Logiciel de facturation électronique : qu’est-ce que c’est et comment choisir ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation électronique ?

Un logiciel de facturation électronique est un outil permettant d’éditer, de transmettre et de recevoir des factures électroniques, respectant l’un des formats imposés par la réforme.

À la différence d’un simple logiciel de facturation, le logiciel de facturation électronique est une application métier qui crée, envoie, reçoit, suit les étapes de facturation (devis, relances, paiements, workflows) pour les équipes. Il ne dispose pas d’un statut réglementaire en soi. Il est considéré conforme s’il émet des facture électronique au bon format et s’interface avec une plateforme agréée (PA) ou en est une lui-même, comme Pennylane.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de facturation électronique d’ici 2026 ?

Bien qu’il ne soit pas agréé pour recevoir, émettre et transmettre des factures électroniques comme c’est le cas d’une PA, le logiciel de facturation électronique deviendra un outil indispensable dès le 1ᵉʳ septembre 2026, première étape d’entrée en vigueur de la réforme.

Le rôle principal d’un tel logiciel est d’opérer la facturation (catalogue, commandes, factures, relances, dashboards). Il est orienté “processus métier” dans la mesure où il a une utilité dans la chaîne de facturation.

À compter du 1ᵉʳ septembre 2026, plus aucune entreprise ne pourra recevoir de factures par mail. Cela signifie que les logiciels de facturation actuels qui n’évolueront pas vers la facturation électronique d’ici 2026 ne pourront plus être utilisés pour envoyer des factures.

Bien entendu, il sera toujours possible d’utiliser votre logiciel de facturation standard pour éditer vos factures. Mais il faudra le connecter à un opérateur de dématérialisation (OD) pour que ce dernier transforme vos documents en factures électroniques au bon format et les achemine vers la PA de votre choix. Une solution conforme mais peu pratique au regard du nombre d’interfaces et d’intermédiaires nécessaires.

Est-ce obligatoire d’avoir un logiciel de facturation électronique ?

Avoir un logiciel de facturation électronique n'est pas une obligation en soi. En revanche, vous devrez avoir une solution capable d’émettre, recevoir et transmettre des e-factures aux formats EN 16931. Il peut s'agir :

• d'un logiciel connecté à un OD pour mettre les factures au bon format, lui-même connecté à une PA pour la transmission

• d'une PA intégrée incluant un outil de facturation

d'une solution tout-en-un comme Pennylane qui est à la fois un logiciel de facturation/comptabilité, une PA immatriculée sous réserve, un OD et un compte pro !

Facturation électronique : que faut-il savoir ?

Avant de poursuivre, il semble important de faire un petit rappel sur la facturation électronique et la réforme qui la concerne. Obligations, calendrier, sanctions en cas de non-respect, formats de e-factures, on vous dit tout.

La réforme concerne toutes les entreprises immatriculées en France et assujetties à la TVA qui réalisent des opérations en BtoB inter-entreprises). Les professionnels facturant uniquement à des particuliers ne sont pas tenus d’émettre des factures électroniques.

Les obligations liées à la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique entraîne immanquablement des changements et de nouvelles obligations pour les entreprises concernées : 

• Désignation d’une PA pour l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques.

• Nouvelles mentions obligatoires sur les factures.

• Respect des formats de factures électroniques (comportant des données structurées) comme UBL, CII ou hybride (Factur-X, par exemple).

• E-invoicing : Interdiction de transmettre une facture par un autre biais qu’une PA ou que Chorus Pro (plateforme pour les transactions entre entreprises privées et institutions publiques).

• E-reporting consistant à transmettre à l’administration les données de transactions des entreprises.

Les dates clés

Après un report, les dates d’entrées en vigueur sont désormais fixées : 

• 1er septembre 2026 : 

• Les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques et se effectuer leur e-reporting.

• Toutes les entreprises (toutes tailles confondues, y compris les micro-entreprises exonérées de TVA) devront pouvoir recevoir des factures électroniques si elles facturent en BtoB.

