Optimisez la gestion de vos achats, de la collecte au paiement

Mise à jour le 2 mai 2024 • Dirigeants

Optimisez la gestion de vos achats, de la collecte au paiement

Optimisez la gestion de vos achats, de la collecte des factures à leur paiement, grâce à Pennylane

Rodolphe Le Coënt

Responsable Produit

Le suivi, le paiement et l’enregistrement en comptabilité des achats d’une entreprise sont rarement aussi fluides qu’ils pourraient l’être. En cause : un éclatement des outils (emails, factures papier éparpillées, tableau de suivi dans Excel...) et une multiplication des acteurs (dirigeants, employés, comptables) qui rend difficile la supervision des dépenses et la tenue des comptes.

Avec Pennylane, nous simplifions la gestion des factures fournisseurs, de leur collecte jusqu’à leur paiement en passant par leur validation et leur enregistrement en comptabilité : notre plateforme centralise tous les éléments et informations nécessaires à la supervision des achats et la tenue comptable des entreprises.

📺 Retrouvez le contenu de cet article – ainsi que le retour d'expérience de Guilhem Ensuque, CEO et fondateur de la startup Attestis – dans le replay de notre webinar "Optimisez la gestion de vos achats, de la collecte au paiement de vos factures".

Gagnez du temps sur la collecte et la saisie de vos factures

Ne perdez plus de temps à collecter vos factures manuellement

Chaque semaine chez Pennylane, nous nous entretenons avec plusieurs dirigeants d’entreprise. Ils racontent qu’avant d’utiliser Pennylane, ils consacraient 1 à 2 jours par mois à la collecte de leurs factures afin de les transmettre à leur expert-comptable, dans le cadre de leur déclaration de TVA.

Cela vaut pour les petites entreprises où le dirigeant est “au four et au moulin” comme pour celles de taille moyenne, où les flux se font plus complexes et les parties prenantes plus nombreuses – par exemple parce que plusieurs personnes effectuent des dépenses pour le compte de la société et qu’il faut récupérer les justificatifs auprès de chacune d’elles.

Rassembler ses factures papiers, en télécharger d’autres depuis les extranets de ses fournisseurs, demander (une fois, deux fois, plus encore) à ses collaborateurs leurs notes de frais, collecter et scanner tous ces documents et les transmettre à son comptable…

Ces tâches ne sont pas intéressantes et n’apportent rien à la personne qui les réalise, quel que soit son poste. Au contraire, elles la détournent de missions plus valorisantes et importantes l’entreprise.

Nous en sommes arrivés à la conclusion qu’il n’y avait pas de raison que des êtres humains plutôt que des machines effectuent ces actions. Alors nous avons mis en place différentes solutions pour automatiser la récupération des factures et optimiser la gestion des achats au sein des entreprises.

Intégration avec Google Drive

Vous avez l’habitude d’organiser vos factures dans Google Drive ? Parfait !

Grâce à notre intégration, chaque facture ajoutée dans Google Drive est immédiatement importée dans Pennylane. Ainsi, Pennylane s’intègre à vos pratiques habituelles et vous n’avez pas besoin de maintenir un nouvel outil à jour.

Saviez-vous que Pennylane a ouvert des APIs ?

Nous souhaitons ouvrir notre plateforme à vos développeurs et créer de nouvelles expériences pour vos clients. Vous pouvez accéder facilement à notre API de gestion des ventes et des achats, ou notre API comptable.

Récupération automatique des factures sur les extranets

Si vous aviez l’habitude de télécharger manuellement les factures d’Amazon, Canva, MailChimp, Zapier et autres, réjouissez-vous. Vous n’aurez plus à vous connecter à votre compte sur le site du fournisseur, ni à télécharger la facture et l’organiser dans le bon dossier. En fait, vous n’aurez plus à y penser. 😊

Pennylane récupère automatiquement vos factures depuis les extranets de plus de 3 000 fournisseurs et les intègre automatiquement à votre comptabilité.

👍 Les e-commerçants, dont l’activité génère de très nombreuses factures auprès de ce type de fournisseurs (Facebook Ads en premier lieu), sont fans de cette méthode. Achille Gazagnes, CEO et cofondateur de la marque de sneakers CAVAL, en témoigne dans cet entretien.

