Qu’est-ce qu’une facture de situation ?
La facture de situation est une facture intermédiaire émise pendant un chantier, à mesure que les travaux avancent. Elle correspond au pourcentage d’avancement ou à la valeur des travaux réalisés à une date donnée. Ces factures sont cumulatives : chaque facture de situation reprend le montant total du devis, le cumul des montants déjà facturés et la part à facturer pour la période concernée.
Quand utiliser une facture de situation ?
La facture de situation s’utilise dans tous les contrats à exécution progressive, notamment :
dans le BTP (construction, rénovation, génie civil, voirie),
dans les marchés publics,
et parfois dans les prestations de services longues (ingénierie, études techniques, maintenance).
Vous pouvez émettre une facture de situation :
chaque mois, selon l’état d’avancement validé par le maître d’ouvrage ou le client,
ou à la fin d’un lot de travaux, si le contrat est découpé par étapes.
À quoi servent les factures de situation ?
Les factures de situation jouent un rôle essentiel dans la gestion d’un chantier ou d’une prestation longue. Elles permettent d’abord d’assurer une trésorerie régulière, plutôt que d’attendre la fin des travaux pour être payé. L’entreprise facture progressivement, ce qui facilite le paiement des salaires, des matériaux et des sous-traitants.
Elles constituent également un véritable outil de pilotage du projet, car chaque situation reflète l’état d’avancement réel et met en lumière la progression financière et technique du marché. Elles renforcent la transparence envers le maître d’ouvrage ou le client : le cumul facturé, le montant réalisé et le solde restant apparaissent clairement, ce qui limite les risques de litiges.
L’émission des factures de situation est souvent accompagnée d’un procès-verbal de situation ou d’un état d’avancement validé. C’est une sécurité contractuelle pour les deux parties, qui offre une traçabilité précise en cas de contrôle ou de contestation.
Comment calculer une facture de situation ?
Il existe deux méthodes principales pour établir une facture de situation :
par pourcentage d’avancement ;
par lots ou marchés partiels.
Méthode 1 : par pourcentage d’avancement
Chaque mois, on évalue le pourcentage de réalisation du chantier par rapport au total prévu. Chaque pourcentage d’avancement est généralement validé avec le maître d’œuvre ou le client avant émission. C’est la méthode la plus utilisée dans le BTP.
Formule : Montant HT de la facture = (Montant total du marché × Pourcentage d’avancement) – Cumul des factures précédentes
Exemple :
Marché total : 100 000 € HT
Travaux réalisés à 50 % : 50 000 € HT
Factures précédentes (facture de situation n°1) : 20 000 € HT
Facture de situation n°2 = 30 000 € HT
Valeur des travaux restants : 50 000 € HT
Méthode 2 : par lots ou marchés partiels
Dans le cas de chantiers complexes, le devis est souvent découpé en lots (gros œuvre, plomberie, électricité, etc.). Chaque lot donne lieu à une facture spécifique une fois terminé ou validé.
Exemple :
Lot 1 (terrassement) : 15 000 €
Lot 2 (maçonnerie) : 25 000 €
Lorsque le lot 1 est terminé, vous émettez une facture de situation correspondante, même si le chantier global continue.
Les bonnes pratiques pour calculer une facture de situation
Pour sécuriser l’émission d’une facture de situation et éviter les contestations, il est indispensable de travailler avec un état d’avancement validé par le client ou le maître d’œuvre, idéalement par écrit (courriel, signature sur un PV de chantier…). À chaque étape, conservez systématiquement les justificatifs de progression tels que photos datées, rapports techniques ou procès-verbaux de réception partielle. Ces éléments serviront de preuve en cas de désaccord sur le niveau d’avancement facturé.
Assurez-vous également que votre calcul respecte strictement les modalités prévues dans le devis ou le contrat, notamment les jalons et pourcentages établis.
Prenez le temps de vérifier le cumul des situations précédentes avant d’émettre la nouvelle facture, afin d’éviter les erreurs d’imputation ou les écarts qui se répercuteraient en fin de chantier.
Facture de situation vs facture d’acompte : quelle différence ?
Ces deux types de factures permettent un paiement partiel, mais leur logique diffère. Voici un tableau pour mieux comprendres les différences entre facture de situation et facture d’acompte :
Critère | Facture d’acompte | Facture de situation |
Moment d’émission | Avant le début du chantier ou à son démarrage | Pendant l’exécution du chantier |
Base de calcul | Montant fixe convenu à l’avance | Montant correspondant à l’avancement réel |
Nature du paiement | Paiement anticipé | Paiement progressif |
Domaine d’usage | Tous secteurs | BTP, marchés publics |
Autrement dit, l’acompte finance le démarrage du projet, tandis que la facture de situation suit son avancement réel.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture de situation ?
Pour faire une facture de situation conforme, il faut prévoir toutes les mentions légales d’une facture classique :
Date d’émission et numéro unique de facture ;
Identité du client et de l’entreprise ;
Numéro SIRET, TVA, adresse, mention d’exonération éventuelle ;
Description des prestations facturées ;
Montant HT, TVA applicable, montant TTC ;
Conditions et délais de paiement.
