Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?

Ein reines PDF ist ein Bilddokument, das von Buchhaltungssystemen nicht automatisch ausgewertet werden kann. Eine E‑Rechnung enthält strukturierte XML‑Daten nach EN 16931: maschinenlesbar und direkt verarbeitbar. Auch bei Formaten wie ZUGFeRD wird zwar ein PDF genutzt, aber nur in Kombination mit einem eingebetteten XML‑Datensatz; das PDF allein reicht nicht als E‑Rechnung.

Wie kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen?

Grundsätzlich können Sie E‑Rechnungen einfach per E‑Mail empfangen und mit kostenlosen Tools wie dem ELSTER‑E‑Rechnungsviewer öffnen; für eine automatisierte Verarbeitung bieten sich aber spezielle E‑Rechnungs‑Softwares an, die auch die GoBD‑konforme Archivierung unterstützen. Dauerhaft kostenlos möglich ist der Empfang von E-Rechnungen auch mit dem Starter-Plan von Pennylane – inklusive automatischer Verarbeitung von E-Rechnungen und GoBD-Archivierung.

Welche Formate muss ich akzeptieren?

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – diese sind nach EN 16931 gesetzlich anerkannt. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.

PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist ein EU‑weites, offenes Netzwerk für den sicheren Austausch von E‑Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen und Behörden.

Nein, PEPPOL ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ein E-Mail-Postfach reicht gesetzlich aus. PEPPOL vereinfacht aber den Empfangsprozess und ist im B2G-Bereich Standard. Im B2B‑Bereich wächst die Nutzung unter Unternehmen mit vielen Geschäftsbeziehungen und grenzüberschreitender Tätigkeit.

Was ändert sich ab 2027?

Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E‑Rechnungen nach EN 16931 ausstellen. Alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen, folgen ab dem 01.01.2028. Wer also 2027 noch nicht betroffen ist, kann sich bereits jetzt auf die Pflicht ab 2028 vorbereiten.

Muss ich E-Rechnungen auch selbst erstellen?

2026 besteht noch keine gesetzliche Pflicht, E‑Rechnungen auszustellen. Ab 2027 müssen B2B-Unternehmen mit mehr als 800000 € Vorjahresumsatz für inländische Leistungen E‑Rechnungen nach EN 16931 erstellen, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen nach § 19 UStG. Alle Informationen zu Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht finden Sie in unserem Artikel „Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht“.

Ist Pennylane wirklich kostenlos für E-Rechnungen?

Ja. Der Starter-Plan (dauerhaft 0 €/Monat) enthält den vollständigen Empfang und die automatische Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD, die GoBD-konforme Archivierung sowie den direkten Steuerberater-Zugang. Bereit, E-Rechnungen rechtssicher zu empfangen?

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E-Rechnung rechtssicher empfangen und verarbeiten: So geht es Schritt für Schritt

Veröffentlicht am 13. August 2026 • E-Rechnung

E-Rechnung rechtssicher empfangen und verarbeiten: So geht es Schritt für Schritt

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können – unabhängig von Größe oder Branche. Viele Betriebe fragen sich: Reicht dafür mein E-Mail-Postfach? Ist das PDF meines Lieferanten überhaupt eine rechtsgültige E-Rechnung? Dieser Ratgeber erklärt Schritt für Schritt, wie Sie E-Rechnungen wirklich rechtssicher empfangen, welche Formate gelten und welche Risiken entstehen, wenn Sie nicht ausreichend auf die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet sind.

Das Wichtigste in Kürze

Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 gesetzliche Pflicht für alle deutschen Unternehmen.
Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung – nur XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ausgenommen Profile MINIMUM und BASIC-WL) sind gesetzeskonform.
Auch Kleinunternehmer unterliegen der Empfangspflicht – ohne Ausnahme.
Kostenlose Portale können sich in sehr begrenztem Umfang für den Empfang kleiner Volumina eignen; Buchhaltungssoftwares sparen langfristig Zeit und sind sicherer.
Wer E-Rechnungen nicht empfangen und verarbeiten kann, riskiert Zahlungsverzug, operative Fehler und Verlust des Vorsteuerabzugs.

Wie empfange ich E-Rechnungen?

Schritt 1: Empfangskanal wählen

E-Mail mit automatischer Weiterverarbeitung durch kompatible Software (gesetzlich ausreichend)
PEPPOL-Netzwerk: standardisierter europäischer Austauschkanal mit eigener Teilnehmer-ID (optional, im B2B nicht gesetzlich vorgeschrieben)
Direktanbindung über ein Rechnungsportal oder eine integrierte Buchhaltungslösung

Für den B2G-Bereich ist zudem eine Leitweg-ID erforderlich. Diese Pflicht gilt seit dem 27. November 2020 gemäß der E-Rechnungsverordnung (ERechV).

