Comprendre la loi sur les factures
La loi encadrant les factures est complexe et comprend de nombreux aspects. L'une des dispositions clés stipule que chaque transaction commerciale doit être accompagnée d'une facture. Ces documents doivent comprendre certaines mentions obligatoires, comme l'identification du vendeur et du client, le détail des produits ou services vendus et le montant à payer.
La facturation électronique est de plus en plus privilégiée et se voit progressivement rendue obligatoire pour certaines entreprises. Les échéances varient en fonction de la taille de l'entreprise, les plus grandes devant se conformer à ces nouvelles normes en premier.
Des sanctions sont prévues en cas de non-respect de ces dispositions légales, allant d'amendes administratives à des poursuites judiciaires. Le montant des amendes peut varier en fonction de la gravité de l'infraction.
Par ailleurs, la loi prévoit des règles spécifiques concernant les délais de paiement des factures. En général, le délai légal est de 30 jours après la réception des produits ou la réalisation de la prestation. Des pénalités peuvent être appliquées en cas de retard de paiement.
Il est essentiel de bien comprendre ces règles pour éviter toute infraction et assurer une bonne gestion de vos factures.
Définition de la facture
La facture est un document juridique et comptable émis par un professionnel lors de la vente d'un bien ou d'une prestation de service. Elle sert d'élément de preuve de l'opération commerciale et a une valeur juridique importante. Elle matérialise la transaction financière, sert de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA.
Une facture classique, aussi connue sous le nom de facture papier, est un document physique qui détaille les prestations ou marchandises vendues.
Une facture électronique, quant à elle, est une facture créée, envoyée et conservée sous forme dématérialisée. La facturation électronique est progressivement devenue obligatoire pour les entreprises établies en France.
Il existe également d'autres types de factures, comme la facture proforma ou la facture d'avoir, qui répondent à des besoins spécifiques. Chaque type de facture a ses propres caractéristiques et règles d'usage.
Les différentes types de factures
Facture classique
La facture classique, également appelée facture papier, est un document physique émis par un professionnel à la suite d'une vente de biens ou de prestation de services. Elle est régie par l'article L441-9 du code de commerce qui stipule les mentions obligatoires à inclure :
Le nom et l'adresse des parties
La date de la vente ou de la prestation de services
La quantité et la dénomination précise des produits ou services
Le prix unitaire hors taxe et les réductions éventuellement consenties
Le respect de ces exigences est crucial. Les irrégularités dans la facturation peuvent entraîner des sanctions fiscales. En outre, la facture classique doit être conservée pendant une durée légale spécifique pour des raisons comptables et fiscales.
Facture électronique
La facture électronique, comme son nom l'indique, est une facture qui est créée, envoyée et conservée en format numérique.
L'article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe le calendrier de cette transition vers le numérique.
A partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront tenues de recevoir les factures électroniques.
Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront émettre leurs factures au format électronique en premier.
La loi de finances pour 2023 autorise également l'utilisation du cachet électronique qualifié pour sécuriser les factures électroniques.
Il est important de noter que la facture électronique se distingue des factures "papier" ou du PDF ordinaire par un socle minimum de données sous forme structurée. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme.
La transition vers la facture électronique offre des bénéfices significatifs en termes d'efficacité, de rapidité et de respect de l'environnement.
Facture proforma
La facture proforma est un document commercial sans valeur légale, généralement utilisé comme modèle pour une facture définitive. Elle peut être modifiée à tout moment, offrant ainsi une certaine flexibilité.
Elle est souvent utilisée pour formaliser le prix d'une prestation ou pour l'expédition d'échantillons avant une livraison plus importante. Elle peut également servir à l'acheteur pour demander un crédit auprès d'un établissement bancaire.
Sur le plan international, la facture proforma est utilisée pour évaluer la valeur des produits concernés par la douane avant d'émettre une autorisation. Elle peut également être exigée pour justifier de l'exonération de la TVA.
Malgré son absence de valeur légale, la facture proforma doit respecter certaines règles. Elle doit notamment présenter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture classique, à quelques exceptions près.
Facture d'avoir
La facture d'avoir est un document comptable émis par un vendeur pour rectifier ou annuler une facture précédemment établie. Elle est utilisée en cas d'erreur, de retour de marchandise, de ristourne accordée au client ou pour enregistrer l'acquittement d'une facture.
Cette facture présente un montant négatif correspondant à une réduction du montant dû par le client, voire un remboursement.
Elle est soumise à des règles précises :
Elle doit mentionner explicitement qu'il s'agit d'une facture d'avoir.
Elle doit inclure la référence de la facture initiale à laquelle elle se rapporte.
