Qu'est-ce qu'une écriture comptable ?

Qu’est-ce qu’une écriture comptable ?

Une écriture comptable est la base même de la comptabilité puisqu’il s’agit d’une transcription d’un flux financier, entrant ou sortant, dans les comptes d’une entreprise. L’ensemble des écritures comptables d’un exercice constitue le journal comptable.

Le rôle de l’enregistrement dans la comptabilité 

L'enregistrement dans la comptabilité a pour objectif d'assurer la traçabilité et la fiabilité des transactions financières d’une entreprise. Il permet de consigner toutes les opérations dans les journaux comptables, garantissant ainsi l'intégrité des données financières.

L'enregistrement joue aussi un rôle clé dans la production des documents comptables comme le bilan comptable et le compte de résultat. Il participe à la transparence financière et au respect des obligations fiscales de l'entreprise.

Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables ? Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document numérique normé qui recense l’ensemble des écritures des journaux comptables. Il doit être présenté à la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en cas de contrôle fiscal. 

Que doit contenir une écriture comptable ?

Toute écriture comptable doit contenir au minimum les informations suivantes dans le livre-journal :

• La date de l'opération ;

• La référence du document justificatif ;

• Le libellé de l’opération ;

• Les imputations comptables, c’est-à-dire les comptes mouvementés ;

• Le montant de l’opération ;

• Le sens du flux (débiteur ou créditeur).

Quelles sont les règles d’une écriture comptable ?

L’écriture comptable est réglementée par des normes strictes pour garantir sa conformité.  

Tout d’abord, chaque opération doit être référencée dans l’ordre chronologique afin de maintenir des états financiers actualisés.

Ensuite, l’écriture comptable doit se composer de deux lignes : une au débit et une au crédit. Elle repose sur le principe de la partie double, qui signifie que le montant indiqué dans la colonne débit doit être égal au montant de la colonne crédit. On dit alors que l’écriture comptable est équilibrée.

Bon à savoir : Un flux entrant (vente, encaissement, etc.) est enregistré au crédit, tandis qu'un flux sortant (achat, décaissement, etc.) est enregistré au débit.

Enfin, chaque écriture doit être appuyée par des pièces justificatives qui doivent être conservées pendant 10 ans :

• Les factures pour les achats et les ventes ; 

• Les relevés de compte bancaire pour les écritures liées à la trésorerie ;

• Les bordereaux de charges sociales et les journaux de paie pour les enregistrements relatifs à la rémunération des employés ;

• Les brouillards pour les transactions de caisse. 

À noter : Il est conseillé de numéroter chaque pièce justificative et de reporter sa référence au sein de l’écriture comptable afin de retrouver facilement le justificatif en cas de besoin.

Exemple d’écriture comptable 

La saisie des écritures comptables 

La saisie d’une écriture comptable peut être effectuée sur papier, mais nombreuses sont les entreprises à le faire sur leur logiciel de comptabilité. 

Les écritures sont enregistrées dans le journal comptable. Pour plus de clarté, certaines entreprises créent des journaux auxiliaires qui sont regroupés dans un journal centralisateur. On retrouve généralement le journal des achats, le journal des ventes, le journal de banque, le journal de caisse, le journal de paie et le journal des opérations diverses.

L’écriture comptable doit être effectuée de façon régulière. Il est possible de saisir les écritures comptables quotidiennement ou mensuellement. 

Les étapes de la saisie d’une écriture comptable

Voici les différentes étapes pour procéder à la saisie d’une écriture comptable : 

• Réunir les pièces justificatives ;

• Choisir le journal correspondant à l’opération ;

• Identifier les comptes concernés ;

• Renseigner les différentes informations de l’écriture comptable (éléments cités plus haut : date de l’opération, nature de l’opération, etc.) 

• Saisir l’écriture dans le bon sens, en respectant le principe de la partie double. En cas d’erreur, appliquer l’écriture inverse pour annuler un enregistrement ;

• Comptabiliser les factures d’achat et de vente et les autres éléments comptables (avoir, remise, escompte,…) ;

• Vérifier l’équilibre global.

Zoom sur le compte 512

Le compte 512 est un élément essentiel de l'écriture comptable. Il est utilisé pour enregistrer toutes les opérations relatives à la banque. Son solde représente l'argent disponible sur le compte bancaire de l'entreprise.

