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Facture d'avoir : définition et utilisation en comptabilité

La loi française stipule que la modification ou l'annulation d'une facture est impossible après son paiement. L'infraction à cette règle est passible de sanctions sévères. En tant que commerçant, il vous est déjà arrivé de devoir rectifier ou annuler une facture. C'est ici que la facture d'avoir intervient ! Nous vous apportons des explications dans cet article.

Facture d'avoir définition

La facture d'avoir, qu'est-ce que c'est ?

La facture d'avoir également connue sous le nom de note de crédit ou d'avoir est un document commercial qui mentionne la dette du vendeur envers l'acheteur. Elle peut aussi l'informer du remboursement partiel ou total de son paiement.

Depuis la réglementation en vigueur en janvier 2018, il est interdit de modifier une facture après son émission. Le recours à la facture d'avoir est donc requis pour modifier la facture initiale et l'enregistrer en comptabilité. La validité de la facture d'avoir s'étale sur 5 ans, mais elle doit être conservée dans la structure pendant au moins 10 ans. Ce type de facture doit être accessible à tout moment par l'administration française. Sachez qu'il est possible d'en éditer autant de fois que nécessaire : à ce sujet, aucune limite en termes de quantité n’a été fixée par la loi.

L'intérêt de la facture d'avoir

Pour le commerçant :

- Modifier une erreur de prix ou de calcul de frais d'acheminement, un trop-prélevé ou un trop-perçu suite à une omission lors de la facturation.

- Faire un geste commercial tel qu'un rabais, qu'une remise, qu'une ristourne ou qu’un acompte en cas de paiement courant, par exemple.

Pour le client :

- Disposer d'un remboursement et percevoir la dette comme compensation monétaire.

- Effectuer un nouvel achat qui couvre tout le montant total si la valeur de l'achat est égale à la somme de l'avoir.

Quand établir une facture d'avoir comptabilité ?

Toutes les entreprises peuvent à un moment donné émettre une facture d'avoir. Même si dans la majorité des cas, ce sont celles à vocation commerciale qui l'utilisent le plus.

La créance du vendeur envers l'acheteur peut être en rapport avec :

- Une erreur sur le contenu de la facture : le cas échéant, il faut impérativement établir une nouvelle facture qui comptabilisera la différence entre les deux montants.

- Une erreur de double facturation : le client a été facturé deux fois.

- La suppression d'une facture dont le paiement a déjà eu lieu.

- La mise à jour d'une facture pour continuer une prestation ou des travaux déjà réalisés et facturés.

- Un retour de marchandise en cas de non-conformité, de produits endommagés, de défaut ou de retard de livraison. Il peut aussi s'agir d'achat détérioré et sous garantie. Ici, l'avoir constitue un compromis pour l'acheteur insatisfait.

- Le droit de rétractation par le client (article 121, sous section 6 de la loi n°2014-344).

- La non-disponibilité de certaines marchandises ou certains matériaux.

Il est important de savoir faire la différence entre une facture d'avoir et une facture d'acompte. Cette dernière est émise pour le paiement d'un premier versement. Voyons cela de plus près avec un exemple concret :

Une prestation de service coûte 350 euros. Lors de la réservation, un acompte de 30 % doit être versé au fournisseur. Deux factures doivent être émises en raison des deux montants à payer dans des délais différents. La première est la facture de l'acompte (105 euros) et la deuxième le reste à payer de 245 euros.

Demande d'avoir sur facture : comment procéder ?

Comment établir une facture en comptabilité ? Normalement, si vous avez déjà établi une facture classique auparavant, les principes se rapprochent sensiblement. Cette dernière contient toutes les mentions légales de la facture d'origine. Au lieu de la mention « à payer », la mention « Net à créditer » prendra place. Ce document est daté au jour de la vente ou des services. Pour un professionnel, la facture d'avoir comporte le taux de pénalité, le délai de paiement et l'indemnité forfaitaire en cas de retard de règlement.

La mention facture d'avoir ou avoir doit être visible sur la facture. Cette dernière doit indiquer les formalités relatives au règlement : émission d'un bon d'achat, remboursement par chèque ou par toute autre solution de paiement, remise sur une facture ultérieure... Le montant de l'avoir HT et TTC ainsi que la TVA liée aux produits vendus et aux prestations doit également être mentionné :

- Le montant HT doit être relevé sur la ligne 3C « régularisations ».

- Celui de la TVA correspondante doit être stipulé sur la ligne 21 « Autre TVA à déduire » de votre déclaration.

La somme des avoirs HT ne doit pas être défalquée du chiffre d'affaires déclaré en ligne 1. Les avoirs qui concernent les factures non soumises à la TVA (exportations, livraisons intracommunautaires, prestations de services internationales…) doivent être relevés sur la ligne 7B « régularisations ».

