E-invoicing, c’est quoi exactement ?
L’e-invoicing désigne le processus de création, d’envoi et de réception des factures sous un format électronique structuré. Contrairement à une simple facture PDF envoyée par e-mail, une facture électronique conforme à la réglementation est émise, transmise et reçue via des plateformes agréées, dans un format structuré et interopérable (comme Factur-X, UBL ou CII).
Pour résumer, l’e-invoicing ne se limite pas à la dématérialisation d’un document papier :
il s’agit d’un échange automatisé de données entre systèmes comptables, assurant la traçabilité, la conformité et la sécurité des transactions.
E-invoicing et e-reporting : les nouvelles obligations de la réforme de la facture électronique
La réforme française de la facturation électronique, initiée par l’administration fiscale, poursuit deux objectifs principaux :
Lutter contre la fraude à la TVA, en centralisant les données de facturation.
Moderniser les échanges interentreprises (B2B) pour faciliter la gestion comptable.
Cette réforme s’appuie sur deux piliers complémentaires :
L’e-invoicing (facturation électronique),
L’e-reporting (transmission de données de transaction).
L’e-invoicing
La facturation électronique concerne les transactions entre entreprises françaises assujetties à la TVA (B2B domestiques). Les factures doivent être émises, transmises et reçues exclusivement par voie électronique, via une plateforme agréée (PA) immatriculée par l’administration fiscale, c’est-à-dire les ex PDP : plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
L’e-reporting
La transmission de données de transaction (e-reporting) s’applique aux opérations non couvertes par l’e-invoicing :
les ventes B2C (vers les particuliers) ;
les transactions internationales (B2B hors France) ;
et certaines opérations spécifiques (comme l’auto-liquidation).
Les entreprises devront transmettre périodiquement les données de ces opérations à l’administration via leur plateforme.
Quels sont les avantages de l’e-invoicing ?
L’adoption de l’e-invoicing représente bien plus qu’une contrainte réglementaire : c’est une opportunité de simplifier et d’automatiser la gestion financière. En voici les différents avantages :
1. Gain de temps et réduction des coûts : L’e-invoicing supprime les tâches manuelles liées à la saisie, l’impression ou l’envoi postal. Les factures circulent automatiquement entre les systèmes, réduisant les délais de traitement et les erreurs humaines.
2. Meilleure traçabilité et sécurité : Chaque facture électronique est horodatée, sécurisée et authentifiée, ce qui garantit son intégrité. Le risque de perte ou de falsification est quasiment nul.
3. Paiements plus rapides : Grâce à la transmission instantanée et au suivi automatisé, les entreprises bénéficient d’un accélération des règlements clients et d’une visibilité accrue sur leur trésorerie.
4. Conformité fiscale et simplification des contrôles : L’administration aura accès en temps réel aux données de facturation. L’objectif est de faciliter les contrôles et limiter les litiges liés à la TVA.
5. Responsabilité environnementale : La suppression du papier et des impressions massives participe à la réduction de l’empreinte carbone des entreprises.
Quels formats d’e-invoicing choisir ?
Pour être conforme à la réglementation, une facture électronique doit adopter un format structuré ou hybride reconnu par l’administration. Le choix dépend du logiciel de facturation utilisé et de la typologie de l’entreprise. Par exemple, certaines plateformes comme Pennylane, gèrent automatiquement la conversion au bon format selon le destinataire. Trois formats principaux sont autorisés en France :
Factur-X
UBL (Universal Business Language)
CII (Cross Industry Invoice)
1. Factur-X
Le format Factur-X est aujourd’hui le standard hybride privilégié par l’État français pour la facturation électronique. Il combine à la fois un fichier PDF lisible par l’utilisateur, qui conserve l’aspect visuel traditionnel d’une facture, et un fichier XML structuré intégré dans ce même document, destiné aux logiciels comptables et aux plateformes de dématérialisation. Ce double niveau de lecture rend le format Factur-X particulièrement adapté aux PME et TPE, qui peuvent ainsi évoluer vers l’e-invoicing sans bouleverser leurs habitudes.
2. UBL
Le format UBL (Universal Business Language) est un standard international de facturation électronique largement adopté en Europe. Grâce à son interopérabilité, l’UBL facilite la communication entre entreprises de pays différents et garantit une intégration fluide avec la majorité des outils de gestion. C’est le format privilégié par de nombreuses grandes entreprises opérant à l’international.
3. CII
Le format CII (Cross Industry Invoice) est un format structuré de facturation électronique développé par l’ONU (norme UN/CEFACT) et recommandé pour les grandes entreprises ou les organisations opérant à l’international. Conçu pour traiter des volumes importants et des échanges complexes, il permet une intégration complète dans les systèmes ERP et une automatisation totale du cycle de facturation, de la commande au paiement. Grâce à sa structure riche et normalisée, le format CII facilite la conformité aux réglementations fiscales de différents pays tout en garantissant la fiabilité et la traçabilité des données échangées.
