Pourquoi est-il risqué de mélanger dépenses perso et compte pro ?
Quel que soit le statut juridique de votre entreprise, tous les comptables et les conseillers bancaires vous le diront : il est déconseillé de mélanger dépenses personnelles et professionnelles. C’est la raison pour laquelle, il est recommandé d’ouvrir un compte pro dès qu’on se lance dans l’entrepreneuriat.
À défaut, un compte courant dédié à votre activité suffira, sauf si vous êtes commerçant (tous statuts confondus) ou que vous créez une société (SARL, SAS, SASU, EURL) auquel cas le compte pro est obligatoire pour le dépôt de capital social. Dans les autres cas et si votre chiffre d’affaires annuel n’excède pas 10 000 € durant deux années consécutives, vous pouvez “mélanger” vos dépenses et recette personnelles et professionnelles.
Une des différences entre compte professionnel et personnel est que le premier est à usage professionnel et le second à usage privé. Une utilisation privée d’un compte pro peut entraîner des confusions au niveau comptable et fiscal.
Mais rappelons que ce type de pratique, bien que toléré dans certains cas particuliers, peut entraîner divers problèmes :
Déclaration de chiffre d’affaires : Il y a un risque de confusion en contrôlant les recettes professionnelles. Certaines arrivées d’argent sur votre compte courant pourraient être enregistrées à tort comme du chiffre d’affaires.
Déclaration TVA : Un problème en entraînant un autre, votre déclaration de TVA (si vous en êtes redevable) pourrait être faussée. En effet, vous pourriez comptabiliser à tort certains montants personnels dans vos revenus professionnels et déclarer trop de TVA perçue.
Déclaration d’impôts sur le revenu : De même pour vos impôts, enregistrer des montants personnels dans vos revenus professionnels pourrait augmenter le montant de votre impôt et pire, vous faire passer à la tranche supérieure du barème. Par exemple, si vos parents vous font un chèque de 1 000 € pour votre anniversaire ou que vous recevez un remboursement d’un ami. Les erreurs arrivent vite quand on mélange dépenses/revenus perso et pro.
Régularisation : De plus, lorsque vous effectuez un achat perso depuis votre compte pro, vous avez l’obligation de régulariser la situation en remboursant la somme dépensée. Ce qui entraîne une démarche supplémentaire.
Problème comptable : En cas d’oubli de régularisation, votre comptabilité sera faussée, ce qui peut entraîner de graves conséquences lors du bilan.
Risque en cas de contrôle fiscal : Bien pire encore, si vous n’avez pas régularisé les montants perso dépensés sur votre compte pro et qu’ils n’ont pas été enregistrés comptablement, vous encourez des sanctions en cas de contrôle fiscal. Un achat perso avec un compte pro peut s’apparenter à de l’abus de biens sociaux.
Qu'est-ce qu'une dépense perso sur un compte pro ?
Les dépenses personnelles constituent des achats ou règlements privés qui n’ont aucun lien direct avec l’entreprise.
Exemple : des places de cinéma avec vos enfants, le cadeau d’anniversaire de votre partenaire, les frais de baby-sitting, etc.
Dans certains cas, la frontière est mince entre dépenses perso et pro : un micro-entrepreneur exerçant une profession libérale (rédacteur web, photographe, etc.) à son domicile. Dans cette situation particulière, une partie de ses dépenses personnelles dédiées à l’électricité, au chauffage, à l’eau, à l’abonnement internet et téléphone ou encore au loyer (ou échéance de prêt) de son logement pourraient être considérées comme des dépenses professionnelles, au prorata de la superficie de l’espace utilisé à titre professionnel.
Attention !
Pour être considérée comme professionnelle, une dépense doit être justifiée et en lien direct avec l’activité entrepreneuriale.
Est-il légal de faire un achat personnel sur un compte entreprise ?
Que dit la loi sur les achats perso avec un compte d’entreprise ?
