Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?

Ein reines PDF ist ein Bilddokument, das von Buchhaltungssystemen nicht automatisch ausgewertet werden kann. Eine E‑Rechnung enthält strukturierte XML‑Daten nach EN 16931: maschinenlesbar und direkt verarbeitbar. Auch bei Formaten wie ZUGFeRD wird zwar ein PDF genutzt, aber nur in Kombination mit einem eingebetteten XML‑Datensatz; das PDF allein reicht nicht als E‑Rechnung.

Wie kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen?

Grundsätzlich können Sie E‑Rechnungen einfach per E‑Mail empfangen und mit kostenlosen Tools wie dem ELSTER‑E‑Rechnungsviewer öffnen; für eine automatisierte Verarbeitung bieten sich aber spezielle E‑Rechnungs‑Softwares an, die auch die GoBD‑konforme Archivierung unterstützen. Dauerhaft kostenlos möglich ist der Empfang von E-Rechnungen auch mit dem Starter-Plan von Pennylane – inklusive automatischer Verarbeitung von E-Rechnungen und GoBD-Archivierung.

Welche Formate muss ich akzeptieren?

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – diese sind nach EN 16931 gesetzlich anerkannt.

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist ein EU‑weites, offenes Netzwerk für den sicheren Austausch von E‑Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen und Behörden.

Nein, PEPPOL ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ein E-Mail-Postfach reicht gesetzlich aus. PEPPOL vereinfacht aber den Empfangsprozess und ist im B2G-Bereich Standard. Im B2B‑Bereich wächst die Nutzung unter Unternehmen mit vielen Geschäftsbeziehungen und grenzüberschreitender Tätigkeit.

Was ändert sich ab 2027?

Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E‑Rechnungen nach EN 16931 ausstellen. Alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen, folgen ab dem 01.01.2028. Wer also 2027 noch nicht betroffen ist, kann sich bereits jetzt auf die Pflicht ab 2028 vorbereiten.

Muss ich E-Rechnungen auch selbst erstellen?

2026 besteht noch keine gesetzliche Pflicht, E‑Rechnungen auszustellen. Ab 2027 müssen B2B-Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz für inländische Leistungen E‑Rechnungen nach EN 16931 erstellen, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen nach § 19 UStG. Alle Informationen zu Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht finden Sie in unserem Artikel „Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht“.

Ist Pennylane wirklich kostenlos für E-Rechnungen?

Ja. Der Starter-Plan ermöglicht den Empfang und die automatische Verarbeitung gängiger E-Rechnungsformate sowie die GoBD-konforme Aufbewahrung und den direkten Zugang für Ihren Steuerberater. Bereit, E-Rechnungen einfach und gesetzeskonform zu empfangen?

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E-Rechnung rechtssicher empfangen und verarbeiten: So geht es Schritt für Schritt

Aktualisiert am 11. September 2026 • E-Rechnung

E-Rechnung rechtssicher empfangen und verarbeiten: So geht es Schritt für Schritt

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können – unabhängig von Größe oder Branche. Viele Betriebe fragen sich: Reicht dafür mein E-Mail-Postfach? Ist das PDF meines Lieferanten überhaupt eine rechtsgültige E-Rechnung? Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, wie Sie E-Rechnungen wirklich rechtssicher empfangen, welche Formate gelten und welche Risiken entstehen, wenn Sie nicht ausreichend auf die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet sind.

Das Wichtigste in Kürze

Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 gesetzliche Pflicht für alle deutschen Unternehmen.
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Gängige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Auch Kleinunternehmer unterliegen der Empfangspflicht – ohne Ausnahme.
Kostenlose Viewer können für das Öffnen und Prüfen einzelner E-Rechnungen ausreichen. Bei größeren Volumina erleichtert eine integrierte Software die Verarbeitung und Aufbewahrung.
Ungeeignete Empfangs- und Verarbeitungsprozesse können zu Verzögerungen, Erfassungsfehlern und steuerlichen Problemen führen.

Wie empfange ich E-Rechnungen?

Schritt 1: Empfangskanal wählen

Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich für die gesetzliche Empfangspflicht. Eine kompatible Software kann die anschließende Prüfung und Verarbeitung automatisieren.
PEPPOL-Netzwerk: standardisierter europäischer Austauschkanal für elektronische Geschäftsdokumente. Im deutschen B2B-Bereich ist die Nutzung grundsätzlich optional.
Direktanbindung über ein Rechnungsportal oder eine integrierte Buchhaltungslösung

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann zusätzlich eine vom Rechnungsempfänger bereitgestellte Leitweg-ID erforderlich sein. Für Lieferanten der Bundesverwaltung gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung grundsätzlich seit dem 27. November 2020; bei Ländern und Kommunen können abweichende Regelungen gelten.

