Qu'est-ce qu'une preuve de virement ?
Une preuve de virement est un document qui justifie la réalisation d’un virement entre l’organisme financier du débiteur et celui de son créancier. L’émission de ce document n’est pas obligatoire et peut être demandée par l’ordonnateur du virement à sa banque.
En tant que créancier, vous pouvez également demander une preuve de virement à votre débiteur afin de vous assurer que le transfert d’argent a bien été effectué.
Un justificatif de virement comporte plusieurs informations essentielles :
L’identité de l’émetteur (nom, coordonnées bancaires)
L’identité du bénéficiaire (nom, IBAN) ;
Le montant du virement ;
La date et l’heure d’exécution ;
Le numéro de référence de l’opération ;
Le libellé ou le motif du virement (si l’émetteur a rempli le champ) ;
Le nom de la banque émettrice ;
Attention à ne pas confondre preuve de virement et ordre de virement
L’ordre de virement informe de l’opération à venir. Puisque le virement n’est pas encore réalisé, ce document ne constitue pas une preuve comptable. Et pour cause, un ordre de virement peut être annulé par l’émetteur ou sa banque. En effet, les banques sont tenues de contrôler les virements émis en vérifiant auprès de leurs clients l’identité du créancier et s’assurer que les coordonnées bancaires transmises ne sont pas frauduleuses.
Les différents types de preuves de virement
La preuve de virement peut se présenter sous différentes formes de justificatifs.
Le mail ou SMS de confirmation de la banque
Il s’agit d’une option que vous pouvez cocher au moment d’effectuer votre virement. Vous pouvez ensuite entrer l’adresse mail du bénéficiaire afin que votre organisme financier lui envoie un mail de confirmation (ou un SMS selon les banques), l’informant que vous avez réalisé un virement en sa faveur.
Chez Pennylane, l’option “notifier le bénéficiaire” est accessible pour les virements ponctuels et récurrents.
Le justificatif téléchargeable au format PDF
Lorsque vous faites un virement, votre banque crée automatiquement un document PDF attestant le transfert d’argent. Cette option n’est pas appliquée dans tous les organismes financiers.
L'avis d'opéré ou attestation bancaire
Vos comptes sont hébergés dans une agence physique et vous y réalisez toutes vos transactions bancaires ? Dans ce cas, le guichet émettra un avis d’opéré ou avis d’exécution attestant la réalisation du virement par l’agence.
Cette solution demande de se déplacer, mais elle est irréfutable en cas de litige.
Le relevé bancaire comme preuve
Si vous êtes patient, vous pouvez attendre de recevoir votre relevé bancaire. Selon les paramètres enregistrés sur votre application mobile ou votre espace client, vous recevez ce relevé une fois par mois à une fois par semaine.
Ce document est également incontestable puisqu’il ne regroupe que les opérations bancaires effectivement réalisées.
La capture d'écran : avantages et limites
En dernier recours, vous pouvez faire une capture d’écran au moment de la validation de votre virement. Lors de la phase finale de la procédure, votre banque confirme à l’écran que la demande de virement a été prise en compte.
Attention : La plupart des applications mobiles de comptes en ligne ne permettent pas de faire des captures d’écran, dans un souci de confidentialité des données. De plus, cette preuve n’en est pas vraiment une, car, comme l’ordre de virement, elle ne confirme que la demande et non la réalisation effective du transfert d’argent.
Comment obtenir une preuve de virement ?
Il existe presque autant de moyens d’obtenir une preuve de virement que de types de justificatifs.
La solution la plus rapide se trouve sur l’application mobile ou l’espace client de votre banque, dès le virement effectué.
Si vous avez opté pour un virement instantané, vous n’avez pas à attendre plusieurs jours que le montant du débit apparaisse sur votre compte. Ce dernier est automatiquement débité et le compte de votre client est crédité en parallèle. Dans ce cas précis, la preuve de virement est quasiment inutile puisque le transfert est immédiat. Une fois validé, il n’est plus possible d’annuler un virement instantané. Il convient donc de bien vérifier les coordonnées bancaires du bénéficiaire avant la validation.
