Facture d'acompte : exemple, comptabilisation et obligation

Qu’est-ce qu’une facture d'acompte ?

La facture d’acompte est un document émis par un prestataire ou un vendeur pour formaliser officiellement la réception d’un acompte de la part de son client avant la livraison ou l’exécution complète de la prestation. Elle sert à formaliser la demande ou la réception d’un paiement anticipé et assure la traçabilité comptable du versement d’acompte.

Dans quel cas faire une facture d’acompte ?

La facture d'acompte devient nécessaire dès lors qu'un acompte, soit un versement partiel du montant total, est demandé par le fournisseur ou le prestataire de services avant la réalisation de la prestation ou la livraison du bien. Ce document est obligatoire selon l'article 289 du Code général des impôts.

Elle est généralement émise dans le cadre de transactions commerciales importantes, où le client paie une avance de trésorerie pour sécuriser sa commande ou son contrat de service.

Cependant, il est important de noter que la TVA est exigible dès le versement de l'acompte. Ainsi, la facture d'acompte doit inclure le montant de la TVA applicable, sauf si l'entreprise bénéficie d'une exonération.

La facture d'acompte peut aussi être utilisée comme un moyen de gestion des risques d'impayés, permettant au fournisseur de garantir une partie du paiement avant de commencer la prestation de service ou la livraison de biens.

Comment faire une facture d’acompte ?

Les mentions à inclure dans une facture d’acompte

Pour une facture d'acompte conforme, il est nécessaire d'inclure :

• La dénomination sociale, c’est-à-dire le nom de votre entreprise ;

• Le numéro SIREN (l'identifiant unique de votre entreprise) ;

• L'adresse de l'entreprise ;

• Les coordonnées du client (nom et adresse) ;

• Le numéro de facture (chaque facture doit avoir un numéro unique) ;

• La mention "facture d'acompte"

• Le montant de l'acompte, il peut être indiqué en pourcentage ou en valeur absolue.

• Le montant de TVA associé à la prestation ;

• La référence au devis initial si un devis a été établi avant la facturation.

Chaque facture d'acompte doit être traitée avec le même soin qu'une facture classique. Assurez-vous que toutes ces informations sont correctement renseignées.

Exemple de facture d'acompte

Pour illustrer concrètement les éléments mentionnés précédemment, voici un exemple de facture d'acompte.

Comment comptabiliser une facture d'acompte ?

La comptabilisation est le processus par lequel les transactions financières d'une entreprise sont enregistrées dans ses livres comptables. Pour une facture d'acompte, la comptabilisation ne se fait pas lors de l'émission de la facture elle-même mais au moment du règlement, c'est-à-dire lors de la réception de l'acompte.

Ce processus implique généralement plusieurs étapes clés, dont l'enregistrement du paiement de l'acompte, la comptabilisation de la facture d'achat finale, et le transfert de l'acompte vers le compte fournisseur approprié. 

Dans quel compte comptabiliser une facture d’acompte ?

Dès que le paiement de l'acompte est reçu, il doit être enregistré en comptabilité. Le compte de trésorerie (compte 512) est débité pour le montant de l'acompte reçu. En contrepartie, le

"Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes" est crédité. Lors de l'émission de la facture finale, l'acompte précédemment enregistré est viré vers le compte fournisseur approprié.

Notez que la facture d'acompte n'affecte pas le résultat de l'entreprise. Elle n'est pas comptabilisée comme une charge ou un produit, mais simplement comme un mouvement de trésorerie. C'est la facture finale qui aura un impact sur le résultat.

Il est également essentiel d'ajouter la TVA correspondante si applicable.

Comment gérer la TVA sur facture d’acompte ?

Pour calculer la TVA sur une prestation de service, plusieurs éléments doivent être pris en compte. Tout d'abord, le taux de TVA. En France, le taux normal est de 20 %, mais des taux réduits de 10 % et 5,5 % peuvent s'appliquer selon la nature de la prestation.

Ensuite, la TVA est généralement due dès l'encaissement des acomptes. Mais, pour les prestations de service qui s'étalent sur plus d'un an sans échelonner les paiements, la TVA est redevable en fin d'année civile.

Pour calculer la TVA sur un acompte, il faut indiquer sur la facture le pourcentage que représente l'acompte puis ajouter le taux de TVA correspondant.

Par exemple, pour une prestation de 1000 € HT avec un acompte de 300 € HT :

• Si le taux de TVA est de 20%, l'acompte sera de 300€ HT + 60€ de TVA.

• Si le taux de TVA est de 10%, l'acompte sera de 300€ HT + 30€ de TVA.

Il est essentiel de mentionner ces détails sur la facture d'acompte pour une transparence totale avec le client.

Comment Pennylane permet de mieux gérer les factures d'acompte

Avec Pennylane, la gestion des factures d'acompte est simplifiée et automatisée. Vous pouvez facilement créer et saisir des factures d'acompte, que ce soit directement sur la plateforme ou en important depuis un autre logiciel de facturation.

Saisie des factures d'acompte

Dans le menu de saisie, vous pouvez cliquer sur 'Factures fournisseurs' ou 'Factures clients' selon votre cas. Vous pouvez ensuite remplir les informations requises pour la facture d'acompte comme le numéro de facture, le fournisseur ou le client, le compte de contrepartie, la date d’émission et le montant.

Création de factures intermédiaires

Pennylane permet également de gérer les factures de situations via la fonctionnalité de factures intermédiaires. Cette option peut être utilisée depuis le module de création de devis.

En somme, la facture d'acompte est un instrument financier clé pour toute entreprise. Elle permet à la fois de sécuriser le processus de transaction et de gérer les risques d'impayés. Toutefois, son établissement et sa comptabilisation requièrent une compréhension approfondie des règles fiscales et comptables. Des outils numériques comme Pennylane peuvent faciliter ces tâches et optimiser la gestion des factures d'acompte.

FAQ - La facture d'acompte

La facture d’acompte est-elle obligatoire ?

En France, la facture d’acompte n’est pas systématiquement obligatoire, mais elle devient obligatoire dès lors qu’un acompte est versé. Cette obligation est issue de l’article 289 du Code général des impôts (CGI) : tout paiement doit faire l’objet d’une facture, même s’il s’agit d’un acompte. La mention “facture d’acompte” est alors obligatoire.

Si aucun acompte n’est perçu, il n’y a pas lieu d’émettre une facture d’acompte.

Pendant combien de temps conserver les factures d'acompte ?

Il est exigé par la loi de conserver toutes vos factures d'acompte pendant une période minimale de 10 ans. Ces documents peuvent être stockés en format papier ou électronique. Dans le cas de l'archivage électronique, il est recommandé d'utiliser un système de gestion documentaire sécurisé pour garantir la protection et l'accessibilité de vos factures.