Schritt 2: Formate festlegen und validieren

Zulässige Formate: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format: PDF + XML). Die ZUGFeRD‑Profile MINIMUM und BASIC‑WL sind nicht gesetzeskonform.

Eine zuverlässige Software prüft beim Empfang automatisch, ob die eingehende Rechnung der Norm EN 16931 entspricht.

Schritt 3: Workflow für Eingang, Prüfung und Freigabe einrichten

Richten Sie einen Workflow für Eingang, Prüfung und Freigabe ein. Dieser sollte die folgenden Schritte enthalten:

Empfang
Formatprüfung
sachliche Prüfung
rechnerische Prüfung
Freigabe durch die zuständige Person

Schritt 4: Buchung und Vorsteuerabzug sichern

Sichern Sie Buchung und Vorsteuerabzug, indem Sie prüfen, ob alle Pflichtangaben vollständig vorhanden sind. Damit ist der Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG gesichert. Das XML‑Original muss unverändert aufbewahrt werden.

Schritt 5: GoBD-konforme Archivierung

Rechtsgrundlage	Frist	Gegenstand
§ 14b Abs. 1 UStG	10 Jahre	Rechnungen (umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht)
§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO	10 Jahre	Buchungsbelege (zu denen Rechnungen zählen)

Empfehlung in der Praxis: 10 Jahre aufbewahren – so sind Sie bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite.

Welche Software brauche ich zum Empfangen von E-Rechnungen?

Merkmal	Kostenlose Web‑Tools / Viewer	E-Mail + manuelle Verarbeitung im Konverter	Buchhaltungssoftware (z. B. Pennylane)
Kosten	Kostenlos	Gering	Ab 0 €/Monat (Starter)
Automatisierung	Keine	Gering	Hoch
Skalierbarkeit	Niedrig	Mittel	Hoch
Manueller Aufwand	Hoch	Mittel	Gering
DATEV-Schnittstelle	Nein	Nein	Ja
Team-Freigaben	Nein	Nein	Ja (ab Solo-Plan)
GoBD-konforme Archivierung	Eingeschränkt	Eingeschränkt	Integriert
EN 16931-Validierung	Teilweise	Nein	Ja
Steuerberater-Zugang	Nein	Nein	Direkt in Plattform

Pennylane: E-Rechnungen empfangen : von Anfang an kostenlos

XRechnung & ZUGFeRD ab Version 2.0.1 empfangen – beide Formate werden automatisch erkannt und verarbeitet
Automatische EN 16931-Validierung beim Eingang
Freigabe-Workflow im Team
DATEV-Schnittstelle – Datenübergabe an Ihren Steuerberater direkt aus der Plattform
GoBD-konforme Archivierung – revisionssicher gespeichert
PEPPOL-Empfang – an das europäische PEPPOL-Netzwerk angebunden

Über 800.000 KMU und 6.000 Steuerberatungskanzleien arbeiten bereits mit Pennylane.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können – und seit wann?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle im Inland ansässigen Unternehmen technisch in der Lage sein, E‑Rechnungen im Sinne der EN 16931 zu empfangen – also strukturierte elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Eine Pflicht, selbst E‑Rechnungen zu versenden, wird schrittweise bis 2028 eingeführt

Kleinunternehmer: Was gilt speziell beim Empfangen?

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme.

Von der Ausstellungspflicht hingegen sind Kleinunternehmer dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV).

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen und verarbeiten kann?

Für den bloßen Empfang einer E‑Rechnung reicht eine einfache E‑Mail aus. Der entscheidende Schritt ist aber die korrekte Verarbeitung der E‑Rechnung. Ist diese nicht sichergestellt, drohen mitunter gravierende Risiken.

Rechtliche Risiken

Die Frist beginnt mit Zugang der Rechnung, unabhängig davon, ob Sie sie lesen oder buchen können. Wenn Sie eine E‑Rechnung aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen nicht verarbeiten können und deshalb nicht zahlen, geraten Sie entsprechend in Zahlungsverzug. Zu den möglichen Folgen zählen Verzugszinsen und mögliche Schadensersatzforderungen.

Steuerliche Risiken

Bei formfehlerhaften oder nicht normkonform archivierten E‑Rechnungen kann das Finanzamt Ihnen gemäß § 15 UStG den Vorsteuerabzug versagen.

Sie können die gezahlte Umsatzsteuer also nicht mehr von Ihrer eigenen Umsatzsteuer abziehen und müssen sie selbst tragen. Falls Sie sie in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung bereits abgezogen haben, müssen Sie sie im Nachhinein nachzahlen. Zu dieser Nachzahlung kommen zusätzlich 1,8% p. a. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO.

Operative Risiken

Manuelle Übertragung aus PDF oder Papier führt zu Medienbrüchen, Erfassungsfehlern und deutlich höherem Zeitaufwand in der Buchhaltung.

