Depuis que nous avons lancé Pennylane, nous nous sommes entretenus avec plus d’une centaine d’entrepreneurs. De ces échanges, nous avons tiré les trois missions de notre éditeur de facture :
Automatiser l’ensemble des tâches liées à la gestion des ventes pour permettre aux dirigeants de se consacrer pleinement à des sujets stratégiques.
Réduire au maximum les délais d’encaissement que subissent nos clients pour assurer le bon fonctionnement et la pérennité de leur entreprise.
Leur donner de la visibilité sur leurs entrées d’argent à venir ; une information capitale pour planifier la croissance et le développement de leur business.
📺 Retrouvez le contenu de cet article – ainsi que le retour d'expérience d'Oussama Abbou, CEO et cofondateur de la startup Smart Prospective – dans le replay de notre webinar "Facilitez la gestion de vos ventes, de la création des factures à leur encaissement".
Créez simplement vos devis et factures, en moins de 2 minutes
Notre éditeur de facture vous permet de personnaliser vos devis, de les transformer en factures, puis de les envoyer à vos clients – tout cela en deux clics seulement.
Automatisez le remplissage de vos factures
De nombreux entrepreneurs regrettent d’envoyer à leurs clients des devis et factures d’une ligne seulement. Par manque de temps, ils ne détaillent pas l’ensemble des prestations qu’ils vont accomplir.
C’est pourquoi nous avons fait en sorte que nos clients aient le moins d’informations possibles à remplir manuellement.
Grâce à notre connexion à la base SIREN
Pennylane est connectée à la base de données SIREN qui recense toutes les entreprises françaises et permet de compléter automatiquement les données de votre client (adresse, numéro de TVA…) lorsque vous créez un devis, facture, avoir, etc.
👍 La base de données SIREN est actualisée tous les jours et recense 28 millions d’établissements. Vous y trouverez forcément l’entreprise que vous devez facturer !
En important vos catalogues de clients et produits (ou prestations) dans Pennylane
Vous avez la possibilité d’importer des catalogues dans Pennylane : un fichier Excel ou CSV dans lequel vous renseignez toutes les informations relatives aux produits que vous vendez.
Une fois votre catalogue de produits importé, vous n’avez plus à saisir ces informations pour chaque facture : elles sont automatiquement remplies une fois le produit sélectionné.
💡 De la même façon, vous pouvez gérer un catalogue de clients dans Pennylane – qui peut servir de complément à la base SIREN si certains de vos clients sont des particuliers.
👍 Vous pouvez modifier les informations renseignées dans vos catalogues à tout moment depuis Pennylane.
Ne vous souciez plus de la TVA et des mentions obligatoires
Savoir quel taux de TVA et quelles mentions faire figurer sur les factures de vos clients peut rapidement tourner au casse-tête. En effet, les mentions obligatoires et la façon de collecter la TVA diffèrent en fonction :
Du type de vente (marchandise ou prestation de service),
Du type de client (entreprise ou particulier),
Du pays de facturation de ces derniers.
Lorsque vous créez une facture sur Pennylane, notre éditeur vous guide dans la sélection du bon taux de TVA et génère automatiquement les mentions obligatoires qui lui sont associées.
Créer une facture est bien plus simple, et vous êtes sûr que chacune est conforme à la réglementation. 🙌
Simplifiez la gestion de vos factures récurrentes et abonnements
Nous accompagnons de nombreuses entreprises qui facturent leurs clients à échéance régulière, sous forme d’abonnement. Toutes regrettaient le caractère manuel, chronophage et source d’erreurs de ce processus.
Notre module de gestion des abonnements permet d’automatiser la création de factures récurrentes.
Au lieu de créer une nouvelle facture à chaque échéance, vous ne manipulez la facture récurrente qu’une seule fois : au moment du paramétrage de l’abonnement de votre client.
