Les points clés à retenir
Un bon logiciel de notes de frais permet d’automatiser la saisie, la validation et le remboursement des frais professionnels.
Il offre un gain de temps significatif pour les salariés et le service comptabilité.
Les fonctionnalités incontournables d'un outil de gestion des notes de frais incluent un OCR, le stockage des justificatifs, l'intégration comptable et une application mobile.
Pour bien choisir son logiciel, il faut considérer la simplicité d’utilisation, les fonctionnalités, l’intégration au système existant, la sécurité et le tarif.
Les outils les plus complets en 2025 : Pennylane, N2F, Cleemy, Expensya et Jenji.
L’intégration comptable et le respect des obligations fiscales sont des critères majeurs.
Une politique interne claire et la sensibilisation des collaborateurs renforcent l’efficacité du dispositif.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de notes de frais ?
Un logiciel de gestion des notes de frais est un outil informatique permettant d’optimiser l’enregistrement, le suivi et le remboursement des frais professionnels engagés par vos collaborateurs (frais de transport, de restauration, d’hébergement).
Son intérêt principal est d’automatiser les tâches, de l’enregistrement de la note de frais par le collaborateur à son remboursement par le service comptabilité, en passant par l’import des justificatifs de dépenses.
Les fonctionnalités varient d’un outil à l’autre, mais certaines sont incontournables :
Saisie des dépenses (manuelle ou via OCR avec photo du justificatif) ;
Association des justificatifs (factures, reçus) ;
Calcul automatique des montants à rembourser par salarié ;
Conversion des devises et gestion des taux de TVA ;
Création de rapports pour le service comptable ;
Suivi des remboursements et validation hiérarchique.
Un bon logiciel de notes de frais propose une application mobile afin que les collaborateurs enregistrent leurs notes de frais au fur et à mesure, depuis leur smartphone, même s’ils sont en déplacement hors de l’entreprise.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de notes de frais ?
Vous doutez encore de l’intérêt d’un logiciel de traitement des notes de frais ? Pourtant, ce type d’outil représente un certain nombre d’avantages que nous vous listons ici :
Gain de temps dans le traitement des notes de frais
Délais de remboursement raccourcis
Réduction des erreurs et des fraudes
Traçabilité et conformité avec les règles fiscales
Amélioration de l’expérience employé
Gain de temps dans le traitement
En automatisant la saisie et le traitement des dépenses des salariés, vous vous épargnez la saisie manuelle, fastidieuse et source d’erreurs. Vous gagnez ainsi un temps précieux et vous augmentez votre productivité et votre efficacité.
D’après une étude menée par Concur en 2017, un salarié passerait en moyenne 27 minutes pour enregistrer une note de frais. On comprend aisément l’importance de réduire un tel temps perdu !
Remboursements accélérés
Fini les allers-retours avec les collaborateurs pour un justificatif manquant. Souvent, les applis mobiles de gestion de notes de frais ne valident pas les demandes incomplètes ou erronées. Ainsi, lorsqu’une demande est validée, vous êtes certain qu’elle est conforme. De quoi compresser les délais de remboursement de vos collaborateurs.
Certains logiciels comme Pennylane proposent le remboursement automatique depuis la plateforme.
Réduction des erreurs
Les applications dédiées à l’enregistrement des notes de frais des salariés sont intuitives et se présentent sous forme de formulaires à remplir. Certains champs obligatoires empêchent la poursuite de la demande s’ils ne sont pas remplis.
De même, le logiciel rapproche le montant saisi par le demandeur et le montant inscrit sur le ticket de caisse ou la facture. Ainsi, les demandes que vous recevez sont conformes. Vous savez exactement combien vous devez rembourser à chaque collaborateur.
Traçabilité et conformité
Les justificatifs et les demandes de remboursement associées sont stockés dans le logiciel (la durée varie d’un outil à l’autre) et vous pouvez à tout moment effectuer un export (selon les logiciels). En cas de contrôle fiscal ou d’audit, vous disposez de l’historique des remboursements de notes de frais ainsi que de leurs justificatifs.
Meilleure expérience pour les collaborateurs
Quoi de plus simple que de scanner son ticket de caisse en fin de repas pour enregistrer sa note de frais ? Du point de vue des salariés, les logiciels de traitement des frais professionnels représentent un véritable avantage. Ils gagnent du temps et sont remboursés plus rapidement.
Les critères de choix d'un logiciel de gestion de notes de frais
Voici les critères qui, selon nous, sont essentiels pour bien choisir un logiciel de notes de frais :
Simplicité d'utilisation
Fonctionnalités essentielles
Intégration au système existant
Sécurité et conformité
Personnalisation et évolutivité
Support et accompagnement
Tarif
Une interface simple et intuitive
Pour vous faire gagner du temps, un bon logiciel de notes de frais d’entreprise doit présenter une interface intuitive, ergonomique pour une utilisation simple et rapide. Des modules clairs, des étapes simplifiées et peu nombreuses, des actions rapides, en somme, une prise en main sans formation complexe.