Faire un achat personnel avec une carte bancaire professionnelle est déconseillé, mais la loi ne l’interdit pas. Il faudra le comptabiliser et le rembourser par la suite pour régulariser cette situation. À l’exception des micro-entrepreneurs qui, eux, n’ont pas l’obligation de tenir une comptabilité.
Il faudra simplement saisir un libellé précis lors du virement du compte perso vers le compte pro pour le remboursement.
Exemple : “REMBOURSEMENT places cinéma” en précisant, si possible, la date de l’achat concerné.
Que risque-t-on quand on effectue un achat perso avec un compte pro ?
Comme expliqué plus haut, effectuer un achat perso avec le compte de l’entreprise peut avoir des conséquences comptables, fiscales et juridiques.
Attardons-nous sur les risques d’abus de biens sociaux et de redressement.
En cas de contrôle fiscal et d’utilisation avérée de l’argent de l’entreprise à des fins personnelles, sans justification ni remboursement, le dirigeant de l’entreprise peut être accusé d’abus de biens sociaux. Pour cette infraction, il encourt 375 000 euros d’amende et jusqu’à 5 ans d’emprisonnement.
Autre risque en cas d’irrégularités avérées : le redressement fiscal. Dans ce cas, l’entreprise sera contrainte de régler les sommes dues et non déclarées auxquelles s’ajouteront des majorations et des pénalités de retard.
Comment comptabiliser une dépense perso sur un compte pro ?
La comptabilisation d’une dépense personnelle sur un compte professionnel est différente d’un statut juridique à l’autre.
➡️ Micro-entreprise : ce régime simplifié n’oblige pas l’entrepreneur à tenir une comptabilité et n’a donc rien à faire d’un point de vue comptable.
➡️ Entreprise individuelle : les patrimoines personnel et professionnel de l’entrepreneur individuel sont séparés. À ce titre, il doit tenir une comptabilité et enregistrer ces dépenses personnelles dans le compte de l’exploitant.
Écriture comptable associée :
Débiter le compte de l’exploitant 108
Créditer la banque (512)
Lors du remboursement de la dépense personnelle :
Débiter la banque (512)
Créditer le compte de l’exploitant 108
➡️ Sociétés : Les SARL, EURL, SAS et SASU disposent d’une personnalité morale, bien distincte de celle du ou des dirigeants associés.
Écriture comptable associée :
Débiter le compte courant d’associé 4551
Créditer la banque (512)
Lors du remboursement de la dépense personnelle :
Débiter la banque (512)
Créditer le compte courant d’associé 4551
Comment gérer des frais professionnels payés avec un compte personnel ?
À l’inverse, les frais professionnels payés avec un compte personnel sont plus simples à gérer. Deux solutions s’offrent à vous :
✅ Vous avez opté pour le module note de frais de Pennylane : vous et vos collaborateurs n’ont qu’à scanner leurs justificatifs de frais professionnels (tickets de restaurant, facture d’hôtel pour déplacement, etc.) depuis leur mobile. L’OCR déchiffre et intègre automatiquement les montants. Vous n’avez alors plus qu’à valider le remboursement des notes de frais.
❌ Vous n’avez pas encore de logiciel de gestion des notes de frais : vous et vos collaborateurs conservent et transmettent leurs justificatifs de dépenses professionnelles au service comptabilité ou à votre expert-comptable pour remboursement après vérification.
Comment effectuer un virement compte perso vers compte pro en comptabilité ?
Une fois la dépense personnelle effectuée avec le compte de l’entreprise, il faut la rembourser. Le moyen le plus simple est de faire un virement du compte perso vers le compte pro.
Rendez-vous sur votre appli bancaire (mobile ou ordinateur) ;
Vérifiez le montant initialement dépensé ;
Dans le module virements, sélectionnez le compte à débiter (compte perso) ;
Sélectionnez le compte à créditer (compte pro) ;
Saisissez le montant ;
Remplissez le libellé qui doit être le plus précis possible pour permettre d’identifier clairement l’opération (et ne pas l’enregistrer comme une recette) ;
Vérifiez les informations saisies ;
Validez le virement.
