Définition et utilité du bon de commande
Le bon de commande, souvent abrégé en BDC, est un document commercial qui formalise un accord de vente entre un vendeur et un acheteur. Il y figure l'ensemble des éléments relatifs à la vente, comme les produits ou services, les quantités, les prix, et les modalités de règlement et de livraison.
Le BDC a une valeur juridique, en attestant de la transaction commerciale et engageant les deux parties. C'est pourquoi il est fréquemment utilisé, même si sa rédaction n'est pas obligatoire.
Au-delà de son rôle juridique, le bon de commande est aussi un outil de gestion interne pour l'entreprise, aidant à suivre et contrôler les ventes. Il peut également faciliter la communication entre l'entreprise et son client, en précisant les détails de la commande.
Exemple concret d'un bon de commande
Comment est-il rempli ?
Pour remplir un bon de commande, plusieurs étapes clés sont à respecter.
Tout d'abord, le numéro de commande doit être clairement identifié. Ce dernier est unique et permet de suivre la commande tout au long du processus.
Ensuite, le bon de commande doit comporter certaines informations spécifiques. Parmi ces informations, on retrouve :
L'identité du client : nom et adresse pour une relation Business to Consumer (B to C) ; nom, adresse et numéro RCS pour une vente Business to Business (B to B).
Les détails de la commande : il s'agit ici de préciser les produits ou services, les quantités, les prix, et les modalités de règlement et de livraison.
Enfin, il est possible d'utiliser un modèle vierge pour remplir le bon de commande. Ce modèle peut ensuite être personnalisé en fonction des spécificités de l'entreprise et de la commande en question.
Quels types de bons de commande existent ?
Il existe plusieurs types de bons de commande, qui répondent à différents besoins commerciaux.
Le bon de commande standard est le plus répandu. Il détaille les produits ou services, les quantités, les prix et les conditions de livraison. Il est généralement utilisé pour les transactions ponctuelles ou les fournisseurs avec lesquels vous n'avez pas de relation à long terme.
Le bon de commande planifié est utilisé lorsque vous passez des commandes récurrentes auprès d'un fournisseur. Il comprend des informations sur le calendrier de livraison et les quantités à livrer à chaque date.
Le bon de commande forfaitaire sert pour les contrats à long terme. Il couvre une période donnée et un volume total de produits ou services, mais ne spécifie pas les dates de livraison.
Enfin, le bon de commande contractuel est lié à un contrat spécifique. Il indique les produits ou services, les prix et les conditions convenues dans le contrat.
Chaque type de bon de commande a ses particularités et son utilisation dépend du contexte commercial.
Mentions obligatoires sur un bon de commande
Un bon de commande doit comprendre des mentions obligatoires pour être valide. Bien que leur présence ne soit pas légalement exigée, elles sont essentielles pour garantir la clarté et la traçabilité de la transaction.
Informations relatives à l'entreprise :
Identité du fournisseur : nom, dénomination sociale, forme juridique, adresse
Numéro SIREN
Numéro d'identification au registre du commerce et des sociétés
Greffe où est enregistrée l'entreprise
Informations relatives au client :
Si professionnel : SIREN, dénomination sociale et forme juridique, ou nom et prénom
Si particulier : nom et prénom
Détails de la commande :
Le numéro de la commande
Description précise du produit ou du service
Prix clairement spécifié
Autres mentions :
Le délai de rétractation et les conditions, si vous vendez à des clients particuliers
Les conditions générales de vente (CGV)
Ces mentions garantissent la transparence de la transaction et protègent les deux parties en cas de litige.
La différence entre un bon de commande et une facture
Le bon de commande : un contrat commercial ?
Le bon de commande est-il un contrat commercial ? En effet, le bon de commande joue un rôle similaire à celui d'un contrat commercial. Il définit les droits et les obligations de chacune des parties engagées. Lorsqu'un bon de commande est signé par l'acheteur, cela signifie qu'il accepte les termes énoncés dans le document, notamment les types de produits ou services, les quantités, les prix, les modalités de paiement et de livraison. Il s'agit donc bien d'un engagement réciproque entre le vendeur et l'acheteur, connu sous le nom de contrat synallagmatique.