Le ➕: une application mobile pour une utilisation partout, même en déplacement.
Des fonctionnalités utiles
Pour une utilisation optimale en entreprise, votre logiciel de notes de frais doit être doté de fonctionnalités de base ainsi que d’autres, complémentaires selon vos besoins :
Saisie des frais (manuelle, automatique, OCR)
Gestion des justificatifs (scan, photo, archivage)
Règles personnalisables (plafonds, catégories, validations)
Multi-devise, multi-TVA, et politique de frais adaptable
Remboursement en masse
Sur certains logiciels (comme Pennylane), le scan du justificatif est lu par un système OCR (reconnaissance optique de caractère) qui déchiffre le ticket et implémente automatiquement le formulaire de demande (date, montant HT et TTC, taux et montant de la TVA). Une simple vérification est de rigueur pour s’assurer de la véracité des informations saisies automatiquement.
Intégration au système existant
Idéalement, optez pour un logiciel qui s’intègrera facilement à vos outils existants. Des solutions comme Pennylane proposent une API pour une intégration facilitée et transparente pour les utilisateurs.
Stockage sécurisé et conformité fiscale
Les données saisies dans les logiciels de notes de frais sont des données comptables et donc sensibles. À ce titre, ces outils doivent garantir un stockage sécurisé et conforme aux durées fixées. Vous devez pouvoir extraire et exporter les documents en cas de contrôle fiscal, par exemple.
Évolutivité
Les besoins d’une entreprise de 10 salariés sont différents de ceux d’un grand groupe. Aussi, pour suivre le développement de votre entreprise, votre logiciel de gestion des notes de frais doit pouvoir évoluer et s’adapter à vos besoins. C’est un critère non négligeable pour éviter un changement dans les procédures et d’éventuelles formations à un nouvel outil si le vôtre devient obsolète.
Support client
Bénéficier d’un support client réactif est un atout majeur lorsqu’on parle de comptabilité. Téléphone, mail, chat… Le support technique doit être disponible sur votre amplitude horaire.
Le ➕ : Une hotline basée en France et des tutos simples pour la prise en main et les résolutions de problèmes.
Tarif
Le tarif est important mais ne doit pas être déterminant dans votre choix. Un coût plus élevé peut être dû à des fonctionnalités avancées. Reportez le coût total au nombre d’utilisateurs afin de voir si le bénéfice gain de temps/coût est suffisant.
Comparatif des meilleurs logiciels de gestion de notes de frais en 2025
Pennylane
Pennylane est bien plus qu’un logiciel de gestion des notes de frais. Cette solution comptable tout-en-un offre un environnement global pour la gestion financière, un compte pro, la comptabilité, une PDP. La gestion des notes de frais fait partie de la solution.
Logiciel de gestion tout-en-un
Saisie automatisée : Fini la corvée des notes de frais, la saisie est automatique par OCR.
Suivi facile : Grâce au système de filtres par statut, date, fournisseur, vous suivez les dépenses de votre équipe en temps réel.
Réconciliation bancaire automatique.
Appli mobile très intuitive
Convient aux TPE, PME, ETI et grandes entreprises.
N2F
N2F est un logiciel uniquement dédié à la gestion des notes de frais.
OCR très performant, même hors connexion
Application mobile fluide, très bien notée
Paramétrage fin des politiques internes et circuits de validation
Multi-devises, multi-TVA et génération de rapports détaillés
Les moins
Archivage à valeur probante en option à 1,50 €/mois et par utilisateur.
Pas d’export vers le logiciel comptable ou RH en version Entreprise.
Cleemy (Lucca)
Lucca est un logiciel très axé RH et paie mais il offre un outil de gestion des notes de frais plutôt performant, baptisé Cleemy.
Paramétrage des utilisateurs et alerte en cas de dérive (demande de remboursement d’une dépense non prise en charge).
Automatisation de la saisie des notes de frais.
Dialogue facile avec les autres ERP et logiciels de comptabilité.
Intégration des cartes pro sans changer de banque.
Les moins
Pas forcément pertinent si vous n’utilisez pas déjà Lucca.
Expensya
Saisie des notes de frais via l’appli, même hors connexion.
Intégration native et API pour une gestion centralisée.
Traitement des dépenses transfrontalières grâce à l’OCR multilingue.
Les moins
Une interface pas si simple à prendre en main.
Jenji
Jenji est un logiciel spécialisé dans le traitement des notes de frais qui s’adresse uniquement aux indépendants, TPE et PME car la facturation se fait à l’utilisateur.