Geschäftliche Risiken

Lieferanten und Kunden verlangen zunehmend E‑Rechnungsfähigkeit. Wer nicht mithalten kann, riskiert Vertragsstreitigkeiten, Wettbewerbsnachteile und im Extremfall den Verlust von Geschäftsbeziehungen.

Wie verarbeite ich E-Rechnungen in der Buchhaltung?

1. Eingang: Rechnung über den vorgesehenen Kanal empfangen.

2. Validierung: Formale und steuerliche Korrektheit prüfen.

3. Dublettenprüfung: Doppeltes Erfassen derselben Rechnung vermeiden.

4. Freigabe: Sachlich prüfen und intern genehmigen.

5. Buchung: Rechnung in der Finanzbuchhaltung erfassen.

6. Zahlungsfreigabe/Zahlungslauf: Zahlung an den Lieferanten auslösen.

7. GoBD‑Archiv: Originalbeleg revisionssicher und nachvollziehbar speichern.

In Pennylane läuft dieser Prozess vollständig digital: ohne Dateiexport, ohne DATEV-Umweg. Die DATEV-Schnittstelle sorgt für nahtlosen Datenaustausch mit der Kanzleisoftware.

Checkliste: Sind Sie bereit für den Empfang von E‑Rechnungen?

☐ Empfangskanal definiert (E-Mail, PEPPOL oder direkte Software-Anbindung)

☐ Akzeptierte Formate festgelegt (XRechnung und/oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – NICHT Profile MINIMUM oder BASIC-WL)

☐ Automatische Validierung nach EN 16931 eingerichtet

☐ Zuständigkeiten im Team geklärt (Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung)

☐ GoBD-Archivierung sichergestellt (10 Jahre nach § 147 AO, XML-Format unveränderlich)

☐ Backup-Prozess definiert

☐ Steuerberater in den Workflow eingebunden

Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?
Ein reines PDF ist ein Bilddokument, das von Buchhaltungssystemen nicht automatisch ausgewertet werden kann. Eine E‑Rechnung enthält strukturierte XML‑Daten nach EN 16931: maschinenlesbar und direkt verarbeitbar.

Auch bei Formaten wie ZUGFeRD wird zwar ein PDF genutzt, aber nur in Kombination mit einem eingebetteten XML‑Datensatz; das PDF allein reicht nicht als E‑Rechnung.
Wie kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen?
Grundsätzlich können Sie E‑Rechnungen einfach per E‑Mail empfangen und mit kostenlosen Tools wie dem ELSTER‑E‑Rechnungsviewer öffnen; für eine automatisierte Verarbeitung bieten sich aber spezielle E‑Rechnungs‑Softwares an, die auch die GoBD‑konforme Archivierung unterstützen.

Dauerhaft kostenlos möglich ist der Empfang von E-Rechnungen auch mit dem Starter-Plan von Pennylane – inklusive automatischer Verarbeitung von E-Rechnungen und GoBD-Archivierung.
Welche Formate muss ich akzeptieren?
XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – diese sind nach EN 16931 gesetzlich anerkannt. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und ist ein EU‑weites, offenes Netzwerk für den sicheren Austausch von E‑Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen und Behörden.
Brauche ich PEPPOL?
Nein, PEPPOL ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ein E-Mail-Postfach reicht gesetzlich aus. PEPPOL vereinfacht aber den Empfangsprozess und ist im B2G-Bereich Standard. Im B2B‑Bereich wächst die Nutzung unter Unternehmen mit vielen Geschäftsbeziehungen und grenzüberschreitender Tätigkeit.
Was ändert sich ab 2027?
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E‑Rechnungen nach EN 16931 ausstellen.

Alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen, folgen ab dem 01.01.2028. Wer also 2027 noch nicht betroffen ist, kann sich bereits jetzt auf die Pflicht ab 2028 vorbereiten.
Muss ich E-Rechnungen auch selbst erstellen?
2026 besteht noch keine gesetzliche Pflicht, E‑Rechnungen auszustellen.
Ab 2027 müssen B2B-Unternehmen mit mehr als 800000 € Vorjahresumsatz für inländische Leistungen E‑Rechnungen nach EN 16931 erstellen, ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle übrigen B2B‑Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen nach § 19 UStG.
Alle Informationen zu Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht finden Sie in unserem Artikel „Ausnahmen von der E‑Rechnungspflicht“.
Ist Pennylane wirklich kostenlos für E-Rechnungen?
Ja. Der Starter-Plan (dauerhaft 0 €/Monat) enthält den vollständigen Empfang und die automatische Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD, die GoBD-konforme Archivierung sowie den direkten Steuerberater-Zugang.

Bereit, E-Rechnungen rechtssicher zu empfangen?