Définition des frais généraux
Les frais généraux désignent l'ensemble des dépenses engagées par une entreprise pour assurer son fonctionnement quotidien, hors coûts directs liés à la production ou à la prestation de services. Ils comprennent des coûts fixes et variables liés à des activités telles que l’administration, les services, l'entretien, le marketing, les déplacements, entre autres.
Ces frais sont des charges indirectes qui ne contribuent pas directement à la création des produits ou des services mais sont essentiels pour maintenir et soutenir les opérations de l'entreprise. Ils sont généralement comptabilisés dans le journal des achats de l'entreprise.
En termes de nature, les frais généraux peuvent être classés en frais administratifs, frais de vente et frais d'exploitation. Par exemple, le loyer, les factures d'énergie, les fournitures de bureau, les frais postaux, les frais d'entretien, parmi d'autres, entrent dans cette catégorie.
Quand la gestion des frais généraux est-elle obligatoire ?
La gestion des frais généraux est obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. C'est une composante fondamentale de la comptabilité de gestion. En effet, elle est requise pour l'établissement des budgets, l'évaluation des coûts de structure, la détermination des taux de marge, et l'analyse du compte de résultat.
De plus, la transmission de relevés de frais généraux est aussi une obligation légale lorsque le montant des dépenses dépasse certains seuils fixés par la loi. Par exemple, pour les rémunérations des personnes les mieux payées dans votre entreprise, le seuil varie en fonction de l’effectif des salariés de l’entreprise.
Il est également nécessaire de comptabiliser les frais généraux dans le cadre de l'élaboration d'un prévisionnel financier lors de la création ou reprise d'une entreprise.
Exemples de frais généraux : services et achats
Les frais administratifs
Les frais administratifs englobent toutes les dépenses nécessaires à la gestion interne de l'entreprise. Cela peut inclure, par exemple, les salaires du personnel administratif, les frais de comptabilité, ou encore les dépenses relatives aux logiciels de gestion. Ils sont classés comme des dépenses indirectes car ils ne contribuent pas directement à la production d'un produit ou à la prestation d'un service.
Il est à noter que les frais administratifs sont distincts des frais généraux et des frais de vente. Les trois combinés forment les frais d'exploitation de l'entreprise.
Exemples de frais administratifs :
Les salaires du personnel administratif
Les honoraires d'un expert-comptable
Les coûts liés à l'élaboration d'une charte graphique ou d'un logo
Les frais de tenue de compte
Les assurances, telles que l'assurance responsabilité civile
Les dépenses liées aux outils informatiques et de production.
Les frais de fonctionnement
Les frais de fonctionnement, une sous-catégorie des frais généraux, comprennent toutes les dépenses nécessaires pour faire fonctionner une entreprise au quotidien. Ils sont généralement composés de :
Loyer : Coût de la location des locaux de l'entreprise.
Factures d'énergie : Coût de l'électricité, du gaz et de l'eau.
Frais postaux : Coût de l'envoi de courrier ou de colis.
Frais de déplacement : Coût lié aux déplacements professionnels, comme les billets de transport, l'hébergement, la restauration, etc.
Assurances : Coût des assurances professionnelles.
Fournitures de bureau : Coût de l'achat de matériel nécessaire au fonctionnement de l'entreprise.
Il est à noter que ces frais peuvent être fixes ou variables, en fonction du [volume de production] de l'entreprise. Par exemple, les factures d'énergie peuvent varier en fonction de la consommation, qui dépend elle-même du volume de production.
Les frais de structure
Les frais de structure, également appelés coûts fixes, sont des charges incompressibles qui n'évoluent pas en fonction du niveau d'activité de l'entreprise. Ils sont liés à l'existence même de l'entreprise, indépendamment de son chiffre d'affaires ou de sa production.
Ces frais regroupent principalement :
Les dépenses liées au local commercial, qu'il s'agisse du loyer ou des charges locatives (eau, électricité, gaz).
Les assurances professionnelles, indispensables pour protéger l'entreprise contre divers risques.
Les salaires du personnel permanent et les charges sociales correspondantes.
Les frais bancaires, en relation avec la gestion des comptes de l'entreprise.
Les coûts liés au matériel informatique et à l'abonnement internet.
Il est nécessaire pour chaque entreprise de bien gérer et optimiser ces frais pour assurer sa rentabilité.
Le rôle des frais généraux dans le compte comptable
Les frais généraux jouent un rôle crucial dans le compte comptable d'une entreprise. Ils contribuent de manière significative à la structure de coûts totale de l'entreprise. En les identifiant et les mesurant précisément, on peut découvrir des dépenses inutiles à supprimer ou à réduire, ce qui peut devenir un levier efficace pour augmenter le bénéfice de l'entreprise.
