Factures : quelles sont les obligations et lois à respecter ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est un document juridique et comptable émis par un professionnel lors de la vente d'un bien ou d'une prestation de service. Elle sert d'élément de preuve de l'opération commerciale et a une valeur juridique importante. Elle matérialise la transaction financière, sert de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA.

Les différentes types de factures

Chaque type de facture a ses propres caractéristiques et règles d'usage.

La facture classique

La facture classique, également appelée facture papier, est un document physique émis par un professionnel à la suite d'une vente de biens ou de prestations de services. Elle est régie par l'article L441-9 du code de commerce qui stipule les mentions obligatoires à inclure :

• Le nom et l'adresse des parties

• La date de la vente ou de la prestation de services

• La quantité et la dénomination précise des produits ou services

• Le prix unitaire hors taxe et les réductions éventuellement consenties

Le respect de la loi sur les factures est crucial. Les irrégularités dans la facturation peuvent entraîner des sanctions fiscales. En outre, la facture classique doit être conservée pendant une durée légale spécifique pour des raisons comptables et fiscales.

La facture électronique

La facture électronique, comme son nom l'indique, est une facture qui est créée, envoyée et conservée en format numérique.

• L'article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe le calendrier de cette transition vers le numérique.

• A partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront tenues de recevoir les factures électroniques.

• Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront émettre leurs factures au format électronique en premier dès le 1er septembre 2026. Les plus petites entreprises et les auto-entrepreneurs, à partir du 1er septembre 2027.

La loi de finances pour 2023 autorise également l'utilisation du cachet électronique qualifié pour sécuriser les factures électroniques.

Il est important de noter que la facture électronique se distingue des factures "papier" ou du PDF ordinaire par un socle minimum de données sous forme structurée. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). La transition vers la facture électronique offre des bénéfices significatifs en termes d'efficacité, de rapidité et de respect de l'environnement.

La facture proforma

La facture proforma est un document commercial sans valeur légale, généralement utilisé comme modèle pour une facture définitive. Elle peut être modifiée à tout moment, offrant ainsi une certaine flexibilité.

Elle est souvent utilisée pour formaliser le prix d'une prestation ou pour l'expédition d'échantillons avant une livraison plus importante. Elle peut également servir à l'acheteur pour demander un crédit auprès d'un établissement bancaire.

Sur le plan international, la facture proforma est utilisée pour évaluer la valeur des produits concernés par la douane avant d'émettre une autorisation. Elle peut également être exigée pour justifier de l'exonération de la TVA.

Malgré son absence de valeur légale, la facture proforma doit respecter certaines règles. Elle doit notamment présenter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture classique, à quelques exceptions près.

La facture d'avoir

La facture d'avoir est un document comptable émis par un vendeur pour rectifier ou annuler une facture précédemment établie. Elle est utilisée en cas d'erreur, de retour de marchandise, de ristourne accordée au client ou pour enregistrer l'acquittement d'une facture.

Cette facture présente un montant négatif correspondant à une réduction du montant dû par le client, voire un remboursement.

Elle est soumise à des règles précises :

• Elle doit mentionner explicitement qu'il s'agit d'une facture d'avoir.

• Elle doit inclure la référence de la facture initiale à laquelle elle se rapporte.

• Le montant à déduire doit être clairement indiqué.

Elle joue un rôle crucial en comptabilité, car elle permet d'ajuster les enregistrements de ventes et d'achats.

Facture d’apporteur d’affaires : un cas spécifique

En plus des factures classiques, proforma ou d’acompte, il existe un type de facture destiné à rémunérer une personne ou une société pour la mise en relation commerciale : la facture d’apporteur d’affaires. Cette facture répond à des règles spécifiques, notamment sur les mentions obligatoires, la fiscalité et la comptabilisation.

La facture est-elle obligatoire ?

Dès qu’une vente de biens ou une prestation de services est réalisée entre deux professionnels, une facture doit obligatoirement être émise, peu importe le montant. Pour certaines activités réglementées, comme les ventes à distance, les travaux chez des particuliers, des prestations de services comme les hôtels, taxis, soins de santé, la facture est également obligatoire entre professionnel et particulier (B2C).

Les auto-entrepreneurs doivent aussi émettre une facture, dans les mêmes conditions que tout professionnel. Les associations sont quant à elles uniquement concernées lorsqu’elles réalisent des opérations commerciales.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Mention du SIREN ou SIRET

Selon le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, le numéro SIREN ou SIRET de votre entreprise est une mention obligatoire sur les factures. Le SIREN est un identifiant unique à 9 chiffres attribué à chaque unité économique indépendante en France, tandis que le SIRET est un numéro à 14 chiffres qui identifie précisément l'emplacement de l'entreprise.

Depuis le 1er juillet 2024, le SIREN de votre client est devenu une mention obligatoire.

Mention de l'adresse de facturation

L'adresse de facturation est l'adresse à laquelle les factures sont envoyées. Elle peut être différente de l'adresse de livraison ou de l'adresse du siège social de l'entreprise. Sur la facture, cette mention est obligatoire si elle est différente de ces deux adresses.

L'article L.441-9 du code de commerce stipule que la facture doit mentionner les adresses de l'acheteur et du vendeur. En cas d'erreur ou d'omission, des sanctions peuvent être appliquées par l'administration fiscale.

Mention du numéro de TVA intracommunautaire

Le numéro de TVA intracommunautaire est un identifiant essentiel pour les transactions au sein de l'Union européenne. Pour les factures dont le montant hors taxe est supérieur ou égal à 150 €, le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur doit obligatoirement y figurer. Si le client est un professionnel redevable de la TVA, son numéro de TVA intracommunautaire doit également être mentionné.

