Vos données personnelles - Recrutement 

Nous attachons une grande importance à la protection de vos Données à caractère personnel et veillons attentivement au respect de la réglementation relative à la vie privée, en particulier le Règlement européen n°2016/679 du 26 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite "Informatique et libertés" modifiée en 2018 (la « Législation en Vigueur »).

1. Définitions

Les termes utilisés dans la présente Politique de protection des données à caractère personnel (ci-après “Politique”) avec des majuscules ont été définis ci-dessous. 

“Candidat” désigne la personne ayant envoyé une candidature et/ou ayant été contactée par Pennylane dans le cadre d’une offre d’emploi. 

“Destinataire” désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication des Données personnelles, qu’il s’agisse ou non d’un tiers telle que définie par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). 

“Pennylane” désigne Pennylane, Société par Actions Simplifiées, inscrite au RCS de Paris, sous le numéro 880 265 921 dont le siège social est 2-4 rue Jules Lefebvre, 75009 Paris. 

“Données à caractère personnel” désigne toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable telle que définie par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). 

“RH” ou “Ressources Humaines” désigne tout service ou membre d’un service participant à la gestion du personnel, du recrutement, de la paie ou des relations avec les instances représentatives du personnel au sein des entités de Pennylane. 

“Responsable de traitement” a le sens qui lui est attribué par le RGPD. 

“RGPD” désigne le Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE. 

“Salarié” désigne toute personne physique recrutée par une entité de Pennylane et liée à celle-ci par un contrat de travail caractérisé par la réalisation d'une prestation de travail, le versement d'une rémunération et l'existence d'un lien de subordination juridique. 

“Sous-traitant” a le sens qui lui est attribué par le RGPD. 

“Site carrières” désigne le site de dépôt de candidature de Pennylane accessible à cette adresse https://www.pennylane.com/fr/carrieres 

“Traitement de Données à caractère personnel” a le sens qui lui est attribué par le RGPD.

2. Objet de la présente Politique

La présente Politique a pour objet d’informer les Candidats sur les Données à caractère personnel collectées et traitées par Pennylane. Elle s’applique à tous les Candidats.

3. Responsable de traitement 

Pennylane est Responsable du traitement de vos données personnelles dans le cadre du recrutement.

4. Quelles Données à caractère personnel traitons-nous ? 

Nous traitons les données nécessaires à l’examen de votre candidature, notamment :

4.1. Pour les besoins de la gestion globale du processus de recrutement : 

• Données d’identification et de contact du Candidat : Nom prénom, numéro de téléphone, adresse email

• Informations contenues dans le CV : date de naissance, adresse postale, photo, permis de conduire, hobbies, expérience passée, entreprise actuelle, diplômes et formation, langues parlées, ville de résidence etc.)

• Lettre de motivation

• Lien vers le profil Linkedin

• Informations fournies dans le formulaire de candidature,

• Echanges Recruteur - Candidat (emails, messages)

4.2. Pour les besoins de la gestion et tenues des entretiens : 

• Informations liées aux entretiens : date et contenu des rapports d’entretien, réponses aux questions, rémunération actuelle et souhaitée, compte rendus d’évaluation rédigés par les recruteurs, décision finale des entretiens, raison du rejet, enregistrement audio de l’entretien et transcription (si activation de la fonctionnalité).

4.3. Pour les besoins de la création et de la gestion d’un vivier de candidats : 

• Données d’identification et de contact du Candidat : Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, ville de résidence 

• Informations contenues dans le CV : date de naissance, adresse postale, photo, permis de conduire, hobbies, expérience passée, entreprise actuelle, diplômes et formation, langues parlées, ville de résidence etc.)

• Lettre de motivation

• Lien vers le profil Linkedin

• Historique des entretiens/échanges passés.