“J’ai pu rapidement paramétrer tous mes abonnements dans Pennylane. Ça m’a pris moins de 5 minutes par abonnement.” — Vincent Grattery, Dirigeant, Aktarma
Une fois l’abonnement paramétré, Pennylane génère et envoie automatiquement une nouvelle facture à chaque échéance, tant que dure l’abonnement.
“Grâce à la gestion des abonnements depuis Pennylane, je gagne facilement une heure par semaine.” — Benjamin Donteville, CEO, Scalability
➡️ Pour vous, cela signifie :
Plus besoin de suivre un registre pour savoir quand envoyer votre prochaine facture,
Plus de facture à dupliquer et mettre à jour,
Des factures envoyées en temps et en heure pour ne pas ralentir vos cycles de paiement,
Moins de travail administratif : vos factures et leurs paiements sont automatiquement réconciliés.
Divisez par 4 vos délais d'encaissement
En 2019, une PME sur deux était victime de retard de paiement – ce qui a d'autant plus d'impact lorsque l'entreprise est petite et ne dispose pas de beaucoup de trésorerie.
En 2019, 38% des entreprises ont frôlé la faillite en raison de retards de paiement.
La mission de Pennylane est non seulement de vous faire gagner du temps au quotidien en automatisant la gestion de vos ventes, mais aussi de réduire vos délais d’encaissement afin d’augmenter votre trésorerie et vous permettre de planifier sereinement la croissance de votre entreprise.
Relancez vos clients, à temps et facilement
Le tableau de bord de Pennylane vous permet de connaître à tout moment le statut de vos factures (À traiter, À venir, En retard ou Encaissées) et de mieux anticiper vos rentrées d’argent.
Vous pouvez également surveiller l’activité liée à chacune de vos factures : à quelle date et par qui elle a été créée ou importée, envoyée, ouverte, réglée et rapprochée.
Pennylane vous permet donc d’identifier en un coup d’œil vos clients en retard de paiement et les relancer sans délai.
👍 Pennylane automatise le rapprochement de vos factures clients avec leurs règlements et permet la tenue de votre comptabilité au fil de l’eau. L’information est à jour et évite par exemple que relances et paiements ne se croisent. L’expérience est plus agréable pour vous comme pour vos clients.
Pour relancer facilement vos clients, vous pouvez enregistrer plusieurs modèles de mails sur la plateforme. Par exemple :
Un premier mail pour transmettre la facture à votre client,
Un mail de relance quand le paiement de la facture a 7 jours de retard,
Un second mail de relance quand le retard de paiement atteint 12 jours,
Etc...
Mais avant d’en arriver aux multiples relances, Pennylane a une meilleure façon de réduire vos délais de paiement : faciliter la tâche à vos clients.
Offrez à vos clients une expérience de paiement facilitée
Parmi les entreprises en retard de paiement, 9 sur 10 sont tout à fait solvables. Cela signifie : soit qu’elles ne respectent pas les délais légaux volontairement, soit qu’il faut imputer leur retard à une mauvaise organisation interne.
Nous pouvons remédier au second cas en facilitant pour vos clients le fait de vous payer. Pour ce faire, nous avons plusieurs outils à disposition.
Proposer à vos clients de vous régler par e-virement (aussi appelé “paiement par banque” ou “PayByBank”)
Le e-virement facilite la vie de vos clients – et la vôtre :
➡️ Pour votre client, il signifie un paiement facilité et toujours aussi sécurisé :
Un risque d'erreur amoindri : votre client n’a plus à saisir manuellement les informations nécessaires (IBAN, montant, nom du destinataire…) à l’ordre de virement – elles sont toutes préremplies.
Une meilleure expérience utilisateur : le paiement se fait à partir d’un bouton intégré à votre facture dématérialisée.
➡️ Pour vous, cela veut dire moins de temps passé sur l’administratif et plus de temps à consacrer au développement de votre entreprise :
Une trésorerie mieux fournie : en moyenne, les entreprises règlent leurs fournisseurs quatre fois plus vite quand elles utilisent le e-virement
Moins de temps passé sur l'administratif : vous avez moins de relances à effectuer et vos factures sont automatiquement réconciliées avec leurs paiements.
