L'essentiel à savoir sur les heures supplémentaires dans la restauration
Les heures supplémentaires deviennent une source de préoccupation tant pour l'employeur que pour l'employé. Si votre patron vous demande d'en faire, sachez que la loi et la jurisprudence vous protègent afin d'éviter les abus. Au niveau de la santé, un contingent annuel et des limites à la durée du travail sont fixés. Sur le plan financier, les heures supplémentaires dans la restauration sont, par exemple, soumises à une contrepartie obligatoire en repos pour l'employé. Celle-ci peut aussi se présenter sous la forme d'une majoration en salaire. Quelles sont exactement les heures supplémentaires et leurs nouvelles adaptations ? Qu'en est-il de leur paiement ? On fait le point dans cet article.
Définition heures supplémentaires
Les heures supplémentaires font référence à des heures de travail normales dépassées. Pour faire plus simple, le salarié travaille au-delà de la durée légale qui est fixée à 35 heures. Cela concerne essentiellement les salariés en France qui ne disposent pas d'un statut cadre et qui sont à temps plein. Cela vaut aussi dans d'autres secteurs avec une durée jugée équivalente et est disposé dans le Code du travail à l’article L3121-28. Selon cet article : le travail effectif constitue le temps durant lequel l'employé est à la disposition de l'employeur et obéit à ses ordres sans vaquer à ses occupations personnelles.
Bien optimiser sa gestion de personnel par rapport aux heures supplémentaires et à la gestion comptable
Toute heure travaillée au-delà de ces 35 heures (prévues par la loi) est considérée comme une heure supplémentaire et donne droit à une contrepartie (repos ou indemnité). Prenons un exemple concret : si un salarié a un contrat de 35 heures et travaille 40 heures hebdomadaires, il est donc rémunéré 35 h + 5 heures supp. Ses heures et jours d’absence seront pris en compte au moment de le payer à la fin de la semaine (le dimanche). Pour cela, les heures supplémentaires sont calculées à la semaine et non pas au jour ni au mois. Cette règle est imposée par la convention collective des hôtels. Les éventuels retards, les temps de pause et les jours d'arrêt maladie ne sont pas pris en compte.
L'optimisation des heures en supplément des salariés dans la gestion comptable nécessite l'emploi d'un simulateur de calcul de rémunération de celles-ci. Ce dernier est basé sur la durée du travail légal appliquée et le nombre d'heures effectuées hebdomadairement pour estimer le montant de la rémunération en question. Les restaurateurs doivent renseigner les heures travaillées sur une semaine et le(s) salaire(s) en euro en choisissant par mois ou par heure dans les cases correspondantes. Ils doivent aussi taper le régime qu'ils souhaitent appliquer. Par ailleurs, le simulateur de calcul varie selon les spécificités des métiers et du secteur concerné. L'utilisation d'un logiciel de gestion de temps de travail compatible à la classification des heures extras est aussi de mise. Cela permettra aux restaurateurs d’optimiser leurs plannings et d'éditer des fiches de paie détaillées.
Les spécificités comptables des heures supplémentaires dans l'hôtellerie
Le décompte hebdomadaire
Ce système dispose de spécificités qui lui sont propres. Pour mieux organiser les heures supplémentaires par les employeurs dans le domaine de l'hôtellerie, il faut les calculer par semaine. Petit rappel, en aucun cas, vous ne devez dépasser la durée maximale hebdomadaire au travail qui est de :
10h/jour ;
48h/semaine ;
Ou 44h/semaine sur une période de 12 semaines consécutives.
Le contingent annuel
Ces autres spécificités comptables des restaurants sont incontournables. Si vous ou votre employé voulez dépasser cette durée légale fixée par la loi, un accord collectif peut être passé au sein de votre entreprise. C'est votre accord ou convention qui fixera « ce contingent annuel d'heures supplémentaires ». Ce dernier est de 220 heures/ salarié/an (par défaut). À cet effet, on peut constater :
- Le remplacement de chaque heure supplémentaire qui dépasse cette limite par une CO ou contrepartie obligatoire de repos. Ces heures de repos sont considérées comme du travail effectif. Si l'entreprise compte plus de 20 salariés, une heure supplémentaire équivaut une heure de repos. Pour une entreprise avec moins de 20 salariés, une heure en supplément donne droit à 30 minutes de repos.