Lorsqu'une opération génère un flux entrant (par exemple, un encaissement suite à un règlement client), le compte 512 est débité.

À l'inverse, pour un flux sortant (comme le paiement d'une facture fournisseur), le compte 512 est crédité.

Comprendre le débit crédit en comptabilité 

En comptabilité, chaque écriture repose sur un système de débit et de crédit, permettant d’assurer l’équilibre des comptes. 

Le débit est généralement associé à une augmentation de l’actif (exemple : encaissement d’un paiement) ou à une diminution du passif (exemple : remboursement d’une dette). 

Le crédit est lié à une augmentation du passif (exemple : emprunt contracté auprès d’une banque) ou à une diminution de l’actif (exemple : sortie de fonds d’un compte bancaire). 

Pour garantir un équilibre comptable, le total des débits doit être égal au total des crédits. 

Comment passer une écriture d’achat ?

Passer une écriture d'achat implique plusieurs étapes. D'abord, il est impératif d’identifier les éléments clés sur la facture d'achat : le montant hors taxes (HT), le montant de la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC).

L'écriture se fait ensuite en trois temps :

• Le débit du compte de charges pour le montant HT.

• Le débit du compte de « TVA déductible » pour le montant de la TVA.

• Le crédit du compte fournisseur pour le montant TTC.

Cas pratique 

Pour une facture d'achat de matières premières de 1 000 € HT avec une TVA de 20%, l'écriture comptable serait :

• Débit du compte 601 (Achats de matières premières) de 1 000 €.

• Débit du compte 44566 (TVA déductible) de 200 €.

• Crédit du compte 401 (Fournisseurs) de 1 200 €.

Comment passer une écriture de vente ?

Lorsqu’une entreprise réalise une vente, elle doit enregistrer à la fois le produit de la vente et la TVA collectée. Passer une écriture de vente implique de respecter plusieurs étapes : 

• Le débit du compte client pour le montant TTC.

• Le crédit du compte de produits pour le montant HT.

• Le crédit du compte de « TVA collectée » pour le montant de la TVA.

Cas pratique

Prenons l'exemple d'une vente de marchandises. Supposons qu'une entreprise vend des ordinateurs pour un total de 10 000€ HT, avec un taux de TVA à 20%.

L'écriture comptable se divise alors en deux parties :

• Au débit : le compte client est débité du montant TTC, soit 12 000€ (10 000€ HT + 2 000€ de TVA). Cela représente la dette que le client a envers l'entreprise.

• Au crédit : deux comptes sont crédités. Le compte 707 (Ventes de marchandises) est crédité du montant HT, soit 10 000 €. Le compte de TVA collectée est crédité du montant de la TVA, soit 2 000€.

FAQ : Pour aller plus loin sur l’écriture comptable 

Comment faire une écriture comptable pour un amortissement ?

L'amortissement est un concept clé en comptabilité, qui consiste à répartir le coût d'une immobilisation sur sa durée d'utilisation prévue. Lors de la comptabilisation de l'amortissement, une écriture spécifique, appelée dotation aux amortissements, est enregistrée. Elle diminue la valeur du compte d'immobilisation et augmente celle du compte de charges d’amortissement.

Pour une compréhension claire, prenons l'exemple d'une machine achetée pour 10 000 € avec une durée d'utilisation estimée à 5 ans. L'amortissement annuel est de 2 000 € (10 000 €/5 ans). 

L'écriture comptable sera la suivante :

• Débit du compte 6811 "Dotations aux amortissements sur immobilisations" pour 2000 €

• Crédit du compte 280 (correspondant à la machine) pour 2000 €

Cette opération est répétée chaque année, reflétant ainsi la dépréciation de la machine dans le temps.

Comment l’écriture comptable contribue-t-elle à la gestion de la TVA dans une entreprise ?

L'écriture comptable joue un rôle central dans la déclaration de la TVA. Elle permet d'enregistrer toutes les opérations imposables et de calculer le montant de la TVA due.  Ainsi, chaque vente ou achat assujetti à la TVA est comptabilisé dans les écritures. 

• Pour la TVA collectée sur les ventes, on débite le compte 44571 "TVA collectée". 

• Pour la TVA déductible sur les achats, on crédite le compte 445661 "TVA déductible sur autres biens et services". 

• La différence entre ces deux montants représente la TVA due, enregistrée au crédit du compte 44551 "TVA à décaisser".