Comprendre le rôle de la comptabilité dans une association
La comptabilité joue un rôle central dans le fonctionnement d'une association. Elle permet d'assurer la transparence financière et d'instaurer la confiance auprès des membres et des bailleurs de fonds.
Elle offre un aperçu précis de la situation financière de l'association, indispensable pour prendre des décisions éclairées.
Elle facilite la gestion des flux financiers (recettes et dépenses), et permet de suivre l'utilisation des ressources.
Elle est également un outil essentiel pour la planification budgétaire, permettant d'anticiper les besoins financiers futurs.
En cas de demande de subventions ou de prêts, une comptabilité rigoureuse est souvent exigée par les institutions financières.
Enfin, certaines associations sont soumises à des obligations légales en matière de comptabilité, en fonction de leur taille, de leur activité ou de leurs sources de financement.
La nature de la comptabilité (comptabilité de trésorerie ou d'engagements) dépend également de ces facteurs.
Création d'une association et obligations légales
La loi 1901 et ses implications
La loi 1901, qui régit les associations en France, n'impose en principe aucune obligation comptable spécifique. Cependant, certaines situations peuvent rendre la tenue d'une comptabilité obligatoire. Ces situations incluent :
L'exercice d'une activité économique
L'emploi d'un salarié
L'obtention d'une subvention
En l'absence d'obligation, une association peut choisir de tenir une comptabilité de trésorerie, en partie simple ou en partie double. Le choix dépendra de la taille de l'association, de ses sources de financement et de son activité.
Il est à noter que malgré l'absence d'obligation légale, la tenue d'une comptabilité est fortement recommandée pour assurer une gestion sérieuse et transparente, et pour pouvoir justifier l'utilisation des ressources financières de l'association.
Les obligations comptables spécifiques
Pour certaines associations, des obligations comptables complémentaires sont à respecter. Ces obligations dépendent de différents critères comme la taille, l'activité de l'association ou encore son mode de financement.
Associations en redressement ou en liquidation judiciaire : Ces associations sont soumises à des obligations supplémentaires comme la nomination d'un commissaire aux comptes, la publication des comptes...
Associations exerçant une activité économique : Ces associations doivent tenir une comptabilité rigoureuse et établir des comptes annuels.
Associations de grande taille : Des obligations comptables renforcées sont applicables aux associations dont l’effectif salarié est supérieur à 300 salariés et dont le montant du chiffre d’affaires ou des ressources est supérieur à 18.000.000 euros.
Associations bénéficiant d'aides publiques : Les associations percevant une subvention supérieure à 23 000 euros doivent obligatoirement garder leurs comptes annuels approuvés et les envoyer avec la demande d'aide.
Durée de conservation des documents comptables
La durée de conservation des documents comptables est une question essentielle pour toute association. En règle générale, les documents financiers, tels que les comptes annuels, les livres comptables et les pièces justificatives, doivent être conservés pendant 10 ans.
Les documents permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux, par contre, doivent être conservés pendant 6 ans au minimum. Cela inclut les déclarations de retraites complémentaires, les doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt, etc.
Il est essentiel de noter que ces pièces comptables ne peuvent pas être conservées dans le domicile du ou des dirigeants. Elles doivent être placées dans un lieu unique au sein des murs de l’association.
Pour certains documents, une récente réforme a modifié les délais de prescription des actions civiles pour les ramener à 5 années. Cela peut s'appliquer à la conservation des archives comptables de l’association, sauf dans le cas où l’association se comporte en commerçant ou prestataire de services.
Les bases de la comptabilité associative
Le plan comptable adapté aux associations
Pour une gestion comptable efficace, les associations ont besoin d'un plan comptable adapté à leurs spécificités. Ce plan, mis en place par le Comité de la Réglementation Comptable, a été modifié en 2020 pour offrir une plus grande transparence.
Il s'agit d'une adaptation du Plan Comptable Général, et il tient compte des dernières dispositions du règlement N° 99-01 du 16 février 1999. Il définit les modalités d'établissement des comptes annuels pour les associations et comprend différentes classes de comptes.
Certaines associations peuvent choisir d'utiliser uniquement les trois premières racines de chaque classe, selon leurs besoins. Ainsi, il est essentiel de connaître les détails de ce plan comptable pour une gestion optimale des ressources financières de l'association.
Comment tenir les comptes d'une association loi 1901 ?
Pour tenir les comptes d'une association loi 1901, il faut d'abord définir le type de comptabilité à adopter. Une comptabilité de trésorerie simple, qui enregistre les mouvements financiers au moment où ils apparaissent sur les comptes, peut suffire pour les petites associations.
