Journal comptable : définition, composition et exemple

Qu’est-ce qu’un journal comptable ?

Le journal comptable, également appelé livre journal, journal général ou journal centralisateur, est un document légal obligatoire pour tenir la comptabilité de son entreprise à jour. La réglementation impose en effet aux entreprises la tenue d’un journal qui regroupe l’ensemble des écritures comptables.

Par définition, le journal comptable est un livre de comptabilité qui recense par ordre chronologique l’ensemble des opérations financières d’une entreprise, autant au débit qu’au crédit, au cours d’un exercice comptable (généralement 12 mois). Chaque opération se doit d’être accompagnée d’un justificatif (factures, pièces de banque, note, etc.).

À quoi sert un journal comptable ?

La saisie d’un journal comptable permet une vision claire et ordonnée des mouvements de trésorerie d’une entreprise. Il assure en effet la traçabilité complète de tous les flux financiers effectués au quotidien. Que ce soit pour l’enregistrement des achats, des ventes, des salaires ou de diverses opérations, maîtriser la création d’un journal comptable est essentiel. 

Le rôle du livre journal va au-delà de la simple tenue des comptes. Il permet aussi d’organiser les transactions par date et type d’opération, facilitant les recherches et les contrôles.

Le journal en comptabilité permet de compléter les comptes annuels de l’entreprise lors de la clôture comptable, notamment le bilan, le compte de résultat et le grand-livre. 

À retenir

Un journal comptable bien tenu offre de nombreux avantages, notamment :

- Une meilleure visibilité sur les mouvements financiers de l’entreprise ; - Une facilité de suivi des opérations au jour le jour ; - Un outil précieux pour l'établissement des déclarations fiscales ; - Une source fiable pour l'analyse comptable des opérations.

Quelles informations indiquer dans le journal comptable ?

À chaque nouvelle écriture comptable, des informations doivent obligatoirement être mentionnées dans le livre journal. On retrouve : 

• La date de l’opération ;

• Le numéro de la pièce comptable ;

• Le libellé de l’écriture comptable ;

• Le numéro des comptes débités et crédités ;

• Le montant de l’opération 

Débits et crédits dans le journal comptable 

Les journaux comptables peuvent être édités sous format papier ou numérique. La présentation doit, dans tous les cas, se faire sous la forme d’un tableau selon des normes d’usage comptable, dans lequel figurent deux colonnes :

• La colonne des débits recense tous les débits de l’entreprise, c’est-à-dire toutes les sorties d’argent. Cela concerne surtout l’emprunt contracté auprès d’une banque ou les sommes à régler aux différents fournisseurs.

• La colonne des crédits se compose de tous les crédits de l’entreprise, à savoir toutes les entrées d’argent. Cela correspond par exemple aux factures encaissées, aux immobilisations ou aux stocks encore en la possession de l’entreprise. 

Bon à savoir : Pour veiller au principe de la comptabilité en partie double, les opérations doivent être équilibrées : total de la somme des débits = total de la somme des crédits.

Exemple de journal comptable 

Voici un exemple de journal comptable, ici un journal de vente. 

Les différents types de journaux en comptabilité 

En fonction de la nature de l’activité de l’entreprise et pour une meilleure lisibilité, le journal comptable, dit journal général, peut être divisé en plusieurs journaux auxiliaires. Découvrez ci-dessous les différents journaux en comptabilité. 

• Le journal des achats : il enregistre toutes les écritures d’achats de marchandises ou de matières premières et de frais généraux de l’entreprise (loyers, téléphone, entretien, publicité, honoraires…). Dans certains cas, les frais généraux peuvent être comptabilisés dans un journal spécifique : le journal des frais généraux. 

• Le journal des ventes : il consigne toutes les opérations de ventes de l’entreprise, qu’il s’agisse de ventes de produits finis, de marchandises ou de prestations de services, ainsi que la TVA collectée.

• Le journal de trésorerie : il couvre toutes les transactions effectuées via les comptes bancaires de l’entreprise ou celles concernant les caisses de la société. Cette documentation détaillée des mouvements financiers comprend les encaissements, les décaissements, les virements et les prélèvements. Ce journal est souvent subdivisé en deux catégories : 

• le journal de banque, qui suit les opérations bancaires ; 

• le journal de caisse, qui consigne les transactions d’espèces de la caisse enregistreuse.

• Le journal comptable des opérations diverses (OD) : il enregistre les opérations qui n’entrent pas dans le champ d’application des autres journaux comptables. Parmi les types d’opérations consignées dans le journal des OD, on retrouve par exemple les écritures de TVA, les provisions, les salaires, les dotations aux amortissements ou encore les régularisations de fin d’exercice. Pour une gestion optimisée, l’entreprise peut disposer de plusieurs journaux d’opérations diverses, tels que le journal de TVA ou le journal des salaires.

Comment faire un journal comptable ?

Pour effectuer un journal comptable, le respect des principes comptables est primordial. Plusieurs étapes doivent être respectées : 

• Pour chaque opération, il faut d'abord recueillir les pièces justificatives qui serviront de base à l’enregistrement.

• Il faut ensuite sélectionner le type de journal approprié pour l'opération. En effet, chaque opération doit être enregistrée dans le journal le plus pertinent, par exemple le journal des ventes pour une vente ou le journal de trésorerie pour une opération de trésorerie.

• L'opération doit, par la suite, être inscrite dans le journal avec tous les éléments qui la caractérisent : date, montant, compte débité, compte crédité, et une description détaillée de l'opération. Les montants en débit et en crédit doivent être équilibrés, c'est-à-dire que pour chaque opération, la somme des débits doit être égale à la somme des crédits.

• Il ne faut pas oublier de valider chaque écriture comptable avec une pièce justificative pour assurer la conformité de l'enregistrement.

En pratique : Il est recommandé d'utiliser un logiciel de comptabilité, comme Pennylane, pour automatiser l'enregistrement des opérations et garantir leur traçabilité. Cela permet également de faciliter le contrôle et l'audit des comptes de l’entreprise.

Journal comptable : FAQ

Le journal comptable est-il obligatoire ?

Selon les articles R123-173 et R123-174 du Code du commerce, la tenue d’un journal comptable est obligatoire pour toutes les entreprises françaises, à l’exception des micro-entreprises. Cependant, ces dernières doivent tenir un livre de recettes, voire un registre d’achat lorsque leur activité l’exige. 

À noter : En cas de contrôle fiscal, l’absence ou l’irrégularité des documents comptables peut entraîner des amendes pouvant atteindre plusieurs milliers d’euros.

Combien de temps conserver le journal comptable ?

Comme tous les documents comptables, le journal comptable doit être impérativement conservé par l’entreprise pour une période minimale de 10 ans, afin d’éviter tout litige et d’assurer une gestion conforme. 

Quelle différence entre le journal comptable et le grand livre ?

Le grand livre et le journal comptable sont deux outils majeurs de la comptabilité, intimement liés. Si le journal comptable consigne chronologiquement toutes les transactions financières de l'entreprise, le grand livre reprend ces informations de manière organisée, en les classant par compte. Chaque opération enregistrée dans le livre journal est donc retranscrite dans le grand livre, mais cette fois-ci classée par nature de comptes.

Cette articulation entre le journal comptable et le grand livre offre une double vision des mouvements financiers : une vision chronologique via le journal comptable et une vision par compte via le grand livre.

Pour en savoir plus sur le grand livre comptable, vous pouvez consulter notre article sur le sujet.