Schritt 2: Formate festlegen und validieren

Zu den in Deutschland gängigen gesetzeskonformen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Auch andere strukturierte Formate können zulässig sein, sofern sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.

Eine geeignete Software kann prüfen, ob die Rechnung die technischen Formatvorgaben der EN 16931 erfüllt, und auf fehlende oder unplausible Angaben hinweisen. Die Validierung unterstützt die Prüfung, ersetzt aber nicht die inhaltliche Kontrolle.

Schritt 3: Workflow für Eingang, Prüfung und Freigabe einrichten

Richten Sie einen Workflow für Eingang, Prüfung und Freigabe ein. Dieser sollte die folgenden Schritte enthalten:

Empfang
Formatprüfung
sachliche Prüfung
rechnerische Prüfung
Freigabe durch die zuständige Person

Schritt 4: Rechnung prüfen und Buchung vorbereiten

Prüfen Sie, ob die Rechnung vollständig und inhaltlich richtig ist und alle umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben enthält. Dies unterstützt die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Eine technische Validierung allein garantiert den Vorsteuerabzug nicht. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Schritt 5: GoBD-konforme Archivierung

Rechtsgrundlage	Frist	Gegenstand
§ 14b Abs. 1 UStG	8 Jahre	Rechnungen (umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht)
§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO	8 Jahre	Buchungsbelege (zu denen Rechnungen zählen)

Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Im Einzelfall kann sich die tatsächliche Aufbewahrungsdauer verlängern, wenn die Unterlagen noch für ein steuerliches Verfahren relevant sind.

Welche Software brauche ich zum Empfangen von E-Rechnungen?

Merkmal	Kostenlose Web‑Tools / Viewer	E-Mail + manuelle Verarbeitung im Konverter	Buchhaltungssoftware (z. B. Pennylane)
Kosten	Kostenlos	Gering	Ab 0 €/Monat
Automatisierung	Keine	Gering oder keine	Hoch
Skalierbarkeit	Niedrig	Mittel	Hoch
Manueller Aufwand	Hoch	Mittel	Gering
Team-Freigaben	In der Regel nicht	Nein	Ja (ab Solo-Plan)
GoBD-konforme Archivierung	Abhängig vom Anbieter	Abhängig vom Anbieter	Integriert
EN 16931-Validierung	Teilweise	Nein	Ja
Steuerberater-Zugang	Nein	Nein	Direkt in Plattform

Pennylane: E-Rechnungen empfangen

XRechnung & ZUGFeRD ab Version 2.0.1 empfangen – beide Formate werden automatisch erkannt und verarbeitet
Automatische EN 16931-Validierung beim Eingang
Freigabe-Workflow im Team
GoBD-konforme Archivierung – revisionssicher gespeichert

Über eine Million Unternehmen und mehr als 6.000 Kanzleien arbeiten mit Pennylane.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können – und seit wann?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle im Inland ansässigen Unternehmen technisch in der Lage sein, E‑Rechnungen im Sinne der EN 16931 zu empfangen – also strukturierte elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Eine Pflicht, selbst E‑Rechnungen zu versenden, wird schrittweise bis 2028 eingeführt

Kleinunternehmer: Was gilt speziell beim Empfangen?

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme.

Von der Ausstellungspflicht hingegen sind Kleinunternehmer dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV).

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen und verarbeiten kann?

Für die gesetzliche Empfangspflicht genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Unternehmen müssen eingegangene Rechnungen jedoch weiterhin prüfen, fristgerecht bearbeiten und ordnungsgemäß aufbewahren. Ungeeignete Prozesse können dabei zu steuerlichen und operativen Problemen führen.

Rechtliche Risiken

Kann ein Unternehmen eine ordnungsgemäß zugegangene E-Rechnung nicht lesen oder bearbeiten, setzt dies vereinbarte oder gesetzliche Zahlungsfristen nicht automatisch außer Kraft. Erfolgt deshalb keine rechtzeitige Zahlung, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Verzugszinsen und weitere Verzugsschäden entstehen.

Steuerliche Risiken

Fehlende oder fehlerhafte umsatzsteuerliche Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug beeinträchtigen. Eine technische Validierung unterstützt die Prüfung, garantiert aber nicht die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung. Fehlerhafte Rechnungen sollten deshalb vom Aussteller berichtigt werden. Wurde Vorsteuer zu Unrecht geltend gemacht, kann eine Korrektur erforderlich sein. Abhängig vom Zeitpunkt und den gesetzlichen Voraussetzungen können zusätzlich Nachzahlungszinsen entstehen

Operative Risiken

Manuelle Übertragung aus PDF oder Papier führt zu Medienbrüchen, Erfassungsfehlern und deutlich höherem Zeitaufwand in der Buchhaltung.