- Le sondage des délégués du personnel avant d'éditer la proposition de nouvelles supplémentaires aux employés.
Dans les cas suivants, ces heures ne seront pas comptabilisées dans le contingent annuel :
- Les heures supplémentaires qui permettent d'obtenir un repos compensateur (la durée de celui-ci doit être équivalente à l'indemnité). Attention, ces repos compensateurs ou récups ne sont pas des congés payés !
- Les heures qui entrent dans un cadre de travaux urgents (leur exécution doit se faire immédiatement pour mettre au point des mesures de sauvetage ou réparer les matériels et les installations endommagées, des structures abîmées ou encore pour prévenir des accidents imminents – art. L3132-4 du Code du travail. Cet arrêté regroupe toutes les règles relatives à cette situation.
Les heures supplémentaires des salariés à temps partiel
Les règles d'attribution des heures complémentaires correspondent aux heures travaillées par les salariés à temps partiel au-delà de la durée prévue dans leur contrat. Ces dispositions sont encadrées par les art. L3123-27 du Code du travail. Un salarié en mi-temps thérapeutique ne peut effectuer des heures supplémentaires, vu que son temps partiel lui appartient pour des raisons médicales.
Est-ce que les heures supplémentaires peuvent être imposées par l'employeur ?
Les requêtes concernant les heures supplémentaires viennent de l'employeur : c'est le restaurateur qui demande à son employé d'effectuer des heures supplémentaires. Celles-ci peuvent intervenir dans le cas d'une commande urgente, par exemple. Toutefois, la jurisprudence mentionne que la demande de l'employeur peut être implicite et résulter de la nature ou de la charge du travail fourni à l'employé.
Le salarié, quant à lui, est contraint d'accepter les heures supplémentaires sous peine d'être licencié. Néanmoins, son refus peut être légitime :
- Si les obligations ne sont pas respectées par le restaurateur : non-paiement des heures supplémentaires, dépassement du contingent d'heures sans accord du délégué du personnel, durée maximale de travail dépassée…
- Si un motif médical est exposé par le salarié.
- Si le restaurateur n'a pas respecté un délai de prévenance acceptable.
Simulateur de calcul des heures supplémentaires en restauration
La rémunération à taux majoré
Le salarié a droit à une rémunération plus favorable lorsqu'il effectue toute heure supplémentaire (il peut s'agir d'une offre de repos équivalent en compensation, par exemple). C'est à votre accord de branche ou à votre accord collectif de déterminer la majoration à appliquer à ces heures en supplément. Chaque taux est fixé en respectant un minimum de 10 %. Cette majoration change selon la convention collective ou l'accord d'entreprise qui définit le régime adapté aux majorations de ces heures extras.
Il existe un régime spécifique de majoration des heures supplémentaires mis en place par la convention collective : vous touchez une rémunération en fonction de ces dispositions. Sachez que la rémunération supplémentaire ne peut pas être supérieure à 10 %.
Les heures extras qui ne sont pas prises en compte par la convention collective :
Paiement de 25 % aux 8 premières heures supplémentaires (soit les heures effectuées entre 36 h et 43 h).
Les heures ultérieures sont majorées à 50 %.
Le repos compensateur
Il peut venir remplacer une rémunération pour les heures supplémentaires (totalement ou partiellement). C'est encore l'accord d'entreprise ou la convention qui le détermine. Sa durée sera imputée dans la majoration aussi bien que dans la rémunération. Par exemple, un taux majoré de 50 % pour une heure supplémentaire ouvre droit à un repos compensateur de 1h30.
Les heures supplémentaires défiscalisées depuis 2019
Les cotisations sociales concernant les heures extras effectuées à compter du 1er janvier 2019 ne sont plus exonérées. Les rémunérations en rapport avec ces heures travaillées seront également exonérées d'IR dans une limite de 5 000 €/salarié/an. En revanche, les heures supplémentaires qui excèdent ce seuil seront assujetties à l’imposition.
