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Comprendre les frais de débours en comptabilité : Explications et exemples pratiques

Publié le 19 février 2024 • Comptabilité

Comprendre les frais de débours en comptabilité : Explications et exemples pratiques

Les frais de débours sont une notion essentielle en comptabilité, surtout pour les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises. Ces dépenses, avancées au nom du client, nécessitent une facturation précise pour un remboursement adéquat. Parfois sujets à la TVA, leur comptabilisation peut sembler complexe. Découvrons ensemble comment naviguer habilement dans le monde des débours.

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Hugo Andrianjatovo

Expert Finance

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Qu'est-ce que les frais de débours

Les frais de débours se réfèrent aux dépenses effectuées par une entreprise pour le compte de ses clients. Ces frais peuvent être engagés lors de la réalisation d'une prestation ou d'une opération spécifique. Par exemple, si un consultant achète des accessoires de décoration pour le compte de son client lors d'un projet de design d'intérieur, ces dépenses sont considérées comme des frais de débours.

Dans le cadre des débours, le remboursement doit se faire à l'euro près, respectant ainsi le montant exact engagé pour le client. Il est essentiel de noter que ces frais n'entrent pas dans le chiffre d'affaires de l'entreprise, car ils sont facturés au nom du client et ne constituent pas une vente ou une prestation de service de l'entreprise.

La définition des frais de débours

Les frais de débours sont définis comme des dépenses que l'entreprise engage au nom et pour le compte de ses clients. Ces dépenses sont ensuite refacturées à l'euro près, sans marge ajoutée. Elles peuvent concerner différentes natures de dépenses, comme les frais de transport, de repas ou de port engagés pour le client.

En termes de comptabilité, les débours sont enregistrés dans un compte de tiers, le compte 467, et n'entrent pas dans le chiffre d'affaires de l'entreprise. Cette spécificité vient du fait que ces dépenses ne sont pas liées à l'activité de l'entreprise en elle-même, mais sont effectuées dans le cadre d'un mandat pour le compte d'un client.

Ce principe de débours est largement utilisé par les professionnels indépendants, avocats, notaires et consultants, qui avancent des frais pour le compte de leurs clients.

Les différents types de frais de débours

Les frais de transport en débours

Les frais de transport en débours sont les coûts liés au déplacement, avancés par l'entreprise pour le compte du client. Ils peuvent concerner différents types de transports : aérien, routier, ferroviaire, etc.

Ces frais sont ensuite refacturés au client sans aucune marge ajoutée. Notons que les frais kilométriques ne peuvent pas faire l'objet de débours, car ils sont considérés comme des charges d'exploitation de l'entreprise.

En comptabilité, ces dépenses sont enregistrées au débit du compte 467, sans impact sur le chiffre d'affaires de l'entreprise. Par ailleurs, ces frais de transport en débours sont généralement exemptés de TVA, à condition que certaines conditions soient remplies.

Les frais de repas en débours

Les frais de repas en débours représentent les coûts de nourriture avancés par l'entreprise pour le compte du client. Il peut s'agir par exemple de repas d'affaires ou de consommations lors d'une mission spécifique.

Ces frais sont ensuite refacturés au client à l'euro près, sans marge ajoutée. En comptabilité, ils sont enregistrés au débit du compte 467.

Il est crucial de conserver tous les tickets de caisse ou factures justifiant ces dépenses pour assurer une transparence totale lors du processus de refacturation.

Comme pour les autres types de débours, ces frais de repas ne sont pas pris en compte dans le chiffre d'affaires de l'entreprise. Ils sont plutôt considérés comme une avance de trésorerie qui sera remboursée par le client.

Attention, dans certains cas, ces frais peuvent être soumis à la TVA. Il convient donc de bien vérifier les règles fiscales en vigueur pour éviter toute erreur de comptabilisation.

Les frais de port en débours

Les frais de port en débours concernent les coûts d'expédition que l'entreprise supporte pour le compte de son client. Que ce soit pour l'envoi de marchandises ou de documents, ces frais sont avancés par l'entreprise et refacturés sans marge au client.

En comptabilité, ces frais sont enregistrés au débit du compte 467. Aucune TVA n'est appliquée à condition de respecter certaines règles. Par exemple, la facture de l'entreprise doit distinguer l'opération de remboursement de frais de l'opération soumise à TVA.

Notons que lorsque les frais de port peuvent être attribués avec certitude à des achats spécifiques, ils peuvent être comptabilisés dans les mêmes comptes que ces achats (601 à 607).

Comprendre la refacturation des frais de débours

La refacturation des frais de débours est une étape cruciale de la gestion financière d'une entreprise. Il s'agit d'une pratique qui consiste à transmettre à un client les coûts engagés par l'entreprise pour son compte. Ces frais peuvent être relatifs à des dépenses diverses, comme des frais de transport, des salaires du personnel détaché ou encore des frais de mission. Dans le cadre de la refacturation, l'entreprise supporte initialement le montant hors taxe des débours et le refacture ensuite au client, avec ou sans marge selon les pratiques de l'entreprise.

Il est aussi possible que les frais soient refacturés sous forme de forfaits et non à l'euro près. Dans tous les cas, la refacturation de ces frais constitue un produit à comptabiliser dans les comptes de l'entreprise, plus précisément dans un compte de classe 7 dédié aux produits des activités annexes.

