TPE virtuel : qu’est-ce que c’est et comment ça fonctionne ?

Qu’est-ce qu’un terminal de paiement virtuel ?

Un terminal de paiement virtuel (TPE virtuel) est un logiciel basé sur le web qui traite l’encaissement des paiements par carte bancaire sans utiliser d’appareil physique comme un lecteur de cartes traditionnel.

Accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, le TPE virtuel se présente sous la forme d’une interface web ou d’une application mobile mise à disposition par une banque ou un fournisseur de solutions de paiement.

Ce système permet : 

• d’accepter des paiements par carte bancaire à distance ;

• d’envoyer un lien de paiement par SMS ou par email ;

• d’encaisser des transactions en ligne (par exemple sur les sites d'e-commerce).

Bon à savoir : 

Certains fournisseurs proposent des solutions hybrides qui combinent un TPE physique au sein de l’entreprise et un TPE virtuel pour les paiements à distance. Cela s’avère intéressant pour les professionnels qui souhaitent diversifier leurs canaux de vente.

Comment fonctionne un TPE virtuel ?

Une transaction réalisée par un terminal de paiement virtuel suit généralement les étapes suivantes :

1. Connexion à l’interface Le commerçant ou le professionnel se connecte à l’espace sécurisé de l’interface web ou de l’application mobile du TPE virtuel.

2. Initiation du paiement

• Si la transaction a lieu par téléphone, le professionnel saisit plusieurs éléments fournis de vive voix par son interlocuteur :

  • Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du client ;

  • La devise ;

  • Le montant de la vente ;

  • Les informations de la carte bancaire du client (numéro, date d’expiration, cryptogramme).

• Si le paiement se fait par lien, le commerçant envoie une URL sécurisée au client par email ou par SMS.

1. Validation par le client Dans la majorité des cas, l’authentification 3D Secure est déclenchée : le client reçoit un code par SMS ou doit valider l’opération via l’application de sa banque.

À noter En cas de paiement par lien, le client saisit lui-même ses informations de carte bancaire dans un espace sécurisé. La banque du client procède ensuite à l’autorisation en vérifiant la solvabilité et la validité de la carte avant de confirmer ou de refuser la transaction. Une fois la transaction validée, les fonds sont versés sur le compte du professionnel, généralement sous 24 à 72 heures.

Pourquoi utiliser un terminal de paiement virtuel ?

Adopter un terminal de paiement virtuel présente des avantages pour les entreprises de toutes tailles : 

• Flexibilité d’encaissement : que ce soit en ligne, par téléphone ou via un lien, les paiements par carte bancaire sont acceptés partout et à n’importe quel moment.

• Commodité : les terminaux virtuels fonctionnent sur tous les appareils équipés d’un navigateur Internet. Grâce à cette simplicité, l’entreprise peut toucher facilement tous les clients disposant d’un smartphone (Android ou iOS) et d’une connexion Internet.

• Gain de temps : inutile de manipuler de l’espèce ou d’attendre un virement ou l’encaissement d’un chèque. Le règlement est immédiat et simplifie la comptabilité.

Qui peut utiliser un TPE virtuel ?

Toute entreprise qui encaisse des paiements peut tirer parti d’un TPE virtuel. Même utilisé ponctuellement, il reste avantageux pour traiter une transaction imprévue et éviter de perdre une vente. Pour certaines professions, il devient la solution pour gérer les encaissements au quotidien.

Les freelances et consultants 

Les travailleurs indépendants qui voient rarement leurs clients en personne apprécient la simplicité du paiement par lien. Ils peuvent envoyer une facture avec un bouton de paiement ou partager une URL sécurisée après une prestation.

Les professions libérales

Médecins, avocats, thérapeutes ou autres praticiens en téléconsultation peuvent utiliser un terminal de paiement en ligne pour encaisser leurs honoraires à distance.

Les professions mobiles

Certains professionnels travaillent toujours en mobilité et ont besoin de solutions d’encaissement pratiques. C’est notamment le cas des livreurs, coursiers, chauffeurs de taxi/VTC ou du personnel médical à domicile (infirmiers, kinés…). Le TPE virtuel peut leur être d’une aide précieuse en cas de matériel défaillant ou d’absence de terminal physique.