Geschäftliche Risiken

Kunden und Lieferanten erwarten zunehmend strukturierte digitale Rechnungsprozesse. Fehlende oder unzuverlässige Empfangs- und Verarbeitungsmöglichkeiten können zu Rückfragen, Verzögerungen und zusätzlichem Abstimmungsaufwand führen.

Wie verarbeite ich E-Rechnungen in der Buchhaltung?

1. Eingang: Rechnung über den vorgesehenen Kanal empfangen.

2. Validierung: Formale und steuerliche Korrektheit prüfen.

3. Dublettenprüfung: Doppeltes Erfassen derselben Rechnung vermeiden.

4. Freigabe: Sachlich prüfen und intern genehmigen.

5. Buchung: Rechnung in der Finanzbuchhaltung erfassen.

6. Zahlungsfreigabe/Zahlungslauf: Zahlung an den Lieferanten auslösen.

7. GoBD‑Archiv: Originalbeleg revisionssicher und nachvollziehbar speichern.

In Pennylane läuft der gesamte Prozess vollständig digital ab. Unternehmen und Steuerkanzlei arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis und können jederzeit auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen.

Checkliste: Sind Sie bereit für den Empfang von E‑Rechnungen?

☐ Empfangskanal definiert (E-Mail, PEPPOL oder direkte Software-Anbindung)

☐ Empfang der gängigen Formate sichergestellt, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL

☐ Technische Prüfung der eingehenden E-Rechnungen eingerichtet

☐ Zuständigkeiten im Team geklärt (Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung)

☐ Ordnungsgemäße Aufbewahrung sichergestellt: E-Rechnungen werden acht Jahre in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt

☐ Backup-Prozess definiert

☐ Steuerberater in den Workflow eingebunden

Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
Ein reines PDF ist ein Bilddokument, das von Buchhaltungssystemen nicht automatisch ausgewertet werden kann. Eine E‑Rechnung enthält strukturierte XML‑Daten nach EN 16931: maschinenlesbar und direkt verarbeitbar.

Auch bei Formaten wie ZUGFeRD wird zwar ein PDF genutzt, aber nur in Kombination mit einem eingebetteten XML‑Datensatz; das PDF allein reicht nicht als E‑Rechnung.
Wie kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen?
Grundsätzlich können Sie E‑Rechnungen einfach per E‑Mail empfangen und mit kostenlosen Tools wie dem ELSTER‑E‑Rechnungsviewer öffnen; für eine automatisierte Verarbeitung bieten sich aber spezielle E‑Rechnungs‑Softwares an, die auch die GoBD‑konforme Archivierung unterstützen.

Dauerhaft kostenlos möglich ist der Empfang von E-Rechnungen auch mit dem Starter-Plan von Pennylane – inklusive automatischer Verarbeitung von E-Rechnungen und GoBD-Archivierung.
Welche Formate muss ich akzeptieren?
XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – diese sind nach EN 16931 gesetzlich anerkannt.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist ein EU‑weites, offenes Netzwerk für den sicheren Austausch von E‑Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen und Behörden.
Brauche ich PEPPOL?
Nein, PEPPOL ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ein E-Mail-Postfach reicht gesetzlich aus. PEPPOL vereinfacht aber den Empfangsprozess und ist im B2G-Bereich Standard. Im B2B‑Bereich wächst die Nutzung unter Unternehmen mit vielen Geschäftsbeziehungen und grenzüberschreitender Tätigkeit.
Was ändert sich ab 2027?
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E‑Rechnungen nach EN 16931 ausstellen.

Alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen, folgen ab dem 01.01.2028. Wer also 2027 noch nicht betroffen ist, kann sich bereits jetzt auf die Pflicht ab 2028 vorbereiten.
Muss ich E-Rechnungen auch selbst erstellen?
2026 besteht noch keine gesetzliche Pflicht, E‑Rechnungen auszustellen.
Ab 2027 müssen B2B-Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz für inländische Leistungen E‑Rechnungen nach EN 16931 erstellen, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen nach § 19 UStG.
Alle Informationen zu Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht finden Sie in unserem Artikel „Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht“.
Ist Pennylane wirklich kostenlos für E-Rechnungen?
Ja. Der Starter-Plan ermöglicht den Empfang und die automatische Verarbeitung gängiger E-Rechnungsformate sowie die GoBD-konforme Aufbewahrung und den direkten Zugang für Ihren Steuerberater.

Bereit, E-Rechnungen einfach und gesetzeskonform zu empfangen?