Cette mention est doublement importante lors de transactions intracommunautaires exonérées de TVA. Les numéros de TVA du vendeur et de l'acquéreur doivent alors être indiqués, accompagnés de la mention « Exonération de la TVA : article 262 ter I du Code général des impôts ».

Il est crucial de vérifier la validité de ces numéros avant toute transaction pour éviter les erreurs et les fraudes.

Mention du détail des prestations ou ventes réalisées

Le détail des prestations ou ventes réalisées doit être clairement défini sur la facture. Il s'agit d'une mention obligatoire qui permet de comprendre précisément ce qui a été vendu ou le service qui a été fourni. Ces mentions doivent comprendre :

• La désignation précise du produit ou service.

• La quantité de chaque bien vendu ou la durée du service.

• Le prix unitaire hors TVA de chaque unité de produit ou service.

• Le taux de TVA applicable à chaque produit ou service facturé.

• Le montant total hors TVA.

• Le montant total de la TVA.

En cas d'omission ou d'erreur, des sanctions peuvent être appliquées par l'administration fiscale.

Sous quel format une facture doit-être émise ?

Un calendrier de mise en œuvre progressif a été instauré pour la mise en place de la dématérialisation des factures pour toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA.

Chaque entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix pour échanger leurs factures électroniques et transmettre leurs données à l’administration. La plateforme doit pouvoir offrir un lisible de la facture si souhaité.

Pendant combien de temps faut-il conserver une facture ?

Pour les entreprises, le Code de commerce stipule une durée de conservation des factures de 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptable (Article L123-22). Cette règle s'applique aux factures d'achat, de vente, ainsi qu'aux bons de commande et de livraison.

Pour les particuliers, la période de conservation fiscale est généralement de 6 ans. Les contribuables peuvent numériser leurs factures papier dès réception et les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de cette période.

Concernant les factures électroniques, elles doivent être conservées sous leur format originel pendant 3 ans. Une fois ce délai passé, l'entreprise peut les conserver au format papier si elle le souhaite.

Il est important de noter que le contenu des factures et des éléments constitutifs des contrôles ne doit pas être modifié pendant toute la durée de leur conservation.

Délais et modalités de règlement des factures

Le délai légal de paiement des factures est défini par le Code de commerce et le Code de la commande publique. Généralement, le délai standard est de 30 jours après la réception des produits ou la réalisation de la prestation de service. Cependant, ce délai peut être étendu à 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours à la fin du mois, si cela est convenu entre les parties et expressément stipulé dans le contrat.

Des durées spécifiques sont également établies pour certains produits ou services. Par exemple, pour certaines transactions saisonnières, le délai peut être de 90 jours à partir de la date d'émission de la facture.

Ces délais ont été définis pour garantir une circulation fluide de l'argent entre les entreprises et pour éviter les retards de paiement susceptibles de nuire à l'économie.

Pénalités en cas de retard de paiement

Les pénalités en cas de retard de paiement sont encadrées par la loi. Elles ont pour but de dissuader les retards de paiement et de protéger les droits du créancier. En cas de retard, le débiteur s'expose à des pénalités de retard et à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Selon la loi, ces pénalités sont dues de plein droit dès le premier jour de retard après la date de règlement prévue. Le taux de ces pénalités ne peut être inférieur à trois fois le taux de l'intérêt légal, sans plafonnement.

Voici quelques points importants concernant ces pénalités :

• Le taux d'intérêt et les modalités d'application des pénalités doivent être clairement indiqués dans les conditions générales de vente (CGV) et sur les factures.

• En plus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire d'un montant minimum de 40 € est due par tout professionnel en situation de retard de paiement.

• Les pénalités de retard sont applicables même aux factures périodiques.

• Il est strictement interdit de facturer des pénalités de retard à un client non professionnel.

• Le vendeur est en droit de réclamer des pénalités de retard dès le premier jour de retard après la date de règlement.

Quels sont les recours en cas de non-paiement ?

Face à un non-paiement, plusieurs options s'offrent à vous. D'abord, il est recommandé de tenter une approche à l'amiable : relancer le débiteur, lui envoyer une mise en demeure, ou opter pour la médiation. Si ces tentatives échouent, vous pouvez recourir à la procédure simplifiée de recouvrement pour les créances inférieures à 5 000 €. Cette procédure permet à un commissaire de justice de délivrer un titre exécutoire sans autre formalité. Pour les créances plus importantes, vous pouvez engager une procédure judiciaire. Des solutions judiciaires existent comme l'injonction de payer. Enfin, l'intervention d'un huissier peut être envisagée.

Découvrez nos modèles de relance en cas de facture impayée dans notre article dédié.

Quelles sont les règles spécifiques pour la facturation entre professionnels ?

Dans les transactions entre professionnels, l’établissement d'une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés. Chaque facture doit être effectuée en deux exemplaires, l’un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur.

Une transformation majeure est en cours avec la généralisation progressive de la facturation électronique. 

Le délai de paiement est également un point crucial dans la facturation entre professionnels. Il doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).

À noter : Certaines situations, comme la rémunération d’un apporteur d’affaires, nécessitent l’émission d’une facture spécifique. Retrouvez toutes les informations pratiques et légales dans notre article dédié à la facture d’apporteur d’affaires.

Quelles sont les règles spécifiques pour la facturation aux particuliers ?

Des mentions spécifiques doivent être indiquées sur la facture destinée à un particulier : 

• le détail des prestations réalisées ou des marchandises vendues ; 

• l'existence d'un délai de rétractation et ses modalités d'application ;

• les garanties légales applicables à la vente...