En France, 36% des redressements de l’URSSAF sont dus aux notes de frais : parce qu’exonérées de charges sociales, elles sont contrôlées de près. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation délicate, il est essentiel de savoir ce qui est autorisé, ce qui ne l’est pas – et de faire respecter ces règles de vos collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Note de frais : définition
Une note de frais est un document – papier ou numérique – qui permet à un collaborateur d'obtenir le remboursement d’une dépense.
Pour faire l’objet d’un remboursement, cette dépense doit être :
Effectuée à des fins professionnelles et dans l’intérêt de l’entreprise,
Justifiée par une facture, au même titre que n’importe quelle autre dépense de l’entreprise,
Raisonnable dans sa nature et dans les circonstances lesquelles elle est engagée – l’administration fiscale publie des plafonds et recommandations pour mieux appréhender ce critère, plus suggestif que les précédents.
⚠️ Si votre collaborateur n’est pas en mesure de présenter le justificatif original de sa dépense mais que vous choisissez malgré tout de la rembourser, alors vous n’avez pas le droit de récupérer la TVA sur cette dépense et vous encourez des pénalités en cas de contrôle de l’URSSAF.
L’URSSAF considère comme des frais professionnels – les dépenses qui peuvent faire l’objet d’une note de frais – les éléments suivants :
Les frais de repas,
Les frais de déplacement,
Les fournitures de bureau, envois postaux, téléphones…
Les documentations professionnelles (ouvrages, publications).
2 régimes de remboursement
Il existe 2 modes de remboursement des notes de frais :
Le régime forfaitaire :
Ce type de remboursement consiste en des forfaits établis à partir du barème publié par l’URSSAF. Dans le cadre du régime forfaitaire, le remboursement s’effectue donc en fonction d’un montant défini au préalable pour une période donnée ; le collaborateur n’a pas de justificatif à fournir.
⚠️ Si la somme du remboursement dépasse le seuil défini par l’administration, alors la dépense n’est plus considérée comme une note de frais mais comme un avantage en nature.
⚠️ Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, les PDG de SA ainsi que les présidents de SAS ne peuvent pas bénéficier du remboursement forfaitaire.
Le régime réel :
Dans le cadre du régime réel, l’entreprise rembourse exactement les sommes engagées par le collaborateur. Un justificatif et une note de frais sont donc indispensables.
Le montant des remboursements effectués dans le cadre du régime réel ne sont pas limités par l’administration fiscale. En revanche, l’entreprise est libre en interne d’instaurer ses propres plafonds afin de prévenir tout abus.
❌ Quelles dépenses ne peuvent pas être considérées comme des notes de frais ?
Certaines dépenses ne sont pas considérées comme des notes de frais par l’administration fiscale. Parmi celles-ci, on retient en particulier :
Les frais de santé,
Les frais d’habillement,
Les frais de notaires.
Dans quels cas pouvez-vous récupérer la TVA sur les notes de frais ?
✅ Dépenses sur lesquelles vous pouvez récupérer la TVA :
L’administration fiscale vous autorise à récupérer la TVA sur certains types notes de frais :
Les repas de toutes sortes,
Les frais de déplacement (péage, carburant, etc…) mais pas sur les moyens de transport.
⚠️ En ce qui concerne les frais de stationnement, la TVA n’est pas récupérable dans tous les cas. Par exemple, la TVA n’est pas récupérable sur le stationnement du dirigeant. Votre expert-comptable sera en mesure de vous guider parmi les différents cas particuliers.
❌ Dépenses sur lesquelles vous ne pouvez pas récupérer la TVA :
Voici les notes de frais sur lesquelles l’administration fiscale ne vous autorise pas à récupérer la TVA :
Les dépenses de train, d’avion ou de bateau,
Les indemnités kilométriques,
Tout carburant autre que le gazole et l’essence,
Les frais d’hôtels, d’apparts-hôtel et d’Airbnb – sauf quand ils sont effectués pour des clients ou des fournisseurs.
⚠️ Vous pouvez récupérer la TVA sur les nuits d’hôtel uniquement quand elles sont destinées à des clients ou des fournisseurs. Si ces nuitées sont destinées à vos collaborateurs ou vous-mêmes, vous ne pouvez pas récupérer la TVA.
Cependant, dans les deux cas, la TVA est récupérable sur les petits déjeuners et les boissons consommées au cours du séjour.
💡 Le taux de récupération de la TVA sur le carburant dépend du type de véhicule (de tourisme ou utilitaire) et du type de carburant. Voir un tableau récapitulatif des taux en cours.
Les bonnes pratiques pour des notes de frais irréprochables
➡️ Fournir des justificatifs originaux et complets
Pour être remboursée, une note de frais doit impérativement être justifiée par une facture originale au nom de l’entreprise. Si cette contrainte est généralement bien connue, les justificatifs fournis par les collaborateurs sont rarement complets.
