Suivre votre trésorerie : méthodes et outils pratiques

Comprendre le suivi de trésorerie

Le suivi de trésorerie est un exercice qui consiste à surveiller les mouvements de fonds dans votre entreprise. C'est une tâche essentielle pour garder un œil sur la santé financière de votre entreprise et vous aider à prendre des décisions éclairées.

Cela permet à votre entreprise de connaître en temps réel son solde de trésorerie, d'anticiper ses besoins de financement et de gérer efficacement les risques associés à une mauvaise gestion de la trésorerie.

Pour un suivi de trésorerie efficace, il est crucial de :

• Identifier précisément les entrées (encaissements) et les sorties (décaissements) d'argent.

• Tenir à jour un tableau de suivi de trésorerie.

• Mettre en place des actions nécessaires pour assurer une bonne santé financière.

C'est un processus qui nécessite de la rigueur et de la régularité, et peut être facilité par l'utilisation d'outils appropriés.

Définition et importance du suivi de trésorerie

Le suivi de trésorerie se définit comme l'ensemble des activités de contrôle et d'analyse des flux financiers d'une entreprise. Le processus fait appel à l'observation minutieuse des entrées et sorties de fonds permettant à une entreprise de comprendre sa situation financière actuelle, de prévoir ses besoins futurs et de gérer les éventuels risques.

• Le suivi de trésorerie est d'abord opérationnel car il consiste à tenir un registre précis des transactions financières.

• Il est aussi stratégique car il permet d'anticiper les flux de trésorerie à court terme et de créer des rapports financiers réguliers.

• Enfin, un suivi de trésorerie rigoureux peut aussi servir à rassurer les banques et autres investisseurs en montrant que l'entreprise a le contrôle sur ses liquidités.

En résumé, le suivi de trésorerie est un outil indispensable pour assurer la stabilité financière et la rentabilité d'une entreprise.

Comment réaliser un suivi de trésorerie ?

Le plan de trésorerie : définition et utilité

Le plan de trésorerie est un document financier essentiel pour la gestion et le suivi de la trésorerie d'une entreprise. Il s'agit d'un tableau qui répertorie tous les mouvements financiers prévus, c'est-à-dire les encaissements (entrées d'argent) et les décaissements (sorties d'argent), sur une période donnée, généralement une année, avec une ventilation mensuelle.

Son utilité est multiple :

• Il permet d'avoir une vision claire et prévisionnelle de la situation financière de l'entreprise.

• Il aide à anticiper les besoins de trésorerie et à éviter les découverts.

• Il donne une visibilité sur la capacité de l'entreprise à générer un solde de trésorerie positif.

• Il est un outil de pilotage précieux pour l'entrepreneur, offrant une vue d'ensemble sur la santé financière de son entreprise et lui permettant de prendre des décisions rapides en cas de problèmes.

Comment élaborer un plan de trésorerie ?

L'élaboration d'un plan de trésorerie implique plusieurs étapes.

• Identification des mouvements financiers : Commencez par recenser tous les encaissements et décaissements prévus. Ces flux de trésorerie peuvent inclure vos ventes prévues, les paiements de salaires et les dépenses d'exploitation.

• Création du tableau : Tracez ensuite un tableau qui liste mois par mois ces flux. Le tableau doit comporter autant de colonnes que le nombre de mois que vous souhaitez inclure dans votre plan.

• Calcul du solde de trésorerie : Pour chaque mois, calculez la différence entre les encaissements et les décaissements. Cela donne le solde de trésorerie pour le mois.

• Suivi régulier : Enfin, assurez-vous de mettre à jour régulièrement votre plan de trésorerie. Cela vous permettra de suivre l'évolution de votre situation financière et d'anticiper de possibles problèmes de trésorerie.

Exemple de plan de trésorerie

Un plan de trésorerie donne une vision globale des flux financiers d'une entreprise. Par exemple, dans un plan de trésorerie mensuel, on peut retrouver :

• Janvier :

  • Encaissements : 8000€

  • Décaissements : 5000€

  • Solde de trésorerie : 3000€

• Février :

  • Encaissements : 7000€

  • Décaissements : 6000€

  • Solde de trésorerie : 1000€

Ce type de plan permet de visualiser rapidement les mois où la trésorerie sera en excédent ou en déficit. Il est donc essentiel pour anticiper les éventuelles difficultés et prendre les mesures nécessaires. Notez que les montants doivent être ajustés régulièrement en fonction des événements ponctuels (ventes exceptionnelles, paiements de taxes...) pour garder une visibilité sur l'évolution de la trésorerie.