“Je devais envoyer toutes mes factures à mon comptable à la fin du mois. C’est vite devenu ingérable : rien qu’avec les publicités Facebook, je recevais quasiment une facture par jour ! Aujourd’hui, Pennylane récupère automatiquement ces factures et je n’ai plus rien à transmettre.” — Achille Gazagnes, CEO, CAVAL

Adresse mail dédiée pour vos fournisseurs

Quand un fournisseur vous envoie une facture, vous devez encore la télécharger et la ranger dans le dossier approprié. Et si l’on vous épargnait ces deux étapes ?

Quand vous ouvrez un compte Pennylane, nous créons une adresse email dédiée pour vos factures fournisseurs. Transférez à cette adresse les factures que vous recevez – ou mieux : demandez à vos fournisseurs de la mettre en copie quand ils vous envoient des factures. Toute facture envoyée à cette adresse mail, créée spécialement pour vous, apparaît immédiatement dans votre compte Pennylane.

Photographie des notes de frais via notre application mobile

Personne n’a le temps (ni l’envie) de remplir un fichier Excel pour justifier de ses notes de frais. Nous avons donc développé une application mobile : installez-la sur votre téléphone, prenez en photo le justificatif associé à votre dépense… et oui, vous commencez à connaître la chanson : la photographie du justificatif apparaît aussitôt dans votre compte Pennylane pour être intégrée à votre comptabilité.

Récupération des justificatifs depuis Qonto

Si vous êtes client Qonto, vous utilisez peut-être la possibilité de relier un justificatif directement à une transaction bancaire. Bonne nouvelle : chez Pennylane, nous pensons aussi qu’il n’est pas intéressant de faire deux fois le même travail. Ainsi, quand vous connectez votre compte Qonto à Pennylane, vos transactions apparaissent avec les justificatifs qui leur sont associés dans Pennylane.

➡️ Par ces différents moyens, Pennylane réunit toutes vos factures fournisseurs au même endroit ; vous “économisez” donc deux tâches : la récupération de chaque facture individuellement et leur classement dans le dossier approprié.

Il ne reste donc plus qu’à les transmettre à votre expert-comptable ? Et non, même pas ! Pennylane est une plateforme de gestion financière et de comptabilité, conçue pour les dirigeants d’entreprise et leurs experts-comptables.

Si vous utilisez Pennylane, alors votre expert-comptable tient votre comptabilité sur la plateforme également. Il a donc accès aux mêmes informations que vous, à tout moment : il n’est plus nécessaire de lui transmettre quoi que ce soit.

Les professionnels du chiffre passeraient 7h30 par semaine en moyenne à chercher des documents au format papier, ce qui ne prend que quelques secondes quand ils sont numérisés.

✅ Si malgré toutes ces techniques une facture vient à manquer, vous en êtes rapidement averti : nous envoyons chaque semaine aux dirigeants un mail listant leurs justificatifs manquants – s’il y en a. Promis, avec Pennylane, vous n’aurez plus jamais à vous lancer dans l’excavation de factures vieilles de 8 mois.

Ne saisissez plus une seule facture à la main

Les entreprises consacrent plus d’une journée par semaine (10 heures !) à la saisie manuelle de leurs factures – avec tous les risques d’erreur que cela implique. La saisie, tout comme la collecte, ne présente pas un très grand intérêt pour la personne qui l’effectue. Il est donc grand temps de la confier à un robot plutôt qu’à un humain, et c’est justement ce que nous avons fait chez Pennylane.

7% des factures fournisseurs font l’objet d’une erreur de saisie selon Ernst & Young.

Nous utilisons un OCR (Optical Character Recognition) spécialisé dans la lecture des factures : Ringo 🤖 (ainsi nommé en hommage au batteur des Beatles) identifie automatiquement tous les éléments nécessaires au traitement de la facture – taux de TVA, nom du fournisseur, dates d’émission et d’échéance, montant – et les préremplit. Il ne vous reste plus qu’à valider les informations préremplies par Ringo – ou les corriger dans le cas contraire.