Cependant, si l'association a une taille importante, reçoit des fonds publics, ou exerce une activité économique, elle doit tenir une comptabilité d'engagement plus complète, conforme au plan comptable associatif.
Il existe plusieurs outils et solutions en ligne pour faciliter la tenue des comptes comme Pennylane. Enfin, il convient de mettre en place un livre journal pour enregistrer toutes les opérations financières effectuées par l'association.
Comment gérer les cotisations et les dons ?
La gestion des cotisations et des dons est un aspect fondamental de la comptabilité d'une association. Les cotisations sont comptabilisées dans le compte 7561 selon le règlement n°2018-06 de l'ANC. Pour les dons, la comptabilisation diffère en fonction de leur nature. Les dons courants sont enregistrés en compte 6238, tandis que les dons exceptionnels sont classés en compte 6713.
Il est également important de noter que l'association doit tenir une trace précise de chaque donateur ou membre cotisant. Cela inclut le code du membre, son nom, son adresse postale et son adresse e-mail, entre autres. Des outils de gestion automatisée tels que Pennylane, peuvent faciliter grandement ce processus.
En outre, l'association doit veiller à respecter les souhaits des donateurs en ce qui concerne l'utilisation de leurs dons. Cela peut nécessiter le recours à une comptabilité analytique ou à un suivi extracomptable.
Enfin, il est à noter que certains dons et cotisations peuvent donner droit à une réduction d'impôt. C'est pourquoi l'association doit fournir aux donateurs et membres cotisants un reçu pour leur contribution.
Rôles et responsabilités du trésorier
Le trésorier joue un rôle déterminant dans la gestion comptable d'une association. Ses responsabilités vont au-delà de la simple tenue des comptes. Il est notamment chargé de :
Encaisser les cotisations versées par les membres.
Suivre les recettes et dépenses, en conservant toutes les pièces justificatives.
Rendre compte de sa gestion et soumettre les comptes à l'approbation de l'assemblée.
Collaborer étroitement avec le président pour assurer une bonne gestion financière.
Le trésorier doit aussi être capable de gérer la trésorerie de l'association, une tâche complexe qui nécessite des compétences en comptabilité. Il doit en outre être au fait des obligations légales et statutaires de l'association, et se tenir prêt à justifier sa gestion devant l'administration fiscale.
Les responsabilités du trésorier peuvent être lourdes, et sa responsabilité civile et pénale peut être engagée en cas de mauvaise gestion. Pour ces raisons, de nombreuses associations font appel à un expert-comptable pour accompagner le trésorier dans ses missions.
L'importance d'un bilan financier pour une association
Comment établir un bilan financier ?
Pour établir un bilan financier, commencez par réunir les informations nécessaires sur l'actif et le passif de votre association. L'actif inclut tous les biens possédés par l'association, y compris les liquidités, les créances et les immobilisations. Le passif regroupe toutes les dettes de l'association, comme les emprunts et les factures à payer.
Il est essentiel de distinguer le bilan du compte de résultat qui reflète les flux financiers de l'association durant un exercice comptable.
L'actif se subdivise en :
Actif immobilisé : ce que l'association possède sur le long terme (immobilisations corporelles, incorporelles et financières).
Actif circulant : ce que l'association possède sur le court terme (stocks, créances, disponibilités).
Le passif se subdivise en :
Capitaux propres : ressources stables de l'association (réserves, report à nouveau, résultat de l'exercice).
Dettes : ce que l'association doit à des tiers (emprunts, dettes fournisseurs, dettes fiscales et sociales).
Il existe des modèles de bilan disponibles en ligne, notamment sur le site www.impots.gouv.fr, qui peuvent être utiles pour structurer ces informations.
Comment lire et interpréter un bilan financier ?
La lecture et l'interprétation d'un bilan financier demandent une compréhension claire des éléments qui le composent. D'abord, il faut bien comprendre que le bilan est une sorte de photographie financière de l'association à un instant T. Il se divise en deux parties : l'actif, qui représente ce que possède l'association, et le passif, qui représente ce que l'association doit.
Pour interpréter un bilan, il faut examiner les deux parties en détail. Du côté de l'actif, la présence d'un stock de matière première ou de marchandises peut conduire à interroger le métier de l'association et comprendre la logique économique conduisant à la détention de ces biens. Du côté du passif, il convient de comprendre de quelle manière l'association finance ce patrimoine.
L'analyse approfondie de ces informations permet d'aboutir à des calculs de ratios financiers, dont les plus importants sont le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et le Fonds de Roulement Net Global (FRNG). Ces indicateurs clés peuvent donner une idée de la santé financière de l'association.
La gestion de la trésorerie dans une association
La gestion de la trésorerie dans une association est un élément crucial pour assurer sa pérennité financière.
