Alles zur E-Rechnung: Definition, Fristen und Formate im Überblick

Definition: Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. 

So definiert es § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG, neu gefasst auf Basis des Wachstumschancengesetzes.

Das Herzstück einer jeden E-Rechnung ist ein XML-Datensatz. Er enthält alle steuerlich relevanten Informationen in maschinenlesbarer Form. Damit kann die Rechnung direkt und ohne manuelle Dateneingabe von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden.

Wichtig: Bis 2025 war der Begriff „elektronische Rechnung" in Deutschland weiter gefasst und schloss auch PDF-Rechnungen per E-Mail ein. Mit dem Wachstumschancengesetz gilt seit 2025 eine engere, rechtlich bindende Definition. 

Entscheidend ist seitdem nicht mehr der Übertragungsweg, sondern das Format.

* Nicht‑EN‑16931‑konforme EDI‑Formate können bei Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Sofern kein gültiger XML-Datensatz eingebettet ist, ist eine PDF-Rechnung somit keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Das gilt auch für gescannte Rechnungen.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung im XML-Format ist für das menschliche Auge zunächst nicht lesbar – es handelt sich um strukturierten Code. Um die Rechnung visuell zu prüfen, wird ein Rendering-Tool oder Viewer benötigt. Ein bekanntes kostenloses Beispiel ist der KOSIT-Viewer der Koordinierungsstelle für IT-Standards.

Das gerenderte Ergebnis enthält alle Pflichtfelder einer gesetzeskonformen Rechnung:

• Rechnungsnummer – eindeutige, fortlaufende Kennnummer

• Rechnungsdatum und Leistungs- oder Lieferdatum

• Lieferant: Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID (USt-ID), ggf. Leitweg-ID (bei B2G)

• Käufer: Name, Adresse, USt-ID

• Leistungspositionen: Menge, Einheit, Beschreibung, Einzelpreis

• Steuersatz und Steuerbetrag (z. B. 19 % oder 7 % USt.)

• Gesamtbetrag (netto und brutto)

• Bankverbindung (IBAN) für die Zahlung

• Zahlungsziel

Welche Formate gibt es?

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD. Beide können die Anforderungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 erfüllen, wobei für ZUGFeRD nur bestimmte Profile zulässig sind:

• XRechnung: Reines XML-Format, betrieben von der Koordinierungsstelle für IT‑Standards (KoSIT) im Auftrag des IT‑Planungsrats. Primär im B2G-Bereich (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) vorgeschrieben, aber auch für B2B‑Rechnungen einsetzbar.

• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Hybridformat – kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Flexibel einsetzbar im B2B‑ und – soweit vom Empfänger zugelassen – auch im B2G‑Bereich.

Hinweis: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind gemäß BMF nicht EN-16931-konform und für E-Rechnungen im Sinne der deutschen E‑Rechnungspflicht daher nicht geeignet.

Sie möchten prüfen, welches Format am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Den vollständigen Vergleich beider Formate finden Sie unter XRechnung vs. ZUGFeRD: Die E-Rechnungsformate im Überblick.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025: Alle in Deutschland ansässigen Unternehmer müssen für B2B-Leistungen strukturierte E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Die Ausstellungspflicht wird gestaffelt eingeführt:

• Ab 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €

• Ab 2028: Alle übrigen B2B-Unternehmen (Ausnahmen gelten z. B. für Kleinunternehmer nach § 19 UStG)

Vertiefende Informationen zu Fristen, Übergangsregelungen und Ausnahmefällen erhalten Sie in unserem Artikel zur E‑Rechnungspflicht.

E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten

Der typische E‑Rechnungsprozess umfasst fünf Schritte:

1. Erstellen

2. Validieren

3. Übermitteln

4. Empfangen

5. Archivieren

Schritt‑für‑Schritt‑Anleitungen zum technisch korrekten Erstellen und Empfangen von E‑Rechnungen finden Sie unter E‑Rechnung erstellen und E‑Rechnung empfangen.

Warum E-Rechnungen? Die Vorteile für Unternehmen

1. Schnelligkeit: Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen sinken von Tagen auf Stunden – Freigaben und Zahlungen erfolgen früher.

2. Kostenersparnis: Laut IT-Planungsrat können Unternehmen gegenüber papierbasierten Prozessen bis zu 80 % an Prozesskosten einsparen.

3. Fehlerreduktion: Automatische Validierung beim Erstellen und Empfangen verhindert Tippfehler und falsche Steuersätze.

4. Betrugsprävention: Strukturierte XML‑Daten mit klaren Prüfpfaden sind deutlich schwerer zu manipulieren als PDFs und helfen, BEC‑Angriffe (Business E‑Mail Compromise) zu verhindern.

5. Besserer Cashflow: Schnellere Verarbeitung bedeutet schnellere Zahlungen und eine verlässlichere Liquiditätsplanung.

6. Compliance & Audit-Readiness: GoBD-konforme Archivierung; Aufbewahrungspflicht 8 Jahre gemäß § 14b UStG (BEG IV, gültig seit 2025).

7. Nachhaltigkeit: Papierverbrauch sinkt deutlich – ein Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens.

8. Frühe Anpassung an EU‑weite Digital‑Reporting‑Pflichten: E‑Rechnungen nach EN 16931 bereiten Unternehmen früh auf das EU‑Projekt „VAT in the Digital Age (ViDA)“ und die ab 2030 geltenden digitalen Umsatzsteuer‑Reportingpflichten vor.

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Pennylane erstellt und empfängt konforme E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD: vollständig automatisiert und GoBD-konform archiviert. Über 6.000 Steuerberatungskanzleien in Europa – darunter Partnerkanzleien von BDO und KPMG – vertrauen Pennylane für die Mandanten-Buchhaltung

E-Invoicing in Deutschland im EU-Kontext: EN 16931, PEPPOL und ViDA

EN 16931

Bei EN 16931 handelt es sich um eine europäische Normenreihe, die das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert. Sie bildet damit sowohl die technische Grundlage für XRechnung als auch für ZUGFeRD. Die rechtliche Grundlage auf EU‑Ebene ist die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Für den B2G‑Bereich gegenüber Bundesbehörden gilt in Deutschland zusätzlich die E‑Rechnungsverordnung (ERechV): Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes in einem EN‑16931‑konformen, strukturierten Format (vorrangig XRechnung) eingereicht werden.

PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein internationales Transportnetzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. In Deutschland wird PEPPOL primär im B2G-Bereich genutzt, findet aber zunehmend auch im B2B-Bereich Verbreitung.Technische Knotenpunkte sind zertifizierte Access Points, über die Dokumente im 4‑Ecken‑Modell zwischen Sender und Empfänger geroutet werden.

ViDA

ViDA (VAT in the Digital Age) ist ein EU-Gesetzgebungspaket zur digitalen MwSt-Compliance. Es wurde formal am 11. März 2025 vom EU-Rat angenommen und wird schrittweise bis Januar 2035 umgesetzt. 

Kern ist ein CTC-ähnliches Meldesystem, das ab Juli 2030 eine Echtzeitmeldung grenzüberschreitender B2B-Transaktionen an Steuerbehörden vorsieht. Bei der seit 2025 geltenden deutschen E‑Rechnungspflicht handelt es sich um eine direkte Vorbereitung auf dieses EU-weite System.

Glossar E-rechnung