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Comment établir une facture d’acompte en restauration ?

La prise en compte d'un acompte sur facture est importante, mais bien souvent négligée par certains restaurateurs. Cependant, les factures d’acompte font partie de la gestion d’une entreprise de restauration. Elles sont importantes pour les réservations, pour la création d’immobilisation ou pour d’autres services à paiement fractionné. La maîtrise des différents aspects de sa comptabilisation est primordiale pour la bonne marche de votre structure. Si vous vous demandez comment faire une facture d'acompte, prêtez attention aux informations qui suivent.

Qu’est-ce qu’un acompte ?

Un acompte est une somme d'argent versée par un acheteur à un vendeur au début d'une transaction pour garantir celle-ci. C’est un paiement (généralement un pourcentage du prix total) effectué à l'avance pour s’assurer que la transaction aura lieu et que les produits/services seront livrés.

En général, il est remboursable jusqu'à une date donnée. Mais dans certains cas, c’est non remboursable, ce qui signifie que si l'acheteur annule la transaction ou n'est pas en mesure de la payer, l'argent ne lui sera pas rendu.

L’acompte sur facture est souvent confondu avec les arrhes. Que ce soit les arrhes ou l’acompte, il s'agit de transactions effectuées avant livraison. Pourtant, ce sont bien deux opérations distinctes.

Quand faut-il utiliser un acompte ?

Certaines entreprises font très souvent usage de l’acompte. On le voit souvent dans l'immobilier, le secteur du bâtiment en général, ainsi que comme dépôt de garantie dans la location de voitures. Chaque fois que la procédure de vente est longue ou que la livraison finale des biens ou des services est reportée, il peut être utilisé.

La nécessité ou non d'un acompte sur une transaction est entièrement laissée à la décision du prestataire. Par exemple, si une vente semble particulièrement risquée en raison d'un volume élevé d’éléments à prendre en compte, ce procédé peut aider le prestataire à se sentir plus confiant dans la poursuite de la transaction.

Dans le cadre précis de la restauration, de nombreux établissements demandent des acomptes à leur client lors des réservations ou dans le cadre d’un service traiteur. Le nombre de clients potentiels étant restreint sur la base des différentes réservations, cette stratégie permet aux restaurateurs de diminuer le risque de perte.

Dans cette approche, un acompte agit comme une sorte de garantie d’échange, permettant aux parties d’avoir une plus grande confiance dans la transaction.

Quel est l'intérêt de verser un acompte ?

Les acomptes sont généralement utilisés pour garantir le paiement complet d'un produit ou d'un service qui sera fourni ultérieurement, ou pour garantir l'utilisation d'un objet de valeur pour l'acheteur ou le locataire. Ils offrent au vendeur une protection supplémentaire en établissant un engagement juridiquement exécutoire, généralement non remboursable, pour le paiement intégral au moment de la conclusion de la transaction.

Un acompte est un paiement versé avant la conclusion de la vente. Cette somme, versée au moment de l'achat, sert de paiement initial, le reste étant couvert par un crédit ou par une garantie.

Lorsqu'il est versé, c’est déduit du montant final à payer.

Pourquoi utiliser un modèle de facture d'acompte ?

Même si la facturation n'est pas votre activité favorite, il est essentiel d'envoyer une facture d'acompte dans certaines circonstances. Comme tout entrepreneur ou propriétaire, vous avez gagné le droit d'être payé pour vos prestations et produits.

Se baser sur un exemple de facture d’acompte pour auto-entrepreneur rend la facturation professionnelle plus facile que jamais. Vous verrez où inscrire ce que couvre l'acompte, le coût, le total des frais supplémentaires éventuels et comment pourrait se faire l’encaissement en utilisant une facture d'acompte en modèle.

Le modèle de facture d'acompte pour comptabilisation que vous trouverez peut prendre la forme d’une facture avec acompte déjà versé, d’une facture d'acompte acquittée ou d’une facture avec acompte et solde. Ces exemples de facture d’acompte pour auto-entrepreneur sont populaires auprès des entreprises, car elles facilitent la gestion des transactions, la comptabilité et le suivi des paiements.

Comment établir une facture d’acompte à l’aide d’un modèle ?