La refacturation des frais de débours ne doit pas être confondue avec le remboursement de ces frais. Le remboursement s'applique lorsque les dépenses sont engagées au nom et pour le compte de l'entreprise, et non du client.

Le mandat dans le cadre des frais de débours

Comment établir un mandat pour les frais de débours

Pour instaurer un mandat de débours, il faut d'abord obtenir l'accord écrit du client pour engager des dépenses en son nom. C'est cette autorisation qui matérialise le mandat. Le document doit préciser la nature de l'achat et le budget alloué.

  • Indiquez clairement les informations légales du client, telles que l'adresse du siège.

  • Précisez le type de produit ou service, ainsi que le budget alloué à l'achat.

  • Mentionnez que le montant engagé pour cet achat devra être intégralement remboursé.

Le mandat doit être conservé précieusement. Il sert de preuve en cas de contestation du client ou de contrôle de l'administration fiscale. Ayez à l'esprit que l'établissement d'un mandat est une précaution indispensable.

L'importance du mandat dans la comptabilisation des frais de débours

Le mandat joue un rôle central dans la comptabilisation des débours. Ce document, établi par le client, donne une autorisation écrite à l'entreprise pour engager des dépenses en son nom et pour son compte. Il définit les conditions d'achat, comme le type de produit ou le budget alloué. Ce document est crucial pour la comptabilité car il fait office de promesse de remboursement.

Sans ce mandat, il n'y a pas de trace écrite des frais de débours, ce qui peut entraîner des difficultés lors de la comptabilisation. Il est donc impératif de l'obtenir avant d'engager des dépenses au nom du client. Il est aussi préférable de le conserver pour toute future référence, notamment en cas de contrôle fiscal ou de litige avec le client.

Lors de la comptabilisation, les opérations effectuées dans le cadre du mandat sont enregistrées en classe 4, en comptes de tiers, et non en classe 7. Elles ne sont donc pas considérées comme du chiffre d'affaires. Cette distinction est essentielle pour une comptabilisation correcte et pour éviter tout malentendu ou erreur.

Frais de débours et TVA : ce qu'il faut savoir

Comment comptabiliser la TVA sur les frais de débours

Les frais de débours ne sont généralement pas soumis à la TVA. C'est pourquoi leur comptabilisation nécessite une certaine rigueur. Premièrement, il faut s'assurer que les frais engagés respectent bien les critères de débours : ils sont avancés pour le compte du client, la facture d'achat est au nom du client, et le client a donné son accord préalable.

Deuxièmement, ces frais ne doivent pas être comptabilisés dans un compte de charges, mais plutôt en compte de tiers, généralement le compte 467700.

Troisièmement, lors de la facturation au client, il faut distinguer ces frais du reste de la facture. Ils doivent être clairement identifiés et la TVA doit être exclue.

Finalement, il est important de conserver tous les justificatifs de ces frais : mandat du client, facture d'achat, etc. pour répondre à d'éventuels contrôles fiscaux.

Frais de débours pour auto-entrepreneur et micro-entreprise

Comment facturer les frais de débours en tant qu'auto-entrepreneur

En tant qu'auto-entrepreneur, facturer les frais de débours demande une certaine attention. Premièrement, il est nécessaire de distinguer clairement ces frais sur la facture, et de préciser leur nature. Ces frais doivent être facturés au prix exact auquel ils ont été payés, sans marge ajoutée. Il est aussi impératif de fournir au client les justificatifs des dépenses réalisées (factures, tickets, etc.). Enfin, ces frais ne doivent pas être inclus dans le calcul du chiffre d'affaires de l'auto-entrepreneur.

Frais de débours et URSSAF : ce qu'il faut savoir pour l'auto-entreprise

Les frais de débours sont également liés à l'URSSAF pour un auto-entrepreneur. En effet, les débours ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Par conséquent, ils ne doivent pas être inclus dans la déclaration de chiffre d'affaires à l'URSSAF. Cependant, pour que ces montants soient exclus de la base de calcul des cotisations sociales, certaines conditions doivent être respectées. Il faut notamment que les dépenses soient réalisées dans le cadre d’un mandat précis et qu’elles soient strictement refacturées au client sans aucune majoration. Il est donc crucial de conserver les justificatifs des dépenses et le mandat pour pouvoir les présenter en cas de contrôle.

Exemple pratique de facturation des frais de débours

Pour illustrer concrètement la facturation des frais de débours, prenons l'exemple d'un consultant informatique. Celui-ci est mandaté par son client pour acheter du matériel nécessaire à l'exécution de sa mission. Le consultant avance les frais, achète le matériel au nom de son client, conserve les justificatifs et enregistre cette opération dans son livre des comptes non pas en tant que charge, mais en tant que débours.

Sur sa facture, le consultant distingue clairement cette dépense en la mentionnant séparément de ses honoraires professionnels. Il indique le montant exact de la dépense, sans y ajouter de marge, et affiche clairement le titre des débours. Le client paie alors le montant total de la facture, incluant les frais de débours.

En fin de compte, le consultant se fait rembourser les frais avancés sans que cela n'impacte son chiffre d'affaires ni sa base d'imposition.

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