E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Leitfaden 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, während die Pflicht zur Ausstellung gestaffelt bis 2028 greift.

Ein gewöhnliches PDF erfüllt die Voraussetzungen an elektronische Rechnungen nicht. Stattdessen braucht es strukturierte, maschinenlesbare Daten nach dem europäischen Standard EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Sie wissen noch nicht, welches E-Rechnungsformat sich für Ihr Unternehmen eignet? Einen ausführlichen Vergleich der Formate inklusive Entscheidungshilfen erhalten Sie unter XRechnung vs. ZUGFeRD: Die E-Rechnungsformate im Überblick.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung Schritt für Schritt?

Voraussetzungen

Bevor Sie loslegen, halten Sie bitte die folgenden Daten bereit:

• Steuernummer oder USt-IdNr. Ihres Unternehmens (und ggf. des Rechnungsempfängers)

• Leitweg-ID des Empfängers (nur bei B2G-Rechnungen an Behörden; im B2B stattdessen ggf. die Bestellnummer/Projektnummer)

• Vollständige Stammdaten beider Parteien (Name, Anschrift)

• Alle Pflichtangaben zur Leistung (Beschreibung, Menge, Preis, Steuersatz)

Schrittfolge (E-Rechnung in 6 Schritten)

1. Software öffnen: Melden Sie sich in Ihrer Rechnungssoftware an (z. B. Pennylane, DATEV, Lexware oder sevdesk).

2. Neue Rechnung anlegen: Wählen Sie „E-Rechnung erstellen" oder das entsprechende Format (XRechnung/ZUGFeRD).

3. Stammdaten eintragen: Füllen Sie Absender- und Empfängerdaten aus; geben Sie bei B2G die Leitweg-ID des Empfängers ein, im B2B ggf. eine Bestell‑ oder Projektnummer.

4. Leistungen erfassen: Tragen Sie Leistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) ein.

5. Validieren: Lassen Sie die Software die Rechnung automatisch auf EN-16931-Konformität prüfen: Fehler wie falsche Steuerschlüssel oder fehlende Eingaben in Pflichtfeldern werden sofort angezeigt.

6. Versenden: Wählen Sie je nach Empfänger den Versandweg:

   1. PEPPOL-Netzwerk: Gilt als etablierter Standard‑Übertragungskanal für B2G‑Rechnungen und zunehmend auch im B2B‑Umfeld

   2. E‑Mail/Kundenportal mit XML‑ bzw. PDF+XML‑Anhang, im B2B aktuell noch der meistgenutzte Weg

7. Die Rechnung wird im System des Empfängers automatisch eingelesen.

E-Rechnungen erstellen: Der Software-Vergleich

* am Beispiel der Erstellung von 25 E-Rechnungen / Monat. Stand Juli 2026. Alle Angaben ohne Gewähr.

Kostenlose Online-Konverter

Einige Tools konvertieren PDF oder Word in XML. Hier ist jedoch mitunter Vorsicht geboten.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Kostenlose Online-Konverter bieten keine Garantie auf Gesetzeskonformität. Für regelmäßige Rechnungsstellung ist eine integrierte Softwarelösung deutlich sicherer und effizienter.

E-Rechnung mit Excel oder aus PDF: Geht das?

E‑Rechnung mit Excel erstellen

Excel‑Vorlagen können als Ausgangspunkt dienen, sind aber kein E‑Rechnungsformat. Eine Excel‑Datei muss dafür zuerst mit einem spezialisierten Tool, wie z. B. einem Excel‑Add‑in, in eine gültige E‑Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD überführt werden.

Ohne anschließende Validierung ist die Fehlerquote hoch, etwa durch fehlende Angaben bei Pflichtfeldern, falschen Zeichenkodierungen oder ungültigen Steuerschlüsseln.

E-Rechnung aus PDF konvertieren

Online-Konverter, die ein PDF in XML umwandeln, lesen die Daten per Texterkennung aus. Das ist fehleranfällig und datenschutzrechtlich bedenklich, da Rechnungsdaten in aller Regel auf fremde Server übertragen werden.

Es gibt zwar auch Konverter, die Sie lokal installieren können; dort ist das Datenschutzrisiko geringer, weil die Verarbeitung auf Ihrem eigenen Rechner stattfindet. Für den laufenden E‑Rechnungsversand sind sie aber in der Regel nicht sinnvoll, weil sie nur einzelne Dateien umwandeln und keine Integration in Ihre Buchhaltung oder den automatischen Versand bieten.

Während spezialisierte Tools bei gelegentlichen Umwandlungen aus Excel oder PDF helfen können, ist eine zertifizierte Buchhaltungssoftware für Ihre laufende E‑Rechnungsstellung deutlich sicherer: Sie kennt XRechnung/ZUGFeRD‑Regeln, validiert EN‑16931 und übernimmt bei Bedarf auch den Peppol‑Versand – ohne riskante Zwischenschritte über manuelle Konvertierungen.

Welche Pflichtangaben gehören in die E-Rechnung?

Laut der europäischen Norm EN 16931, im deutschen Recht über das Wachstumschancengesetz umgesetzt, müssen E-Rechnungen folgende Felder enthalten:

Checkliste Pflichtangaben

• ☑ Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger

• ☑ USt-IdNr. des Ausstellers (und ggf. des Empfängers)

• ☑ Eindeutige Rechnungsnummer

• ☑ Rechnungsdatum und Leistungsdatum/-zeitraum

• ☑ Detaillierte Leistungsbeschreibung (Art, Menge, Einheit)

• ☑ Nettobetrag je Position, Steuersatz und Steuerbetrag

• ☑ Gesamtbetrag (netto und brutto)

• ☑ Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN)

• ☑ Leitweg-ID des Empfängers (nur bei B2G-Rechnungen an Behörden)

Für Rechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Regelungen alles zu dieser und weiteren Sonderregelungen lesen

Häufige Fehler beim Erstellen von E-Rechnungen

E-Rechnung für Kleinunternehmer und Freiberufler: Was ist anders?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit und sind von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen in aller Regel ausgenommen. Genau wie alle anderen Unternehmen fallen Sie jedoch unter die Empfangspflicht.

In welchen Fällen Sie auch als Kleinunternehmer womöglich eine E‑Rechnung ausstellen müssen und was Sie als Kleinunternehmer noch zur E‑Rechnung wissen sollten, erfahren Sie im Artikel E‑Rechnung für Kleinunternehmer.

Freiberufler werden umsatzsteuerlich wie andere Unternehmer behandelt. Ob Sie E‑Rechnungen erstellen müssen, hängt nicht vom Status „Freiberufler“ ab, sondern davon, ob Sie grundsätzlich unter die E‑Rechnungspflicht fallen also ob Sie als Kleinunternehmer gelten oder nicht.

Disclaimer : Die auf dieser Seite dargestellten Vergleichsinformationen wurden im Juli 2026 von den Websites der jeweiligen Anbieter erhoben. Pennylane kann keine vollständige Genauigkeit dieser Daten garantieren, da Preise und Leistungen Änderungen unterliegen können. Wir empfehlen Ihnen, die Informationen vor einer Entscheidung direkt bei den jeweiligen Anbietern zu überprüfen.