Le montant à déduire doit être clairement indiqué.
Elle joue un rôle crucial en comptabilité, car elle permet d'ajuster les enregistrements de ventes et d'achats.
La facturation électronique : une obligation ?
Le cadre légal de la facturation électronique
La mise en place de la facturation électronique est régie par plusieurs lois et décrets. L'article 91 de la loi de finances pour 2024 a par exemple fixé un calendrier pour la transition vers ce nouveau format de facturation. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devraient être concernées dès le 1er septembre 2026.
L'Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 encadre également la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA. Elle prévoit également la transmission des données de transaction.
La loi de finances pour 2023 quant à elle, autorise l'utilisation du cachet électronique qualifié pour sécuriser les factures électroniques.
L'obligation de passer à la dématérialisation
La dématérialisation des factures est désormais une obligation pour toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Cette obligation, introduite par l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, s'inscrit dans un calendrier de mise en œuvre progressif établi par la loi de finances rectificative pour 2022.
L'entrée en vigueur de cette obligation se fera en deux temps :
Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2027.
Chaque entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix pour échanger leurs factures électroniques et transmettre leurs données à l’administration. La plateforme doit pouvoir offrir un lisible de la facture si souhaité.
Les avantages de la facturation électronique
La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, tant sur le plan opérationnel que financier.
Efficacité accrue : la dématérialisation des factures simplifie et accélère le processus de facturation. L'automatisation des tâches administratives réduit les erreurs et améliore la précision.
Réduction des coûts : l'émission, l'envoi et le stockage des factures électroniques sont moins coûteux que les factures papier. Cela se traduit par des économies substantielles sur les coûts d'impression, de papier et de stockage physique.
Paiements plus rapides : les délais de réception et de paiement des factures électroniques sont généralement plus courts, ce qui améliore la trésorerie de l'entreprise.
Respect de l'environnement : en supprimant le transport physique et l'acheminement des factures, la facturation électronique permet de réduire les émissions de CO2.
Sécurité et conformité : les factures électroniques sont plus sécurisées grâce à l'utilisation de technologies telles que le cachet électronique qualifié. De plus, elles facilitent la conformité aux réglementations fiscales, comme la TVA.
Les sanctions en cas de non-respect
Le non-respect de l'obligation de facturation électronique expose les entreprises à des sanctions financières. Les amendes peuvent atteindre 15 € par facture non-conforme, avec un maximum de 15 000 € par an. Ces sanctions sont applicables en cas de non-émission, transmission ou réception de factures électroniques.
Par ailleurs, le non-respect des obligations de transmission des données complémentaires peut entraîner des amendes de 250 € par manquement, dans la limite de 15 000 € par an.
Outre les sanctions financières, le non-respect des obligations peut également avoir un impact sur l'activité de l'entreprise, pouvant jusqu'à paralyser son fonctionnement.
Ces sanctions sont prévues par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 et l'article 1737 du Code général des impôts.
Les mentions obligatoires sur une facture
Mention du SIREN ou SIRET
Selon le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, le numéro SIREN ou SIRET de votre entreprise est une mention obligatoire sur les factures. Le SIREN est un identifiant unique à 9 chiffres attribué à chaque unité économique indépendante en France, tandis que le SIRET est un numéro à 14 chiffres qui identifie précisément l'emplacement de l'entreprise. À noter que le SIREN de votre client deviendra une mention obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Il est donc nécessaire de prévoir à l'avance cette nouvelle mention pour se conformer à la réglementation.
Mention de l'adresse de facturation
L'adresse de facturation est l'adresse à laquelle les factures sont envoyées. Elle peut être différente de l'adresse de livraison ou de l'adresse du siège social de l'entreprise. Sur la facture, cette mention est obligatoire si elle est différente de ces deux adresses.
En effet, l'article L.441-9 du code de commerce stipule que la facture doit mentionner les adresses de l'acheteur et du vendeur, ainsi que leur adresse de facturation si elle est différente.
Il est donc crucial de bien vérifier cette information lors de l'émission de la facture. En cas d'erreur ou d'omission, des sanctions peuvent être appliquées par l'administration fiscale.
Mention du numéro de TVA intracommunautaire
Le numéro de TVA intracommunautaire est un identifiant essentiel pour les transactions au sein de l'Union européenne. Pour les factures dont le montant hors taxe est supérieur ou égal à 150 €, le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur doit obligatoirement y figurer. Si le client est un professionnel redevable de la TVA, son numéro de TVA intracommunautaire doit également être mentionné.
