Il y a du nouveau sur Pennylane du côté de la gestion de vos achats : vous pouvez désormais paramétrer les circuits de validation des notes de frais de vos équipes, en fonction de la structure de votre entreprise. En voici un aperçu.
Gestion des notes de frais : différents rôles disponibles
Pour les employés
Tous vos collaborateurs ont par défaut un rôle d’utilisateur et peuvent donc créer une note de frais facilement, depuis leur ordinateur ou depuis l’application mobile. Il leur suffit de prendre une photo de leur justificatif (ticket de caisse, reçu ou facture) pour qu'il se charge automatiquement dans l'application. Ils n’ont ensuite qu’à valider les informations reconnues pour générer la note de frais.
Une fois la note de frais créée, le manager concerné est prévenu et peut valider ou non la demande. L’employé garde une visibilité sur le traitement de sa note de frais grâce à un tableau de bord dédié, évitant ainsi les relances à la comptabilité.
À noter que les employés ne voient que leurs propres notes de frais.
Pour les managers
Certains collaborateurs peuvent avoir des rôles plus forts dans vos circuits de validation : typiquement, les managers d’équipes.
Un approbateur peut ainsi consulter et valider (ou refuser) les notes de frais des collaborateurs que vous assignez à son équipe. Il reçoit une notification automatique lorsqu’une action (une validation par exemple) est attendue de sa part.
La validation des notes de frais bénéficie bien sûr des fonctionnalités collaboratives de Pennylane : si un approbateur a besoin de plus d’information sur une note de frais, il peut demander des précisions à son collaborateur directement sur le fichier depuis l’onglet commentaires. Celui-ci sera tagué et pourra apporter le contexte nécessaire.
💡Il sera bientôt possible de paramétrer un montant en-dessous duquel les notes de frais sont automatiquement validées et remboursées.
Pour les dirigeants
Pour les dirigeants de votre entreprise, vous pouvez par exemple opter pour la validation automatique des notes de frais.
Avec Pennylane, les dirigeants obtiennent une visibilité en temps réel sur les dépenses de leur entreprise, et peuvent responsabiliser leurs équipes en toute confiance. Les processus de validation peuvent évoluer au fur et à mesure que l’entreprise se développe.
💡Besoin d’un niveau de validation supplémentaire dans votre entreprise ? Ce sera très bientôt possible !
Pour l’équipe finance
Un administrateur peut ajouter des utilisateurs ou approbateurs, consulter et valider les notes de frais, définir la validation automatique et paramétrer les droits de validations. Ce rôle est utile aux DAF-RAF et aux comptables internes (ou aux dirigeants pour les entreprises qui n’ont pas encore d’équipe finance).
Ces derniers interviennent ainsi en fin de processus pour valider le remboursement des paiements. Ils ne sont plus dérangés inutilement : ce sont les managers qui ont la responsabilité de la principale validation.
Améliorez la traçabilité des achats dans votre entreprise et gagnez en efficacité avec le module de gestion des notes de frais de Pennylane.
