennylane mit Ihren bestehenden Tools (Shopify, Stripe, Zapier u. v. m.).

Die nötigen Schritte zur ZUGFeRD-E-Rechnung

Die folgenden Punkte müssen für die korrekte Erstellung einer ZUGFeRD‑E‑Rechnung erfüllt sein. Spezialisierte Rechnungssoftware automatisiert einen Großteil dieser Schritte für Sie:

✅ Vollständige und korrekte Eingabe der Rechnungsdaten

✅ Auswahl des passenden ZUGFeRD-Profils (für B2B i. d. R. EN 16931 oder EXTENDED)

✅ Durchführung des PDF/A‑3‑Exports mit eingebettetem XML

✅ Prüfung der Datei mit einem ZUGFeRD-Validator (keine Fehler, keine kritischen Warnungen)

✅ Versand der Rechnung per E‑Mail, Peppol oder Upload-Portal

✅ Archivierung von Versandnachweis und Empfangsbestätigung

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus und wo liegen typische Fehler?

Von außen sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie jede andere PDF-Rechnung. Die PDF/A-3-Datei enthält einen eingebetteten XML-Anhang namens factur-x.xml. In PDF-Readern wie Adobe Acrobat finden Sie diesen unter „Anlagen" oder „Anhänge".

Validierung, Fehler vermeiden und „ZUGFeRD Validator"

Für die kostenlose Erstellung und Prüfung von ZUGFeRD‑Rechnungen stehen Tools wie der Mustang Validator (kostenlos, Open Source) oder der KoSIT Validator der Koordinierungsstelle für IT‑Standards zur Verfügung. Eine Übersicht typischer Fehler und ihrer Lösungen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Fehler	Ursache	Lösung
Falsches Profil angegeben	Profil‑ID im XML‑Header oder in den Metadaten inkorrekt (z. B. falsche Profilwahl im Tool)	Profil‑ID und gewähltes ZUGFeRD‑Profil prüfen, Rechnung mit korrektem Profil neu exportieren
XML und PDF inhaltlich abweichend	Beträge, Adressen oder Positionsdaten im PDF und im eingebetteten XML unterscheiden sich	Stammdaten und Rechnungsinhalte synchronisieren, ZUGFeRD‑PDF erneut erzeugen
Pflichtfelder fehlen	Pflichtangaben (z. B. USt‑IdNr., Adresse, IBAN) nicht ausgefüllt oder nicht ins XML übernommen	Fehlende Pflichtangaben ergänzen und ZUGFeRD‑Rechnung neu erstellen
Falsches Datumsformat	Datumsfelder im XML nicht im Format YYYYMMDD (EN‑16931/CII‑Format „102“)	Datumsangaben korrigieren, Format auf YYYYMMDD anpassen und erneut exportieren

Hinweis für Pennylane-Nutzer: Pennylane erzeugt ZUGFeRD‑Rechnungen im korrekten EN‑16931‑Profil und prüft die Pflichtangaben systemseitig. Eine zusätzliche manuelle Validierung mit externen Tools ist für Pennylane‑Nutzer in der Regel nicht erforderlich.

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF‑Dokument mit eingebettetem XML‑Anhang. In PDF‑Viewern sehen Sie unter „Anlagen“ oder „Anhänge“ eine Datei wie factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Dieser XML‑Anhang bildet die eigentliche E‑Rechnung.
Ist ZUGFeRD Pflicht oder reicht XRechnung?
Für B2B sind sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung (und andere EN‑16931‑konforme Formate) zulässig.

Für B2G-Rechnungen ist XRechnung – oder ZUGFeRD im Profil „XRECHNUNG“ – als Standard vorgeschrieben.
Welche Dateiendung hat eine ZUGFeRD-Rechnung und welchen Validator soll ich nutzen?
Eine ZUGFeRD-Rechnung hat die Dateiendung .pdf.

Zu den kostenlose Validatoren zählen der Mustang Validator (Open‑Source, nutzt KoSIT‑Regeln) sowie der KoSIT Validator der Koordinierungsstelle für IT‑Standards.

Passende E‑Rechnungs‑Softwares übernehmen die Prüfung automatisch, sodass eine manuelle Validierung im Betriebsalltag nicht mehr nötig ist.
Was unterscheidet ZUGFeRD 2.x von früheren Versionen?
Ab ZUGFeRD 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL) gilt das Format als gesetzeskonforme E‑Rechnung. ZUGFeRD 1.0 erfüllt diese Anforderungen nicht.

ZUGFeRD 2.5 (gültig seit dem 1. Juli 2026) ist die aktuellste Version.
Wie sende ich eine ZUGFeRD-Rechnung an Kunden oder Behörden?
An Kunden: Versenden Sie eine ZUGFeRD-Rechnung per E‑Mail als PDF‑Anhang oder über Peppol als XML.
An Behörden: Liefern Sie Ihre Rechnung über das OZG‑RE‑Portal (per Web‑Upload oder E‑Mail über Ihr OZG‑RE‑Konto bzw. automatisiert über Peppol).
Die Lieferung der Rechnung sollte im XRechnung‑Format erfolgen, also als reine XML oder als ZUGFeRD‑XML im Profil XRECHNUNG.
Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen mit Pennylane empfangen?
Ja. Pennylane erkennt und verarbeitet ZUGFeRD-Dateien automatisch – der strukturierte XML-Datensatz wird direkt ausgelesen, ohne manuelle Dateneingabe.