Les principes généraux de comptabilisation des frais de voiture
Les différents types de frais de voiture
Qu’elles possèdent ou louent des véhicules, les entreprises sont confrontées à des frais de voiture. On peut regrouper ces différentes dépenses en deux grandes catégories : les frais courants (acquisition d’un véhicule, location, carburant, assurance, entretien,…) et les frais spécifiques (contraventions, stationnement, TVS…).
Les comptes comptables concernés
Généralement, la comptabilisation des frais de voiture nécessite l’utilisation de trois comptes dans le journal d’achat :
Un compte de charge (au débit) ;
Un compte de TVA (au débit) ;
Un compte de tiers (au crédit).
Chaque type de dépense a un compte associé. Voici les principaux comptes utilisés pour les frais automobiles :
Les comptes d’immobilisations (comptes 21) pour l’achat de véhicules ;
Les comptes d’achats (comptes 60) pour les achats de carburant ;
Les comptes de services extérieurs (comptes 61) pour les dépenses d’assurance, de location ou d’entretien ;
Les comptes d’autres services extérieurs (comptes 62) pour les péages et les stationnements ;
Les comptes d’impôts, de taxes et de versements assimilés (comptes 63) pour la carte grise, la TVS ou le malus écologique, par exemple ;
Les comptes de charges exceptionnelles (comptes 67) pour les contraventions
La distinction entre véhicule de tourisme et véhicule utilitaire
Un véhicule de tourisme est composé d’au moins quatre places et est destiné au transport de personnes, tandis qu’un véhicule utilitaire a une capacité d’accueil de deux ou trois personnes et est principalement conçu pour le transport de marchandises.
Cette distinction est essentielle, car elle détermine les possibilités de déduction fiscale et de récupération de la TVA.
Critère | Véhicule de tourisme | Véhicule utilitaire |
|---|---|---|
TVA récupérable sur achat | Non | Oui |
TVA récupérable sur carburant | Limitée (essence) | Oui |
TVA sur entretien | Non | Oui |
Bon à savoir La carte grise mentionne « CTTE » pour un véhicule utilitaire. Cela peut servir de preuve pour justifier la déduction de TVA.
Déductibilité de la TVA
La déductibilité de la TVA sur les frais de voiture dépend :
Du type de véhicule ;
De la nature de la dépense (achat, location, entretien,…) ;
Du type de carburant utilisé
Comptabiliser l’acquisition d’un véhicule
La comptabilisation de l’acquisition d’un véhicule, qu’il soit neuf ou d’occasion, comporte quelques spécificités.
La comptabilisation de l’achat d’un véhicule neuf ou d’occasion
Lorsqu’une entreprise achète un véhicule, l’écriture comptable est la suivante : Lorsqu’une entreprise achète un véhicule, l’écriture comptable est la suivante :
On débite :
le compte 2182 « Matériel de transport » pour le prix d’acquisition ;
le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations » dans le cas de l’achat d’un véhicule utilitaire.
On crédite le compte 401 « Fournisseurs » ou 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».
La comptabilisation des frais de mise en service
Les frais d’immatriculation et de carte grise
Lors de l’achat d’un véhicule, une entreprise doit comptabiliser les frais d’immatriculation et de carte grise :
Au débit du compte 6354 « Droit d’enregistrement et de timbre »
Au crédit du compte 447 « Autres impôts et versements assimilés »
Le malus et le bonus écologique
Le malus écologique est une taxe qui s’applique à tout achat ou location longue durée de véhicule neuf en fonction de son taux d’émission de CO2. Le malus écologique constitue une charge et se comptabilise :
Au débit du compte 6358 « Autres droits »
Au crédit du compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés »
Le bonus écologique vise les véhicules électriques et constitue un produit exceptionnel. Il peut être enregistré dans le compte 7788 « Autres produits exceptionnels ».
Les frais de vignette Crit’Air
Les pastilles Crit’Air font aussi l’objet d’une comptabilisation :
Au débit du compte 6378 « Taxes diverses »
Au crédit du compte 447 « Autres impôts et versements assimilés »
La comptabilisation de l’amortissement du véhicule
À la clôture de chaque exercice comptable, le véhicule doit faire l’objet d’un amortissement. Pour cela, on débite le compte 68112 « Dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations corporelles » et on crédite le compte 28182 « Amortissements du matériel de transport ».
Comptabiliser les frais de location de véhicule
Avant d’enregistrer les frais de location d’un véhicule dans le logiciel de comptabilité, il est important d’identifier la nature du contrat : s’agit-il d’une location de courte durée (LCD), d’un contrat de location longue durée (LLD) ou d'une location avec option d’achat (LOA) ? Cette distinction détermine le compte comptable à utiliser et les règles de récupération de TVA applicables.
