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Pour les Hôteliers Impertinents, la comptabilité n’est plus une boîte noire

“Le grand atout de Pennylane, c’est son expérience utilisateur et son interface. L’un et l’autre sont très intuitives, on n’a pas besoin d’avoir une affinité avec la technologie ou la comptabilité pour comprendre les données présentées.”

Florian Bitker

Directeur des Opérations, Les Hôteliers Impertinents

5 établissements – 80 collaborateurs – 5 000 factures / an

Intégrations principales utilisées avec Pennylane

Un vent frais, audacieux et innovant, souffle sur l’hôtellerie-restauration… Avec leurs 5 établissements – dont Le COQ Hôtel, le MONTECRISTO, l'hôtel Antoine et La Belle Ville – les Hôteliers Impertinents renouvellent l’hospitalité parisienne.

    

Florian Bitker est Directeur des Opérations et toujours à la recherche du meilleur process, outil pour faciliter la vie de ses équipes et la gestion des établissements. Alors que le groupe passe de 2 à 5 hôtels en trois ans seulement, le besoin de fluidifier la gestion comptable et financière des Hôteliers Impertinents se fait plus fort. C’est alors que Florian décide de tester Pennylane.

Florian facilite sa gestion comptable, pour lui et ses équipes

Ce que Florian cherchait avant tout avec Pennylane, c’était digitaliser la relation avec son comptable. “Saisir une facture, la scanner, la payer, transmettre l’information au comptable, aux directeurs d’hôtels… Ce sont des tâches qui prennent du temps et qui, en elles-mêmes, ne présentent qu’une faible valeur ajoutée.” témoigne Florian.

    

Une position que l’on partage chez Pennylane : que tous les collaborateurs de l’entreprise aient accès aux informations dont ils ont besoin, oui, qu’un être humain perde plusieurs heures par semaine à effectuer ces microtâches, non !

    

Une autre chose que Florian déplorait : la double saisie et le travail en silo : “J’utilise un Excel pour faire ma comptabilité analytique, et mon expert-comptable retraite exactement les mêmes informations dans son logiciel… et les données ne correspondaient jamais.”

    

Désormais, Florian et son expert-comptable travaillent sur un outil commun, à partir d’une même base de données mais dans des vues adaptées à leurs besoins respectifs. Dès que l’un traite une donnée – valide les informations liées à une facture par exemple, ou indique qu’elle a été payée –, ce traitement est immédiatement visible et exploitable par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

“Pour moi, l’intérêt de Pennylane est triple : la plateforme nous fait gagner du temps, nous fait gagner en visibilité et elle est autant conçue pour les experts-comptables que pour les dirigeants.”

“Le grand atout de Pennylane, c’est son expérience utilisateur et son interface. L’un et l’autre sont très intuitives, on n’a pas besoin d’avoir une affinité avec la technologie ou la comptabilité pour comprendre les données présentées.” poursuit Florian.

    

En effet, Pennylane a pour mission d’aider les dirigeants à prendre les meilleures décisions pour leur entreprise, ce qui passe par la présentation claire et actionnable de leurs données grâce à des graphiques et des codes couleurs.

“La roadmap “produit” est très claire aussi et si j’ai la moindre question, le moindre souci, les équipes sont très réactives. Je n’ai aucune difficulté à avoir quelqu’un au téléphone ; l’humain n’est pas du tout effacé par la machine.”

Florian et ses collaborateurs ont une meilleure visibilité sur les finances du groupe

Pour Florian, le principal mérite de Pennylane n’est pas de lui faire gagner du temps et de fluidifier la collaboration avec son expert-comptable et ses équipes.

    

“La comptabilité n’est enfin plus une boîte noire !” s’exclame Florian. Pour lui, c’est ça la véritable valeur ajoutée de Pennylane.

“En quelque sorte, Pennylane me permet de regarder dans la machine et de voir le moteur tourner. Je n’ai pas à attendre un an pour voir ma comptabilité.”

Un gain de visibilité que Florian apprécie particulièrement concernant ses factures fournisseurs. Avant d’utiliser Pennylane, de nombreux allers-retours avaient lieu entre Florian, son expert-comptable et les directeurs d’hôtels.

    

“Toute demande d'informations (balance fournisseur, extrait de compte...) nécessitait un échange de mails et une perte de temps pour les exploitants et les équipes comptables.” explique Florian.

    

Aujourd’hui, ces échanges n’ont plus lieu d’être. Florian accède à tout moment à ses balances fournisseurs depuis Pennylane – cette démarche ne lui demande que quelques clics et il peut l’accomplir en complète autonomie. Quant à ses collaborateurs, eux aussi disposent d’accès à Pennylane et peuvent vérifier en un coup d’œil si une facture a été payée ou non depuis un tableau de bord mis à jour en temps réel.

    

Ce tableau de bord de suivi de ses factures fournisseurs, c’est justement la fonctionnalité préférée de Florian !

“Le pilotage de la trésorerie est un des piliers de la réussite. Pennylane me permet en 5 minutes d'avoir une projection simple des factures et un prévisionnel de trésorerie.”


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