Êtes-vous prêt pour la facture électronique ? Courant 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en capacité de les recevoir et de les émettre (date définitive à valider par la nouvelle loi de finances pour 2024). Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser l’e-facture sur le bout des doigts : règles de mise en œuvre, obligations, formats de données, plateformes…
Qu’est-ce que la facture électronique, en bref ?
Définition : qu’est-ce qu’une e-facture ?
Les jours de la facture papier sont comptés ! En B2B, elle sera sous peu remplacée définitivement par la facture électronique, ou e-facture. Il s’agit d’un document informatique comportant des données structurées. Ces données garantissent son authenticité et permettent l’automatisation de son traitement.
Concrètement, pour les entreprises, les factures transiteront par des intermédiaires agréés (plateformes publiques ou privées) qui garantiront la conformité. Pour votre intermédiaire, vous aurez le choix entre le portail public de facturation (PPF, 100% gratuit) ou des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP, privées).
Facture dématérialisée ou électronique ?
On les confond souvent, bien qu’elles soient très différentes ! La facture dématérialisée peut parfois être une facture classique que vous numérisez au format PDF. Attention, ce PDF simple, même accompagné d’une signature électronique, n’est pas considéré comme une facture électronique.
Pour être considérée comme telle, une facture électronique doit respecter un protocole défini par l’administration fiscale. Elle doit comporter un socle minimum de données structurées. Elle peut être créée en interne, ou au moyen d’un des intermédiaires agréés par l’état (voir ci-dessous).
Facture électronique : les avantages pour les entreprises
Pour l’État, l’intérêt de la facture électronique est évident : elle permet d’avoir une visibilité qui se rapproche du temps réel sur la facturation des entreprises.
Pour les entreprises aussi, il y a de nombreux avantages à se débarrasser des factures papier ! Le premier, c’est de libérer du temps de travail en supprimant plusieurs tâches rébarbatives.
La facture électronique élimine des étapes aussi chronophages que l’impression de la facture, sa signature, son envoi, ou la saisie à la main des infos pour les entrer dans son logiciel de gestion. La nouvelle facture avec données structurées permettra l’exécution automatisée de toutes ces étapes, pour un gain de temps considérable.
Entre 6 et 9 milliards d’euros d’économies pour les entreprises françaises
Ce gain de temps devrait se convertir en gains de productivité pour les entreprises. Selon les estimations de l’administration fiscale, le passage à la facture électronique devrait leur permettre d’économiser de 3 € à 4,5 € par document. Chaque année, environ deux milliards de factures sont émises par les entreprises française – soit des économies qui pourraient dépasser les 6 milliards d’euros par an.
Ci-dessous, voici quelques-uns des avantages collatéraux de la facture électronique :
Fluidifier toute la chaîne de facturation et de paiement ;
Réduire la fraude à la TVA ;
Faire baisser le taux d’erreurs liées au traitement manuel des factures ;
Diminuer les retards de paiement ;
Réduire l’impression de papier ;
Faciliter les déclarations fiscales avec le pré-remplissage des données.
Qui est concerné par la facture électronique obligatoire ?
Depuis 2020, l’émission de facture électronique est obligatoire pour les contrats « BtoG » (Business to Government). Il s’agit de toutes les entreprises françaises qui facturent à des entités publiques. Si c’est votre cas, vous avez probablement déjà utilisé Chorus Pro, le portail public de facturation.
La facture électronique est progressivement étendue à toutes les prestations et ventes en B2B (soit d’une entreprise privée à une autre). Le périmètre de la facture électronique est domestique : il concerne toute la facturation entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Cela s’applique à environ 4 millions d’entreprises françaises.
Concernant la taille des entreprises, le déploiement de la facture électronique devait à l'origine être progressif à partir du 1er juillet 2024, en fonction du nombre de salariés et du chiffre d’affaires. Le calendrier d'origine ayant été reporté, les dates d'adoption obligatoire restent à confirmer. Il semblerait que l'obligation d'émission et de réception concerne désormais toutes les entreprises en même temps et advienne courant 2026.