Enregistrement des frais généraux : Les frais généraux sont enregistrés comme des charges dans le compte de résultat de l'entreprise. Ils sont souvent subdivisés en plusieurs catégories, telles que les frais administratifs, les frais de vente, et les frais d'exploitation. L'enregistrement précis et régulier de ces frais est crucial pour la tenue de la comptabilité et pour le calcul de l'impôt sur les sociétés.
Impact sur la rentabilité : Les frais généraux peuvent avoir un impact significatif sur la rentabilité de l'entreprise. Une gestion judicieuse de ces frais peut permettre de réduire le résultat imposable et, par conséquent, d'optimiser la charge fiscale.
Calcul des frais généraux : Le calcul des frais généraux est un élément crucial de la comptabilité de gestion. Cela permet d'évaluer la rentabilité de l'entreprise en comparant la valeur de son chiffre d'affaires à celle de ses frais généraux.
L'importance du relevé de frais généraux
Un relevé de frais généraux est un document clé en comptabilité, qui, en plus d'aider à la déduction des charges du résultat pour réduire l'impôt, fournit une vue d'ensemble des dépenses majeures de l'entreprise. Il est particulièrement utile lorsque ces dépenses dépassent un certain seuil, comme par exemple les rémunérations des personnes les mieux rémunérées au sein de l'entreprise.
Le relevé de frais généraux sert également à déclarer certaines dépenses à l'administration fiscale. Un suivi rigoureux des frais généraux via ce relevé peut être un levier d'économies significatif pour l'entreprise, en identifiant les sources potentielles d'optimisation.
De plus, il joue un rôle essentiel dans l'analyse de la santé financière de l'entreprise, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées en matière de budget et de prix des produits ou services offerts.
Enfin, la transmission du relevé de frais généraux est une obligation légale lorsque les dépenses dépassent certains seuils fixés par la loi, renforçant ainsi son importance dans la comptabilité d'une entreprise.
Comment calculer les frais généraux d'une entreprise ?
La formule de calcul des frais généraux
La formule de calcul des frais généraux peut varier en fonction de l'activité de l'entreprise, mais elle repose généralement sur la somme de toutes les dépenses indirectes engagées pour le fonctionnement de l'entreprise.
Pour une entreprise de BTP par exemple, le coefficient de frais généraux est calculé en utilisant la formule suivante : frais généraux / (consommation + main-d’œuvre). Le résultat obtenu est exprimé sous forme de pourcentage ou de coefficient multiplicateur.
Pour une entreprise de fabrication, la formule est : Frais généraux de fabrication = main d'œuvre indirecte + matériaux indirects + autres coûts indirects.
Enfin, pour calculer les frais généraux par unité, on utilise la formule suivante : Frais généraux par unité = Total des frais généraux / Total des unités produites.
Ces formules permettent de quantifier les frais généraux, un élément essentiel pour déterminer la rentabilité d'une entreprise.
Comment analyser les frais généraux ?
L'analyse des frais généraux est une étape cruciale de la gestion financière d'une entreprise. Elle permet de comprendre comment sont réparties les dépenses indirectes et de déterminer si elles sont en ligne avec le budget et les objectifs de l'entreprise.
Pour réaliser cette analyse, il est important de commencer par classer les frais généraux en différentes catégories, par exemple les frais administratifs, les frais de fonctionnement et les frais de structure. Cette classification facilite la compréhension de la structure des coûts et permet d'identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées.
Il convient ensuite d'examiner chaque catégorie de frais en détail pour comprendre son impact sur l'activité globale de l'entreprise. Des indicateurs clés de performance (KPI) peuvent être utilisés pour évaluer la performance de chaque catégorie de frais. Par exemple, le ratio des frais généraux, qui est le rapport entre les frais généraux et le chiffre d'affaires total, peut aider à évaluer l'efficacité de la gestion des frais généraux.
Enfin, l'analyse doit être réalisée régulièrement pour suivre l'évolution des frais généraux et ajuster les stratégies de gestion si nécessaire. Cela peut comprendre l'adoption de nouvelles technologies pour automatiser certains processus ou la renégociation de contrats avec les [prestataires externes].
Comment réduire les frais généraux ?
Pour réduire les frais généraux, plusieurs stratégies peuvent être mises en œuvre.
Optimisation des processus : L'automatisation et l'optimisation des processus internes permettent de réaliser des économies sur le long terme, en réduisant les coûts liés à la main-d'œuvre et en améliorant l'efficacité globale.