Les commerçants et retailers

Pour les entreprises de ventes à distance (VAD) et les commerçants qui exercent dans différents environnements (boutique physique, site e-commerce, marchés, salons ou pop-up stores), le TPE virtuel représente une solution souple et pratique pour encaisser partout et à tout moment.

Les restaurants et commerces alimentaires

Le TPE virtuel peut s’avérer utile pour les restaurants et les commerces de bouche qui encaissent des commandes en ligne et/ou par téléphone ou qui demandent le règlement d’un acompte de réservation, par exemple.

Les associations et les collectifs 

Les associations, clubs et fondations peuvent collecter facilement dons, adhésions et cotisations via un paiement en ligne sécurisé. C’est une solution souple qui leur évite de gérer chèques et espèces.

Quels critères prendre en compte pour choisir le meilleur TPE virtuel ?

Pour sélectionner le TPE virtuel adapté à son activité et à ses besoins, plusieurs critères sont à évaluer..

• La simplicité d’utilisation : l’interface du TPE virtuel doit être claire, intuitive et facile à prendre en main.

• Les frais : il est important de comparer les frais fixes (abonnement mensuel et commissions sur transaction) et les frais variables (frais additionnels qui peuvent être appliqués sur certains services).

• La sécurité : le terminal doit impérativement être conforme aux normes PCI DSS et doit inclure le chiffrement des données ainsi que l’authentification renforcée (3D Secure).

• Les fonctionnalités : vérifier les options proposées par la solution (paiement par lien, intégration sur un site e-commerce, paiements récurrents, gestion des remboursements et des annulations, création de factures directement depuis le TPE virtuel, etc.) est cruciale pour répondre à ses besoins.

• Les produits associés : certains fournisseurs proposent des solutions hybrides qui combinent TPE physique et TPE virtuel. 

• Le service client : un support technique réactif est indispensable en cas de problème sur un encaissement. Certains services offrent une assistance par chat, téléphone ou email 24h/24 et 7j/7.

Quels sont les frais d’un terminal de paiement virtuel ?

Le coût d’un TPE virtuel varie selon le fournisseur et les services inclus. Plusieurs types de frais sont à prévoir.

Les frais de transaction sont appliqués pour chaque paiement en ligne ou physique traité via le terminal. Le pourcentage prélevé peut varier selon le type de carte (Visa, Mastercard, etc.).

Des frais de mise en service peuvent également être prélevés pour l’installation ou la configuration initiale du TPE virtuel.

Aussi, de nombreuses solutions de paiement virtuel fonctionnent sous forme d’abonnement. Des frais sont donc à prévoir chaque mois.

Certains TPE virtuels facturent des frais additionnels liés à des services complémentaires tels que l’assistance technique ou les fonctionnalités avancées (paiement récurrent, intégration e-commerce,…).

Bon à savoir 

Il existe des solutions qui proposent des formules sans abonnement, mais avec des commissions légèrement plus élevées. Cela peut être avantageux pour les petites structures avec un faible volume de transactions.

Les questions fréquentes sur le TPE virtuel

Quelle est la différence entre un TPE classique et un TPE virtuel ?

Un TPE classique est un boîtier physique qui lit les cartes bancaires. Un TPE virtuel, lui, fonctionne en ligne, sans matériel dédié, et permet d’encaisser à distance.

Peut-on utiliser un TPE virtuel sans site e-commerce ?

Un site web n’est pas obligatoire pour utiliser un terminal de paiement virtuel. Il est tout à fait possible d’envoyer un lien de paiement par email ou par SMS ou encore d’encaisser par téléphone.

Est-ce que le TPE virtuel est sécurisé ?

Oui. Les terminaux de paiement en ligne respectent les normes PCI DSS et utilisent des protocoles stricts et conformes tels que le 3D Secure, qui sert à protéger les données bancaires et à limiter la fraude.

Quel est le délai de versement des fonds pour un terminal de paiement en ligne ?

Selon les fournisseurs de TPE virtuels, les fonds sont généralement disponibles entre 1 et 3 jours ouvrés après la transaction.

Quelles sont les alternatives aux terminaux de paiement en ligne ?

Il existe plusieurs alternatives pour encaisser par carte bancaire en déplacement : les terminaux mobiles, les petits lecteurs de carte ainsi que les applications qui permettent d’accepter des paiements directement depuis un smartphone.