Comment bien mener un parcours de recrutement ?

Bien mener un parcours de recrutement demande de l’organisation et de la rigueur afin de recruter la bonne personne, au bon poste. La mise en place d’un processus de recrutement vous permettra de vous concentrer sur l’humain. Pour cela, je vous propose ci-dessous les 6 étapes clés d’un processus de recrutement et quelques exemples d’actions simples à mettre en place. C’est parti ! 🚀

1. Identifiez les parties prenantes et leurs enjeux

Pour bien démarrer, et comme dans tout projet, vous allez identifier les parties prenantes de ce recrutement et leurs missions :

• La personne qui exprime le besoin : elle anticipe la nécessité de recruter, réalise la fiche de poste et participe aux entretiens.

• La personne qui occupe la fonction RH : elle s’assure que le recrutement rentre dans la stratégie globale du cabinet et mène le projet dans le respect du processus de recrutement.

• L’équipe de votre nouvelle recrue : elle participe à la rédaction de la fiche de poste ou la relit et peut (doit) être sollicitée dans le choix de la personne.

• Les candidat•e•s : C’est votre cible et il est important de la connaître pour vous adresser à elle.

💡 La même personne peut à la fois exprimer le besoin et occuper la fonction RH.

⚠️ On oublie souvent de prendre en compte l’équipe et les candidats. Pourtant, ce sont eux qui sont les plus concernés !

2. Déterminez votre besoin

Trouver la bonne personne, au bon moment et au bon endroit est une question de timing. Si vous attendez que vos équipes soient complètement surchargées pour lancer un processus de recrutement, vous avez déjà perdu. Recruter peut prendre du temps, surtout sur un marché en tension comme l’expertise comptable. Les candidats ne vous ont pas attendu pour chercher de nouvelles opportunités. Et une fois que vous aurez trouvé le candidat parfait, les délais peuvent s’allonger en fonction de son préavis.

➡️ Pour mettre toutes les chances de votre côté, anticipez la charge de travail de vos équipes, et lancez le processus de recrutement le plus en amont possible.

Pour commencer, posez-vous ces questions :

• Y a-t-il vraiment un besoin ? Parfois, adopter un nouveau logiciel ou automatiser certains process peut suffire.

• Ce poste peut-il être pourvu en interne ? Cela a plusieurs avantages : fidéliser votre équipe en place en la faisant évoluer et recruter plus facilement un profil junior.

• Quel est le besoin concret ? Pour y répondre, listez les missions et les tâches liées à ce besoin dans une fiche de poste.

Pour bien identifier la personne dont vous avez besoin, vous pouvez créer un persona. Hubspot vous explique pourquoi et comment l’utiliser. Le persona est un outil marketing très puissant, qui va vous aider à vous mettre en empathie avec votre cible, mais attention aux stéréotypes ! Votre candidat idéal n’est pas forcément le lama à 5 pattes que vous aviez imaginé, c’est celui qui sera capable de mener à bien les missions que vous lui confierez, au regard des conditions que vous lui proposerez.

Vous allez maintenant décliner votre fiche de poste en offre d’emploi. Pour cela, reprenez votre persona et écrivez l’offre comme si vous échangiez avec lui. Votre offre d’emploi doit refléter votre culture et bien exposer le poste pour permettre au candidat de se projeter chez vous. Faites en sorte qu’elle soit agréable à lire.

💡 Notre conseil pour une offre d’emploi réussie : impliquez votre équipe dans sa rédaction. Ce sont les collaborateurs qui connaissent le mieux le poste. Nous savons que c’est un exercice difficile, alors nous avons rédigé un article rien que pour vous sur ce sujet ! 😉

3. Faites savoir que vous recrutez

Une fois que votre offre d’emploi est rédigée, c’est le moment de faire savoir que vous recrutez ! Pour cela, vous allez la diffuser le plus largement possible. En effet, tout comme un prospect va avoir très souvent plusieurs points de contact avec vous avant de vous appeler et devenir client, votre future recrue va vous découvrir via différents canaux avant de postuler.

Voici 4 actions simples que vous pouvez mettre en place pour que votre offre d’emploi soit visible :

• La diffuser sur des sites d’emploi spécialisés et généralistes

• La publier sur votre site web dans votre espace carrière

• En faire un post sur les réseaux sociaux sous forme de visuel ou vidéo par exemple.

• Inviter vos collaborateurs à partager le lien de l’offre d’emploi à leur réseau (vous pouvez éventuellement leur proposer une prime de cooptation).

Cette liste est bien sûr loin d’être exhaustive et nous vous recommandons de mener des actions de visibilité tout au long de l’année. Vos futures recrues peuvent vous découvrir aujourd’hui et décider de postuler dans 6 mois.

4. Traitez les candidatures

Vous allez recevoir des candidatures par différents biais. La façon dont vous gérez ces sollicitations entrantes en dit long sur votre marque employeur. Mal gérer la relation avec vos candidats peut avoir des répercussions très négatives sur votre réputation et sur vos recrutements futurs. Mettre en place un processus efficace vous évitera une gestion chronophage et aléatoire des candidatures.