4.4. Pour les besoins de finalisation du processus de recrutement et notamment l’établissement du contrat de travail (après signature de la promesse d’embauche) : 

• Données d’identification et de contact du Candidat : état civil, nom, prénom, date de naissance, situation familiale, nationalité, numéro et copie de pièce d’identité, adresse email, adresse postale, permis de conduire (uniquement pour certains postes spécifiques)

• Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail

• Relevé d’identité bancaire, 

• Numéro d’immatriculation sécurité sociale, 

• Données professionnelles : Salaire, intitulé du poste 

• Pour certains postes le nécessitant et, le cas échéant : vérification de l’extrait du casier judiciaire B3 (mention oui/non), vérification des éventuels liens déclaration d’intérêts, diligence raisonnable (“due diligence”) (ex : vérification de la réputation des Candidats, prise de référence).

5. Sur quelle base légale traitons-nous vos Données à caractère personnel ? 

5.1. Pour les besoins de la gestion globale du processus de recrutement : Exécution d’un contrat (mesures précontractuelles) et/ou intérêt légitime, selon les opérations.

Pennylane peut collecter et traiter vos données personnelles disponibles sur les réseaux sociaux professionnels, tels que LinkedIn, afin de pouvoir vous contacter au sujet d'offres d'emploi susceptibles de vous intéresser.

Vous pouvez refuser un tel traitement en répondant au message que vous avez reçu. 

5.2. Pour les besoins de la gestion et tenue des entretiens : intérêt légitime. 

5.3. Pour les besoins de la création et de la gestion d’un vivier de candidats : Consentement du Candidat.

5.4. Pour les besoins de finalisation du processus de recrutement et l’établissement du contrat de travail : Exécution d’un contrat (mesures précontractuelles au contrat de travail). Pour les formalités obligatoires : obligation légale (R. 5221-41 Code du travail).

5.5. Pour les besoins de l'utilisation et de l’activation des assistants IA mentionnées ci-dessous : Intérêt légitime.

6. Utilisation de l’IA

6.1. Utilisation d’un Assistant d’entretien 

Pennylane utilise un assistant d'entretien alimenté par l'Intelligence Artificielle (IA) afin d'améliorer son processus de recrutement et l'expérience des candidats. Il permet notamment aux Recruteurs de Pennylane d’effectuer un enregistrement de l’entretien (audio et vidéo) et d’automatiser la prise de note durant l’entretien (génération de transcriptions).

Avant tout entretien, vous aurez la possibilité de vous opposer à son utilisation.  Votre décision n'aura aucune incidence sur le traitement de votre candidature. 

Vous pouvez également vous opposer à tout moment pendant ou après le processus de recrutement.

L'assistant alimenté par l'IA ne prend aucune décision automatisée concernant votre candidature et n'effectue aucun profilage. Il sert uniquement d'outil d'aide à notre équipe de recrutement.

6.2. Utilisation d’un Assistant à la rédaction de compte-rendu d’entretien

Pennylane utilise un Assistant IA afin de l’aider à synthétiser les retours/évaluations d’entretien collectés tout au long du processus de recrutement. Les synthèses renvoient aux retours d’entretien d’origine, afin que l’équipe puisse consulter l’intégralité des détails et du contexte.

L'assistant alimenté par l'IA ne prend aucune décision automatisée concernant votre candidature et n'effectue aucun profilage. Il sert uniquement d'outil d'aide à notre équipe de recrutement.

Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de cette fonctionnalité en vous adressant directement à votre Recruteur.

6.3. Utilisation d’un Assistant à la planification automatique d’entretiens 

Pennylane utilise un Assistant IA afin de pouvoir proposer automatiquement des créneaux de rendez-vous recommandés pour organiser les entretiens (notamment dans des processus avec un grand volume de candidatures ou des panels complexes impliquant plusieurs interviewers).

L'assistant alimenté par l'IA ne prend aucune décision automatisée concernant votre candidature et n'effectue aucun profilage. Il sert uniquement d'outil d'aide à notre équipe de recrutement.

Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de cette fonctionnalité en vous adressant directement à votre Recruteur.