Dans cette section, nous détaillons, selon le type de dépense concerné, quels éléments indiquer pour justifier d’une note de frais – ainsi que quelques autres règles à garder en tête.
💡 Vous devez conserver chaque justificatif de dépense au moins 10 ans.
Pour les frais de repas :
Indiquez au dos du reçu :
Le motif de l’invitation au restaurant,
Le nombre de convives présents,
Et, pour chaque invité :
Ses nom et prénom,
Son entreprise,
Sa fonction.
⚠️ Quand la note dépasse 150€, le restaurant doit fournir une facture au nom de l’entreprise – le ticket ne suffit plus à justifier la dépense.
Pour les frais d’hébergement :
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, pour que la note de frais d’hébergement soit valide, il faut :
Que le logement (hôtel, Airbnb ou autre) soit situé à au moins 50 km du lieu de domicile de la personne concernée,
OU qu’il soit impossible à cette personne de regagner son domicile en moins de 1h30.
💡 Pour tout séjour, il faut indiquer le nombre de nuitées.
Pour les frais kilométriques :
Pour justifier des indemnités de frais kilométriques,fournir :
La carte grise du véhicule utilisé,
Le motif du déplacement,
Le lieu de la mission,
Le kilométrage réalisé,
La puissance fiscale – en d’autres termes : la puissance – du véhicule.
Le barème des frais kilométriques est mis à jour chaque année ; vous retrouverez celui en cours sur le site de l’URSSAF.
La création de notes de frais est donc particulièrement normée et les erreurs sont vite arrivées. Toutefois, des solutions existent pour éviter les erreurs et donc des redressements de l'URSSAF. Par exemple, Mooncard permet de générer automatiquement une note de frais après le paiement et la prise en photo de votre justificatif. Ce qui permet gain de temps et fiabilité.
➡️ Que faire en cas de justificatif perdu ?
Le premier réflexe à avoir est de recontacter la personne ou l’entreprise qui a fourni le premier justificatif et de lui en demander une copie.
Si cette démarche n’aboutit pas, deux options sont envisageables. L’une et l’autre sont tolérées dans le cadre de petites dépenses (inférieures à 35 €) uniquement et doivent rester exceptionnelles.
Option #1 : Fournir une déclaration sur l’honneur
Faute d’un justificatif en bonne et due forme, votre collaborateur peut fournir une déclaration sur l’honneur. Elle peut être manuscrite ou dactylographiée mais doit nécessairement contenir les éléments suivants :
L’identité du collaborateur : “Je, soussigné.e…,”
Ses coordonnées :
Commune de naissance
Adresse de domicile
Les détails liés à la dépense ainsi justifiée :
Raison de la dépense
Montant
Date et lieu de l’achat
Raison sociale de l’entreprise ayant facturé la dépense
Dans le cadre d’un repas : toutes les informations qui doivent normalement accompagner le justificatif original
La signature du collaborateur
La mention : “J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation.”
Option #2 : Présenter un relevé de compte ou de carte bancaire
Ce relevé doit mentionner la date et le montant de la transaction que l’on cherche ainsi à justifier. Bien entendu, il est possible de “masquer” les autres dépenses qui figurent sur le relevé.
Ce relevé doit être accompagné d’un document précisant la nature du bien ou service concerné par la dépense.
⚠️ Tandis que la déclaration sur l’honneur présentée plus haut a la même valeur légale qu’un justificatif traditionnel, le relevé de compte ou de carte bancaire ne remplace pas légalement un justificatif.
➡️ Respecter les plafonds d’exonération imposés par l’administration fiscale
Afin d’éviter les abus, l’URSSAF impose des restrictions sur les notes de frais, tant sur les montants qui peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’entreprise que sur leur quantité au cours d’une période donnée.
Le non-respect de ces plafonds d’exonération est l’une des erreurs les plus fréquentes constatées au sein des entreprises. Il est primordial de ne pas les dépasser : dans le cas contraire, l’administration fiscale pourrait considérer le remboursement comme un complément de salaire. Dans une telle situation, la nature de la dépense change et l’entreprise doit s’acquitter de charges sociales et cotisations supplémentaires, tandis que le collaborateur devrait payer des impôts supplémentaires.
Par exemple, les frais liés aux Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) – les téléphones, abonnements internet, etc… – ne peuvent être remboursés qu’à hauteur de 50%. Quant aux repas au restaurant, l’administration tolère que le collaborateur en organise 5 par mois en moyenne.
Vous trouverez plus d’informations sur les plafonds d'exonération sur le site de l’URSSAF.