Des mentions spécifiques à la situation doivent également être présentes :
Numéro de la situation (ex. « Situation n°3 sur 6 ») ;
Montant total du marché HT ;
Cumul des situations précédentes ;
Montant des travaux réalisés à ce jour ;
Montant restant à facturer ;
Référence au marché ou devis initial.
Comment faire une facture de situation sur Pennylane ?
La création d’une facture d’avancement est simple dans Pennylane :
Accédez à votre client dans le module Facturation.
Cliquez sur “Créer une facture” puis choisissez “Facture intermédiaire ou de situation”.
Indiquez le pourcentage d’avancement ou le montant à facturer.
Pennylane calcule automatiquement le cumul des factures précédentes et le solde restant.
Vous pouvez ensuite envoyer la facture directement depuis la plateforme.
Découvrez le tutoriel complet : Créer et modifier des factures d’acompte, intermédiaires ou de solde
Faut‑il émettre une facture de clôture (ou facture de solde) ?
Oui, une fois les travaux terminés, il faut clôturer la série de situations avec une facture de solde, qui :
récapitule le total du marché,
déduit l’ensemble des factures intermédiaires,
et indique le solde restant dû.
Cette facture marque la réception finale des travaux et la fin du contrat avec le client. La facture de clôture est indispensable pour solder la comptabilité du chantier.
Checklist “sans oubli” pour votre facture de situation
Avant d’envoyer votre facture de situation, vérifiez :
Le pourcentage d’avancement validé ;
Le cumul exact des situations précédentes ;
Les mentions légales et la numérotation ;
L’accord du client ou maître d’œuvre ;
L’alignement avec le contrat ;
Les justificatifs joints (photos, PV, rapports).
Bon à savoir :
Pennylane vous aide à gérer efficacement la gestion de la facturation de vos clients en vous permettant de dupliquer vos factures précédentes. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs de cumul.
FAQ - Facture de situation
Quand émettre une facture de situation et à quel rythme ?
Le rythme d’émission des factures de situation est généralement défini dès la signature du contrat ou du marché, afin d’assurer une visibilité claire pour les deux parties. Dans le BTP, la pratique la plus courante consiste à facturer tous les mois, à la suite du point d’avancement chantier et de la validation du maître d’ouvrage ou du maître d’œuvre. Ce rythme mensuel permet de lisser la facturation sur toute la durée du projet et de sécuriser la trésorerie de l’entreprise.
Certains chantiers se prêtent davantage à une facturation par jalons ou étapes terminées, particulièrement lorsqu’ils sont structurés en phases distinctes (ex. : terrassement, gros œuvre, second œuvre, finitions). Dans ce cas, chaque facture correspond à la clôture d’une phase, ce qui facilite le suivi administratif et technique.
Pour les prestations intellectuelles ou les missions techniques, il est aussi possible de prévoir un rythme trimestriel ou à la livraison d’un livrable spécifique (étude, plan, diagnostic…). L’essentiel est de définir un calendrier de facturation cohérent avec le planning opérationnel, transparent pour le client et compatible avec vos besoins de trésorerie.
Comment numéroter une série de situations sur un même chantier ?
Pour numéroter correctement une série de factures de situation sur un même chantier, il est recommandé d’utiliser une numérotation chronologique continue, tout en rattachant clairement chaque document au projet concerné. Une pratique courante consiste à associer un préfixe identifiant la facture de situation (par exemple « FS »), l’année d’émission, puis un numéro séquentiel : FS-2025-001, FS-2025-002, FS-2025-003, etc. Vous pouvez également intégrer le numéro du chantier ou du devis afin de simplifier la traçabilité si vous gérez plusieurs projets en parallèle. L’important est de maintenir une cohérence dans la nomenclature pour faciliter les vérifications comptables.
Peut‑on mixer acompte initial et factures de situation ?
Oui, il est tout à fait possible de combiner un acompte initial avec des factures de situation. C’est même une pratique courante dans le BTP et les projets de longue durée. L’acompte initial permet de financer le démarrage du chantier (achat des premiers matériaux, mobilisation des équipes, installation de chantier), tandis que les factures de situation prennent ensuite le relais pour suivre l’avancement réel des travaux.
Il suffit de s’assurer que l’acompte est bien intégré au cumul global facturé : chaque nouvelle situation doit mentionner clairement :
le montant total du marché,
le cumul des factures antérieures (acompte inclus)
et le solde restant dû.
Ce fonctionnement garantit une transparence parfaite pour le client et évite tout risque de double facturation ou d’écart en fin de chantier.
Quelles pièces conserver (preuves d’avancement, validations) ?
Pour sécuriser vos factures de situation et vous protéger en cas de contestation, il est essentiel de conserver l’ensemble des preuves d’avancement du chantier. Cela inclut notamment :
les procès-verbaux de situation signés,
les attestations ou échanges écrits de validation envoyés par le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre,
des photos datées ou rapports de chantier prouvant la réalisation des travaux.
Il est également recommandé de garder une copie du contrat de travaux et des devis acceptés. Ces documents servent de référence pour contrôler les montants facturés et les jalons prévus. Regrouper ces pièces dans un dossier dédié, idéalement en version numérique, permet d’assurer une traçabilité complète et d’apporter des éléments solides en cas de litige, d’audit ou de demande d’explication du client.