• 1er septembre 2027 : obligation pour toutes les entreprises facturant en BtoB d’émettre des factures électroniques et d’effectuer un e-reporting.

Les sanctions

Dans la mesure où la réforme s’appliquera, tout manquement à la réglementation à compter du 1er septembre 2026 pour les entreprises concernées sera considéré comme une infraction. Aussi, des sanctions sont prévues en cas de non-respect de la facturation électronique : 

• Non-respect du format de facture électronique : 15 €/facture, plafonné à 15 000 €/an avec sanction dès la 2ᵉ infraction.

• Non-respect de l’obligation d’e-reporting : 250 €/transmission, plafonné à 15 000 €/an ; sanction dès la 2ᵉ infraction.

• Défaut d’e-invoicing de la part de la PA : 15 €/facture à sa charge, plafonné à 45 000 €/an.

• Défaut d’e-reporting de la part de la PA : 750 €/transmission à sa charge, plafonné à 45 000 €/an.

Les entreprises contrevenantes seront sanctionnées dès la deuxième infraction. Quant aux plateformes agréées qui ne respectent par leurs obligations, elles bénéficieront d’une tolérance pour la première infraction si : 

• aucune infraction n’a été comise la même année ni durant les 3 années précédentes ;

• la PA régularise la situation sous 30 jours.

Formats de facture électronique (Factur‑X, UBL, CII) : lequel privilégier ?

La réforme de la facturation électroniques impose aux entreprises un socle minimum de 3 formats de facture électronique : Factur-X, UBL et CII. Lequel choisir selon votre volume de facturation , votre secteur d’activité et la taille de votre entreprise ? Avantages et inconvénients de chacun.

Factur-X

Le format Factur-X est un format hybride (PDF et XML). Le PDF assure une lecture humaine et l’archivage, l’XML porte les données structurées pour l’automatisation. Conforme à la norme EN 16931 et largement déployé (noamment sur Chorus Pro), il a l'avantage d'être flexible grâce à des profils et des champs étendus.

➡️ Pour qui ? Les TPE/PME qui veulent un justificatif lisible tout en automatisant les traitements.

UBL

Le format UBL (Universal Business Language) est un fichier XML standard utilisé dans les échanges commerciaux (factures, commandes, avis d’expédition). Il permet :

• le traitement automatique ;

• moins d’erreurs ;

• des cycles de paiement plus rapides (grâce à l’extraction directe des données).

➡️ Pour qui ? Principalement dans l’e-commerce et les flux internationaux.

CII

Le format CII (Cross Industry Invoice) est un XML conforme à la norme EN 16931, très riche et personnalisable (couverture multi-secteurs, international). Compatible avec Chorus Pro, il a été pensé pour des besoins complexes BtoB. Cependant, il est moins répandu que les formats Factur-X et UBL en raison de limites de compatibilité dans certains systèmes.

➡️ Pour qui ? Les grandes entreprises et ETI ayant des volumes de factures élevés, multi-ERP, chaînes EDI, besoins de données riches et spécifiques.

Plateforme Agréée (ex‑PDP), PPF et OD sont-ils des logiciels de facturation électronique ?

Par définition, Les PA, PPF et OD ne sont pas des logiciels de facturation mais des plateformes de facturation électronique. Il s’agit d’outils entrant dans le processus de facturation électronique mais n’ont pas vocation première à éditer des factures électroniques.

Voici comment les différencier dans ce tableau : 

Découvrez nos conseils pour savoir : Comment choisir une plateforme agréée ?

Comment choisir votre logiciel de facturation électronique ?

Aujourd’hui, il n’est plus possible d’ignorer la réforme qui arrive. Il ets nécessaire de s’y préparer et de s’y conformer. Cela passe nécessairement par le choix d’un logiciel de facturation électronique conforme. Voici les critère importants pour faire un choix éclairé et adpaté à vos besoins professionnels : 

• Le calendrier est établi ; il est donc indispensable de choisir un logiciel conforme à la réforme dès maintenant. Assurez-vous qu’il respecte les dernières orientations DGFiP (formats structurés, e-reporting, interopérabilité PA/PPF).