🤓 Si Ringo a fait une erreur dans la lecture de votre facture, soyez indulgent : il s’agissait peut-être d’une mise en page à laquelle il n’est pas (encore) habitué. Ringo est bon élève et nous l’entraînons régulièrement ; ses erreurs sont peu fréquentes, et le seront encore moins à l’avenir.

💡 Nous facilitons également la catégorisation analytique de vos dépenses grâce à l’Intelligence Artificielle. Damien, Product Manager “Banque & Trésorerie”, a justement rédigé un article expliquant comment fonctionne l’apprentissage automatique et en quoi il vous aide à mieux maîtriser vos dépenses.

Supervisez vos dépenses en toute simplicité

Suivez facilement le statut de vos factures

La manière traditionnelle de gérer ses achats et tenir sa comptabilité n’est malheureusement d’aucune aide en ce qui concerne le suivi de ses factures. Pour connaître le statut de leurs factures, les entrepreneurs avec lesquels je m’entretiens ont recours à diverses méthodes : un système d’étiquettes (À payer, Payées) dans Gmail, des dossiers distincts, des noms de fichiers, un tableur Excel listant les numéros de factures et leur statut...

Toutes ces méthodes sont perfectibles. Elles ont deux défauts principaux.

Le premier : elles surchargent le dirigeant de microtâches car toutes nécessitent des actions manuelles – renommer un fichier, déplacer une facture d’un dossier à un autre, mettre à jour un tableur Excel…

Le second : elles ne permettent de gérer que peu d’informations concernant les factures. Avec ces méthodes par exemple, il est difficile pour le dirigeant de savoir si une facture est en retard, en partie réglée ou bientôt arrivée à échéance. Le filtrage et le triage des factures – par fournisseur ou date d’échéance par exemple – ne sont pas pratiques non plus.

Or, pour piloter son entreprise efficacement, le dirigeant a besoin ces informations – inaccessibles avec ces méthodes traditionnelles sans avoir recours à de nouvelles feuilles de calcul.

“Avant, je ne pilotais pas mon activité. Je passais déjà un jour par mois sur la comptabilité et ne voulais pas y consacrer plus de temps. Maintenant que je passe très peu de temps sur les tâches basiques, j’ai la disponibilité (et l’envie !) pour analyser plus finement mes dépenses.” — Achille Gazagnes, CEO, CAVAL

En centralisant et numérisant l’information, Pennylane résout ce problème. Sur la plateforme, vous accédez à l’intégralité de vos factures et pouvez facilement les filtrer par statut (“Payées”, “À payer” mais aussi “À traiter” et “À rapprocher”), fournisseur, date d’émission et d’échéance, ou encore montant. Il est alors très simple d’anticiper vos paiements à venir et d’ainsi piloter plus finement votre trésorerie.

💡 Pennylane fluidifie également la collaboration entre vos équipes, votre expert-comptable et vous-même. Si un membre de votre équipe a une question ou une remarque sur une facture, il lui suffit de déposer une note associée à cette facture directement au sein de la plateforme. Ainsi, la personne chargée d’y répondre bénéficiera de tout le contexte nécessaire pour comprendre cette note ou répondre à cette question.

70% des directeurs financiers estiment que la dématérialisation améliore l’efficacité de la fonction finance. — Étude PWC

Simplifiez la gestion de vos notes de frais

Pour simplifier la gestion de vos notes de frais, nous allons lancer une solution de cartes bancaires virtuelles que vos collaborateurs pourront utiliser pour régler leurs dépenses.

Ces cartes bancaires sont liées à votre compte Pennylane ; il s’agit d’une fonctionnalité disponible gratuitement pour tous les utilisateurs de la plateforme. :)

L’avantage de ces cartes ?

#1 : Elles sont très simples (et rapides !) à créer ; vous pouvez en générer autant que vous le souhaitez.

#2 : Compatibles avec Apple et Google Pay, elles permettent de définir des plafonds de dépenses par collaborateur.

#3 : Elles facilitent considérablement le suivi de vos dépenses par personne et service, ainsi que la récupération des justificatifs.

💡 Si le sujet vous intéresse et que vous ne voulez pas manquer la sortie officielle de ces cartes bancaires, inscrivez-vous à notre newsletter en bas de page.