6.4. Utilisation d’un Assistant IA pour la génération de rapports 

Pennylane utilise un Assistant IA afin de faciliter la création de rapports statistiques.

L'assistant alimenté par l'IA ne prend aucune décision automatisée concernant votre candidature et n'effectue aucun profilage. Il sert uniquement d'outil d'aide à notre équipe de recrutement.

Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de cette fonctionnalité en vous adressant directement à votre Recruteur.

6.5. Pennylane a mis en place des mesures afin de sécuriser son utilisation des Assistants IA

• Supervision humaine : les recommandations de l’IA sont revues par des personnes formées.

• Aucune exclusion automatisée : nos assistants IA ne prennent aucune décision automatisée concernant votre candidature et n'effectuent aucun profilage. 

• Vigilance sur les biais : nous surveillons les résultats pour réduire les risques de biais d'automatisation.

• Traçabilité : des journaux (logs) peuvent être conservés pour permettre l’audit et la compréhension du fonctionnement (durée minimale pouvant aller jusqu’à 6 mois).

7. Quels sont les Destinataires des Données à caractère personnel ?

Nous utilisons la plateforme Ashby pour traiter les candidatures à nos offres d’emploi. Lorsque vous candidatez à une de nos offres, Ashby collecte et traite de vos données personnelles pour le compte de Pennylane. Les données que nous collectons incluent les données mentionnées ci-dessus. 

Dans le cadre des finalités exposées dans ce document, nous avons recours aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées, comme Welcome to the Jungle, Linkedin. A ce titre, nous utilisons occasionnellement des services dont les serveurs sont localisés en dehors de l'Union Européenne. Vos données peuvent donc être transférées et/ou stockées dans des pays non européens. Cependant nous nous assurons que vos données soient  traitées de manière à garantir un niveau de protection adéquat conformément aux Clauses Contractuelles Type de protection des données de la Commission Européenne. 

8. Combien de temps conservons-nous vos Données à caractère personnel ? 

8.1. Conservation des candidatures / profils inactifs : si votre candidature n’aboutit pas, ou si vous n’avez pas finalisé de candidature, nous conservons vos données pendant une durée maximale de 3 mois à compter de la clôture du processus de recrutement ou de notre dernier échange, afin de pouvoir, le cas échéant, vous expliquer les raisons de cette décision.

8.2. Conservation dans un vivier de candidats (avec votre consentement) : si vous avez coché la case de consentement à la fin du formulaire de candidature, nous conserverons votre dossier pour une période de deux ans à compter de notre dernier échange, pour les besoins de la création et de la gestion d’un vivier de candidats.

Pendant cette période, votre dossier pourra être évalué et revu par nos équipes (talent acquisition, RH, métier concerné). À l’issue de cette période, nous vous contacterons afin de savoir si vous souhaitez que Pennylane conserve votre dossier pour deux années supplémentaires ou si vous préférez que nous le supprimions.

8.3. Enregistrements de l’Assistant d’entretien  (si utilisés lors du processus) : les enregistrements audio et image sont conservés pendant une durée maximale de 3 mois. Les transcriptions peuvent être conservées jusqu’à deux ans avec votre consentement. Dans tous les cas, les enregistrements et transcriptions sont supprimés automatiquement lorsque votre profil est supprimé.

9. Exercice de vos droits

Vous pouvez à tout moment accéder à vos données, les corriger, demander leur suppression, exercer votre droit à la portabilité ou limiter le traitement de vos données. 

Vous pouvez également demander une intervention humaine et contester une décision si un traitement automatisé est en cause.

Pour toute demande ou question relative à vos données, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : dpo@pennylane.com.

🇬🇧 Your personal data – Recruitment

We attach great importance to the protection of your Personal Data and carefully ensure compliance with privacy regulations, in particular Regulation (EU) No. 2016/679 of 26 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (GDPR), and French Law No. 78-17 of 6 January 1978 known as the “Informatique et Libertés” law, as amended in 2018 (the “Applicable Legislation”).