Paramétrage des plafonds de dépenses.
Expérience utilisateur optimale.
Automatisation de la saisie.
Les moins
Archivage à valeur probante en option payante dans l’offre gratuite.
Tableau comparatif
Logiciel | Pour qui ? | Tarif | Saisie automatique | Rapprochement bancaire | Personnalisation |
Pennylane | TPE, PME, entreprises déjà clientes en compta | €€ | ✅ | ✅ | ⭐⭐⭐ |
N2F | PME, ETI avec beaucoup de déplacements | €€ | ✅ | ✅ | ⭐⭐⭐⭐ |
Cleemy | Entreprises utilisant déjà Lucca | €€€ | ✅ | ✅ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Expensya | PME, grandes entreprises internationales | €€€ | ✅ | ✅ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Jenji | Indépendants, TPE, PME tech | € | ✅ | ✅ | ⭐⭐⭐⭐ |
Comment optimiser la gestion des notes de frais en entreprise ?
La gestion des notes de frais en entreprise est un vrai sujet. Si elle n’est pas optimisée, elle peut faire beaucoup de temps et engendrer des erreurs. Pour éviter cela, voici nos conseils pour un traitement optimal des notes de frais :
Une politique claire de gestion des frais
Il est important de définir des plafonds, des catégories de dépenses autorisées par statut d’utilisateurs et des conditions de remboursement. Enfin, soyez transparent et communiquez avec vos collaborateurs.
Un logiciel de gestion dédié
L’automatisation de la saisie avec un OCR, les rapprochements bancaires, la centralisation les justificatifs permettent un traitement optimal et une validation plus rapide. Cet outil vous permet aussi de suivre les dépenses en temps réel.
Une analyse régulière des dépenses
Utiliser un logiciel dédié aux notes de frais ne dispense pas du suivi des dépenses professionnelles. Une analyse régulière permet d’identifier les dérives ou abus et d’ajuster les plafonds ou les règles, le cas échéant.
La sensibilisation des collaborateurs
Pour une utilisation optimale, il faut former vos collaborateurs à l’utilisation du logiciel sans oublier de responsabiliser les équipes sur la bonne utilisation du budget. Cela permettra d’éviter les dérives et de gérer sereinement les notes de frais.
Automatisation des notes de frais : les avantages de l'OCR
L’OCR est un outil qui permet de lire un document instantanément et d’en extraire les données pour les enregistrer. Dans le cas des notes de frais, il évite la saisie manuelle en remplissant automatiquement les formulaires de demandes de remboursement de notes de frais, après lecture optique.
Cet outil permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de frappe ou d’inattention. Il peut aussi éviter les tentatives de fraudes.
Bien que performantes, ces technologies ne sont pas infaillibles. Un ticket un peu effacé ne pourra être lu par l’OCR. Il convient donc d’effectuer un contrôle humain.
L'importance de l'intégration comptable pour les notes de frais
Suivre les dépenses liées aux frais professionnels de vos collaborateurs est nécessaire tant pour l’équilibre de l’entreprise que pour garantir une gestion comptable sereine et dans le respect des règles fiscales.
Pour intégrer vos notes de frais en comptabilité, vous pouvez appliquer la bonne vieille méthode du tableur. Fastidieuse et pas infaillible, on lui préfère les logiciels de notes de frais. Sur option ou inclus dans l’offre, il est possible d’exporter les données des notes de frais afin de les intégrer dans votre journal des opérations diverses. Pratique, rapide et sûre, cette méthode a le mérite de garantir une certaine conformité.
Cet enregistrement permet d’avoir une vision claire et précise de l’état des dépenses dédiées aux notes de frais.
Notes de frais sur mobile : les meilleures applications
C’est à l’extérieur de l’entreprise que vos collaborateurs effectuent des dépenses professionnelles. Restaurant, taxi, hôtel… Pourquoi attendre d’être au bureau pour enregistrer ces frais alors qu’il suffit d’une photo d’un justificatif pour démarrer la demande de remboursement ?
La plupart des applis mobiles de notes de frais sont dotées d’un OCR permettant la lecture optique des justificatifs. De quoi simplifier la vie de vos collaborateurs et d’éviter les oublis.
Voici notre top 3 des applications de gestion des notes de frais.
Pennylane
Lecture OCR des scans et photos de justificatifs de dépenses.
Enregistrement des notes de frais en quelques clics.
Appli 360 qui permet une gestion globale de l’entreprise du bout des doigts !
N2F
Prise en compte des frais à l’international grâce à une OCR multilingue.
Fonctionne même hors connexion.
Interface intuitive.
Expensify
Possibilité de réserver des trajets depuis l’application mobile avec prise en compte automatique de la note de frais associée.
Catégorisation automatique des dépenses.