L’ATS vous connaissez ? ATS est l’acronyme de “Applicant Tracking System”. Il s’agit d’un outil de gestion de vos candidats et de vos offres d’emploi.

Il existe de nombreux ATS adaptés à toutes les tailles d’entreprises. Pour les cabinets d’expertise comptable, il existe notamment l’outil proposé par Lamacompta à ses utilisateurs, qui est très facile à mettre en place et à utiliser.

💡 Si vous n’avez pas de budget pour un ATS pour le moment, mais que vous voulez entreprendre un changement et gagner en professionnalisme, nous avons créé un modèle facile à utiliser pour gérer gratuitement vos candidatures.

⚠️ 88% des candidats considèrent comme un manque de respect l’absence de réponse à leur candidature (Etude RégionsJob). Vous ne répondez pas à TOUTES les candidatures que vous recevez ? C’est une grosse erreur et je vous invite à lire cet article de l’École du Recrutement qui vous explique pourquoi.

Vous n’avez pas le temps de faire tout cela ? Et si vous déléguiez une partie à un collaborateur qui aimerait monter en compétences sur ce sujet ? Vous pouvez aussi recruter quelqu’un sur ce poste si vous avez un certain volume de recrutements par an.

5. Menez les entretiens

Vous allez organiser des entretiens avec les candidats que vous aurez sélectionnés. Chaque entretien est un moment précieux qui vous donne l’opportunité de découvrir une nouvelle personne, son parcours et ses ambitions.

Prévoyez une grille de questions qui vous permettra de savoir si le candidat est fait pour travailler chez vous. Si vous menez tous les entretiens en suivant la même grille, vous pourrez plus facilement comparer les profils. N’oubliez pas de préparer vos entretiens et de prendre des notes pour éviter d’oublier des éléments lorsque vous devrez procéder à la sélection. Certains cabinets font passer des tests techniques et de personnalité pour les aider dans leur choix.

6. Soignez votre pré-intégration

On appelle pré-intégration ou pré-boarding la phase entre le moment où vous avez décidé de recruter un candidat et le jour J du début de son contrat. C’est une phase cruciale car, même si le candidat a accepté votre offre, il est possible que vos confrères l’attirent avec une proposition qui pourrait remettre en question votre collaboration.

Le pré-boarding peut durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Et vous connaissez l’adage, “loin des yeux, loin du cœur”. Ainsi, votre enjeu sera de faire en sorte que votre collaborateur attende avec impatience de vous rejoindre. Pour cela, vous allez maintenir une communication régulière avec lui.

Voici quelques exemples d’actions simples à mettre en place :

• L’inviter à un afterwork ou activité de team building avec l’équipe.

• L’inviter à venir déjeuner ou prendre un café dans vos locaux pour se projeter dans son futur environnement de travail.

• Rester en contact régulièrement pour prendre de ses nouvelles (Comment se passe le déménagement / la fin des examens / la rupture de contrat avec son employeur actuel, etc.) et lui demander si vous pouvez faire quelque chose pour lui. Demandez-lui de quoi il a besoin pour bien travailler à son poste (double-écran, tapis de souris, etc.).

• Si son anniversaire ou sa fête arrivent pendant le pré-boarding, envoyez-lui un message. Cette attention de votre part lui fera énormément plaisir.

• Lui envoyer des informations précises sur comment vont se passer ses premiers jours.

Votre futur collaborateur va se sentir en confiance et valorisé par vos démarches et n’aura qu’une envie, rejoindre l’aventure avec vous !

7. Organisez l’onboarding

40% des nouveaux embauchés envisagent de quitter l’entreprise pendant la période d’essai (Apec). Aie ! 💥 Ce n’est pas si étonnant, car 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration (Apec). Intégrer une nouvelle entreprise est une source de stress pour votre nouvelle recrue. En effet, l’être humain n’aime pas le changement, c’est dans notre nature.

Pour que la transition soit la plus douce possible, voici ce que vous pouvez faire, dès la première semaine :

• Un entretien pour lui donner toutes les informations pratiques, les consignes de vies au bureau, le faire visiter les locaux, lui remettre un livret d’accueil et lui présenter son bureau (qui est prêt avec tout ce qu’il faut pour commencer à travailler).

• Un entretien avec le dirigeant pour partager la vision du cabinet et ses valeurs

• Proposer à un membre de votre équipe d’être son parrain/marraine et le prendre sous son aile.

• Organiser un moment convivial avec des viennoiseries et du café pour lui souhaiter la bienvenue

• Lui faire rencontrer une personne de chaque équipe pour découvrir son métier

💡 Un mois après avoir accueilli votre nouveau collaborateur, vous pouvez lui soumettre un rapport d’étonnement concernant le processus de recrutement. Qu’a-t-il aimé, moins aimé ? Vous lui montrez ainsi que son avis compte et cela vous aide à améliorer votre processus pour le prochain recrutement.

Maintenant, à vous de jouer ! Avez-vous mis en place un processus de recrutement bien cadré au sein de votre cabinet d’expertise comptable ? Cet article vous a présenté des actions que vous pouvez mettre en place très rapidement et qui demandent peu d’investissements, pourtant, elles vous feront gagner énormément de temps et favoriseront des recrutements heureux !