Tout d'abord, elle implique un suivi rigoureux des encaissements et décaissements. Cela permet de contrôler les dépenses et les recettes, et d'assurer qu'il y a toujours de l'argent en caisse. C'est le rôle du trésorier d'effectuer ce suivi et de mettre à jour régulièrement les relevés bancaires.
Ensuite, une bonne gestion de trésorerie nécessite la mise en place de prévisions financières. Un plan de trésorerie prévisionnel peut aider à anticiper les entrées et sorties d'argent, et ainsi à éviter les problèmes de liquidité.
Enfin, le recours à des outils de gestion de trésorerie, comme des logiciels dédiés, peut grandement faciliter ces tâches. Ils permettent, entre autres, d'automatiser certaines opérations et de disposer d'une vision claire et en temps réel de la situation financière de l'association.
L'expert-comptable et l'association : une collaboration bénéfique ?
Quand faire appel à un expert-comptable ?
Bien que le recours à un expert-comptable ne soit pas une obligation pour une association, certaines situations rendent cette collaboration particulièrement bénéfique. Si votre association a une activité importante, avec un volume d'opérations financières conséquent, l'intervention d'un expert-comptable peut s'avérer cruciale. De même, si l'association reçoit des financements publics ou privés importants, ou si elle déploie des activités à but lucratif, un expert-comptable sera précieux pour garantir la régularité des comptes.
L'expert-comptable peut également être sollicité lors de phases délicates de la vie de l'association, comme lors d'une restructuration, d'une fusion, ou lors de la mise en place d'un plan de développement. Enfin, si le trésorier de l'association n'a pas les compétences nécessaires pour gérer la comptabilité de manière optimale, ou si le temps lui manque, faire appel à un expert-comptable sera une solution à privilégier.
Il faut noter que le recours à un expert-comptable représente un coût pour l'association. Il convient donc d'évaluer attentivement les besoins de l'association.
Bénéfices d'une collaboration avec un expert-comptable
Outre la garantie de la transparence financière auprès des partenaires, adhérents et donateurs, collaborer avec un expert-comptable présente plusieurs avantages pour une association.
Conformité légale: L'expert-comptable assure une comptabilité conforme aux normes de l'ANC (Autorité des Normes Comptables). Il veille au respect des obligations légales, évitant ainsi d'éventuelles sanctions.
Optimisation des performances: Il peut mettre en place des outils de gestion pour améliorer les performances de l'association. Il contribue à l'établissement de budgets, de tableaux de bord et d'alertes pour un meilleur suivi des finances.
Conseil et accompagnement: L'expert-comptable assiste l'organisation et son trésorier dans la création du budget prévisionnel, du tableau de financement, et dans l’établissement de dossiers nécessaires pour la demande de subvention.
Gain de temps: La délégation de la comptabilité à un expert-comptable permet aux dirigeants de l'association de se concentrer sur les missions principales de leur structure.
Gestion des ressources humaines et comptabilité
La gestion des ressources humaines et la comptabilité sont deux aspects interdépendants dans une association. D'une part, la comptabilité tient compte des coûts liés aux ressources humaines, qu'il s'agisse de salariés ou de bénévoles. D'autre part, une bonne gestion des ressources humaines peut contribuer à la santé financière de l'association.
La gestion des salariés comprend la gestion des contrats de travail, le suivi des heures travaillées et la comptabilisation des coûts salariaux, qui sont des charges pour l’association.
La gestion des bénévoles, bien que non rémunérés, implique aussi des coûts. Il est nécessaire de suivre les heures de bénévolat effectuées, les dépenses engagées par les bénévoles, ainsi que les éventuelles indemnités.
Il est donc crucial de bien comprendre et maîtriser ces deux aspects pour optimiser la gestion de votre association. Pour cela, l’association peut recourir à des outils spécifiques ou à des formations en gestion des ressources humaines et en comptabilité.
Gestion des stocks et immobilisations dans une association
La gestion des stocks et des immobilisations est un volet important de la comptabilité d'une association.
Les stocks correspondent à la valeur financière des biens acquis ou produits par l'association durant l'exercice mais non vendus en fin d'exercice. Ils peuvent être constitués de marchandises, de matériaux ou de fournitures destinées à la vente ou à l'utilisation par l'association. Une gestion rigoureuse des stocks est essentielle pour assurer la fiabilité des comptes et éviter les pertes.
Pour leur part, les immobilisations sont des éléments d'actif destinés à servir de manière durable à l'association. Elles comprennent les biens matériels (mobilier, équipements...) et immatériels (logiciels, brevets...) dont l'association a la propriété ou l'usage. Les immobilisations doivent être enregistrées en comptabilité dans la classe 2 du plan comptable associatif, et leur valeur doit être amortie sur leur durée d'utilisation probable.