Cette mention est doublement importante lors de transactions intracommunautaires exonérées de TVA. Les numéros de TVA du vendeur et de l'acquéreur doivent alors être indiqués, accompagnés de la mention « Exonération de la TVA : article 262 ter I du Code général des impôts ».
Il est crucial de vérifier la validité de ces numéros avant toute transaction pour éviter les erreurs et les fraudes.
Mention du détail des prestations ou ventes réalisées
Le détail des prestations ou ventes réalisées doit être clairement défini sur la facture. Il s'agit d'une mention obligatoire qui permet de comprendre précisément ce qui a été vendu ou le service qui a été fourni. Ce détail doit comprendre :
La désignation précise du produit ou service : il est nécessaire de décrire le bien ou le service de manière claire et précise pour éviter toute ambiguïté.
La quantité de chaque bien ou service vendu : cela inclut le nombre d'unités pour un bien ou la durée d'un service.
Le prix unitaire hors TVA : le prix de chaque unité de produit ou service avant l'ajout de la taxe sur la valeur ajoutée.
Le taux de TVA applicable : il est important de spécifier le taux de TVA qui s'applique à chaque produit ou service facturé.
Le montant total hors TVA : c'est le coût total de tous les produits ou services avant l'ajout de la TVA.
Le montant total de la TVA : c'est le montant total de la taxe sur la valeur ajoutée qui s'applique à la facture.
Assurez-vous que ces informations soient clairement indiquées pour chaque produit ou service vendu. En cas d'omission ou d'erreur, des sanctions peuvent être appliquées par l'administration fiscale.
Règles spécifiques pour la facturation entre professionnels
Dans les transactions entre professionnels, plusieurs règles spécifiques s'appliquent en matière de facturation. L'établissement d'une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés. Chaque facture doit être effectuée en deux exemplaires, l’un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur.
Une transformation majeure est en cours avec la généralisation progressive de la facturation électronique. Les transactions interentreprises restent toutefois encore faiblement dématérialisées, ce qui génère des surcoûts pour les entreprises.
Le délai de paiement est également un point crucial dans la facturation entre professionnels. Il doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV).
Règles spécifiques pour la facturation aux particuliers
Pour les transactions avec les particuliers, la facturation a aussi des spécificités. En général, un particulier n'est pas tenu d'établir une facture, celle-ci étant réservée aux organismes dotés d'une structure juridique. Cependant, dans le cas de prestations de services, le fournisseur doit délivrer une note si le client en fait la demande.
Par ailleurs, des mentions spécifiques doivent être indiquées sur la facture destinée à un particulier, dont le détail des prestations réalisées ou des marchandises vendues. L'existence d'un délai de rétractation et ses modalités d'application, ainsi que les garanties légales applicables à la vente, peuvent également figurer.
Il est à noter que les entreprises établies en France devront progressivement adopter la facture électronique entre 2024 et 2026, ce qui impactera également la facturation aux particuliers.
Délais et modalités de règlement des factures
Délai légal de paiement des factures
Le délai légal de paiement des factures est défini par le Code de commerce et le Code de la commande publique. Généralement, le délai standard est de 30 jours après la réception des produits ou la réalisation de la prestation de service. Cependant, ce délai peut être étendu à 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours à la fin du mois, si cela est convenu entre les parties et expressément stipulé dans le contrat.
Des durées spécifiques sont également établies pour certains produits ou services. Par exemple, pour certaines transactions saisonnières, le délai peut être de 90 jours à partir de la date d'émission de la facture.
Ces délais ne sont pas arbitraires, mais ont été définis pour garantir une circulation fluide de l'argent entre les entreprises et pour éviter les retards de paiement susceptibles de nuire à l'économie.
Pénalités en cas de retard de paiement
Les pénalités en cas de retard de paiement sont encadrées par la loi. Elles ont pour but de dissuader les retards de paiement et de protéger les droits du créancier. En cas de retard, le débiteur s'expose à des pénalités de retard et à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Selon la loi, ces pénalités sont dues de plein droit dès le premier jour de retard après la date de règlement prévue. Le taux de ces pénalités ne peut être inférieur à trois fois le taux de l'intérêt légal, sans plafonnement.
Il est à noter que l'application de ces pénalités est obligatoire lors d'une transaction entre professionnels, à l'exception des transactions avec un client non professionnel.
Voici quelques points importants concernant ces pénalités :
Le taux d'intérêt et les modalités d'application des pénalités doivent être clairement indiqués dans les conditions générales de vente (CGV) et sur les factures.
En plus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire d'un montant minimum de 40 € est due par tout professionnel en situation de retard de paiement.
Les pénalités de retard sont applicables même aux factures périodiques.
Il est strictement interdit de facturer des pénalités de retard à un client non professionnel.