Location courte durée
La location de voiture de courte durée (moins d’un an, sans engagement de renouvellement) utilise en débit le compte 6135 « Locations mobilières » et en crédit le compte 401 « Fournisseurs ».
Bon à savoir La TVA est en partie récupérable si le véhicule loué est un utilitaire ou si certaines conditions sont remplies pour les véhicules de tourisme (utilisation exclusivement professionnelle, taxi, auto-école, etc.). Cela se comptabilise dans le compte 44566 « TVA sur autres biens et services ».
Exemple d’une écriture comptable de location de voiture de courte durée avec TVA déductible
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
6135 | Location de voiture | 300,00 | |
44566 | TVA sur autres biens et services | 60,00 | |
401 | Fournisseurs |
| 360,00 |
Location longue durée et location avec option d’achat
Dans le cadre d’une location longue durée ou d’un contrat de location avec option d’achat (ou leasing), les loyers sont comptabilisés dans le compte 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier ».
La TVA est déductible dans les mêmes conditions que pour les locations de véhicules de courte durée.
À noter À la fin d’un contrat de leasing, l’entreprise a la possibilité d’acheter le véhicule. Dans ce cas, la levée de l’option d’achat va permettre de comptabiliser le véhicule dans le patrimoine de l’entreprise pour le montant de cette option. L’utilisation du compte 2182 « Matériel de transport » va être nécessaire.
Exemple d’une écriture comptable d’une option d’achat (avec TVA déductible)
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
2182 | Matériel de transport | 3 000,00 | |
44566 | TVA déductible | 600,00 | |
401 | Fournisseurs |
| 3 600,00 |
Comptabiliser les frais d’entretien et de réparation
Les frais d’entretien courants d’un véhicule (vidange, pneus, freins, etc.) sont enregistrés dans le compte 6155 « Entretien et réparations sur biens mobiliers ».
À noter La TVA sur les frais d’entretien n’est pas déductible pour un véhicule de tourisme.
Exemple d’une écriture comptable pour la révision d’un véhicule utilitaire
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
6155 | Entretiens et réparations | 250,00 | |
44566 | TVA déductible | 50,00 | |
401 | Fournisseurs |
| 300,00 |
Les réparations plus importantes comme un changement de moteur ou une remise à neuf peuvent augmenter la valeur de la voiture. Dans ce cas, elles peuvent être enregistrées dans le compte 2182 « Matériel de transport ».
Quelle est la distinction entre entretien et amélioration ?
L’entretien d’un véhicule est considéré comme un simple maintien de son bon état. Il constitue une charge. Une amélioration qui prolonge la durée de vie du véhicule ou qui augmente ses performances est considérée comme une immobilisation.
Comptabiliser les frais de carburant
Les frais de carburant peuvent être comptabilisés dans le compte 60221 « Combustibles » si le carburant est destiné à être stocké en cuve ou dans le compte 6061 « Fournitures non stockables » pour un achat de carburant non stocké.
La TVA est déductible selon le type de carburant et le type de véhicule :
Essence : partiellement déductible (80 % pour un utilitaire, 80 % ou 0 % pour un véhicule de tourisme selon usage)
Gazole : 100 % pour un utilitaire, 80 % pour un véhicule de tourisme
Exemple d’une écriture comptable pour l’achat de carburant pour un véhicule utilitaire
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
6061 | Achats carburant non stocké | 100,00 | |
44566 | TVA déductible | 20,00 | |
4011 | Fournisseurs - Achats de biens et prestations de services |
| 120,00 |
Comptabiliser les frais d’assurance
Comptabilisation des primes d’assurance
Les frais d’assurance liés à un véhicule professionnel sont enregistrés :
Au débit dans le compte 6163 « Primes d'assurance - Transports »
Au crédit dans le compte 4011 « Fournisseurs - Achat de biens et prestations de services »
Puis, lors du règlement :
Au débit du compte 4011
Au crédit du compte banque 512
Bon à savoir Les primes d’assurance peuvent être réglées en une fois ou en plusieurs échéances. Dans ce cas, si le paiement couvre une période s’étendant sur plusieurs exercices comptables, il est nécessaire d’enregistrer une charge constatée d’avance dans le compte 486.
Comptabilisation des indemnités d’assurance
En cas de sinistre, si l’assurance verse une indemnité à l’entreprise pour la réparation d’un véhicule accidenté, cette somme doit être enregistrée dans le compte 791 « Transferts de charges d’exploitation ». Si l’indemnité constitue un gain accessoire, il faut l’enregistrer dans le compte 758 « Produits divers de gestion courante ».
Exemple d’une écriture comptable pour une indemnité perçue de la part de l’assurance pour couvrir une réparation déjà comptabilisée
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
512 | Banque | 1 500,00 | |
791 | Transfert de charges d’exploitation |
| 1 500,00 |
Comptabiliser les autres frais liés aux véhicules
Une entreprise engage souvent d’autres dépenses pour ses véhicules. Voici les principaux frais supplémentaires et comment les comptabiliser.