1. Definitions

The terms used in this Personal Data Protection Policy (the “Policy”) with capital letters are defined below.

“Candidate” means the person who has submitted an application and/or has been contacted by Pennylane in connection with a job offer.

“Recipient” means the natural or legal person, public authority, agency, or any other body to which Personal Data are disclosed, whether or not a third party as defined by the General Data Protection Regulation (GDPR).

“Pennylane” means Pennylane, a simplified joint-stock company (Société par Actions Simplifiée), registered with the Paris Trade and Companies Register under number 880 265 921, with its registered office at 2-4 rue Jules Lefebvre, 75009 Paris.

“Personal Data” means any information relating to an identified or identifiable natural person, as defined by the GDPR.

“HR” or “Human Resources” means any department or member of a department involved in personnel management, recruitment, payroll, or relations with employee representative bodies within Pennylane entities.

“Data Controller” has the meaning given to it by the GDPR.

“GDPR” means the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, repealing Directive 95/46/EC.

“Employee” means any natural person recruited by a Pennylane entity and bound to it by an employment contract characterized by the performance of work, the payment of remuneration, and the existence of a legal relationship of subordination.

“Processor” has the meaning given to it by the GDPR.

“Careers Site” means Pennylane’s application submission website accessible at https://www.pennylane.com/fr/carrieres.

“Processing of Personal Data” has the meaning given to it by the GDPR.

2. Purpose of this Policy

The purpose of this Policy is to inform Candidates about the Personal Data collected and processed by Pennylane. It applies to all Candidates.

3. Data Controller

Pennylane is the Data Controller of your personal data in the context of recruitment.

4. What Personal Data do we process?

We process the data necessary to review your application, in particular:

4.1. For the overall management of the recruitment process:

• Candidate identification and contact data: last name, first name, phone number, email address

• Information contained in the CV: date of birth, postal address, photo, driving licence, hobbies, past experience, current company, degrees and education, languages spoken, city of residence, etc.

• Cover letter

• Link to your LinkedIn profile

• Information provided in the application form

• Recruiter–Candidate exchanges (emails, messages).

4.2. For managing and conducting interviews:

• Interview-related information: date and content of interview reports, answers to questions, current and desired compensation, assessment reports written by recruiters, final interview decision, reason for rejection, audio recording of the interview and transcript (if the feature is enabled).

4.3. For creating and managing a candidate pool:

• Candidate identification and contact data: last name, first name, phone number, email address, city of residence

• Information contained in the CV: date of birth, postal address, photo, driving licence, hobbies, past experience, current company, degrees and education, languages spoken, city of residence, etc.

• Cover letter

• Link to your LinkedIn profile

• History of past interviews/exchanges

4.4. For finalizing the recruitment process, in particular preparing the employment contract (after signing the offer letter):

• Candidate identification and contact data: civil status, last name, first name, date of birth, family situation, nationality, number and copy of identity document, email address, postal address, driving licence (only for certain specific positions)

• For foreign workers: type and reference number of the permit serving as a work authorization

• Bank account details

• Social security number

• Professional data: salary, job title

• For certain positions, where applicable: verification of criminal record extract (B3) (yes/no), verification of any declared conflicts of interest, due diligence (e.g., reputation checks, reference checks).

5. On what legal basis do we process your Personal Data?

5.1. For the overall management of the recruitment process: performance of a contract (pre-contractual measures) and/or legitimate interest, depending on the operations.

Pennylane may collect and process your personal data available on professional social networks, such as LinkedIn, in order to contact you about job offers that may be of interest to you.

You may refuse such processing by replying to the message you received.

5.2. For managing and conducting interviews: legitimate interest.

5.3. For creating and managing a candidate pool: Candidate’s consent.

5.4. For finalizing the recruitment process and preparing the employment contract: performance of a contract (pre-contractual measures relating to the employment contract). For mandatory formalities: compliance with a legal obligation (R. 5221-41 of the French Labour Code).