La plupart des banques envoient un mail automatique à leurs clients dès lors que la demande de virement est prise en compte. Cela ne constitue pas une preuve de virement recevable, mais c’est une indication de la bonne foi du débiteur.
Pour les plus patients, il est possible de se rendre en agence bancaire pour obtenir un avis d’exécution.
Comment vérifier l'authenticité d'une preuve de virement ?
Ne vous fiez pas à n’importe quel document reçu. Pour contrôler l’authenticité d’une preuve de virement, cherchez les éléments de sécurité tels que les QR codes, les filigranes de la banque.
Deuxièmement, il est important de vérifier les coordonnées bancaires de l’émetteur de la preuve ainsi que les vôtres. N’hésitez pas comparer les informations sur l’identité du débiteur avec celles des annuaires d’entreprises.
Bon à savoir : Vous avez un doute sur l’authenticité de la preuve de virement ? Contactez la banque émettrice afin de contrôler les informations et de vous assurer du statut du virement. L’organisme financier pourra vous demander de lui transmettre le justificatif avant de vous donner les informations demandées.
Comment savoir si un virement a été reçu ?
La meilleure preuve de virement est la ligne de crédit sur votre relevé de compte. Pour savoir si un virement émis a été enregistré sur votre compte, consultez vos relevés. Les applications mobiles permettent de le faire en temps réel.
Les délais de virement varient de 24 à 72 h selon les banques et les jours ouvrables. Les banques ne valident jamais de virement standard les week-ends et jours fériés, hormis les virements instantanés.
Un virement interne (d’un de vos comptes à l’autre) est en général immédiat.
Les virements SEPA se font entre 24 et 72 h.
Les virements internationaux peuvent durer jusqu’à une semaine.
La notification de réception : est-elle fiable ?
La notification de réception ne constitue pas une preuve en soi. Il s’agit d’une information qui ne remplace pas la vérification de vos comptes par vos soins.
Quoi qu’il en soit, si le montant du virement normalement effectué n’apparaît pas sur votre relevé dans les délais standards, contactez votre banque afin qu’elle procède à des vérifications.
Un virement qui tard à arriver peut être le fait d’une vérification approfondie de la part de votre organisme financier (provenance des fonds, identité de l’émetteur).
Bon à savoir :
Pour limiter au maximum les risques d’erreurs, Pennylane vous envoie un SMS de confirmation avant de valider définitivement la demande de virement. Une fois que vous avez cliqué sur le lien du SMS de confirmation, la demande est validée. La trace de l’opération est ensuite visible dans le module “Transactions” une fois votre compte débité.
Vous attendez un virement depuis plus d’une semaine ? Votre débiteur a peut-être tout simplement omis d’effectuer l’opération. Vous pouvez tout à fait procéder à une relance de facture pour retard de paiement.
Pourquoi demander une preuve de virement ?
Résoudre les litiges liés aux paiements : La preuve de virement permet de vérifier qu’un paiement a bien été émis et de clarifier les malentendus entre émetteur et bénéficiaire. Le justificatif de virement reprend les coordonnées bancaires du bénéficiaire, ce qui permet d’identifier d’éventuelles erreurs de saisie et de l’annuler, le cas échéant.
Assurer une comptabilité précise et transparente : Cette preuve facilite le rapprochement bancaire et aide à la gestion de trésorerie.
Établir la confiance dans les relations commerciales : L’attestation de virement est une preuve de bonne foi et permet de rassurer un fournisseur, un prestataire ou un partenaire. C’est également un moyen d’anticiper les délais de réception en apportant une preuve de l’envoi.
Preuve légale en cas de contestation : Puisqu’elle sert à prouver l’exécution d’un paiement, l’attestation de virement est un document utile en cas de litige, devant un tribunal ou en médiation. À ce titre, elle peut être demandée par un avocat, votre expert-comptable ou un huissier.