Pour approfondir le sujet, consultez notre article : Quels sont les différents formats pour la facture électronique ?
Qui est concerné par l’e-invoicing ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont concernées par la réforme. Cela inclut :
les micro-entreprises et indépendants ;
les TPE et PME ;
les ETI et grandes entreprises.
Les obligations varient selon la taille de l’entreprise :
Réception des factures électroniques : pour toutes dès la première échéance.
Émission de factures électroniques : selon un calendrier progressif (voir ci-dessous).
Certaines entreprises déjà connectées à des plateformes comme Chorus Pro (secteur public) devront simplement adapter leurs processus aux nouveaux formats et flux.
À partir de quand l’e-invoicing est-elle obligatoire en France ?
Le calendrier officiel de mise en œuvre de la réforme a été révisé afin de laisser plus de temps aux entreprises pour se préparer. D’après les dernières annonces gouvernementales, voici les dates à retenir :
1er septembre 2026 : Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises. Obligation d’émission pour les grandes entreprises les ETI (entreprise de taille intermédiaire) seulement.
1er septembre 2027 : Obligation d’émission des factures électroniques pour les PME (entreprise de moins de 500 employés) et micro-entreprises.
Les entreprises ont donc encore quelques mois pour se mettre en conformité. La transition nécessite une préparation technique et organisationnelle dès aujourd’hui pour éviter les sanctions liées à la facture électronique.
Comment passer à l’e-invoicing ?
Passer à l’e-invoicing suppose de choisir les bons outils et partenaires, tout en adaptant ses processus internes. Voici les étapes à suivre :
1. Faire un audit de son système de facturation
Identifiez les outils actuellement utilisés (ERP, logiciel comptable, CRM, etc.) au sein de votre entreprise et leur compatibilité avec les formats d’e-invoicing. Repérez également les flux à adapter : émission, réception, archivage, e-reporting…
2. Choisir une plateforme adaptée
Les Plateformes Agréées (PA) sont des prestataires privés reconnus par l’administration fiscale pour leur conformité aux exigences de la réforme de la facture électronique. Leur liste officielle est publiée sur le site impots.gouv.fr. Ces plateformes assurent la dématérialisation et la transmission sécurisée des factures électroniques, dans le respect des formats et des obligations légales en vigueur.
Anciennement appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), les PA pourront échanger directement des données avec le Portail Public de Facturation (PPF).
Au 1er août 2025, 101 plateformes, dont Pennylane, figurent sur la liste provisoire des PDP immatriculées. Chacune propose des services complémentaires adaptés aux besoins des entreprises et aux spécificités de leur secteur d’activité.
3. Mettre en place un logiciel compatible
Un logiciel de facturation électronique comme Pennylane vous permet :
d’émettre et recevoir des factures au bon format (Factur-X, UBL, CII) ;
d’assurer la transmission via une PDP ou le PPF ;
et de gérer automatiquement le e-reporting.
4. Former les équipes
La réussite du passage à l’e-invoicing ne repose pas uniquement sur le choix des bons outils : elle dépend aussi de la préparation et de la formation des équipes. Tous les services impliqués dans la gestion des factures — comptabilité, facturation, direction financière, contrôle de gestion, voire service commercial — doivent comprendre les nouveaux processus, les formats de factures électroniques (Factur-X, UBL, CII) et les obligations légales associées.
Une formation ciblée permet de limiter les erreurs futures lors de l’émission ou de la réception des factures et de fluidifier les échanges avec les clients et fournisseurs. Elle doit notamment couvrir la lecture des factures électroniques, le fonctionnement des plateformes PA/PDP/PPF, ainsi que la gestion du e-reporting.
Certaines solutions, comme Pennylane, accompagnent cette transition avec des sessions de formation, des supports pédagogiques et un suivi personnalisé. Bien formées, les équipes deviennent un véritable levier d’efficacité dans le déploiement de la facture électronique.
5. Tester avant la généralisation
Avant les échéances officielles, il est vivement conseillé de tester le dispositif d’e-invoicing en conditions réelles. Cette phase pilote permet d’identifier les points d’amélioration techniques (interopérabilité, compatibilité des formats, paramétrage des flux) et organisationnels (validation interne, délais de traitement, communication interservices).
Ces expérimentations facilitent également la prise en main des outils par les collaborateurs et limitent les risques d’erreurs lors du déploiement généralisé.
Les entreprises qui anticipent cette phase sont ainsi prêtes à respecter le calendrier réglementaire et à tirer pleinement profit de la digitalisation de leur facturation dès son entrée en vigueur.
