OCR : définition, usages en comptabilité et impact de la facture électronique

OCR : qu’est-ce que c’est ?

L’OCR (Optical Character Recognition) désigne un procédé de reconnaissance optique de caractères permettant de convertir un document visuel — photo, scan, PDF image — en texte exploitable par un logiciel. Concrètement, il transforme les pixels d’une image en données numériques interprétables : numéro de facture, date, montant HT, TVA, total TTC, coordonnées du fournisseur, etc.

En comptabilité, l’OCR est devenu un outil incontournable pour : 

• accélérer la saisie des pièces comptables,

• limiter les erreurs humaines,

• sécuriser le traitement des factures et des notes de frais.

Les cabinets comme les entreprises l'utilisent pour automatiser la pré-comptabilisation et le traitement des achats. L’OCR n’est toutefois qu’un maillon de la chaîne : il lit le document, mais ne comprend pas son contexte métier et nécessite des contrôles humains ou automatisés.

Comment fonctionne un OCR ?

Un OCR repose sur un pipeline technologique en plusieurs étapes :

1. Pré-traitement de l’image

Le document est nettoyé :

• redressement de la page,

• amélioration du contraste,

• suppression du bruit / grain,

• segmentation des zones potentielles de texte.

Ce nettoyage conditionne fortement la qualité de la reconnaissance.

2. Détection des caractères

L’OCR analyse l’image pixel par pixel pour identifier :

• les formes géométriques,

• les lignes,

• les mots,

• les blocs,

• les tableaux.

Les modèles modernes utilisent des réseaux neuronaux (CNN, transformers OCR).

3. Reconnaissance alphabétique et numérique

Le logiciel compare les formes détectées à des modèles appris pour reconstituer du texte :

• typographies imprimées,

• chiffres,

• symboles (€ / %, etc.).

4. Reconstruction logique du document

Une fois le texte extrait, le système tente de reconstituer la structure de la facture :

• en-tête,

• références fournisseur,

• détails de ligne,

• montants HT/TTC/TVA.

5. Extraction des champs comptables

Ce n’est qu’à ce stade que l’OCR alimente un logiciel de comptabilité avec :

• date de facture,

• montants,

• mentions légales,

• taux de TVA,

• références.

Important :

L’OCR lit, mais ne comprend pas. Il n’a pas d’intelligence métier native. Pour aller plus loin, des couches de règles ou d’IA doivent être ajoutées (IDP).

OCR en comptabilité : quels bénéfices et quelles limites ?

Les bénéfices clés de l’OCR en comptabilité

1. Suppression de la saisie manuelle

Un OCR lit automatiquement les factures, ce qui réduit :

• les erreurs humaines,

• le temps de saisie,

• la charge administrative.

2. Standardisation du flux achats

Même si les formats de factures varient d’un fournisseur à l’autre, l’OCR permet d’obtenir :

• les mêmes champs structurés,

• la même logique de traitement,

• la même qualité de données.

3. Accélération de la tenue comptable

Le comptable gagne du temps sur :

• la pré-comptabilisation,

• les contrôles,

• la revue des pièces justificatives.

4. Meilleure traçabilité et auditabilité

Les logiciels modernes conservent :

• la facture d’origine,

• les données extraites,

• les logs de validation,

• l'historique des modifications.

Les limites de l’OCR

1. Sensibilité à la qualité du document

Un OCR peut échouer ou générer des erreurs si :

• la facture est floue,

• photographiée,

• froissée,

• mal scannée.

2. Pas de compréhension métier

L’OCR ne sait pas :

• trouver le bon compte comptable,

• vérifier la cohérence TVA,

• interpréter des lignes complexes.

Il faut soit un logiciel comptable intelligent, soit une couche IDP.

3. Validation humaine nécessaire

La comptabilité exige un haut niveau de précision. Un OCR n’atteint jamais 100 % de fiabilité, d’où l’obligation de :

• vérifier les champs,

• contrôler les incohérences.

4. Limitation sur les documents manuscrits

Pour les notes de frais manuscrites ou reçus écrits à la main, l’OCR est peu efficace. Il faut une technologie ICR (voir plus bas).

OCR facture : quels champs sont lus et comment les valider ?

Les OCR utilisés en comptabilité lisent généralement les champs suivants :

• Champs obligatoires généralement lus : 

• Numéro de facture

• Date d’émission

• Date d’échéance

• SIRET / TVA intracommunautaire

• Nom du fournisseur

• Montant HT / TVA / TTC

• Taux de TVA

• Mode de paiement

• Devise

• Champs avancés pouvant êtres lus selon le logiciel :

• Numéro de commande

• Adresse de livraison

• Lignes de factures (désignation, quantité, prix unitaire)

• IBAN du fournisseur

• Remises / pénalités

• Validation par l’utilisateur :

  • les montants,

  • les champs critiques,

  • la cohérence HT / TVA / TTC,

  • les doublons (ex. facture déjà reçue),

  • le référencement fournisseur.