Le tableau de trésorerie : définition et utilité

Le tableau de trésorerie, autre outil crucial, offre une vision concrète des entrées et des sorties de trésorerie sur une base mensuelle. Il sert à anticiper les déficits ou excédents de trésorerie et à planifier les placements de trésorerie.

• Sa définition : Il s'agit d'un plan détaillant tous les flux de trésorerie, réalisés et à venir, permettant de suivre et d'anticiper le solde de trésorerie futur.

• Son utilité : Ce tableau favorise une visibilité à court et long terme sur les finances de l'entreprise. Il permet d'ajuster la stratégie commerciale, le budget et d'analyser la provenance des flux de trésorerie. De plus, il facilite le suivi de la rentabilité de l'entreprise à travers le temps.

Comment construire un tableau de trésorerie ?

Pour construire un tableau de trésorerie, la première étape consiste à créer un tableau avec un nombre de colonnes équivalent au nombre de mois que vous souhaitez suivre. Identifiez ensuite tous les flux de trésorerie entrants et sortants pour avoir une vision précise de votre situation financière.

• Les encaissements peuvent comprendre les paiements clients, les souscriptions d'emprunts, les apports, les subventions, etc.

• Les décaissements correspondent à toutes les sorties d'argent, incluant les dépenses d'exploitation, les salaires et charges sociales, les impôts et taxes, etc.

Il faut ensuite calculer la variation de chaque poste du bilan en valeurs brutes. L'excédent brut d'exploitation (EBE) peut aussi être une base pour construire votre tableau.

Gestion des encaissements et décaissements

La gestion des encaissements et décaissements est une étape fondamentale pour une gestion de trésorerie optimale. Cela implique le suivi des paiements reçus, quel que soit le moyen employé (espèces, chèque, carte bancaire, paiement en ligne, etc.), et le contrôle des dépenses.

Pour les encaissements, il est essentiel de suivre les paiements en attente, de résoudre les éventuels problèmes et de tenir à jour les registres des transactions financières. Cela permet de garantir la précision et la transparence des données financières.

Pour les décaissements, il est crucial d'établir des catégories de dépenses à surveiller et de déterminer les horizons de prévision pour chaque poste. Cela aidera à anticiper les sorties d'argent et à éviter tout déficit de trésorerie.

L'utilisation de logiciels de trésorerie est fortement recommandée pour automatiser et faciliter ces tâches. Ces outils offrent une variété de fonctionnalités, comme l'alerte en cas de retard de paiement ou de dépassement de découvert, le rapprochement bancaire automatisé, et la génération de rapports synthétiques.

Comment contrôler les flux de trésorerie ?

Pour contrôler les flux de trésorerie, plusieurs méthodes s'offrent à vous. La méthode directe s'appuie sur les transactions réelles qui ont généré des mouvements de trésorerie durant une période définie. Il s'agit d'une approche concrète qui permet d'avoir une vision précise de la situation actuelle.

Pour une analyse plus approfondie, vous pouvez utiliser l'analyse des tendances. Cette méthode consiste à comparer les flux de trésorerie d'une période à une autre afin de repérer les évolutions significatives. C'est un excellent moyen d'anticiper les besoins futurs en trésorerie.

Il est également possible d'utiliser des indicateurs clés issus de l'analyse des flux de trésorerie, comme le cash flow ou le fonds de roulement. Ces indicateurs fournissent des informations précieuses sur la santé financière de l'entreprise.

Enfin, l'utilisation d'un logiciel de suivi des flux de trésorerie peut grandement faciliter cette tâche. Ces outils permettent de gérer les entrées et sorties de fonds en temps réel, offrant ainsi une image claire et précise de la situation financière à tout moment.

Outils pour le suivi de trésorerie

Logiciel de gestion de trésorerie : avantages et exemples

Les logiciels de gestion de trésorerie fournissent un ensemble d'avantages non négligeables. Ils permettent par exemple :

• L'automatisation des tâches répétitives pour gagner du temps.

• Le suivi en temps réel des flux de trésorerie pour une meilleure anticipation des variations.

• L'optimisation de la sécurité et de la visibilité des liquidités.

Quelques exemples de ces outils incluent Pennylane, Agicap, Kyriba, iPaidThat... Ces solutions offrent des fonctionnalités diverses comme la synchronisation bancaire, la catégorisation automatique des opérations, la gestion des prévisions, et bien d'autres.

