Lorsqu'un client tarde à payer, il est essentiel de réagir rapidement pour préserver la trésorerie de votre entreprise. La relance pour facture impayée permet de rappeler poliment à votre client son obligation de règlement tout en maintenant une bonne relation commerciale. Découvrez pourquoi la relance client est indispensable, quand l'envoyer et comment la rédiger efficacement grâce à nos 4 modèles de mails et notre modèle de lettre de relance.
Facture impayée : définition
Une facture impayée est une facture dont le montant dû n'a pas été réglé à l'échéance prévue. Pour être conforme à la réglementation, une facture doit clairement mentionner une date limite de paiement. À défaut de délai convenu entre les parties, le délai de paiement est fixé à 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l'exécution de la prestation.
En l'absence de paiement à cette date, vous pouvez engager des démarches de relance auprès de votre client.
À quoi servent les relances pour facture impayée ?
La relance pour facture impayée est un élément clé du recouvrement d'une créance. Ce procédé à l'amiable a plusieurs objectifs :
Éviter une procédure judiciaire longue et coûteuse. Une relance amiable permet souvent de régler la situation rapidement, sans frais juridiques. Elle évite les complications d'une procédure judiciaire, qui reste un recours de dernier ressort.
Préserver la relation avec votre client. Une relance bien formulée rappelle poliment l'obligation de paiement sans nuire à la relation commerciale. En restant professionnel et courtois, vous minimisez le risque de perdre un client.
Limiter les risques et les frais. En privilégiant la voie amiable, vous augmentez vos chances d'obtenir un paiement sans engager de frais de procédure incertains.
Soigner votre réputation professionnelle. Une relance respectueuse montre votre sérieux. À l'inverse, une action judiciaire prématurée peut nuire à votre image et à votre crédibilité.
Quand faire une relance pour facture impayée ?
Nous vous conseillons d'effectuer une première relance à J+5 de la date d'échéance, une deuxième relance à 10-15 jours de retard, et si besoin une troisième relance à 1 mois de retard.
Le délai de prescription de la facture
Le délai de prescription d'une facture dépend de la nature de la créance :
deux ans pour un client particulier ;
cinq ans pour un client professionnel.
Au-delà de ce délai, vous ne pouvez plus réclamer le paiement par voie judiciaire : d'où l'importance de relancer sans attendre.
Comment faire une relance à son client pour facture impayée ?
Pour relancer efficacement votre client, plusieurs moyens peuvent être utilisés :
L'appel téléphonique peut s'avérer utile pour débloquer une situation ou obtenir des explications rapides.
L'e-mail est le moyen le plus rapide et le plus souple pour une première relance. Il permet de garder une trace écrite tout en restant courtois.
La lettre est idéale pour des relances plus formelles, après plusieurs tentatives infructueuses. L'envoi en recommandé peut être nécessaire avant d'entamer une action en justice.
4 modèles de mail pour relance de facture impayée
Voici quatre modèles à copier et personnaliser, du rappel préventif à la dernière relance ferme.
1. La relance à envoyer quelques jours avant l'échéance
L'oubli sincère et la perte de la facture sont les causes les plus fréquentes des retards de paiement. N'hésitez pas à envoyer un mail de rappel quelques jours (de 3 à 5) avant la date d'échéance pour rafraîchir la mémoire de votre client.
Objet : La facture n°XXX arrive bientôt à échéance Pièce jointe : La facture concernée
Madame, Monsieur,
La facture n°XXX datée du .../.../… et d'un montant de XXX € arrive bientôt à échéance.
Nous vous remercions d'avance de procéder à son règlement d'ici le …/.../…
À toutes fins utiles, vous trouverez la facture concernée en pièce jointe de ce mail.
Si une quelconque difficulté risquait de retarder votre paiement, nous vous invitons à nous en faire part par retour de mail ou à ce numéro : XX.XX.XX.XX.XX.