Frais de stationnement et péages
Les frais de stationnement et de péage s’enregistrent dans le compte 6251 « Déplacements, missions et réceptions » qui regroupe l’ensemble des frais de déplacements professionnels.
La TVA est déductible, que ce soit pour le stationnement ou pour les péages. Il est essentiel de conserver les justificatifs pour chaque dépense en cas de contrôle fiscal.
Exemple d’une écriture comptable pour un frais de stationnement
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
6251 | Frais de stationnement HT | 10,00 | |
44566 | TVA déductible | 2,00 | |
401 | Fournisseurs |
| 12,00 |
Taxe sur les véhicules de société (TVS)
La taxe sur les véhicules de société (TVS) est une charge d’exploitation non soumise à la TVA. Elle est à comptabiliser :
Au débit du compte 63514 « Taxe sur les véhicules de société »
Au crédit du compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations »
Exemple d’une écriture comptable d’une TVS
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
63514 | Taxe sur les véhicules de société | 1 200,00 | |
447 | Autres impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations |
| 1 200,00 |
Contraventions et amendes
Les amendes et les contraventions sont comptabilisées en charges :
En débit du compte 6712 « Pénalités, amendes fiscales et pénales »
Au crédit du compte 512
Les amendes infligées à l’entreprise ne sont pas déductibles fiscalement.
Exemple d’une écriture comptable pour une amende
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
6712 | Amende stationnement | 35,00 | |
512 | Banque |
| 35,00 |
Marquage publicitaire
Le marquage publicitaire (pose de stickers, lettrage, covering,…) est une dépense à comptabiliser dans le compte 6231 « Annonces et insertions ». La TVA est récupérable sur cette opération, car il s’agit d’une prestation de service liée à l’activité professionnelle.
Exemple d’une écriture comptable d’un marquage publicitaire
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
6231 | Marquage publicitaire véhicule professionnel | 600,00 | |
44566 | TVA déductible sur autres biens | 120,00 | |
401 | Fournisseurs |
| 720,00 |
Utilisation des indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques sont utilisées lorsqu’un dirigeant ou un salarié utilise son véhicule personnel pour les besoins professionnels de l’entreprise. Cela permet de rembourser les frais engagés. Elles s’enregistrent dans le compte 6251 « Voyages et déplacements ».
À noter La personne concernée doit fournir des justificatifs comme les tickets de carburant, les factures d’entretien ou tout autre document pertinent prouvant les dépenses réelles liées à l'utilisation de son véhicule.
Exemple d’écriture comptable pour des indemnités kilométriques
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
6251 | Indemnités kilométriques | 85,30 | |
467* | Autres comptes débiteurs ou créditeurs |
| 85,30 |
*ou sur le compte 421 « Personnel - Rémunérations dues » si le remboursement a lieu avec la paie.
Questions fréquemment posées sur la comptabilisation des frais de voiture
Comment comptabiliser les frais de lavage de voiture ?
Les frais de lavage s’enregistrent dans le compte 6155 « Entretiens et réparations ». La TVA est déductible pour un véhicule utilitaire.
La carte grise doit-elle être immobilisée ou passée en charges ?
Les frais de carte grise d'un véhicule sont comptabilisés soit en immobilisation, soit dans la plupart des cas dans un compte 6354 « Droits d'enregistrement et de timbre ».
Comment comptabiliser les frais de location de voiture à l’étranger ?
La location d’une voiture à l’étranger est souvent de courte durée. Les frais sont à enregistrer dans le compte 6135 « Locations mobilières ».
Comment comptabiliser la vente d’un véhicule d’entreprise ?
Lorsqu’un véhicule est revendu par l’entreprise, le montant de la cession est enregistré dans le compte 775 « Produits des cessions d’éléments d’actif ». La vente est généralement soumise à la TVA (sauf pour les véhicules de tourisme achetés sans récupération de TVA).
Comment comptabiliser l’utilisation d’un véhicule professionnel à des fins personnelles ?
Lorsqu’une entreprise met un véhicule professionnel à disposition d’un dirigeant ou d’un salarié pour un usage personnel, cela constitue un avantage en nature à comptabiliser. Cet avantage doit être enregistré :
Au débit du compte 641 « Rémunérations du personnel »
Au crédit du compte 4286 « Avantages en nature sur salaire »
Quel est le traitement comptable des frais de voiture pour un auto-entrepreneur ?
Le statut d’auto-entrepreneur fonctionne sur un régime simplifié et donc une comptabilité allégée. Le micro-entrepreneur ne peut pas déduire ses frais professionnels (dont les frais de voiture) de son chiffre d’affaires.