Négociation avec les fournisseurs : Négocier les tarifs avec vos fournisseurs peut entraîner une réduction significative des coûts. Cela peut passer par la recherche de nouveaux fournisseurs, ou par l'adhésion à un groupement d'achat.
Réduction des dépenses non-essentielles : L'identification et la réduction des coûts non-essentiels est une autre manière efficace de diminuer les frais généraux. Cela peut inclure la rationalisation des dépenses de marketing ou la diminution des frais de déplacement.
Télétravail : Encourager le télétravail peut permettre de diminuer les frais liés à l'espace de travail, comme le loyer ou les charges énergétiques. N'oubliez pas que chaque entreprise est unique, il est donc essentiel d'adapter ces conseils à votre contexte spécifique.
L'impact des assurances sur les frais généraux
Les assurances constituent un poste de dépenses significatif dans les frais généraux. Elles couvrent un large éventail de risques, allant de l'assurance des biens à la cyberassurance, en passant par l'assurance responsabilité civile et l'assurance interruption d'activité. La souscription à ces polices d'assurance est souvent indispensable pour protéger l'entreprise contre des incidents imprévus pouvant avoir des conséquences financières lourdes.
La gestion des assurances peut donc avoir un impact majeur sur les frais généraux et, par conséquent, sur la rentabilité de l'entreprise. De plus, le coût des assurances est souvent stable et ne fluctue pas en fonction du chiffre d'affaires ou du taux de production de l'entreprise, ce qui en fait un élément à prendre en compte lors de la planification financière.
Certaines assurances, telles que l'assurance frais généraux, peuvent même contribuer à préserver la pérennité de l'entreprise en cas d'arrêt de travail du dirigeant ou de l'homme clé. Cette assurance couvre les frais permanents et les dépenses d'exploitation auxquels les professionnels indépendants ne peuvent pas faire face en cas d’arrêt de travail.
Dans ce contexte, il est primordial pour les entreprises de bien comprendre leurs besoins en matière d'assurance et de choisir les polices les plus adaptées à leur situation spécifique.
Frais généraux et fabrication : une analyse détaillée
Les frais généraux de fabrication sont un aspect crucial de la gestion financière dans l'industrie manufacturière. Ils regroupent les dépenses indirectes non liées à un produit spécifique, mais essentielles au processus de production, comme le loyer, les services publics et les salaires des superviseurs.
Pour analyser ces frais, il est recommandé de les classer en coûts fixes et variables, et d'évaluer leur impact sur le coût des marchandises vendues. Les coûts fixes, tels que le loyer ou les salaires, restent constants quelle que soit la production. Les coûts variables, comme l'électricité ou les matières premières, peuvent fluctuer en fonction du volume de production.
Les méthodes d'évaluation des coûts, traditionnelles ou basées sur les activités, peuvent aider à comprendre l'influence de ces frais sur la rentabilité. De plus, l'analyse des influences internes et externes, comme la structure organisationnelle ou le niveau d'automatisation, peut révéler des opportunités d'optimisation.
Enfin, la maîtrise des frais généraux de fabrication passe aussi par des actions visant à réduire les coûts inutiles ou peu productifs. Une bonne gestion de ces frais est essentielle pour améliorer la rentabilité et traverser plus facilement les périodes creuses.
Budget prévisionnel des frais généraux : comment l'établir ?
L'établissement d'un budget prévisionnel des frais généraux est une étape cruciale pour toute entreprise. Il permet de planifier et contrôler les dépenses, d'anticiper les besoins financiers et d'améliorer la gestion financière. Pour le réaliser, il est essentiel de suivre une approche systématique.
Commencez par définir vos coûts fixes et variables. Les coûts fixes, comme le loyer ou les salaires, sont des dépenses constantes, indépendantes du volume d'activité. Les coûts variables, en revanche, fluctuent en fonction du niveau d'activité de l'entreprise.
Ensuite, estimez ces coûts pour une période donnée (mois, trimestre, année). Il peut être utile de se baser sur l'historique de l'entreprise, d'utiliser des ratios sectoriels ou de réaliser des prévisions basées sur l'évolution prévue de l'activité.
Enfin, réunissez ces éléments dans un tableau de suivi pour faciliter le contrôle et l'ajustement du budget au fil du temps.
En conclusion, les frais généraux sont des dépenses cruciales pour le fonctionnement quotidien d'une entreprise, englobant des coûts variés tels que l'administration, le marketing, et l'entretien. Leur gestion est obligatoire et stratégique, impactant directement la rentabilité et l'efficacité de l'entreprise. Une gestion optimale et une analyse approfondie des frais généraux sont donc essentielles pour assurer la santé financière et la pérennité de l'entreprise.