Pour faciliter la gestion de ces éléments, plusieurs outils et logiciels sont à disposition des associations, permettant de tenir à jour l'inventaire des stocks et des immobilisations, de calculer les amortissements, et d'éditer les documents comptables nécessaires.
Outils et logiciels de comptabilité pour les associations
Choisir le bon logiciel de comptabilité
Pour choisir un logiciel de comptabilité adapté à votre association, plusieurs critères sont à prendre en compte. D'abord, l'adéquation des fonctionnalités aux besoins de l'association : un logiciel dédié aux associations offre généralement des outils spécifiques comme la gestion des cotisations ou des dons. Ensuite, la facilité d’utilisation est un aspect primordial. Un logiciel intuitif et facile à prendre en main permettra un gain de temps significatif.
Pensez également à vérifier la possibilité de générer des documents comptables nécessaires comme le bilan ou le compte de résultat. En outre, le prix est un critère important. Il existe des solutions gratuites, mais elles sont souvent limitées en termes de fonctionnalités. Enfin, la flexibilité du logiciel est un aspect à considérer, notamment en ce qui concerne la possibilité de corriger des erreurs ou de personnaliser des éléments.
Il est conseillé de tester plusieurs solutions avant de faire votre choix, car la plupart offrent une période d'essai gratuite.
Utilisation d'un logiciel de comptabilité : tutoriel basique
Pour débuter, ouvrez votre logiciel de comptabilité et identifiez-vous avec vos identifiants. Une fois connecté, vous accédez généralement à un tableau de bord qui donne une vue d'ensemble de la situation financière de votre association.
Saisie des opérations comptables : La première étape consiste à saisir les opérations comptables de votre association. Cela inclut les recettes (cotisations, dons, subventions, etc.) et les dépenses (achats, frais divers, etc.). Chaque opération doit être enregistrée dans le compte approprié.
Gestion de la trésorerie : Les logiciels de comptabilité offrent généralement des outils de suivi de la trésorerie. Vous pouvez ainsi suivre l'évolution de vos entrées et sorties d'argent, prévoir vos besoins en trésorerie et anticiper d'éventuels problèmes.
Édition des documents comptables : Enfin, votre logiciel de comptabilité vous permet d'éditer les documents comptables nécessaires à la gestion de votre association, tels que le bilan, le compte de résultat, ou encore le budget prévisionnel.
Pour une utilisation optimale, n'hésitez pas à vous référer à la documentation en ligne de votre logiciel, qui propose souvent des tutoriels détaillés. Si vous rencontrez des difficultés, la plupart des logiciels offrent également un support client pour vous aider.
Erreurs courantes en comptabilité associative et comment les éviter
La comptabilité associative, bien qu'essentielle, peut parfois être source d'erreurs. Voici quelques erreurs couramment commises et des conseils pour les éviter :
Erreurs de classification : Il est crucial de classer correctement les transactions pour obtenir une représentation précise de la situation financière de l'association. Pour éviter cela, formez-vous aux principes de base de la comptabilité et familiarisez-vous avec votre plan comptable.
Omissions de transactions : Omettre d'enregistrer des transactions peut fausser l'équilibre de vos comptes. Assurez-vous d'enregistrer toutes les transactions, aussi petites soient-elles, et de vérifier régulièrement vos registres.
Problèmes de conciliation bancaire : La conciliation bancaire est essentielle pour s'assurer que vos registres correspondent à vos relevés bancaires. Faites-le régulièrement et faites attention aux transactions non validées ou aux erreurs de saisie.
Erreurs de calcul : Même avec des logiciels de comptabilité, des erreurs de calcul peuvent survenir. Vérifiez régulièrement vos comptes, et n'hésitez pas à demander l'aide d'un expert-comptable en cas de doute.
Formation en comptabilité pour les responsables d'associations
Pour maîtriser les spécificités de la comptabilité associative, plusieurs formations sont proposées aux responsables d'associations. Ces formations couvrent des thématiques variées, allant de la compréhension des mécanismes de la comptabilité associative à la lecture des documents comptables et budgétaires. Elles permettent notamment de :
Interpréter les documents comptables de l'association, comprendre les postes spécifiques du compte de résultat et du bilan
Connaître les règles juridiques, comptables, sociales et fiscales propres aux associations
Appréhender le cadre juridique, fiscal, social et économique des associations
Maîtriser la gestion financière des associations.
Ces formations s'adressent principalement aux comptables, responsables comptables et financiers, contrôleurs internes et externes, trésoriers d'associations, mais aussi aux responsables d'association souhaitant comprendre et interpréter les documents financiers des associations.
