Depuis plus de 20 ans, l’agence TouZaZimut soigne la communication digitale des PME, associations, mairies, établissements scolaires… et bien d’autres. Fondée par Sophie Rivière, Marion Bonenfant et Julien Denizot, l’agence est implantée en Bretagne et Normandie.
Pour consacrer le plus de temps possible aux projets de ses clients, l’équipe est à la recherche d’une organisation efficiente pour gérer la comptabilité de l’agence. Plusieurs solutions sont successivement adoptées, sans convaincre le trio de dirigeants :
Confier l’intégralité de leur comptabilité à un cabinet – mais des questions et vérifications de toutes sortes entraînent une importante perte de temps de part et d’autre,
Confier la “précomptabilité” à un autre prestataire externe – solution qui se révèle extrêmement coûteuse,
La confier à une collaboratrice en interne – une solution coûteuse et chronophage.
En mars 2020, TouZaZimut choisit Pennylane pour gérer sa comptabilité et trouve enfin satisfaction : outre le gain de temps que représente la solution, elle permet à Sophie Rivière un pilotage plus fin des finances de l’agence.
Sophie gagne 3+ jours par mois sur sa comptabilité et gestion financière...
Sophie Rivière déplore le manque d’efficacité de la comptabilité “traditionnelle”: “Nous passions un temps fou à relier nos factures à des transactions bancaires. Et une fois que c’était fait de notre côté, notre comptable refaisait exactement la même chose. C’était une énorme perte de temps !”
Dans Pennylane, Sophie et son comptable retrouvent tous les comptes bancaires de TouZaZimut synchronisés en temps réel. Le rapprochement entre factures et virements est désormais en grande partie automatisé : pour chaque facture, la plateforme suggère une transaction susceptible de lui correspondre. Le comptable n’a plus qu’à valider !
Et si une transaction se retrouve sans facture, Sophie en est rapidement avertie et peut aussitôt rectifier le tir :
“Chaque week-end, je reçois un récapitulatif des justificatifs manquants – et je corrige cela le lundi suivant. Je n’ai plus à me replonger dans des pièces vieilles d’il y a dix mois, c’est bien plus simple.”
Dès qu’une transaction est reliée à une facture, l’information est accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise. Pennylane est à la fois une plateforme tout-en-un de gestion financière et un logiciel comptable : Sophie et son comptable collaborent sur un outil commun, à partir des mêmes données mais dans des vues adaptées à leurs besoins. Toute action effectuée par l’un est immédiatement visible et exploitable par l’autre.
Une autre fonctionnalité de Pennylane qui fait gagner un temps précieux à Sophie : la récupération automatique des factures depuis les extranets de ses fournisseurs :
“Ça a vraiment changé la donne pour certains de nos fournisseurs : Google, Facebook et surtout Amazon, auprès de qui il est vraiment compliqué de récupérer une facture. Aujourd’hui, on n’a plus à s’en occuper.”
… Et pilote plus finement TouZaZimut grâce à des données à jour, fiables et complètes
Grâce aux nombreuses automatisations de Pennylane, la comptabilité de TouZaZimut est tenue tout au long de l’année. Sophie accède à tout moment à des données à jour, fiables et complètes pour piloter son entreprise.
Chaque mois, depuis son compte de résultat provisoire, elle vérifie les charges et le chiffre d’affaires de l’agence et les compare aux volumes de la période passée – dans le cas de TouZaZimut, les trois mois précédents – ou de la même période il y a un an.
“C’est à la fois un bon baromètre de la santé de l’entreprise et un outil indispensable à la prise de décision, auquel je n’aurais pas accès aussi fréquemment sans Pennylane.”
Vous cherchez à digitaliser et optimiser la gestion financière et comptable de votre agence ? Pennylane vous permet de fluidifier la collaboration avec votre expert-comptable et de gagner du temps pour vous consacrer pleinement à vos clients. Découvrez la plateforme tout-en-un des PME et de leurs experts-comptables lors d’une démonstration.