Il n'a jamais été aussi facile de créer des factures professionnelles. Si vous continuez de vous demander comment établir une facture de restaurant avec acompte sur facture, ne vous inquiétez plus, nous vous précisons les différentes étapes à suivre :

  1. Obtenez un modèle de facture d’acompte pour auto-entrepreneur ;

  2. Incluez toutes les marques de votre entreprise, comme votre logo et vos couleurs ;

  3. Ajoutez votre nom ou le nom de votre restaurant ainsi que vos données de facturation ;

  4. Précisez exactement quel sera le montant de l’acompte et son pourcentage ;

  5. Ajoutez le nom de votre client, sa société et ses coordonnées ;

  6. Additionnez tous les frais et inscrivez le total dans la zone "Total" ;

  7. Précisez les modes de paiement qui seront acceptés, tels que le chèque, le virement bancaire ou autre ;

  8. Prévoyez une zone où vous décrivez la politique de confidentialité, la politique de remboursement, les termes et conditions ou toute autre politique supplémentaire :

  9. Enregistrez.

Avec un exemple de facture d’acompte pour auto-entrepreneur, il faut remplir les cases vierges personnalisables avec les informations que vous souhaitez.

Utiliser un logiciel de facturation

De nombreuses personnes qui utilisent des modèles de facture sur Word et Excel se contentent de modifier l’acompte et de l'ajouter à la facture. La facturation à l’aide d’un logiciel se fait de la même manière.

Il suffit de créer une nouvelle facture et d'y inclure l’acompte en tant qu'élément constitutif de cette dernière. Veillez à ce qu'il soit intitulé "Acompte", et ajoutez les conditions éventuelles, par exemple s'il est remboursable ou pas.

Vous pouvez ensuite inclure une ligne avec une valeur négative qui fait référence au montant prépayé lorsque vous produisez une deuxième facture pour le montant total dû.

Par exemple, si le coût total d'un service de restauration pour une réception est de 10 000 euros mais que vous avez déjà reçu un acompte de 1 000 euros, vous ajouterez une ligne intitulée "Service de restauration" d'une valeur de 10 000 euros et une autre ligne intitulée "Acompte" d'une valeur de - 1 000 euros. Comme l'acompte a déjà été versé, le montant à payer sur la facture solde sera de 9 000 euros.

Il est important de noter que même s’il s’agit d’une facture d’acompte, elle doit prendre en compte les mêmes mentions légales et règles de facturation qu'une facture ordinaire.

Les acomptes et la TVA

Si votre restaurant est assujetti à la TVA, il est impératif d’inclure ce taux sur votre facture d’acompte. Ce pourcentage fait partie des mentions obligatoires d’une facture. En fonction de ce qui arrive en premier, le point d'imposition sera le jour où vous envoyez la facture pour l'acompte ou la date de réception du paiement.

Si vos conditions générales autorisent le remboursement de l'acompte, vous n'aurez pas à comptabiliser la TVA sur facture d’acompte dans le cas où l'acompte est restitué au client dans son intégralité. En revanche, si le client refuse les produits ou services et que vous le gardez, la TVA est toujours due sur l'argent que vous avez reçu et doit être déclarée. Le paiement anticipé est alors soumis à la taxe sur la valeur ajoutée, que vous devez payer au fisc dans votre déclaration de TVA.

Gardez toujours en tête le principe établi par l’article 289 du Code Général des impôts selon lequel, de tout acompte que vous avez reçu, que votre établissement soit soumis à la TVA ou pas, doit résulter une facture.

Facture finale et mentions obligatoires

Lorsque le service pour lequel vous avez été sollicité est accompli, ou que vous avez livré le produit demandé, il est nécessaire d’établir une facture finale. Cette facture finale donnera les informations sur le reste à payer et devra contenir toutes les mentions légales d’une facture. Ces mentions doivent apparaître sur la facture d’acompte, la facture finale et sur toutes les autres factures émises par votre établissement. Les éléments de facture d’acompte obligatoires sont :

  • le nom et les informations relatives à votre restaurant ;

  • le nom, la raison sociale et les informations sur votre client ;

  • le numéro d’identification à la TVA ;

  • les références de la facture pour la comptabilité ;

  • la date, les conditions de paiement et le délai de la livraison ;

  • les produits et services vendus ;

  • le taux d‘imposition ;

  • le total brut ;

  • le total net d’impôt ;

  • le montant de la TVA ;

  • les potentiels remises et exonérations.