Prélevez automatiquement vos clients grâce à notre intégration avec GoCardless, acteur incontournable du prélèvement bancaire
Pour diminuer les retards de paiement, le prélèvement bancaire se révèle très efficace : vos clients n’ont rien à faire, le prélèvement s’effectue automatiquement à la date indiquée sur la facture.
➡️ Le prélèvement automatique permet de :
Réduire vos délais d’encaissement et votre taux d’impayés,
Les retards de paiement dont souffrait Benjamin Donteville, CEO de Scalability, ont été divisés par 25 en 2 mois seulement. Lisez son retour d’expérience.
Améliorer la visibilité sur votre trésorerie et vous permettant de connaître avec certitude la date de vos futurs encaissements,
Gagner du temps sur votre gestion administrative en automatisant les prélèvements et la réconciliation des factures avec leur paiement.
Les entreprises qui utilisent GoCardless réduisent leurs délais de paiement de 47% en moyenne.
💡 Des questions sur notre intégration avec GoCardless ? Je la présente en détail dans cet article.
Gagnez du temps sur les tâches répétitives et chronophages
Automatisez toutes les tâches liées à la gestion de vos ventes
Pour permettre aux utilisateurs de Pennylane d’automatiser l’ensemble de leur cycle de vente, nous avons mis en place deux solutions :
Un connecteur Zapier, qui permet d’automatiser la gestion de vos ventes sans écrire une seule ligne de code,
Une API publique, que nous recommandons plutôt aux entreprises disposant de ressources techniques et qui permet de manipuler d’importants volumes de factures à moindres frais.
Que vous optiez pour Zapier ou notre API, le principe reste le même : connecter deux outils – votre CRM et Pennylane par exemple – afin que, lorsqu’un événement se produit dans l’un, cela ait une répercussion dans l’autre.
🤓 Prenons un exemple concret :
Quand… vous créez un devis ou une facture dans Pennylane
Alors… il est automatiquement envoyé pour signature via HelloSign, DocuSign, ou tout autre prestataire.
🤓 Un autre exemple :
Quand… le statut d’une facture passe en “Payée” dans Pennylane
Alors… vous recevez automatiquement une notification dans Slack.
🤓 Et un dernier :
Quand… une vente est confirmée dans votre CRM
Alors… un devis est automatiquement créé dans Pennylane à partir des informations renseignées dans votre CRM.
💡 Julien Samson, CEO de l’agence 2PACE, a automatisé l’ensemble de la gestion de ses ventes en connectant Pennylane à Salesforce – sans écrire une seule ligne de code. L’automatisation lui fait gagner du temps mais fluidifie aussi la collaboration au sein de l’entreprise ; il témoigne dans cet article.
Simplifiez la tenue de votre comptabilité au fil de l’eau
La mission de Pennylane ? Faciliter la tâche – et la collaboration – des dirigeants d’entreprise et des experts-comptables.
Les entrepreneurs que nous avons interrogés regrettaient les nombreux allers-retours avec leurs experts-comptables. Quand l’un d’eux avait une question, il lui fallait écrire un mail, l’intitulé de ce mail, y joindre le document dont il était question ou le décrire pour éviter tout quiproquo…
Les utilisateurs et utilisatrices de Pennylane communiquent avec leurs comptables directement au sein de la plateforme grâce à un système de commentaires.
Ainsi, en cas de question, toutes les informations sont réunies au même endroit et l’expert-comptable ou le dirigeant bénéficie de tout le contexte nécessaire pour y répondre.
En faisant gagner du temps à votre comptable sur ses tâches répétitives et chronophages, Pennylane lui permet de consacrer plus de temps au conseil et à l’accompagnement de votre entreprise.
J’espère que cette présentation de notre éditeur de facture vous aura donné envie de découvrir Pennylane. Si c’est le cas, c’est tout simple : il vous suffit de demander une démonstration de la plateforme. Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe vous recontactera dans la journée.
À bientôt. 👋