Vous avez effectué plusieurs achats privés avec votre carte pro ? Afin de faciliter les vérifications en cas de contrôle et de simplifier la gestion de votre comptabilité, il est préférable de faire autant de virements de remboursement que de dépenses réalisées.
Exemple : Vous avez payé deux places de cinéma pour 22,50 €, fait vos courses d’appoint pour 34,86 € et retiré 50 € pour payer la baby-sitter. Plutôt que de faire un virement global de 107,36 € entre votre compte courant personnel et votre compte pro, faites un virement pour chaque dépense afin de pouvoir le libeller correctement.
Avec Pennylane, vous disposez d’un outil all-in-one sur lequel vous pouvez faire des virements en quelques clics entre votre compte perso et votre Compte Pro.
Quelles sont les bonnes pratiques en matière de dépenses personnelles et professionnelles ?
La loi n’interdit pas les dépenses personnelles avec un compte professionnel. Pour autant, cette pratique est très encadrée et plus ou moins stricte selon le statut juridique de l’entreprise. Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour respecter les règles fiscales et comptables :
Catégoriser la dépense sur votre compte pro afin qu’elle apparaisse dans votre relevé de compte.
Rembourser dès que possible le montant sur le compte pro. Pour simplifier la gestion, pensez à indiquer un libellé clair au virement.
Enregistrer les écritures comptables associées à la dépense (débit du compte courant d’associé pour les sociétés et du compte d’exploitant pour les EI).
⚠️ Le compte courant d’associé ne doit jamais être débiteur.
Enregistrer le remboursement en comptabilité afin que le montant viré sur le compte pro ne soit pas assimilé à une recette (et qu’il soit soumis à tort à des charges).
Ne surtout pas déduire la TVA d’une dépense personnelle, même si elle est effectuée avec le compte de l’entreprise. Puisqu’il ne s’agit pas d’un achat professionnel en lien direct ou indirect avec l’activité, vous ne pouvez pas déduire la part de TVA du montant.
Ne jamais déduire une dépense personnelle du résultat fiscal en la comptabilisant comme une charge. D’où la nécessiter de catégoriser la dépense comme privée sur votre compte bancaire et en comptabilité.
Dépenses perso sur compte pro : ce qu'il faut retenir
Une dépense personnelle correspond au paiement de biens ou de services d’usage privés réalisés avec l’argent présent sur le compte professionnel de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit de dépenses n’ayant aucun lien avec l’exercice de l’activité professionnelle.
Effectuer une dépense personnelle avec un compte pro est toléré. La loi ne l’interdit pas, mais cette pratique est encadrée par des règles comptables fiscales.
Le statut juridique de l’entreprise influe sur la manière d’enregistrer et de comptabiliser ce type de dépenses.
En cas de non-respect des règles, le dirigeant d’une société encourt des pénalités, des majorations, une amende et, dans le pire des cas, une peine de prison.
Un achat effectué à titre personnel avec une carte bancaire professionnelle, un chèque d’entreprise ou via un retrait d’argent depuis le compte de l’entreprise doit obligatoirement être remboursé. Sans cela, il représente une dette du dirigeant à la société, dette qui peut s’apparenter à de l’abus de bien social.
Dans certains cas, la frontière entre dépenses personnelles et professionnelles est mince. Un micro-entrepreneur travaillant à son domicile peut déduire un pourcentage de ses charges (au prorata de la superficie dédiée à son activité au sein de son logement). À ce titre, il peut se verser chaque mois le montant associé à ces dépenses mixtes de son compte pro vers son compte perso.
L’abus de biens sociaux se caractérise par l’usage personnel par le dirigeant de biens appartenant à l’entreprise. En l’occurrence, ici, il est question d’argent.
Pour faciliter la gestion comptable et financière d’une entreprise, il est conseillé d’utiliser un logiciel de gestion comptable dédié.