5.5. For the use and activation of the AI assistants mentioned below: legitimate interest.

6. Use of AI

6.1. Use of an interview assistant

Pennylane uses an interview assistant powered by Artificial Intelligence (AI) to improve its recruitment process and the candidate experience. In particular, it enables Pennylane recruiters to record the interview (audio and video) and to automate note-taking during the interview (generation of transcripts).

Before any interview, you will have the option to object to its use. Your decision will have no impact on the processing of your application.

You may also object at any time during or after the recruitment process.

The AI-powered assistant does not make any automated decisions regarding your application and does not carry out any profiling. It serves only as a support tool for our recruitment team.

6.2. Use of an assistant for drafting interview summaries

Pennylane uses an AI assistant to help summarize interview feedback/assessments collected throughout the recruitment process. The summaries refer back to the original interview feedback, so that the team can review the full details and context.

The AI-powered assistant does not make any automated decisions regarding your application and does not carry out any profiling. It serves only as a support tool for our recruitment team.

You may object to the use of this feature by contacting your recruiter directly.

6.3. Use of an assistant for automatic interview scheduling

Pennylane uses an AI assistant to automatically propose recommended time slots to schedule interviews (in particular in processes involving a high volume of applications or complex panels involving multiple interviewers).

The AI-powered assistant does not make any automated decisions regarding your application and does not carry out any profiling. It serves only as a support tool for our recruitment team.

You may object to the use of this feature by contacting your recruiter directly.

6.4. Use of an AI assistant for report generation

Pennylane uses an AI assistant to facilitate the creation of statistical reports.

The AI-powered assistant does not make any automated decisions regarding your application and does not carry out any profiling. It serves only as a support tool for our recruitment team.

You may object to the use of this feature by contacting your recruiter directly.

6.5. Pennylane has implemented measures to secure its use of AI assistants:

• Human oversight: AI recommendations are reviewed by trained people.

• No automated exclusion: our AI assistants do not make any automated decisions regarding your application and do not carry out any profiling.

• Bias vigilance: we monitor outcomes to reduce the risk of automation bias.

• Traceability: logs may be kept to enable auditability and understanding of how the system works (minimum period up to 6 months).

7. Who are the Recipients of Personal Data?

We use the Ashby platform to process applications for our job offers. When you apply for one of our offers, Ashby collects and processes your personal data on behalf of Pennylane. The data we collect includes the data mentioned above.

For the purposes described in this document, we use the services of several specialized companies, such as Welcome to the Jungle and LinkedIn. In this regard, we occasionally use services whose servers are located outside the European Union. Your data may therefore be transferred to and/or stored in non-European countries. However, we ensure that your data is processed in a manner that guarantees an adequate level of protection in accordance with the European Commission’s Standard Contractual Clauses.

8. How long do we keep your Personal Data?

8.1. Retention of applications / inactive profiles: if your application is unsuccessful, or if you did not complete an application, we keep your data for a maximum of 3 months from the closing of the recruitment process or from our last exchange, in order, where applicable, to be able to explain the reasons for that decision.

8.2. Retention in a candidate pool (with your consent): if you ticked the consent box at the end of the application form, we will keep your file for two years from our last exchange, for the purposes of creating and managing a candidate pool.

During this period, your file may be assessed and reviewed by our teams (talent acquisition, HR, relevant business line). At the end of this period, we will contact you to find out whether you would like Pennylane to keep your file for a further two years or whether you would prefer us to delete it.

8.3. Recordings from the interview assistant (if used during the process): audio and video recordings are kept for a maximum period of 3 months. Transcripts may be kept for up to two years with your consent. In all cases, recordings and transcripts are automatically deleted when your profile is deleted.

9. Exercising your rights

You may at any time access your data, correct it, request its deletion, exercise your right to data portability, or restrict the processing of your data.

You may also request human intervention and contest a decision if automated processing is involved.

For any request or question relating to your data, please contact us at the following address: dpo@pennylane.com.