Comptabilisation d'une facture d'avoir

Pour comptabiliser l'avoir, il faut respecter les règles de numérotation des factures : soit vous créez une numérotation différente, mais qui est propre aux avoirs. Par exemple, A2021-01-01, A2021-01-02, A2021-01-03 et ainsi de suite. Soit, vous utilisez la numérotation habituelle. Par exemple, vos factures se numérotent 2021-01-01, 2021-01-02, 2021-01-03 (avoir), 2021-01-04 et ainsi de suite. En outre, il est impératif de se conformer aux règles de conservation des factures (sur un support électronique pour les documents électroniques et sur un papier via le processus d'archivage choisi).

Comptabilisation des avoirs clients

La comptabilisation des avoirs de vos clients se passe comme suit :

  • Il faut débiter le compte 709 « rabais, remises et ristournes octroyées par l'entreprise » et le compte 44571 « TVA collectée ».

  • Il faut créditer le compte 4111 « client –vente de biens ou de prestations de services ».

Le compte 709 doit être fermé à la clôture de l'exercice comptable. Les mouvements présents doivent être transférés dans les comptes 70 (comptes de produits appropriés).

Comptabilisation des remises fournisseurs

Celle-ci correspond à une remise sur des biens et services :

  • Il faut débiter le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et de prestations de services ».

  • Il faut créditer le compte 609 « rabais, remises et ristournes obtenus sur achats » et le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services ».

Si l'avoir fait référence à un retour sur achat réalisé au cours d'un précédent exercice, il faudra créditer le compte 772 « Produits exceptionnels sur exercices antérieurs ».

Comment récupérer la TVA sur ce document ?

Si l'avoir vous permet d'accéder à plusieurs possibilités en matière de gestion comptable et de politique commerciale, sa manipulation est des plus délicates surtout à cause de la TVA. L'avoir est régi par la TVA, alors que cette dernière coïncide à un pourcentage. Il faudra donc savoir sur quelle base est appliquée la TVA : sur le montant de la TVA final ou initial. Il est possible de s'y perdre lorsqu'on est néophyte dans le domaine. Ce n'est qu'en étant minutieusement rigoureux et attentif que l'on peut éviter les erreurs. La meilleure solution serait aussi de faire appel à un outil pour automatiser le calcul.

Dans le cas où vous êtes soumis à la TVA, votre facture d'avoir doit intégrer les mentions suivantes :

  • Si vous voulez récupérer la TVA, le contenu de la facture d'avoir doit disposer du montant de remboursement hors taxe et la somme correspondante à la TVA.

  • Si vous ne voulez pas récupérer la TVA dudit remboursement, la facture d'avoir doit indiquer que la remise est nette de taxe. Dans ce cas-là, aucune rectification n'a lieu.

Si la facture initiale comporte la TVA et que vous l'avez déjà déclarée et payée, vous devrez relater le montant de votre facture dans le cadre 3B « régularisations » de votre déclaration fiscale ultérieure.

Utiliser un logiciel de comptabilité pour émettre ses factures d'avoir

Émettre et suivre des avoirs ne sont pas un travail de tout repos. Cela peut être harassant et peut générer des erreurs. Pour une gestion correcte de la comptabilité de votre entreprise, n'hésitez pas à faire usage d'un logiciel pour vos factures d'avoirs. Il est paramétré avec le calcul de la TVA et sert de guide tout au long du processus. Dès qu'un souci de conformité se présente, un système d'alerte vous le signale instantanément. Un outil SaaS (Software as a service) vous permet de disposer des dernières mises à jour en adéquation avec la réglementation en vigueur.

Les logiciels de comptabilité peuvent aussi interagir avec vos autres outils métiers en raison de leur transversalité. Votre CRM (Customer Relationship Management) peut dresser des indications sur les comportements d'achats de votre clientèle : une information intéressante quand il faut établir la forme de l'avoir à lui adresser. Ils sont adaptés aux TPE, aux PME ainsi qu'à un micro-entrepreneur.

Un logiciel de facturation vous aidera à :

  • Suivre la numérotation de vos avoirs clients.

  • Mettre à jour le solde de leurs encours.

  • Réaliser un avoir automatique à partir d'une facture sans avoir à saisir la domiciliation du client.

  • Exporter les écritures comptables pour votre comptable.

  • Reporter le numéro de facture sur l'avoir concerné d'une manière automatique.

Il est tout à fait possible d'éditer une facture d'avoir en téléchargeant un modèle gratuit sur le net. Pour plus de sécurité et de fonctionnalité, il est fortement conseillé de choisir un logiciel de facturation pour éviter les éventuelles erreurs.