Comment comptabiliser les frais de formation ?

Que sont les frais de formation ?

La formation fait partie des frais engagés chaque année par les entreprises. Elles y sont contraintes par l’article L6321-1 du Code du travail qui stipule que : « L’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. »

La contribution obligatoire à la formation professionnelle (CUFPA)

Toute entreprise employant au moins un salarié en France doit participer au financement de la formation continue et de l'apprentissage. Depuis la réforme, cette obligation est regroupée sous un seul terme : la CUFPA (Contribution Unique à la Formation Professionnelle et à l’Alternance).

Cette contribution est versée à votre OPCO (Opérateur de Compétences), qui agit comme collecteur et redistributeur pour financer les montées en compétences de vos salariés. Fiscalement, ces sommes sont traitées comme des impôts et taxes, car elles sont versées à fonds perdus.

Quels sont les frais de formation à comptabiliser ?

La comptabilisation des frais de formation inclut plusieurs types de dépenses :

• Frais pédagogiques, correspondant au coût direct de la formation dispensée (prix de la session de formation, supports pédagogiques, certification).

• Rémunération du salarié, car le salaire est maintenu durant les heures de formation.

• Frais annexes incluant les dépenses liées au transport, à l’hébergement et aux repas.

• Frais de gestion. Il s’agit du coût lié à l’organisation et au suivi des formations (mobilisation du service RH, adhésion à une plateforme de gestion des formations).

• Contribution légale. C’est la somme obligatoire versée pour financer la formation professionnelle incluant l’adhésion à l’OPCO et la contribution unique à la formation et à l’alternance.

Comment comptabiliser les frais de formation obligatoire versés à l'OPCO ?

Ces frais de formation obligatoire sont à enregistrer au titre des impôts et taxes : 

• Compte 6333 : Participation des employeurs à la formation professionnelle continue (au débit).

Bon à savoir :

Le compte 44566 permet de récupérer la TVA versée et le crédit du compte 401 (fournisseur) permet d’enregistrer la dette jusqu’à paiement du solde.

Comptabilisation des frais formations au moment de l'enregistrement de la charge

Comment comptabiliser les formations en service extérieur ?

Pour comptabiliser les frais de formation achetées, deux comptes peuvent être utilisés : 

• Compte 6228 : Rémunérations d’intermédiaires et honoraires (au débit)

Cette écriture est idéale si vous devez rendre compte des actions de formation et de l’impact sur les performances de l’entreprise.

• Compte 628 : Divers

L’écriture sur ce compte est adaptée aux formations sans impact direct sur les performances de l’entreprise.

Comptabilisation des frais de formations en service extérieur

Comment comptabiliser les frais annexes liés à la formation ?

L’écriture comptable des frais de formation annexes est indispensable à plusieurs titres pour l’entreprise : financier dans un premier temps. Cela permet aussi d’optimiser la fiscalité et de récupérer la TVA.

Comptabiliser les frais annexes, c’est un vrai levier de gestion intelligente, de récupération fiscale et de pilotage stratégique des ressources grâce à une comptabilité transparente permettant un suivi individualisé ou par service.

Voici les comptes à utiliser comptabiliser les frais annexes liés à la formation : 

• Compte 6251 : Déplacements ;

• Compte 6254 : Hébergement ;

• Compte 6132 : Location de salles ;

Autres comptes utiles selon la nature des dépenses : 

• Compte 6256 : Missions diverses (pour des frais mixtes : déplacement + repas).

• Compte 6257 : Réceptions (repas de groupe non remboursés sur notes de frais).

• Compte 6063 : Fournitures d’entretien et petit équipement, pour l’achat de petit matériel utilisé pendant la formation.

• Compte 6181 : Documentation générale (achat de supports pédagogiques hors formation directe).

• Compte 648 : Autres charges de personnel (indemnités spécifiques liées à la formation comme une prime exceptionnelle de mobilité ou une compensation).

Comment comptabiliser les formations prises en charge ou cofinancées ?

En plus des actions de formations proposées à vos collaborateurs, ceux-ci peuvent mobiliser directement leur compte personnel de formation (CPF). Dans ce cas, vous n’avez rien à comptabiliser.

• Si votre entreprise a mis en place un abonnement volontaire aux CPF de ses employés, elle peut écrire la dépense sur le compte 6338.

• Dans le cas d’une formation cofinancée ou remboursée par une OPCO, il faut comptabiliser la dépense sur le compte 628 ou 6228.

Une fois le remboursement perçu, enregistrez-le en produit d’exploitation sur le compte 791 Transfert de charges ou le 758 Produits divers de gestion courante.

Nos conseils pour bien comptabiliser au mieux les frais de formations

Comptabiliser vos frais de formation professionnelle de façon optimale est stratégique pour votre entreprise. Voici trois conseils pour optimiser votre compte comptable formation : 

• Affectez les frais de formation à des centres de coûts spécifiques (RH, direction, production, etc.) pour mesurer l’investissement par service, métier ou projet.

• Créez des axes analytiques par salarié ou action de formation pour faciliter le reporting RH et le calcul du coût total par action de formation.

• Dissociez les frais pédagogiques des frais annexes pour séparer chaque poste de dépense et affiner le budget.