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Attestis divise par 2 le temps de traitement de ses factures grâce au Wallet Pennylane

“Rien qu’avec le Wallet Pennylane, je gagne ½ journée par semaine, tout en réduisant les risques d’erreur et de fraude.”

Guilhem Ensuque

Fondateur d’Attestis

Créée en 2017 – 8 collaborateurs – Entre 250 et 300 transactions/mois

Intégrations principales utilisées avec Pennylane

Tous les promoteurs immobiliers ont un casse-tête récurrent : comment afficher rapidement leurs panneaux de permis de construire et s’assurer de la continuité de ces affichages, comme la loi les y oblige ?

    

La startup Attestis a la solution : une plateforme de service et un réseau national de poseurs et huissiers de justice qui interviennent en 48h partout en France. Avec en bonus, une balise de géolocalisation intégrée à chaque panneau, afin de recevoir une alerte dès qu’il ne se trouve plus sur le terrain de l’opération de promotion immobilière. 🙌

    

Avec 250 à 300 transactions chaque mois, Guilhem Ensuque, le fondateur d’Attestis, avait besoin d’un outil fiable et performant pour gérer ses factures fournisseurs. Il l’a trouvé dans Pennylane et revient avec nous en détail sur les différentes façons dont la plateforme lui facilite la vie au quotidien.

    

Attestis automatise la collecte et la saisie de ses factures fournisseurs

Il existe plusieurs façons de centraliser, sans effort, toutes ses factures fournisseurs dans Pennylane. Les préférées de Guilhem ? 

  • L’intégration de Pennylane avec Google Drive

“Nous avions déjà l’habitude de partager des documents via Google Drive. Pennylane s’inscrit donc parfaitement dans nos pratiques, contrairement à l’outil que nous utilisions auparavant.”

  • La récupération automatique des factures directement depuis les extranets des fournisseurs :

“Ça fonctionne super bien, en particulier pour Amazon, y compris quand il s’agit de récupérer les justificatifs de collaborateurs amenés à effectuer des achats sur le site.”

Et pour la saisie ? Pennylane utilise un OCR (Optical Character Recognition) spécialisé dans la lecture des factures. L’Intelligence Artificielle reconnaît sur l’image les différents éléments nécessaires au traitement de la facture – taux de TVA, montant, nom du fournisseur, date d’échéance… – et les préremplit. L’Office Manager ou le comptable n’ont plus qu’à valider l’information.

“L’OCR est très, très performant. Il ne fait quasiment aucune erreur, même sur les factures de nos prestataires qui sont pourtant complexes !”

Guilhem supervise facilement ses achats sur Pennylane…

Guilhem travaille, entre autres, avec de nombreux huissiers de justice : les payer en temps et en heure est impératif.

“Avant Pennylane, c’était l’enfer : les relances et paiements en retard se croisaient, ça créait beaucoup de “bruit” administratif et de confusion.”

Avec Pennylane, Guilhem connaît en temps réel le statut exact de chaque facture : traitée, pointée, payée, réconciliée, rapprochée. Quand le paiement d’une facture est initié, l’information est immédiatement visible dans la plateforme. Et quand le paiement est effectivement réalisé, Pennylane identifie des factures susceptibles de correspondre à la transaction – quand le rapprochement ne se fait pas automatiquement.

… Et les règle tous d’un clic, sans quitter la plateforme

Mais la fonctionnalité préférée de Guilhem, c’est bien le Wallet Pennylane, un compte intégré à la plateforme, sur lequel Guilhem vire de l'argent et qu’il utilise ensuite pour effectuer des paiements.

Guilhem raconte avoir “tout essayé” avant : 

  • Le paiement des factures une à une via l’interface web des banques :

“Mais c’était bien trop lent, pas du tout optimisé comme solution et sujet à erreurs de saisie ou doublons.”

  • Le virement SEPA à partir d’un fichier XML :

“Cette solution a trois défauts majeurs. D’abord, le format : extrêmement complexe et difficile à générer. L’outil que nous utilisions pour le générer n’était pas très fiable. Ensuite, la banque nous facturait un surcoût pour utiliser cette fonctionnalité, alors qu’elle est comprise dans notre abonnement à Pennylane. Enfin, on devait tenir un registre des factures qui avaient été payées avec cette technique en parallèle, et rapprocher à la main des libellés incompréhensibles.”

Aujourd’hui, Guilhem règle chaque semaine une vingtaine de fournisseurs d’un simple clic sans se connecter à son extranet bancaire grâce à son Wallet Pennylane – une fonctionnalité disponible gratuitement pour tous les utilisateurs de la plateforme.

“L’expérience de paiement moderne, c’est ça : une authentification forte mais sans mot de passe. Pour effectuer un paiement avec le Wallet Pennylane, je m’authentifie grâce à une application mobile avec un code PIN et le scan d’un QR Code. C’est sécurisé, fluide et pratique.”

En outre, quand Guilhem règle une facture en utilisant le Wallet Penylane, cette facture et le virement sont automatiquement réconciliés et rapprochés en comptabilité. Ainsi, Guilhem et son équipe gagnent du temps non seulement sur la préparation des paiements mais aussi sur sa comptabilité.

“Le Wallet Pennylane divise par deux le temps de traitement administratif des factures d’achats. Rien qu’avec cette fonctionnalité, Pennylane nous fait gagner une demi-journée par semaine, tout en évitant les risques d’erreurs, de doublons et de fraudes.”

En effet, lorsque Guilhem s’apprête à payer une facture, Pennylane vérifie que l’IBAN reconnu dans la facture correspond bien à celui enregistré pour le fournisseur concerné. Dans le cas contraire, un message d’alerte apparaît : Guilhem n’a plus qu’à renseigner l’IBAN qu’il sait être correct — et à régler la facture sereinement.

“Avec le Wallet Pennylane, je valide et paie 25 factures par semaine en moins d’un quart d’heure.”

Retrouvez l’intégralité du témoignage de Guilhem (et ses conseils d’expert pour exploiter à fond la plateforme !) dans le replay du webinar “Optimisez la gestion de vos achats, de la collecte au paiement des factures”.


Comme Guilhem, vous voulez faciliter la supervision de vos achats et votre comptabilité, automatiser la collecte de vos factures fournisseurs et les payer d’un seul clic ? Pour tout cela, un seul outil : Pennylane. Demandez une démonstration personnalisée dès aujourd’hui.