Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document comptable et commercial obligatoire émis par un professionnel à son client, dans le cadre de la vente d’un bien ou d’une prestation de services. Elle détaille les biens livrés ou les services réalisés, leurs prix, les modalités de paiement, ainsi que les informations des deux parties.
Une facture doit être émise en deux exemplaires, une pour le client et l’autre pour l’émetteur.
En France, la facture a plusieurs valeurs :
Commerciale : elle atteste de la vente ou de la prestation ;
Comptable : elle sert de support pour l’enregistrement des écritures comptables et d’établir les comptes annuels ;
Fiscale : elle est indispensable pour la déclaration de la TVA.
Les différents types de factures
Selon l’avancement de la vente ou la nature de la relation commerciale, différents types de factures peuvent être utilisés. Voici les principaux formats à connaître pour facturer correctement, au bon moment.
La facture classique
La facture classique est le format le plus couramment utilisé par les entreprises. Il s’agit en réalité d’une facture de vente ou de prestation de services. Elle engage le client à payer le montant indiqué dans les délais définis après la vente d’un produit ou d’un service réalisé.
La facture proforma
La facture proforma est un document provisoire qui permet au client de connaître le prix d'un produit ou d’un service et les conditions générales de vente. Elle est comparable au devis et n’a aucune valeur comptable ou juridique.
La facture d’avoir
La facture d’avoir est une facture de rectification émise pour corriger une erreur de facturation, effectuer un remboursement ou annuler une facture précédente. Elle est par exemple utilisée lors d’un retour de marchandise, d’une erreur de prix, d’un rabais, d’une annulation de commande, etc. Elle a la particularité de comporter un montant négatif.
La facture d’acompte
La facture d’acompte atteste du paiement partiel d’une prestation de services ou d’une commande avant sa réalisation complète. Elle est souvent utilisée lors de prestations longues, de créations sur-mesure ou de commandes importantes.
À noter La facture doit clairement mentionner qu’il s’agit d’un acompte et ce dernier devra être mentionné sur la facture finale.
La facture de situation
Également appelée facture intermédiaire ou d’avancement, la facture de situation est principalement utilisée dans le secteur du BTP ou de l’artisanat. Cela permet d’étaler les paiements selon l’avancement d’un chantier ou d’un projet à long terme.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Une facture doit comporter un ensemble de mentions obligatoires définies par le Code du commerce et le Code général des impôts.
Voici la liste complète des mentions obligatoires sur une facture émise en France :
Les informations sur l’émetteur de la facture :
Le nom ou la raison sociale de l’entreprise ;
L’adresse du siège social ;
Le numéro SIREN / SIRET ;
Le numéro RCS (ou RM pour les artisans), avec mention de la ville d’immatriculation ;
Le statut juridique (SARL, SAS, EI, etc.) ;
Le numéro de TVA intracommunautaire, si applicable.
Les informations sur le client :
Le nom ou la dénomination sociale ;
L’adresse ;
Le numéro SIREN (pour un client professionnel) ;
Le numéro de TVA intracommunautaire, si le client est professionnel établi dans l’UE (sauf pour les factures inférieures ou égales à 150€).
Les détails de la facture :
La mention « facture » ;
Le numéro de la facture ;
La date d’émission ;
La date de la vente ou de la prestation de services (si différente de la date d’émission) ;
Le numéro de bon de commande si un tel bon a été signé en amont ;
La description précise des biens ou services fournis : nature, quantité, prix unitaire ;
Le prix unitaire HT (hors taxes) ;
Les réductions éventuelles (remises, rabais, etc.) ;
Le taux de TVA appliqué pour chaque produit ou service ;
Le montant total TTC (toutes taxes comprises).
Les informations de règlement :
La date d’échéance du paiement ;
Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
Les pénalités appliquées en cas de retard de paiement.
Pour aller plus loin
Consultez notre fiche pratique dédiée aux textes de loi applicables sur les factures.
Quelle forme doit prendre une facture ?
À l’heure actuelle, il est possible d’émettre une facture :
Au format papier
Au format numérique (un fichier PDF envoyé par e-mail, par exemple)
Attention !
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises françaises assujetties à la TVA seront dans l’obligation de transmettre et de recevoir leurs factures sous format électronique via des plateformes de dématérialisation partenaires, comme Pennylane.
Cette évolution va se faire de manière progressive à compter de septembre 2026 en fonction de la taille de l’entreprise.
Modèle de facture
Retrouvez ci-dessous un modèle de facture.
Les outils pour créer facilement ses factures
Plusieurs solutions, gratuites ou payantes, permettent de générer des factures conformes, rapidement et sans risque d’erreur.
Les logiciels de facturation en ligne
De plus en plus de professionnels se tournent vers des logiciels de facturation en ligne. Ils permettent en effet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de suivre facilement ses paiements.
L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne présente de nombreux avantages comme la génération automatique de factures numérotées et conformes, la gestion de la TVA ou encore la sauvegarde des informations clients et des produits/prestations.
Ces outils peuvent être gratuits, mais les fonctionnalités sont beaucoup plus limitées que sur des plateformes proposant des abonnements mensuels ou annuels.
Bon à savoir À partir de septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Opter dès maintenant pour un logiciel compatible peut être un vrai gain de temps.
Découvrez comment gérer la comptabilité de vos factures grâce à Pennylane et centraliser votre gestion financière.
Les modèles de facture sur Excel ou Word
Pour les petites structures ou les débuts d’activité, il est possible d’utiliser un modèle de facture préformaté sur Word ou Excel. Cela a l’avantage d’être simple à utiliser, à personnaliser et ne nécessite pas d’abonnement.
Cependant, cette option nécessite rigueur et mises à jour régulières (TVA, mentions légales, etc.). Aussi, elle n’est pas adaptée pour un volume important de factures.
Combien de temps conserver ses factures de vente ?
La durée légale de conservation des factures de vente est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable durant lequel elles ont été émises.
À quel moment la facture doit-elle être délivrée ?
Dans le cadre de la vente d’un bien (produits, marchandises, matériel…), la facture doit être délivrée au moment du paiement, si la vente est conclue immédiatement ou à l’expédition, si la livraison se fait à distance.
La facture d’une prestation de services est généralement remise à l’achèvement de la prestation, c’est-à-dire une fois le service rendu ; ou à chaque étape, dans le cas d’une facturation en plusieurs temps (factures d’acompte ou de situation).
Comment numéroter ses factures correctement ?
La numérotation des factures fait partie des obligations légales en matière de facturation en France. Elle permet de garantir la traçabilité des documents et d’assurer une comptabilité claire, transparente et conforme aux règles fiscales.
Chaque facture doit avoir un numéro unique, même en cas de duplicata ou d’envoi électronique. La numérotation des factures doit être chronologique, continue et sans rupture. Cela signifie qu’aucune facture ne peut être supprimée ou modifiée une fois émise.
Voici quelques exemples de numérotation autorisée :
La suite séquentielle : 01, 02, 03,… ;
L’année suivie d’une suite séquentielle : 2025-01, 2025-02, 2025-03,… ;
L’année suivie du mois puis d’une suite séquentielle : 2025-04-01, 2025-04-02, 2025-04-03,…
L’ajout d’un préfixe : F2025040001, F2025040002, F2025040003,…
Bon à savoir En cas de contrôle, l’administration fiscale vérifiera que les factures suivent une séquence logique sans interruption. Toute irrégularité peut entraîner des sanctions.
Sources :
