Une structure d'insertion face aux défis de la gestion multi-logiciels
Emmaüs Action Ouest est un groupement de structures d'insertion sociale qui accompagne depuis 6 ans des personnes durablement éloignées de l'emploi sur des parcours individualisés d'environ 2 ans. Membre du mouvement Emmaüs France, cette organisation bretonne évolue dans un environnement économique exigeant, avec les mêmes contraintes fiscales et sociales que toute entreprise classique.
L'enjeu est d'autant plus crucial que la plupart des marchés de la structure sont régis par des appels d'offres à dimension concurrentielle, nécessitant une gestion rigoureuse et une performance économique optimale pour maintenir sa mission sociale.
Le casse-tête d'une infrastructure logicielle fragmentée
Lorsque Melvyn Crommar a pris ses fonctions de secrétaire général, il a hérité d'une situation complexe.
"Il existait une multitude de logiciels non interfacés les uns avec les autres. Cela générait évidemment une multitude de transferts d'un logiciel vers l'autre avec une fiabilité parfois douteuse et surtout une perte de temps et d'efficience assez importante pour les collaborateurs."
Cette fragmentation des outils créait des risques d'erreurs, des doublons de saisie et une charge administrative considérable pour les équipes comptables, qui peinaient à avoir une vision consolidée de la situation financière de l'organisation.
AETIA Informatique : l'expertise d'un partenaire de proximité
La transformation a été initiée grâce à AETIA Informatique, société bretonne créée en 2005 et basée à Quimper et Saint-Brieux. Spécialisée dans l'accompagnement des entreprises sur leurs systèmes d'information, AETIA intervient tant sur les aspects matériels (cybersécurité, réseau) que logiciels (comptabilité, paie, RH, BI).
Stéphanie Quinio, conseillère commerciale chez AETIA, explique :
"Melvin cherchait un outil qui permette à la fois de faire de la comptabilité et de la facturation, le tout de manière assez automatisée pour gagner en efficacité. Le but était aussi d'avoir un outil de reporting qui leur permette d'avoir une vision claire de la partie trésorerie."
Une implémentation express
La démonstration de Pennylane a immédiatement convaincu les équipes d'Emmaüs Action Ouest. Melvyn Crommar se souvient :
"C'était presque Disneyland dans les yeux de mes deux collaboratrices comptables avec l'impression claire et nette de pouvoir évoluer enfin sur un logiciel qui soit fiable, ergonomique, adapté à leurs besoins et sur lequel elles allaient finalement gagner énormément de temps."
Le défi était de taille : intégrer simultanément Pennylane et un SIRH, le tout en un mois seulement pour être opérationnel dès janvier 2025. AETIA Informatique a structuré le projet en trois phases : import des fichiers, formation sur site, puis accompagnement à la prise en main rapide.
Des résultats immédiats et mesurables
Les bénéfices se sont fait sentir dès les premiers jours d'utilisation. L'organisation a réalisé son bilan comptable en un mois de moins que l'année précédente, malgré le temps consacré à l'implémentation. Les équipes ont gagné plusieurs heures par semaine, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
"Les équipes ont aujourd'hui une vision claire et précise à la fois des flux financiers, de la tenue de la comptabilité et de toute la partie trésorerie."
Cette transformation digitale répond parfaitement aux enjeux d'une structure d'insertion qui doit concilier mission sociale et performance économique.
Un partenariat stratégique pour l'avenir
Cette réussite illustre parfaitement comment une PME-ETI du secteur social peut moderniser sa gestion financière grâce à une solution cloud performante et à l'accompagnement d'un intégrateur expert. La collaboration entre Emmaüs Action Ouest, AETIA Informatique et Pennylane démontre l'importance d'un écosystème partenarial solide pour réussir sa transformation digitale, même dans des délais contraints.
Cette première étape ouvre la voie à de nouveaux projets d'optimisation, permettant à Emmaüs Action Ouest de se concentrer pleinement sur sa mission d'accompagnement vers l'emploi.