Le bon de commande peut également contenir les conditions générales de vente, qui détaillent les obligations des deux parties. Ceci est particulièrement important pour éviter les malentendus et les litiges éventuels.
En résumé, même si le bon de commande n'est pas un contrat commercial à part entière, il a une valeur juridique et peut être considéré comme tel. Il confirme et détaille une commande passée entre un vendeur et un acheteur, et engage les deux parties à respecter les modalités convenues.
Facture et bon de commande : quelles différences ?
Les factures et les bons de commande sont deux documents essentiels dans le processus de transaction commerciale. Cependant, ils ont des rôles distincts et sont utilisés à des moments différents du processus de vente.
Un bon de commande est émis par l'acheteur lorsqu'il souhaite commander des produits ou des services. Il détaille les éléments de la commande, tels que la description des produits ou services, leur quantité et leur prix. Il est envoyé au vendeur pour confirmer l'intention d'achat. Ce document sert donc de preuve d'engagement entre l'acheteur et le vendeur.
En revanche, une facture est émise par le vendeur après que les produits ou services ont été fournis à l'acheteur. Elle récapitule les détails de la transaction, incluant le coût total de la commande, le mode de paiement et la date d'échéance du paiement. La facture a pour objectif de demander le paiement de l'acheteur pour les produits ou services fournis.
En résumé, le bon de commande et la facture interviennent à deux moments différents de la transaction commerciale : le bon de commande est émis avant l'achat, tandis que la facture est émise après l'achat.
Est-ce qu'un bon de commande engage ?
Oui, un bon de commande engage les deux parties, acheteur et vendeur. Une fois signé par l'acheteur, le bon de commande représente un engagement contractuel juridiquement contraignant. Il atteste de l'acceptation par l'acheteur des termes et conditions de la vente, incluant les produits ou services, les quantités, les prix, et les conditions de livraison.
Pour le vendeur, l'engagement consiste à livrer les biens ou services commandés dans les conditions stipulées.
Pour l'acheteur, l'engagement est de réceptionner et payer les biens ou services.
Il est essentiel de noter que le non-respect de ces engagements peut entraîner des conséquences juridiques.
Faire un bon de commande : les étapes clés
Comment faire un bon de commande en ligne ?
Pour faire un bon de commande en ligne, plusieurs options s'offrent à vous. De nombreux sites proposent des générateurs de bons de commande gratuits ou des modèles à personnaliser. Voici les étapes à suivre:
Choisissez le type de bon de commande : avec ou sans TVA, spécifique à un secteur d'activité, etc.
Remplissez les informations relatives à votre entreprise : raison sociale, adresse, etc.
Indiquez les informations concernant votre client : nom, adresse, etc.
Détaillez la commande : référence du produit ou du service, quantité, prix unitaire, taux de TVA applicable, etc.
Ajoutez des conditions spécifiques si nécessaire : délais de livraison, conditions de paiement, etc.
Une fois votre bon de commande créé, vous pouvez l'envoyer directement par mail à votre client ou l'imprimer. Certains logiciels vous permettent même de le transformer en facture une fois la commande acceptée par le client.
Il est également possible d'associer le bon de commande à un bon de livraison pour suivre le statut de la commande (commandé, annulé, transformé en vente, etc.). Cette option peut être particulièrement utile pour gérer les stocks et éviter les mauvaises surprises.