Le vendeur est en droit de réclamer des pénalités de retard dès le premier jour de retard après la date de règlement.
Il est impératif de bien comprendre ces règles pour garantir une bonne gestion financière et éviter des complications légales.
Gestion des litiges liés aux factures
Comment contester une facture ?
Si vous souhaitez contester une facture, la première étape consiste à contacter l'émetteur de la facture pour expliquer les raisons de votre contestation. Si le litige persiste, vous pouvez envoyer une lettre de contestation par courrier recommandé. Cette lettre doit inclure le numéro et la date d'émission de la facture, les raisons de votre contestation et une copie de la facture litigieuse. Il est recommandé de le faire le plus tôt possible après réception de la facture.
Il est aussi possible d'invoquer l’article 1134 du code civil qui stipule que les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites.
Quels sont les recours en cas de non-paiement ?
Face à un non-paiement, plusieurs options s'offrent à vous. D'abord, il est recommandé de tenter une approche à l'amiable : relancer le débiteur, lui envoyer une mise en demeure, ou opter pour la médiation. Si ces tentatives échouent, vous pouvez recourir à la procédure simplifiée de recouvrement pour les créances inférieures à 5 000 €. Cette procédure permet à un commissaire de justice de délivrer un titre exécutoire sans autre formalité. Pour les créances plus importantes, vous pouvez engager une procédure judiciaire. Des solutions judiciaires existent comme l'injonction de payer. Enfin, l'intervention d'un huissier peut être envisagée.
La médiation en cas de litige
La médiation est une méthode de résolution des litiges qui implique un tiers impartial, le médiateur. En cas de désaccord sur une facture, le professionnel et le client peuvent choisir de recourir à la médiation avant d'envisager des actions judiciaires.
C'est une option particulièrement intéressante pour les litiges de consommation. En effet, depuis le 1er janvier 2016, la loi impose aux professionnels de proposer une résolution amiable, par le biais d'un médiateur, avant toute procédure judiciaire.
Le rôle du médiateur est d'aider les deux parties à trouver un accord mutuellement satisfaisant. Il ne prend pas parti et ne peut pas imposer une solution.
Si l'accord est trouvé, il est consigné dans un document qui a valeur de contrat. S'il n'y a pas d'accord, la voie judiciaire reste ouverte.
Les points à retenir :
La médiation est une alternative au règlement judiciaire des litiges.
Elle est gratuite pour le consommateur.
Elle est confidentielle.
Elle est proposée par le professionnel en cas de litige.
Il convient de noter que la médiation n'est pas réservée aux litiges de consommation. Elle peut également être utilisée pour résoudre des litiges entre professionnels.
Conservation et archivage des factures
Durée légale de conservation des factures
La durée légale de conservation des factures varie selon leur nature et les obligations légales en vigueur.
Pour les entreprises : le Code de commerce stipule une durée de conservation de 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptable (Article L123-22). Cette règle s'applique aux factures d'achat, de vente, ainsi qu'aux bons de commande et de livraison.
Pour les particuliers : la période de conservation fiscale est généralement de 6 ans. Les contribuables peuvent numériser leurs factures papier dès réception et les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de cette période.
Concernant les factures électroniques, elles doivent être conservées sous leur format originel pendant 3 ans. Une fois ce délai passé, l'entreprise peut les conserver au format papier si elle le souhaite.
Il est important de noter que le contenu des factures et des éléments constitutifs des contrôles ne doit pas être modifié pendant toute la durée de leur conservation.
Moyens d'archivage des factures
Il existe plusieurs façons d'archiver les factures, en fonction de leur format.
L'archivage papier : Pour les factures papier, la méthode traditionnelle est de les conserver dans des dossiers ou des classeurs. Cela permet un accès rapide et facile, mais nécessite un espace de stockage conséquent.
L'archivage numérique : Les factures électroniques, quant à elles, peuvent être archivées sur des supports numériques, tels que des disques durs ou des serveurs. Les entreprises peuvent aussi opter pour l'archivage dans le cloud, qui offre plus de flexibilité et de sécurité.
L'archivage dématérialisé : Enfin, il existe une troisième option : l'archivage dématérialisé des factures papier. Cette solution consiste à numériser les factures papier pour les conserver sous format électronique.
Il est essentiel de noter que l'archivage doit garantir la lisibilité, l'intégrité du contenu et l'authenticité de l’origine des factures, conformément à l’article 289 du Code Général des impôts.
Il convient également de respecter les obligations de conservation des factures sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.
La législation sur les factures est en constante évolution pour s'adapter aux nouvelles technologies et aux besoins des entreprises.