Encore une fois, cette date n'est pour l'instant qu'indicative : il faudra attendre la nouvelle loi de finances 2024 pour avoir la confirmation du nouveau calendrier.
Comment va être mise en œuvre la facture électronique ?
Terminé, l’envoi direct de facture à son client (même sous forme de PDF dématérialisé). Pour les entreprises concernées, la facture électronique doit passer par une plateforme de votre choix (publique ou privée). Celle-ci permet d’assurer que la transmission des factures respecte le protocole. Et notamment que le fichier de chaque facture comporte les données structurées indispensables.
Les formats de données structurées
Deux formats seront privilégiés pour émettre ou recevoir vos factures électroniques :
· PDF avec données structurées (adapté aux TPE/PME)
Le meilleur exemple de PDF avec données structurées est le format Factur-X. Ce standard franco-allemand est un modèle de facture électronique hybride : il est lisible à la fois par l’humain (PDF) et par un logiciel (XML). Il embarque des données structurées, sécurisées par la signature électronique. Il assure l’authenticité et l’inaltérabilité du contenu de la facture.
· EDI (plutôt pour grandes entreprises)
EDI est l’acronyme d’ « échange informatisé de données ». Il s’agit d’un flux de données sécurisées. Les factures au format EDI doivent être déchiffrées par un logiciel. Plus complexe à mettre en œuvre, ce mode de fonctionnement est naturellement prisé par les plus grandes entreprises.
Comment se mettre à la facture électronique pour votre entreprise ?
Choisir un intermédiaire pour gérer vos factures électroniques
En tant qu’entreprises, vous aurez le choix entre trois profils d’intermédiaires pour recevoir et émettre toutes vos factures électroniques.
· Option 1 : PDP - plateforme de dématérialisation partenaire
Ces plateformes sont des intermédiaires privés et agréés par l’état. En concurrence du portail public de facturation (PPF), elles servent d’interlocuteur unique pour émettre et recevoir vos factures électroniques. Elles s’occupent de transmettre toutes les données à l’administration à votre place. En contrepartie de services payants, elles pourront proposer des plus-values sur les fonctionnalités, l’ergonomie ou l’intégration comptable.
· Option 2 : OP - Opérateur de Dématérialisation
Les opérateurs de dématérialisation sont des prestataires qui font l’interface entre vous et une des plateformes agréées (PPF ou PDP). Ces tiers de confiance offrent des services supplémentaires, payants, qui vous déchargent encore plus des tâches de facturation et de comptabilité.
· Option 3 : PPF – Portail Public de Facturation
Le portail public de facturation est géré par une entité publique. 100% gratuit, il propose toutes les options basiques pour recevoir et émettre des factures électroniques. Il s’agit actuellement de la plateforme Chorus Pro, déjà en service pour la facture électronique en BtoG.
Il est prévu que le PPF héberge un annuaire de toutes les entreprises assujetties à la TVA. Alimenté par la base SIRENE, il permettra de retrouver tous vos fournisseurs, acheteurs et clients pros dans le système. L’annuaire sera accessible via le portail public, ou via son API à travers les différents prestataires (OP ou PDP).
Connaître le circuit de la facture électronique
Le circuit de la facture électronique est simple : il va du fournisseur au client, en prévoyant un canal de transmission à l’administration fiscale. C’est le fameux schéma en Y, présenté ici en version simplifiée :
[Source :le schéma en Y sur le site des impots]
Tout simplement, il signifie qu’en tant qu’entreprise, vous pourrez choisir votre plateforme, entre portail public et intermédiaires privés. Dans tous les cas, les données pertinentes seront transmises à l’administration fiscale sans démarche de votre part.
Vous pourrez utiliser une plateforme différente de celle de vos fournisseurs : chaque PDP transmet alors les infos au portail public de facturation, qui les achemine lui-même à l’administration fiscale.
La facture électronique est déjà une réalité pour les entreprises. Préparez-vous dès maintenant et choisissez le logiciel de facturation électronique adapté à vos besoins.