Cordialement, Signature
2. La première relance d'une facture impayée
L'objectif de la première relance est d'encourager votre client à vous faire part d'éventuelles difficultés qui expliqueraient son retard de paiement.
Objet : Facture n°XXX – 1re relance Pièce jointe : La facture concernée
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement de la facture n°XXX datée du .../.../... et d'un montant de XXX €.
L'échéance de cette facture était fixée au ../.../… ; elle est donc dépassée.
S'il s'agit d'un simple oubli, nous vous remercions de procéder au paiement dans les meilleurs délais. Vous trouverez la facture en pièce jointe.
Cependant, si une quelconque difficulté retarde votre paiement, nous vous invitons à nous contacter par mail ou à ce numéro : XX.XX.XX.XX.XX
Cordialement, Signature
3. La deuxième relance de facture impayée
Si le premier mail n'a pas fonctionné, il est temps de relancer votre client. Cette relance doit rester cordiale, mais faire preuve d'un peu plus de fermeté.
Objet : Facture n°XXX – 2e relance Pièces jointes : La facture concernée et le premier mail de relance envoyé
Madame, Monsieur,
Dans notre mail du .../.../… ci-joint, nous vous avions demandé de procéder au paiement de la facture n°XXX d'un montant de XXX €, émise le .../.../… et arrivée à échéance le …/.../....
Nous sommes au regret de constater que nous n'avons toujours pas reçu le paiement de ladite facture. Nous vous remercions de procéder le plus rapidement possible à son règlement.
Vous trouverez en pièce jointe la facture concernée.
Cordialement, Signature
4. La troisième et dernière relance
Si, malgré les deux premières tentatives, vous êtes toujours sans nouvelle de votre client, il est temps de passer à la dernière relance. Cette fois, le ton doit être ferme et définitif : votre client doit comprendre qu'il s'agit de votre dernier effort pour régler la situation à l'amiable avant de recourir à un service de recouvrement.
Objet : Facture n°XXX – 3e et dernière relance Pièces jointes : La facture concernée ainsi que les 2 mails de relance précédents
Madame, Monsieur,
Par un premier mail daté du .../.../... puis un deuxième daté du .../.../..., nous vous avons demandé de procéder au paiement de la facture n°XXX d'un montant de XXX €, émise le .../.../… et arrivée à échéance le …/.../....
À ce jour, nous n'avons toujours pas reçu le paiement de cette facture. Nous vous prions de procéder immédiatement à son règlement.
À défaut de règlement sous [X] jours, nous nous verrons contraints d'engager une procédure de recouvrement.
Vous trouverez en pièces jointes la facture concernée ainsi que les deux relances déjà adressées.
Cordialement, Signature
Modèle de lettre pour facture impayée
En cas de retard de paiement, il est également possible d'envoyer une relance sous forme de lettre. Celle-ci doit contenir certaines informations :
l'objet de la lettre de relance ;
le numéro et la date de la facture impayée ;
la date d'échéance de la facture ;
le montant à régler ;
les moyens de paiement acceptés.
Bon à savoir : Il est conseillé d'envoyer votre lettre de relance par courrier recommandé avec accusé de réception afin de prouver son envoi en cas de contentieux.
Voici un modèle de lettre à copier et personnaliser :
[Nom de votre entreprise] [Adresse] [Code postal, Ville]
[Nom du client / de l'entreprise] [Adresse] [Code postal, Ville]
À [Ville], le …/.../…
Objet : Relance pour facture impayée n°XXX Lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que la facture n°XXX, d'un montant de XXX €, émise le .../.../… et arrivée à échéance le …/.../…, demeure impayée à ce jour.
Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, par [moyens de paiement acceptés].
Si ce règlement a été effectué entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.
Dans l'attente de votre retour, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Nom, prénom et signature]
Découvrez ci-dessous un modèle de lettre à envoyer à votre client pour une facture impayée.
