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Nos conseils pour lancer votre cabinet d’expertise comptable

Lancer son cabinet d’expertise comptable, c’est lancer son entreprise et donc devoir assumer une multitude de rôles auxquels la formation en comptabilité et/ou l’expérience en cabinet ne nous ont pas forcément formé.

  

Il s’agit de définir sa marque, son logo, d’élaborer et d’exécuter une stratégie marketing, de choisir un CRM (Customer relationship management ; votre outil de gestion de la relation client), un outil pour faire signer vos lettres de missions, d’une mutuelle pour vos futurs collaborateurs, de trouver des locaux ou bien encore des outils de communication... Sans oublier : choisir votre outil de production comptable. Et aucun de ces éléments ne peut être négligé !

Chez Pennylane, nous avons créé un cabinet d’expertise comptable “pilote” début 2020. Nous avons été confrontés à tous ces choix, pas toujours évidents.

Nous nous consacrons pleinement désormais au développement de Pennylane, la première plateforme qui réunit logiciel de production pour les experts-comptables et outil de pilotage pour leurs clients.

Cependant, nous avons à cœur de faire bénéficier tous les créateurs de cabinets de notre retour d’expérience. Les experts de ces différents sujets présents en interne sont également à disposition de nos partenaires experts-comptables pour les aiguiller et les conseiller dans ces choix.

Dans cet article, j’ébauche une liste de recommandations sur les différents choix à faire quand on lance son cabinet. Chaque situation est unique et mérite donc une analyse plus approfondie mais cette liste est un bon point de départ. Pour compléter votre lecture, nous vous recommandons également l’article de ma collègue Fanny : “8 outils "startups" pour faciliter la gestion de votre cabinet”.

Pour créer votre premier site web

Votre marque et votre contenu risquent d’évoluer beaucoup dans les premiers mois suivant votre lancement : il faudra les mettre à jour en fonction des retours de vos clients et prospects.

Nous vous recommandons donc vivement à ce stade de construire votre site web via un logiciel de développement de sites — par exemple : Umso, Wix, etc…

Ce choix vous assurera :

Votre CRM et outil d’automatisation du marketing

La clef d’un lancement réussi de votre cabinet est de bien suivre et piloter votre prospection, notamment en relançant automatiquement les prospects qui n’ont pas encore signé de contrat.

Nous vous recommandons vivement HubSpot pour diverses raisons :

Lors du lancement de Pennylane, nous avons fait le choix de HubSpot comme CRM et l’avons notamment utilisé des façons suivantes :

Un exemple de page de destination créée avec HubSpot :

Page de destination créée avec HubSpot : le Club des Experts

Pour faire signer électroniquement votre lettre de mission

Nous avons utilisé GetAccept, outil qui permet :

Pour toute la partie juridique

En tant que créateur d’une entreprise, vous n’aurez pas forcément les moyens d’embaucher immédiatement un juriste pour vous assister.

De nouveaux outils permettent cependant de proposer à vos clients des prestations juridiques courantes — sans que vous ayez à y consacrer beaucoup de temps et en ayant l’assurance de la conformité des modèles.

Nous vous suggérons notamment d’explorer la solution AlexLegal, lancée par un avocat et un développeur associés.

Pour facturer et encaisser vos clients

Nous recommandons d’utiliser le module de facturation de Pennylane et, plus spécifiquement, le module de gestion des abonnements.

Pour créer un abonnement, il suffit de renseigner quelques éléments : un produit, un client, une fréquence, un tarif, une date de début et, le cas échéant, de fin. Pennylane se charge ensuite de créer, automatiquement, une nouvelle facture à chaque échéance.

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Pour encore faciliter votre gestion commerciale (et votre comptabilité !), nous recommandons d’encourager vos clients à accepter un mandat de prélèvement SEPA via notre partenaire GoCardless.

L’intégration de Pennylane avec GoCardless permet de prélever automatiquement votre client à chaque échéance et de lettrer automatiquement l’encaissement avec la facture correspondante.

L’utilisation du module de gestion des abonnements associée à celle de GoCardless vient remplacer la vieille méthode consistant à établir des factures à la main, à importer ensuite un fichier de prélèvement SEPA dans votre banque, puis à lettrer chaque facture avec son encaissement. Cette alternative vous assure de toujours être à jour de vos encaissements et de gagner un temps précieux sur votre gestion.

Pour fluidifier la communication interne et gagner en productivité

Nous utilisons Google Suite qui est, à nos yeux, la solution la plus complète et facile à utiliser. Elle permet d’accéder à tous les services mis à disposition par Google sans coût additionnel :

Une alternative plus classique est la Suite Microsoft qui fournit à peu près les mêmes services. Nous la trouvons cependant plus complexe à administrer et elle requiert souvent l’aide d’un tiers pour être mise en place.

Au-delà des aspects mentionnés plus haut, il faut souvent prévoir une solution de téléphonie pour échanger avec vos prospects et clients.

Deux solutions s’offrent à vous :

Pour la gestion électronique des documents

Plusieurs options s’offrent à vous :


J’espère que ces conseils vous seront utiles. Si vous cherchez à échanger avec d’autres créateurs de cabinets ou des experts-comptables plus expérimentés, je vous invite à rejoindre le Club des Experts, la première communauté dédiée aux experts-comptables et au développement de leur activité.

  

Présentation Club des Experts

Portrait de Arthur Waller

Arthur Waller

Co-fondateur et Responsable partenariats

publié le 02/12/2021