Utilisation d'Excel pour le suivi de trésorerie

Excel est largement utilisé pour le suivi de trésorerie grâce à sa flexibilité et sa facilité d'utilisation. Le principal avantage d'Excel est qu'il permet de personnaliser le suivi en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez créer des tableaux et des graphiques pour visualiser les flux de trésorerie et faire des prévisions précises.

Voici quelques étapes clés pour utiliser Excel dans le suivi de trésorerie:

• Créer un tableau de trésorerie: Il doit inclure des colonnes pour les encaissements et décaissements, et une colonne pour le solde de trésorerie.

• Mettre à jour régulièrement le tableau: C'est essentiel pour avoir une vue précise de la situation financière.

• Utiliser des formules Excel: Elles peuvent vous aider à calculer automatiquement les soldes et les variations de trésorerie.

• Créer des graphiques: Ils peuvent aider à visualiser l'évolution de la trésorerie sur une période.

Néanmoins, gardez à l'esprit que malgré ses avantages, Excel peut montrer ses limites en termes de fonctionnalités avancées, de synchronisation avec les comptes bancaires ou de mise à jour en temps réel.

Outils en ligne pour le suivi de trésorerie

Avec l'avancement de la technologie, plusieurs outils en ligne ont vu le jour pour faciliter le suivi de la trésorerie. Ces logiciels de trésorerie en ligne offrent une série de fonctionnalités qui permettent de simplifier la gestion des flux financiers.

• Synchronisation avec les comptes bancaires : Ces outils se connectent directement à vos comptes bancaires pour récupérer les mouvements de trésorerie en temps réel.

• Suivi en temps réel : Avec ces outils, vous pouvez suivre l'évolution de votre trésorerie à tout moment et anticiper les variations.

• Fonctionnalités de prévision : Ces outils permettent de faire des projections de trésorerie basées sur les données historiques et les prévisions de ventes.

Parmi les outils en ligne les plus populaires, on peut citer Pennylane, Agicap, Kyriba et iPaidThat. Chacun de ces outils a des caractéristiques spécifiques qui peuvent répondre à différentes exigences des entreprises. Il est donc recommandé de faire une analyse préalable pour choisir l'outil qui répond le mieux à vos besoins.

Faire une analyse prévisionnelle de la trésorerie

Pour effectuer une analyse prévisionnelle de la trésorerie, la première étape consiste à estimer vos flux de trésorerie futurs sur une période définie. Cela peut être fait en s'appuyant sur des données existantes de l'entreprise ou en utilisant des outils tels que Excel ou des logiciels spécifiques de gestion de trésorerie.

Deux méthodes principales sont généralement utilisées : l'approche directe, qui se base sur les transactions financières réelles, et l'approche indirecte, qui part de la situation nette de l'entreprise pour remonter aux flux de trésorerie.

Pour une analyse détaillée, vous pouvez également faire appel à des techniques comme l'analyse des écarts, qui compare les prévisions avec les résultats réels, ou l'estimation de la trésorerie prévisionnelle basée sur les flux financiers historiques.

Une fois vos prévisions établies, il est essentiel de les mettre à jour régulièrement et d'analyser les écarts pour ajuster votre stratégie financière en conséquence.

Comment faire face à une situation de trésorerie tendue ?

Face à une situation de trésorerie tendue, plusieurs actions peuvent être mises en place. Premièrement, l'optimisation des encaissements est cruciale. Cela peut impliquer la relance des factures en retard et la révision des délais de paiement accordés aux clients. Deuxièmement, il est recommandé de réduire les décaissements. Cela peut passer par la renégociation de contrats fournisseurs ou la réduction des coûts non essentiels.

Lorsque ces mesures ne suffisent pas, il est possible de se tourner vers des solutions de financement. Celles-ci peuvent inclure l'augmentation du capital, le recours à l'emprunt ou encore la mobilisation du crédit client.

L'importance d'un bon suivi comptable pour la trésorerie

Un suivi comptable rigoureux est indissociable d'une gestion saine de la trésorerie. Il permet d'avoir une connaissance précise des flux financiers, facilitant ainsi l'identification des sources de revenus et des postes de dépenses. C'est un moyen efficace pour détecter les anomalies et les écarts, et ainsi prendre des mesures correctives rapidement.

La régularité de ce suivi est également essentielle. Une mise à jour régulière des données comptables permet de garder une image claire et à jour de la situation financière de l'entreprise. En outre, une comptabilité bien tenue est un gage de confiance pour les partenaires financiers de l'entreprise, contribuant à sa crédibilité.