Comment savoir si mon client a bien reçu ma relance ?
Vous pouvez lui demander de confirmer la bonne réception du mail par téléphone ou par retour de mail.
Vous pouvez aussi activer la notification de réception depuis votre messagerie. La plupart d'entre elles (Gmail, Outlook) proposent ce type de fonction, qui vous permet de savoir lorsque votre client a ouvert votre e-mail.
Comment gérer un client qui ne répond pas à mes relances ?
Si votre client ne répond pas, plusieurs méthodes s'offrent à vous :
Relancez régulièrement : espacez vos relances dans le temps et adaptez le ton pour éviter d'agacer le client.
Changez de canal : si l'e-mail reste sans réponse, essayez le téléphone ou un autre moyen de contact.
Restez poli et professionnel : l'agressivité pourrait nuire à la relation.
Fixez une date limite : précisez clairement un délai de réponse pour encourager une réaction rapide.
Décidez de la suite : suspension temporaire de la relation, dernière mise au point, ou passage au recouvrement si nécessaire.
Puis-je facturer des intérêts de retard si un client ne paie pas à temps ?
Oui. Les intérêts de retard compensent le préjudice subi du fait du retard de paiement. Entre professionnels, ils sont dus de plein droit, sans qu'un rappel soit nécessaire. [À VALIDER JURIDIQUEMENT]
Taux applicable : vous pouvez fixer le taux des pénalités dans vos conditions générales de vente ou sur la facture. À défaut, le taux applicable entre professionnels correspond au taux directeur de la BCE (opérations de refinancement) majoré de 10 points.
Indemnité forfaitaire de recouvrement : en plus des pénalités, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due pour toute facture payée en retard entre professionnels.
Attention :
La facturation des intérêts de retard peut affecter la relation commerciale. Communiquez clairement vos modalités de paiement et leurs conséquences en amont (devis, CGV, facture).
Comment automatiser ses relances pour facture impayée ?
En adoptant la relance automatique de vos factures clients, vous réduisez considérablement vos délais de paiement. Les bénéfices sont concrets :
amélioration de la trésorerie en limitant les retards et les risques d'impayés ;
gain de temps chaque semaine, à consacrer à des sujets plus stratégiques.
Avec Pennylane : Vous pouvez créer directement une série d'e-mails de relance programmés à partir d'une date précise (par exemple : 2 jours avant l'échéance, puis 5 jours après l'échéance…), et suivre l'état de paiement de chaque facture en temps réel.
👉 Découvrir la relance automatique sur Pennylane (à pointer vers la page produit facturation/relance)
Puis-je engager une procédure de recouvrement si un client ne paie pas ?
Si, après de nombreuses relances, votre client n'a toujours pas réglé sa facture, vous pouvez envisager une procédure de recouvrement de créances. Elle se déroule en plusieurs étapes :
La mise en demeure. Envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception, elle précise le montant de la créance, les modalités de paiement et les conséquences en cas de non-paiement.
Le recours à un commissaire de justice. Si la mise en demeure n'aboutit pas, vous pouvez faire appel à un commissaire de justice (profession qui a remplacé les huissiers de justice depuis le 1er juillet 2022). Il peut engager des actions pour recouvrer la créance.
La procédure judiciaire. En dernier ressort, plusieurs voies existent :
Injonction de payer : dépôt d'un dossier au tribunal pour obtenir une décision obligeant le débiteur à payer.
Référé-provision : saisine du juge pour obtenir le paiement d'une avance ; les deux parties sont convoquées à une audience.
Assignation en paiement : procédure classique, plus longue et plus onéreuse.
À noter :
Le recouvrement judiciaire peut dégrader durablement la relation commerciale. Assurez-vous d'avoir épuisé les options amiables avant de l'engager.
Sources
Service-public.fr — Retard de paiement entre professionnels :
Service-public.fr — Intérêts de retard :