Réglez vos factures d’un seul clic, toujours au bon moment

Payez vos factures d’un seul clic, sans vous connecter à votre extranet bancaire

Régler ses factures fournisseurs, surtout quand elles sont nombreuses, tient souvent de la corvée pour les dirigeants. Dans la plupart des cas, il lui faut se connecter à son extranet bancaire – cette tâche à elle seule pourrait représenter plusieurs étapes tant les informations d’authentification sont nombreuses à remplir ! – et les régler une à une, en saisissant à chaque fois toutes les informations nécessaires au paiement – avec tous les risques d’erreur que la saisie manuelle comporte.

On l’a vu dans la partie précédente, grâce à Ringo (🤖), vous n’avez plus à saisir vous-même les informations nécessaires au paiement. Mais il y a mieux.

Vous pouvez payer vos factures depuis Pennylane, sans vous connecter à votre extranet bancaire. Et vous pouvez en payer plusieurs à la fois – toutes même, si vous le souhaitez.

➡️ Grâce à notre intégration avec Qonto

Vous pouvez régler toutes les factures d’un même fournisseur depuis Pennylane avec votre compte Qonto. Il vous suffit de sélectionner les factures à payer, de cliquer sur le bouton “Payer”... et voilà. C’est aussi simple que cela !

👍 Colin Lecordier, CFO de la start-up Seraphin.legal, est fan de cette intégration : il exlique dans cet interview qu’avec Qonto et Pennylane, il gagne 20 heures par mois sur sa comptabilité.

“Avec Pennylane, il y a 20h de comptabilité globale par mois économisées et, personnellement, j’économise 6h par mois de suivi comptable.” — Colin Lecordier, CFO, Seraphin.legal

➡️ Avec votre Wallet Pennylane

Le Wallet Pennylane est un compte intégré à Pennylane, sur lequel vous virez de l’argent et que vous utilisez pour effectuer des paiements. Il est mis à votre disposition gratuitement, quel que soit votre niveau d’abonnement à la plateforme.

Grâce au Wallet Pennylane :

Réglez tous vos achats depuis votre compte Pennylane : vous pouvez payer plusieurs factures et différents fournisseurs à la fois.
Réglez vos factures quand vous le souhaitez grâce au paiement différé : le jour même, à date d'échéance ou à n'importe quelle autre date choisie par vos soins.
Traitez et réglez vos factures au même moment : planifiez leur paiement dès réception et n'y pensez plus !

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“Le Wallet Pennylane divise par deux le temps de traitement administratif des factures d’achats. Rien qu’avec cette fonctionnalité, Pennylane nous fait gagner une demi-journée par semaine, tout en évitant les risques d’erreurs, de doublons et de fraudes.” — Guilhem Ensuque, fondateur d'Attestis

➡️ Retrouvez l'intégralité du retour d'expérience de Guilhem dans cet article.

💡 Envie d’en savoir plus sur le Wallet Pennylane ? Je présente en détail cette nouvelle fonctionnalité dans un article dédié.

Automatisez le rapprochement de vos paiements avec vos factures fournisseurs

J’espère que la perspective de régler plus facilement vos achats grâce à notre intégration avec Qonto ou votre Wallet Pennylane vous enchante – à entendre nos clients qui les utilisent, il s’agit de killer features. Mais… il y a plus. 😊

La spécificité de Pennylane est d’être une plateforme pensée pour les dirigeants et leurs experts-comptables. C’est-à-dire qu’on ne cherche pas à simplifier votre vie uniquement mais la leur aussi !

C’est pour cela que, quand vous réglez vos achats avec le Wallet Pennylane, vous facilitez également la tenue de votre comptabilité : vos paiements sont automatiquement rapprochés de vos factures fournisseurs grâce à un identifiant unique associé à votre ordre de virement.

J’espère que cet article vous aura donné envie de découvrir Pennylane. Auquel cas, rien de plus simple (encore une fois !) : il vous suffit de demander une démo de la plateforme. Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe vous recontactera sous quelques minutes ; gardez votre portable à portée de main, et allumé !

À bientôt. 👋

Démo live mensuelle : la révision sur Pennylane

La révision sur Pennylane ne cesse de se développer ! En une heure, découvrez toutes les possibilités de notre solution pour la révision comptable, et notamment les dernières nouveautés.

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