Dans Pennylane, par exemple, la validation est facilitée grâce à un affichage clair des champs détectés et à un tableau des incohérences éventuelles.

OCR vs ICR vs IDP : quelles différences pour la comptabilité ?

Facture électronique et Factur‑X : l’OCR est‑il encore utile ?

Avec la réforme de la facture électronique, les échanges B2B entre entreprises françaises vont progressivement adopter :

• des factures structurées (UBL, CII),

• des factures hybrides comme Factur-X (PDF + XML),

• un réseau de plateformes agréées.

Dans ce modèle, la donnée n’est plus lue via OCR : elle est nativement structurée dans un fichier XML.

Impact direct : chute drastique de l’usage de l’OCR

Les factures françaises — représentant 80 à 90 % du volume global pour un cabinet — seront remises en données structurées. L’OCR ne servira plus sur la majorité des factures françaises et le coût de traitement OCR pour les cabinets va fortement baisser.

L’OCR reste indispensable dans plusieurs cas

Malgré la généralisation de la facturation électronique, l’OCR sera encore nécessaire pour : 

• les factures étrangères (non soumises au standard de la réforme),

• les notes de frais,

• toutes les pièces justificatives non structurées (tickets, reçus, fournisseurs non équipés).

Pour les notes de frais, il sera important d’avoir une plateforme agréée avec une application mobile possédant une bonne UX. Sinon, il faudra une solution complémentaire.

OCR Pennylane : fonctionnement, champs lus et bonnes pratiques

L’OCR Pennylane est conçu pour traiter efficacement les factures, reçus et notes de frais. Il s’appuie sur :

• une technologie OCR avancée,

• des règles métier comptables,

• une couche de validation automatique,

• une interface claire permettant une validation rapide.

Les champs lus par l’OCR Pennylane sont les suivants : 

• Montant HT, TTC, TVA

• Taux de TVA

• Date de facture

• Numéro de facture

• Siret / TVA intracom

• Raison sociale fournisseur

• IBAN (le cas échéant)

• Montant par taux de TVA

• Catégorie (via suggestion intelligente)

Avantages spécifiques de l’OCR Pennylane

• Qualité d’extraction optimisée sur les factures françaises

• Détection fiable des incohérences (TVA, doublons, montants)

• Proposition automatique de catégories ou comptes comptables

• Lien direct entre facture lue et pré-comptabilisation

• Processus mobile fluide pour les notes de frais

Bonnes pratiques pour obtenir une extraction optimale

• Importer de vrais PDF plutôt que des photos.

• Éviter les scan recto-verso avec éléments parasites.

• Préférer des factures à fort contraste.

• Toujours valider les champs sensibles : montant, fournisseur, TVA.

• Utiliser l’application mobile pour les notes de frais.

FAQ : OCR, comptabilité et facture électronique

L’OCR est-il obligatoire pour la comptabilité ?

Non. L’OCR n’est pas une obligation légale : c’est un outil d’automatisation. Il permet de réduire la saisie manuelle et d’accélérer le traitement des factures, mais chaque entreprise ou cabinet peut choisir ses outils. Avec la facture électronique, les données seront directement structurées, ce qui réduit encore le besoin d’OCR.

L’OCR sera-t-il supprimé avec la facture électronique ?

Non, l’OCR ne disparaîtra pas. Il sera moins utilisé pour les factures françaises (80–90 % du volume global), mais restera indispensable pour :

• les factures étrangères,

• les notes de frais (souvent photographiées),

• les reçus papier,

• les fournisseurs non équipés d’e-invoicing.

L’OCR devient un complément, non plus la technologie centrale.

Pourquoi Factur-X n’a pas besoin d’OCR ?

Factur-X est un format hybride. Il comprend un PDF lisible pour l’utilisateur et un fichier XML structuré intégré dans le PDF. La donnée est déjà structurée. Le logiciel de facturation lit directement l’XML : aucune lecture visuelle n’est nécessaire : donc zéro OCR.

L’OCR Pennylane fonctionne-t-il sur les notes de frais photographiées ?

Oui. L’application mobile permet d’envoyer des photos de tickets et reçus, optimisées pour une lecture OCR. L’OCR extrait automatiquement :

• montant,

• date,

• TVA quand elle est présente,

• moyen de paiement.

Pour les reçus très dégradés ou manuscrits, une validation manuelle reste nécessaire.