Exemple d'un bon de commande sur Excel
Excel est un outil pratique pour créer des bons de commande. En utilisant des formules intégrées, vous pouvez automatiser des calculs et faciliter le suivi des commandes. Un modèle de bon de commande sur Excel peut comprendre plusieurs champs, comme :
Numéro de commande : permet de suivre facilement les commandes
Date de commande : pour savoir quand la commande a été passée
Informations sur le client : nom, adresse, contact
Détails du produit : description, quantité, prix unitaire
Total de la commande : calculé automatiquement en multipliant la quantité par le prix unitaire
Taxes et remises : si applicable, ces champs peuvent être ajoutés et calculés automatiquement
Des logiciels comme Hubspot, Oxygène et Sage peuvent être utilisés pour créer des bons de commande sur Excel. Cependant, Excel lui-même propose des modèles de bon de commande prêts à l'emploi. Ces modèles peuvent être personnalisés en fonction des besoins de votre entreprise.
Gérer les bons de commande avec un logiciel
Les avantages d'un logiciel dédié aux bons de commande
L'utilisation d'un logiciel dédié aux bons de commande offre de nombreux avantages. Premièrement, il automatise le processus de création des bons de commande, ce qui permet d'économiser du temps et de réduire les erreurs. Deuxièmement, il permet de centraliser toutes les informations liées aux commandes, ce qui facilite le suivi et le contrôle des commandes. Enfin, un tel logiciel peut se synchroniser avec d'autres outils de gestion de l'entreprise, comme les logiciels de comptabilité, permettant ainsi une gestion intégrée des processus commerciaux.
Automatisation : La saisie manuelle des données est réduite, diminuant ainsi les erreurs et augmentant l'efficacité.
Centralisation : Toutes les informations de commande sont regroupées en un seul endroit, facilitant ainsi leur suivi et leur gestion.
Intégration : La possibilité de synchroniser le logiciel de bons de commande avec d'autres systèmes de gestion (comptabilité, stocks, etc.) optimise la gestion globale de l'entreprise.
Faire un bon de commande avec Pennylane : mode d'emploi
Avec Pennylane, il est facile de créer un bon de commande. Voici les étapes à suivre :
D'abord, connectez-vous à votre compte Pennylane.
Ensuite, cliquez sur Ventes puis sur Devis.
De là, vous pouvez créer un nouveau bon de commande.
Assurez-vous d'avoir préalablement paramétré l'éditeur de devis et de factures ainsi que la numérotation des documents. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de l'éditeur.
Si vous utilisez un plan Essentiel ou Premium, vous pouvez également créer un bon de livraison associé à votre bon de commande. Pour cela, cliquez sur la flèche à droite de "Nouveau devis" puis sur "Nouveau bon de livraison".
Notez que vous pouvez intégrer un lien de paiement dans vos factures pour faciliter le règlement de vos clients par CB ou e-virement.
Enfin, n'oubliez pas d'ajouter toutes les informations nécessaires à votre bon de commande, comme le montant de l'achat, la TVA, le fournisseur et le motif de l'achat.
Annuler un bon de commande : ce qu'il faut savoir
Annuler un bon de commande n'est pas une décision à prendre à la légère car elle peut avoir des conséquences légales. Toutefois, des situations peuvent survenir où l'annulation devient nécessaire.
En général, l'acheteur a le droit d'annuler un bon de commande dans certains cas, notamment lors d'un achat en ligne ou par téléphone. Selon la loi, l'acheteur dispose d'un délai de rétractation de 14 jours suivant la livraison du produit ou la signature du bon de commande pour annuler sans donner de raison.
Dans le cas d'un achat en magasin, les conditions d'annulation peuvent varier. Il est donc recommandé de se référer aux conditions générales de vente du vendeur.
Voici quelques points clés à garder à l'esprit lors de l'annulation d'un bon de commande :
L'acheteur doit informer le vendeur de son intention d'annuler la commande.
L'annulation peut être effectuée par courrier recommandé avec accusé de réception pour avoir une preuve de la demande d'annulation.
Si la commande a déjà été livrée, les frais de retour peuvent être à la charge de l'acheteur.
Dans certains cas, l'acheteur peut demander un remplacement ou une réparation du produit, ou une réduction du prix.
Certains commerçants peuvent offrir un délai de rétractation plus long, il est donc important de s'informer des politiques spécifiques du vendeur.
