Une entreprise de production audiovisuelle qui avait besoin de reprendre le contrôle sur ses outils
LB Groupe est une entreprise de production audiovisuelle d’une vingtaine de personnes. Lorsque Patrick Onno, son responsable administratif, rejoint l’entreprise il y a 18 mois, il découvre une organisation équipée de plusieurs outils informatiques, avec une limite importante : ces outils ne communiquent pas entre eux.
Pour une équipe administrative réduite, cette dispersion devient rapidement un frein. Les tâches se multiplient, les informations circulent difficilement, et le pilotage financier demande du temps.
LB Groupe se rapproche alors de son intégrateur, Le Groupe Grafe, pour identifier une solution capable de mieux structurer son organisation.
Un besoin clair : centraliser, automatiser et fiabiliser la gestion
Le besoin de Patrick Onno est précis : trouver un outil SaaS capable de répondre à plusieurs enjeux clés du quotidien administratif et financier.
Parmi les critères importants :
une gestion efficace des notes de frais ;
des capacités de reporting ;
une vision financière plus fiable ;
une comptabilité parfaitement tenue ;
un outil simple à prendre en main par les équipes.
La gestion des notes de frais constitue notamment un sujet majeur pour l’entreprise, qui cherche une solution à la fois robuste et adaptée à ses usages.
Après avoir consulté plusieurs éditeurs, Stéphane Retière, oriente LB Groupe vers Pennylane.
Groupe Grafe, un intégrateur de proximité pour sécuriser le choix et le déploiement
Implanté dans le Grand Ouest depuis 1999, Groupe Grafe accompagne les entreprises dans leurs projets de transformation et d’intégration d’outils. L’entreprise compte une cinquantaine de personnes et dispose notamment d’une équipe dédiée au développement (un point particulièrement apprécié par ses clients sur les projets Pennylane).
Dans le cas de LB Groupe, Groupe Grafe connaissait déjà bien le client et ses enjeux. L’intégrateur a pu analyser ses besoins, comparer les solutions disponibles, puis recommander Pennylane comme l’outil le plus adapté.
Une démonstration est organisée : la solution convainc rapidement LB Groupe.
Un déploiement structuré en trois étapes
Pour Groupe Grafe, la mise en place de Pennylane repose sur trois axes essentiels.
D’abord, une phase d’analyse permet de vérifier que la solution proposée correspond bien aux besoins du client et d’identifier tous les paramètres à prévoir. Vient ensuite la phase de paramétrage et de reprise des données, indispensable pour livrer un outil opérationnel dès le démarrage. Enfin, la formation et l’accompagnement au lancement permettent aux équipes de prendre en main Pennylane dans de bonnes conditions.
Un autre élément joue un rôle clé dès le début du projet : le rétroplanning. Dans le cas de LB Groupe, le calendrier est particulièrement serré, car la mise en place intervient en même temps que la clôture. L’entreprise aurait pu décaler le projet, mais choisit finalement de démarrer au 1er janvier.
Un lancement réussi malgré un timing serré
Malgré ce calendrier exigeant, l’implémentation se déroule bien. Groupe Grafe prépare la solution en amont, paramètre l’outil, reprend les données de l’ancien système et accompagne LB Groupe dans la formation.
L’intégrateur joue aussi un rôle de relais entre LB Groupe et Pennylane, ce qui permet à l’équipe administrative de ne pas porter seule toute la charge du projet.
Pour une petite équipe, cet accompagnement fait la différence : il libère du temps, sécurise le déploiement et garantit que l’outil est correctement configuré avant son adoption.
Une prise en main rapide grâce à un bon paramétrage
Une fois Pennylane déployé, la prise en main est rapide. Pour Patrick Onno, l’intuitivité de la solution permet aux équipes de démarrer en moins d’une semaine, à condition que le paramétrage ait été bien réalisé en amont.
C’est précisément ce que permet l’accompagnement de Groupe Grafe : préparer un environnement adapté aux besoins de l’entreprise, pour que les équipes puissent se concentrer sur l’usage plutôt que sur la configuration.
Des cartes accessibles rapidement pour les équipes
La mise en place de Pennylane permet également à Patrick Onno de commander des cartes pour les équipes. Une fois les cartes commandées, les collaborateurs peuvent y accéder rapidement, dans un outil déjà paramétré et connecté aux besoins de gestion de l’entreprise.
Cette dimension contribue à fluidifier le quotidien, notamment autour des dépenses et des notes de frais.
Trois mois après, moins de tâches chronophages et plus de pilotage
Trois mois après la mise en place de Pennylane, LB Groupe commence à mesurer les premiers effets concrets.
L’entreprise élimine progressivement les tâches chronophages qui pesaient sur l’équipe administrative. Le temps ainsi libéré peut être réinvesti dans des missions à plus forte valeur ajoutée : analyser, piloter, anticiper.
Patrick Onno peut désormais communiquer plus rapidement sur ses résultats et sa performance. L’objectif : disposer d’une information fiable à J+1 ou J+2, pour piloter l’entreprise avec plus de réactivité.