• Pour être conforme à la réforme, votre logiciel de facturation électronique doit respecter les formats EN 16931 : Factur-X, UBL, CII et pouvoir se connecter avec la PA désignée (intégré via une API, simple logiciel téléchargé ou plateforme en ligne).

• Sécurité et archivage : Votre logiciel de facturation doit offrir toutes les couches de sécurité nécessaires, compte tenu de la sensibilité des données de facturation : connexion via 2FA/SSO, chiffrement, traçabilité, rôles. Les factures électroniques doivent être conservées durant 6 ans. Pour garantir leur intégrité, contrôlez que votre logiciel propose l’archivage à valeur probante.

• Fonctionnalités métier utiles : L’usage principal d’un logiciel de facturation (électronique ou non) est de permettre une gestion centralisée et simplifiée de la chaîne de facturation. Aussi, certaines fonctionnalités sont quasi-indispensables : 

  • Workflows de validation, relances, liens de paiement, etc ;

  • Tableaux de bord (taux de rejet, délais, statuts) ;

  • Connecteurs ERP/Compta et API stables (sandbox, quotas, webhooks).

• Migration et réversibilité : Bien qu’il ne s’agisse dune plateforme agréée, vous devez pouvoir changer de logiciel de facturation électronique facilement et sans coupure. Souvent, c’est le nouveau prestataire qui s’occupe de la portabilité des identifiants, adresses et qui se charge de reprendre les historiques. C’est un point à vérifier avant de souscrire. Prêtez une attention particulières aux clause contractuelles concernant : l’export intégral de vos données, les éventuels frais de résiliation, etc.

• Les coûts : Les coûts doivent être en corrélation avec vos besoins. Comparez vos volumes de factures, besoins de stockage, les spécificités de votre activité, etc. et n’hésitez pas à comparer. 

Vous ne trouvez pas le logiciel de facturation qui vous convient ? Choisissez un outil tout-en-un qui offre : une gestion 360 de votre entreprise (compta, finance et compte pro) ; une PA intégrée nativement dans tous les plans d’abonnement et sans coût supplémentaire ; une compatbilité facilité grâce à une interface dédiée aux experts-comptables (votre comptable pourra suivre en temps réel vos frais professionnels, salaires, recettes, etc. sans que vous n’ayez rien à lui transmettre !

Combien coûte un logiciel de facturation électronique ?

Tout dépend des services et fonctionnalités souscrits (e-reporting, archivage à valeur probante) et du mode de tarification du prestataire : licence, forfait ou à la facture.

Il faut aussi inclure les coûts d’intégration : connecteurs ERP/banque/PA, portabilité et migration des données, paramétrage, etc.

Chez Pennylane, nos offres débutent à 14 € HT/mois pour les indépendants.

Questions fréquentes sur le logiciel de facturation électronique

Est-ce que je peux conserver mon logiciel de facturation actuel ?

Oui, s’il est déjà compatible avec la facturation électronique comme c’est le cas de l’outil Pennylane. Sinon, vous pouvez le conserver en le couplant à un OD qui se chargera de convertir vos factures en documents conformes.

Quelles différences entre une PA et un OD ?

La PA est un acteur agréé par l’État qui permet le transit des factures électroniques entre les entreprises ainsi que le transfert des données de facturation (e-reporting).

L'OD est un outil de pré-production technique qui permet de de convertir, contrôler et router les factures électroniques vers une PA.

Pourquoi choisir Pennylane comme  logiciel de facturation électronique ?

Choisir Pennylane comme logiciel de facturation électronique, c’est choisir une solution tout-en-un qui va au-delà de l’outil de facturation.

C’est choisir un outil qui centralise vos actions de gestion financière et compatble tout en mettant à votre disposition un compte pro, des cartes et toute la gestion qui va avec.

C’est choisir une PA nativement intégrée à l’outil pour une transition simplifiée et sereine vers la facture électronique.

C’est garantir la sécurité de vos données en faisant confiance à un acteur qui adapte ses services à chaque professionnel.